План дистанционного работы как составить

В последний месяц многие компании переводят сотрудников на удаленную работу. Тех, кто привык ходить в офис, такая перспектива может расстраивать: многие из наших знакомых переживали, что нарушат режим и не смогут оставаться продуктивными.

В материале вы найдете советы для сотрудников и руководителей о том, как перейти на удаленный формат работы без вреда для продуктивности и здоровья. Чтобы не посоветовать ерунды, мы собрали комментарии людей, которые давно и успешно работают на дому.

Материал может быть полезен тем, кто уже давно на удаленке или только собирается начать работать из дома — не важно, по причине карантина, экономии времени на дорогу до офиса или особенности профессии.

Если вы руководите коллективом, вам может быть интересно:
Как управлять коллективом: опыт, нейрофизиология и эволюция [Конспект лекции]

Как перейти на удаленку из офиса за 4 шага: советы для руководителей и сотрудников

Если сотрудник работает с информацией и не создает что-то физическое, он не привязан к конкретному столу и может работать откуда угодно. Для таких сотрудников компании могут внедрять удаленный формат работы или договариваться о свободном посещении, когда сотрудник появляется в офисе только пару дней в неделю.

Такие форматы работы компания может поддерживать по разным причинам, к примеру:

• экономия на аренде и организации рабочего места;
• возможность нанимать специалистов из других регионов;
• повышение доверия и мотивации сотрудников;
• карантин.

Удаленную работу и свободный график поддерживают многие компании, к примеру, Билайн. Они рассказали о своей системе BeeFREE: по ней сотрудник может работать из дома все время или сколько-то дней в неделю, если предварительно предупредит руководство и согласует задачи.

4 шага для перехода на удаленный режим:

1. Посоветоваться с начальством и подписать дополнительное соглашение по удаленной работе.
   Не все должности позволяют работать из дома, нужно обсудить этот момент с руководителем и заключить дополнительный договор, если потребуется. Формулировки для трудового договора по удаленной работе нужно составить с юристом.
2. Настроить софт для удаленной работы.
   У сотрудников вне офиса должны быть все инструменты для работы: компьютер, который потянет нужные программы, удаленный доступ к корпоративной сети, аудио- и видеосвязь, система для контроля результатов и совместного доступа к документам.
3. Пройти обучение по работе на удаленном режиме.
   Задача компании — объяснить сотруднику правила работы на удаленке, особенности распорядка, систему контроля и отчетности, научить пользоваться дополнительным софтом. Руководителям сотрудников на удаленке тоже нужно объяснить правила работы и особенности распорядка, обучить работать с новым софтом.
4. Регулярно планировать и согласовывать свой график работ и задачи.
   Ставить задачи и следить за их выполнением дистанционно может быть сложнее. Сотруднику перед каждым рабочим днем нужно согласовать список задач и четкие дедлайны, отмечать этапы выполнения, чтобы процесс работы был прозрачным.

Руководителю и сотруднику добавляются новые функции, особенные для этого формата работы.

Функции руководителя и сотрудников на удаленке

Руководитель:

• согласовывает и контролирует график работы;
• контролирует результат работы, дает обратную связь;
• организует встречи с возможностью подключить сотрудников удаленно;
• организует информационное пространство команды: планерки каждую неделю, группы в мессенджерах и другое;
• работает со страхами сотрудников о том, что они будут получать меньшую зарплату, перестанут быть нужными компании и остановятся в карьерном росте.

Сотрудник:

• планирует и согласовывает график работы и режим дня на удаленке;
• составляет список задач, согласовывает его с руководителем и отмечает этапы работы;
• остается на связи с командой в течение рабочего дня;
• заранее информирует коллег о формате работы, удаленно присоединяется к конференциям.

Дмитрий Ласковский, глава студии веб-разработки RichBee:
«У меня своя веб-студия. У нас в компании и до этого стабильно был один день удаленной работы в неделю, поэтому переход на полноценную удаленку был не проблематичен. Используем систему контроля задач, все прозрачно. Ребята меньше ездят, меньше устают, продуктивно работают. Пока эффект положительный. Но сейчас у нас большие проекты в середине цикла разработки — то есть нет потребности в мозговых штурмах и так далее. Все знают, что делать — и делают.

Что могу посоветовать: больше делегировать, верить в своих сотрудников, желательно работать, используя систему для контроля задач (trello, asana или другие). Возможно, сейчас самое время внедрять новые методы управления своей компанией, например, методологию agile. Любой кризис — место для роста».

По сути обязанности на удаленке остаются теми же, что и на офисной работе, меняется только интерьер. Тем не менее, у многих ломается режим дня, падает продуктивность и растет усталость из-за переработок. Разберем, как организовать режим, место и рабочий процесс.

Как победить лень, работая дома: советы для самоорганизации и чужой опыт

Мы не стали выдумывать рекомендации, а связались с несколькими сотрудниками и руководителями компаний, которые работают на удаленке, и попросили их поделиться своими лайфхаками, которые помогают держать себя в тонусе.

Как организовать распорядок дня

Просыпайтесь за пару часов до работы

Если работать приходится из дома, велик соблазн поспать подольше и встать к самому началу рабочего дня. Некоторые удаленщики предпочитают пересаживаться за компьютер прямиком из постели. Рекомендуем стараться встать пораньше, чтобы потратить утро на неспешный завтрак и разминку, окончательно проснуться и приступить к делам со свежей головой.

Анастасия Конова, руководитель агентства «SmmTarget»:
«Мне помогает такая штука — если удалось встать на полчаса раньше, чем я обычно встаю, то эти полчаса выходят самыми продуктивными за день. Обычно я встаю в 8.40, но если удается подняться в 8 утра, то этот день обречен на успех».

Работайте днем, спите по ночам — не наоборот

У тех, кто работает удаленно и не привязан ко времени, чаще ломается режим. Утром хочется поспать подольше, днем отвлекают какие-то дела, а на работу остается вечер и ночь. В этом случае рекомендуем постараться наладить режим сна, а при проблемах с засыпанием обратиться к врачу.

Екатерина Кропотова, редактор и переводчик:
«Тем, кто привык к офису, а переходит на дом, могу посоветовать на первое время максимально жесткий режим, как в офисе. А потом постепенное, поэтапное выстраивание своего конкретного, личного режима работы. Это нужно, потому что переход от жесткого режима работы к свободе приводит к дезорганизации. И получается, что люди спят до обеда, а потом вламывают до трёх ночи… Это очень плохо сказывается на здоровье».

Ирина Завтонова, IT рекрутер:
«Важно планировать свой график с утра, а ночью спать. Я часто страдала в своё время от этого, во-первых, физически: выспаться в светлое время суток невозможно из-за биологических часов, отсюда и головные боли, и слабость. Во-вторых, отсюда же вытекает и уменьшение эффективности: количества выполненных задач, внимательности. И неважно, “сова” вы или “жаворонок”. Был эксперимент, проведенный над такими вот “совами”, когда их вывезли в поход, где не было ни гаджетов, ни соцсеточек, а из света — только солнышко. Насколько я помню, самым стойким хватило около недели, чтобы (внезапно!) стать “жаворонками”».

Начинайте утро с приятного

Утренние происшествия могут испортить настроение на весь рабочий день, так что постарайтесь с утра получить положительные эмоции. Не проверяйте рабочую почту сразу, как проснулись, сделайте вкусный напиток, послушайте любимую музыку, выполните пару мелких задач, которые вам в удовольствие. Многие на удаленке начинают бегать или кататься на велосипеде по утрам, поскольку освобождается время, которое они раньше тратили на долгий путь до офиса.

Дарья Третьякова, магистр частного права:
«Периодически страдаю и от прокрастинации, и от невозможности переключиться с рабочих вопросов на режим отдыха. Единственное, что хоть как-то помогает — стараться держать режим. Я действительно стараюсь ложиться и вставать в будние дни в одно и то же время. Утром сначала зарядка-душ-завтрак, а дальше работа с перерывом на обед. Если не удается выдержать эту последовательность, например, когда я начинаю отвечать на рабочую почту, лежа в кровати, то потом зачастую весь день насмарку».

Глеб, разработчик ПО:
«Если серьезно, то чем это от офиса отличается? С той разницей, что я не трачу время на дорогу, работаю в комфорте, могу путешествовать, работая удаленно, принимать душ во время рабочего дня и так далее — могу назвать кучу плюсов. Бегать начал на удаленке, в хорошую неделю по 50-60 км пробегаю.

Одним словом, удаленка, по сравнению с офисом — это куча возможностей и свободы (как минимум, свободное время, которое бы потратил на дорогу). Разве это может быть минусом?»

Придерживайтесь расписания

Если сотрудник долго работал в офисе, он привык, что офис — это работа, а дом — это отдых. После перехода на удаленку работать приходится из дома, бывает трудно перестроиться и не отвлекаться на домашние дела.

Собраться помогает четкое расписание. Распланируйте день по часам, как будто вы все еще работаете в офисе: проснитесь, во сколько привыкли вставать на работу, рассчитайте время на задачи, выделите время на обед и перерывы. Отложите домашние дела на вечер и старайтесь честно следовать своему плану, иначе толку не будет.

Домочадцам тоже придется объяснить, как вы теперь работаете: хоть вы и находитесь дома, это не означает, что вы свободны в любой момент.

Михаил Шакин, SEO-специалист, автор SEO-блога:
«Основа всего и залог успеха — это железная дисциплина. Будет дисциплина, все получится. Меня очень выручает, что родители в детстве воспитывали меня в строгости.

Во всем нужна система. Не будет системы, будет хаос. Я стараюсь внедрить системный подход во всем, от планирования дел до хранения информации. Сейчас решений очень много. Я пользуюсь связкой Google Календарь + Evernote + Dropbox + Google Документы».

Игорь Клейнер, преподаватель в университете:
«Я веду онлайн-лекции, так что важно запереть дверь, чтобы не ворвался ребёнок с криком “Не клеится клей”. Нужно удобное и закрытое от семьи место. Можно держать рядом чайник и печеньки, чтобы не выходить, а если устал — у меня рядом тренажер для ходьбы».

Александр, Helpdesk Supporter в международной сети магазинов:
«Я не самозанятый и мое расписание полностью опирается на официальное офисное. Фрилансерам, само собой, в этом смысле сложнее. Я бы им предложил назваться офисом, ограничить себе рабочее время и дать это понять клиентам: “работаю с 8 до 17, дальше только экстренные звонки, не более”. А то когда он у 200 человек записан как “Виталик”, они все ему и названивают круглосуточно. Понятно, что не во всех проектах это реально — программисты часто пишут код клиентам из разных стран с разными часовыми поясами».

Отвлекайтесь на перерывы

Невозможно сидеть за компьютером весь рабочий день. Также, как в офисе, вам нужны перерывы, чтобы размяться, перекусить и дать глазам отдохнуть. Запланируйте небольшую гимнастику между задачами, отвлекайтесь, чтобы сделать несколько приседаний, подышать воздухом на балконе, выпить чаю не за рабочим компьютером или выйти в магазин у дома.

Михаил Шакин, SEO-специалист, автор SEO-блога:
«Нужно свести к минимуму отвлекающие факторы во время работы. Я отключил все звуковые уведомления на телефоне.

Для максимальной концентрации во время работы я пользуюсь техникой Pomodoro. Ее суть в том, что работать нужно циклами по 25 минут, ни на что не отвлекаясь. Согласно исследованиям, именно в течение такого промежутка времени можно сосредоточиться на какой-то задаче. Дальше концентрация на работе начинает теряться, поэтому делается перерыв на 5 минут. Затем следует новый цикл 25 минут. Я называю их “помидорками” :). После нескольких “помидорок” делаю длительный перерыв. В течение дня у меня несколько таких рабочих циклов из “помидорок”.

Схема очень эффективная. Когда я только начинал работать по технике Pomodoro, то за 8 циклов по 25 минут я успевал намного больше, чем за 8 часов обычной работы. Ключ к успеху и продуктивности в том, что во время “помидорок” я ни на что не отвлекаюсь».

Антон Славуцкий, геймдев, разработчик и гейм дизайнер:
«Иногда во время перерывов я делаю упражнения на глаза. Можно сделать упражнение на шею, помыть посуду — поделать маленькую физическую активность. А можно и не маленькую, в некоторые перерывы можно делать какой-то комплекс упражнений: на пресс, на спину, на руки, кардио.

Лично я иногда забываю о многих вещах, когда работаю на удаленке, поэтому мне приходится вырабатывать все эти привычки. И когда я их делаю, я чувствую себя лучше и мой ум становится яснее. Поэтому и работать приятнее».

Инна Самарина, редактор PR-CY:
«Я бы посоветовала насильно вытаскивать себя на улицу, потому что работа из дома затягивает. Если не надо никуда, то просто погулять. А если “просто погулять” не подходит, то придумать какую-нибудь цель, например, купить яблок. Все равно же съедите. И пойти в конкретный магазин непременно за три остановки — так и подышите свежим воздухом, чтобы не протухнуть дома, и подвигаетесь, особенно если не ходите в спортзал».

Ирина Завтонова, IT рекрутер:
«Отвлекаться можно, и даже нужно, только эти моменты нужно запланировать. Если не отвлекаться планово, то отвлечения придут сами по себе, еще и чаще, чем хотелось бы… Ну, не может человек 8 часов подряд концентрироваться на чём-то одном! Если кто-то может, познакомьте меня с ним, пожалуйста :)»

Ешьте по часам

У фрилансеров и работников на удаленке есть две распространенные проблемы с едой. Одни чаще обычного начинают отвлекаться на перекусы и заедать рабочий стресс, поскольку кухня стала намного ближе, а вторые так увлекаются задачами, что все время переносят обед на потом и в итоге забывают поесть.

Чтобы такого не произошло, включайте в расписание обеды и перекусы. В офисе у вас наверняка был перерыв на обед, устраивайте его в это же время и дома. При этом не ешьте за рабочим столом, меняйте обстановку.

Ирина Завтонова, IT рекрутер:
«Важно не забывать про обед — не пропускать и есть вовремя, и то, что вечернее время нужно таки оставить для личных дел. Это наверное самое трудное, с чем лично я столкнулась. Ты не можешь остановиться, так как нет «переключателя», вроде дороги домой, смены обстановки. Вокруг одна и та же обстановка, что днём, что вечером, и можно вполне перепутать даже день с ночью. Все задачи не переделаешь».

Сформируйте свои ритуалы

Регулярные повторяющиеся дела могут стать своеобразными ритуалами, поднимающими настроение или помогающими сосредоточиться. Начать день с любимой песни, заварить облепиховый чай или прилечь с котом на 10 минут, когда с идеями плохо — главное, делать то, что нравится.

Анастасия Конова, руководитель агентства «SmmTarget»:
«Если мысль не идет, то нужно отвлечься. Я сформировала ритуал — наливаю себе кофе, беру какой-нибудь цукат и занимаю свою любимую позу в кресле на кухне. Как только эти условия выполнены — мысли идут рекой».

Екатерина Кропотова, переводчик и редактор:
«Йога по утрам. Начинать день с физической поддержки себя — это очень важно!»

Как организовать рабочее место

Создайте рабочую обстановку

Место, где вы сидите за компьютером, должно настраивать на деловой лад. Выделите специальное место, где вы будете работать, пусть домочадцы понимают, что если вы сидите за ноутбуком за этим столом, то вы на работе и не готовы отвлекаться.

Прекрасно, если на время рабочего дня вы можете назначить отдельную комнату кабинетом, но подойдет и просто кухонный стол. Подберите удобное кресло, не работайте в пижаме и обедайте в другом месте.

Александр, Helpdesk Supporter в международной сети магазинов:
«У меня такие правила:
1. Работа — в служебном ноутбуке, а для досуга есть домашний комп.
2. Обедать в обед, как в офисе. После рабочего времени — как угодно, а вот завтрак и обед — по офисному времени.
3. Не отвлекаться больше, чем позволял себе в офисе. Если я вижу свободное время, значит, я просто случайно забыл о какой-то задаче.
4. Если позволяет жилплощать, выделить рабочий кабинет или хоть отдельный угол. Ну, хоть кресло на вечер менять на более лежачее вместо офисного.
5. Стоит постараться сделать работу неотложной, хотя бы психологически. Я привык работать именно ради того, чтобы потом хорошо отдыхалось. То есть “Да, вот сейчас можно взять пиво и пересмотреть все подписки в Ютубе”».

Работайте в тишине

В офисе всегда шумно, если у вас нет личного кабинета: коллеги печатают тексты, созваниваются и переговариваются, шумит техника. Шум мешает работе, даже если вы этого не замечаете.

В 2000 году ученые из Корнуэллского университета США провели эксперимент. Сорока офисным сотрудницам дали одинаковые задания и разделили на две группы: одну группу пригласили в кабинет, где проигрывались звуки обычного офиса, а другой группе достался кабинет с абсолютной тишиной. Спустя три часа работы экспериментаторы взяли анализ крови у участниц и обнаружили, что у тех, кто работал в шумном кабинете, уровень гормонов стресса в крови был существенно выше. Хотя эти сотрудницы уверяли, что даже не замечали шум.

Подробнее об этом в конспекте лекции Вадима Макишвили «42» — «Секреты эффективности для тех, кто работает мозгом [Научный подход]». Она поможет понять, на что наш мозг тратит ресурсы во время работы, и стать эффективнее.

Работайте при естественном свете

Количество естественного света влияет на утомляемость, поэтому лучше не ставить рабочий стол в темном углу.

Исследователи из Чикаго выяснили, что если рабочее место сотрудника находилось возле окон, он спал ночью в среднем на 46 минут больше. У коллег, которые работали в офисе с искусственным светом, сон был короче и хуже, и в целом чувствовали себя более уставшими и вялыми..

Настройте приятную температуру

Если в помещении слишком жарко или холодно, вы будете больше ошибаться. Не терпите некомфортную вам температуру — проветривайте комнату и подбирайте одежду.

По данным исследования с сотрудниками компаний США, сотрудники делают больше ошибок, если температура в помещении некомфортная. Когда температуру вернули на отметку 23-25 градусов по Цельсию, количество ошибок упало на 44%.

Как организовать рабочий процесс

Осознайте мотивацию

Подумайте, ради чего вы заняты вашим делом, что дает вам ваша работа и как вы в ней растете. Если понимать цель и направление, куда вы идете, путь будет легче и быстрее.

Пользователь TDSko, SEO-специалист:
«Нужно брать с клиентов денег столько, чтобы твоя лень боролась с твоей жадностью, тогда волей-неволей будешь работать :D»

Антон Славуцкий, геймдев, разработчик и геймдизайнер:
«Стоит задать себе один из важных вопросов: а зачем вам оно вам надо? Работа, деньги, быть продуктивным — зачем? Стоит понять, для чего вы всё это делаете, потому что если ответа нет, будет хотеться отвлекаться и делать всё, кроме работы. Так тоже можно, но вы же хотите стать лучше?

Лично я не вижу смысла находить способы заставлять себя работать. Работайте на свою совесть и как можете. Потихоньку вы будете становиться лучше в своём деле».

Екатерина Кропотова, переводчик и редактор:
«Самое главное правило в моем случае — четко поставленная цель (например, выработать 100 тысяч рублей), которую я разбиваю на подцели (выработать столько-то за день)».

Ирина Завтонова, IT рекрутер:
«Нужно понимать, зачем ты работаешь, какой результат твоя работа принесёт миру/людям/тебе. То ли это будут долгосрочные результаты вроде счастливых клиентов, которым ты найдёшь первоклассного специалиста. То ли это какие-то маленькие задачи на день, по типу пяти найденных заинтересованных кандидатов. Или же это задачи на долговременную перспективу вроде благодарного письма от кандидата, когда ты понимаешь, что в будущем сможешь на него рассчитывать.

То есть важно видеть цель, прямо вот чётко осознавать её. А завершение задач, даже и маленьких, всегда вызывает ощущение «Я — молодец!», и этого ощущения хочется ещё и ещё.

Ну, и про материальную мотивацию также не забываем. Кто что хотел себе прикупить, куда съездить летом? ;)»

Делайте списки задач

Следование расписанию позволяет держать себя в тонусе, а составление списков задач помогает быстрее собраться, не забыть важные дела и наблюдать, как цель становится ближе. В конце дня по списку выполненных дел проще понять, на что ушли рабочие часы, а значит и проще оценивать свою эффективность.

Нужен не только план всех дел на день, но и план выполнения конкретной задачи. Профессор Питер Голлвицер проводил эксперимент: двум группам задали написать отчет об отпуске — одна должна была сначала сделать план, а вторая работать без него. В группе, которая делала планы, отчет сдал 71% участников, во второй группе — 32%. Получается, если человек составил план, ему будет проще выполнить задачу.

Анастасия Конова, руководитель агентства «SmmTarget»:
«В работе однозначно должна быть системность и порядок. Каждый проект я сначала брифую, чтобы уберечься от рисков несовпадения ожиданий. Бриф — это разработанный мною унифицированный файл по пунктам, он одинаковый для всех заказчиков. Для каждого заказчика дальше я разрабатываю аватары клиентов, это тоже унифицированный файл. Независимо от того, кто заказчик, я быстро ориентируюсь в файлах, потому что система для всех одинаковая.

Обязательно приходится вести ежедневник: каждый день я пишу задачи на день, перелистываю страницы, недовыполненные переношу вперед. Самые противные надо делать с утра, чтобы потом было полегче».

Наталья, региональный менеджер:
«Меня дисциплинирует осознание того, что от меня финансово зависит коллектив. Есть ряд ключевых моментов, от которых отступать нельзя. Планирование возможно, если есть много материала для работы и уверенность в том, что отхода от плана не будет».

Упрощайте

Некоторые сложные задачи могут пугать своей масштабностью — непонятно, с какой стороны подступиться и не видно прогресса по выполнению. Разбейте задачу на список мелких пунктов, из которых она состоит. Делать много мелких задач кажется проще, чем одолевать одну большую.

Самое сложное обычно — начать, а разбивка на подзадачи помогает начинать работу, ведь у вас уже есть план, по которому вы можете отслеживать прогресс.

Александр Солунин, владелец интернет-магазина Solunsun:
«Мои правила:
1. Отдельное помещение для работы, кабинет.
2. Постоянно держать план/бриф для работы. Выполнил все пункты — отдыхаешь. Перерабатывать нельзя.
3. Ничего не нужно запоминать. Рутинная работа должна быть систематизирована и записана в план.

Чтобы все работало, нужно это все сводить в какой-то отдельный самописный кабинет/CMS Хорошо оптимизированная структура CMS с перечнем работ (сюда же входит ежедневная рутина) — залог успешной комфортной работы. Это, своего рода, электронный верстак».

Выполняйте задачи по очереди

Заняты одним делом, вам пишут в мессенджере и просят быстро сделать другое, параллельно звонят и поручают третье — знакомо?

Не берите пример с Цезаря: если делать несколько разных дел одновременно, скорее всего вы быстро выдохнетесь и будете неэффективны. Когда вы заканчиваете задачу и переключаетесь на другую, сначала приходится вникать в контекст и настраиваться. Если переключаться между множеством задач, настраиваться и вникать придется каждый раз заново.

Вместо этого лучше записать новые задачи в план и выделить на них время.

Игорь Колотовкин, SEO-специалист:
«Люди разные, кому-то одно, кому-то другое: кто-то сидит и планировщик действий мучает, кто-то еще чего. У меня из всего только агрегация задач: я стараюсь не приступать к решению, пока не накопится несколько задач, которые делаются в той же области».

Тяжело не отвлекаться, когда коллеги просят сделать что-то быстрое, для таких дел есть особенное правило.

Пользуйтесь правилом двух минут

Правило, которое поможет разбираться с внезапными просьбами коллег и не отвлекаться в ущерб вашим задачам. Если вы можете сделать что-то, о чем вас попросили, за две минуты — сделайте это сейчас же. Внести мелкое исправление, ответить на письмо, оценить последнюю правку по дизайну или что-то еще, что не требует много вашего времени и особенного включения в контекст. Если дело требует больше времени и подготовки — внесите его в план, вернетесь позже.

Не пытайтесь параллельно учиться

Всем, чья работа связана с интернетом, приходится постоянно учиться новому. Обычно не хочется тратить свободное время на учебу, так что многие включают полезные лекции и вебинары фоном, пока работают. Но это плохая идея.

В лекции о секретах эффективности Вадим Макишвили упрощенно рассказывал, как работает наш мозг. Вкратце, мы не можем одновременно создавать что-то и воспринимать информацию, мозг может делать либо одно, либо другое, но никак не вместе.

Получается, когда мы одновременно слушаем лекцию и пишем техническое задание, мозг быстро переключается с одного вида деятельности на другое. Постоянное переключение здорово расходует энергию, мы быстрее устаем, внимание рассеивается. В итоге и лекцию плохо усвоили, и в рабочей задаче, скорее всего, сделали больше ошибок.

Много спрашивайте и обсуждайте

Задавать вопросы не стыдно — напротив, это показывает, что вы хотите разобраться в проекте и поставленной задаче. Результат и количество правок зависит от того, как вы поняли, что от вас требуется.

Если вы привыкли к очным совещанием, придется перестраиваться — удаленная работа подразумевает виртуальное обсуждение, чаще это почта, созвоны по видео или переписка в чатах.

После обсуждений рекомендуем писать понимание задачи — то, как вы поняли, что от вас ждут, что должно быть в результате — и показывать его тому, кто дает задание. Это позволит уменьшить риск недопонимания, а в спорах вы сможете апеллировать к этому утвержденному заказчиком файлу.

Глеб, разработчик ПО:
«Я программист, у нас особая тема — скрамы, дэйли, вот это всё. Каждое утро созваниваешься с коллегами, рассказываешь что вчера делал, какие планы на день — вот это действительно дисциплинирует».

Визуализируйте, чтобы лучше понять

Бывают задачи со сложной структурой и условиями, когда исход зависит от нескольких переменных. В таком случае, чтобы не держать всю схему в голове, ее можно зарисовать в виде майндкарты или блок-схемы, как у алгоритма. Берите ежедневник и стройте алгоритмы, рисуйте иллюстрации и делайте скетчи, если это позволяет вам визуализировать задачу и лучше понять условия.

На удаленной работе скорее всего придется чаще созваниваться с коллегами, а еще полезными будут приложения для планирования времени, чтобы все успевать. Мы собрали небольшую подборку.

К привычным инструментам для выполнения рабочих функций понадобится удобная платформа для групповых видеоконференций и приложения для контроля режима.

Приложения для созвонов на удаленке

Платформы для созвонов с клиентами и коллегами:

• Google Hangouts
• Skype
• Discord
• Talky
• Slack
• Google Duo
• Telegram
• видеозвонки в Битрикс 24
• Viber
• Linphone
• ZOOM Cloud Meetings
• Meet.jit.si

Есть и другие сервисы. Если вы проводите созвоны на большое число участников, советуем обратить внимание на ограничения сервисов по количеству человек в чате.

Приложения для организации работы

Платные и бесплатные инструменты, помогающие дозировать время на выполнение задач и меньше отвлекаться.

• Weeek — российская мультисервисная платформа по управлению проектами и задачами. Есть таск-менеджер — аналог Trello и Asana, База знаний — аналог Notion, СRM-система. Можно вести недельный план, канбан, вести отчётность и анализировать загруженность сотрудников.

• Помидорковый таймер, Tomato-timer или Tomato — одинаковые по функциональности, но разные по дизайну таймеры, которые отсчитывают «помидорки» — интервалы, в которые вы обещаете себе не отвлекаться от работы;

• Rescue Time — приложение помогает отслеживать, на что вы тратите время при работе за компьютером. В нем можно заблокировать отвлекающие сайты. Есть бесплатная версия.

• Time Doctor — приложение для отслеживания активности: делает автоматические скриншоты для отчетов, составляет список сайтов и приложений, на которые вы тратите время, формирует отчеты, интегрируется с другими системами управления проектами.

• Toggl — приложение для отслеживания времени, которое собирает и разбивает информацию по клиентам, проектам и задачам, позволяет выгружать отчеты в Excel, CSV или PDF и считать, сколько вы заработали за день. Есть приложения и десктопная версия, они синхронизируются. Доступ платный, но есть триал.

• Remember the Milk — приложение-ежедневник, заполните список дел, установите сроки выполнения, а оно напомнит о задачах. Работает бесплатно, есть приложение на телефон.

• StayFocusd, Strict Workflow, Productivity Owl, Self Control — расширения для Google Chrome, которые блокируют отвлекающие сайты из созданного вами списка. Внесите в список пожирателей времени и укажите период, в течение которого расширение не даст вам зайти на эти сайты.

• Momentum — расширение для Google Chrome, которое напомнит о планах на сегодня. Перед переходом на вкладку в браузере расширение покажет текущее время и запланированную задачу.

• Canva — онлайн-сервис для дизайна. Он поддерживает режим совместного доступа к шаблонам, так что может пригодиться для командной работы над дизайн-проектами. Есть возможность доступа к проекту по ссылке, заметки и ветки комментариев к дизайнам с уведомлением на почту, как в Google-документах. Не надо будет пересылать друг другу файлы с черновиками презентации или печатного макета.

  Еще в Canva можно быстро создать собственный или скачать готовый виртуальный фон для звонков Zoom. Это поможет сделать рабочие Zoom-конференции веселее и снять напряжение в стрессовых ситуациях :).

Надеемся, эти инструменты и советы опытных сотрудников на удаленке помогут вам выстроить комфортный режим работы из дома!

Поделитесь в комментариях, какие лайфхаки и правила для эффективной работы используете вы?

Переход на удаленную работу был стрессом в пандемию. К 2022 уже практически все преодолели стадии отрицания и гнева, кто-то застрял на торге, но большинство склонились к принятию. Сейчас удаленка — это не вынужденная мера, а современный формат работы, открывающий перед людьми невиданные раньше возможности — никогда еще не существовало доступа к такому количеству талантливых людей.

Так уже давно работают Яндекс, Skyeng, Zoon, Workle, Тинькофф банк — используя полную или частичную удаленку. Мы давно перешли на удаленный формат и команда работает из разных стран.

Поговорим, не об организации рабочего места или обеспечении скорости интернета в домашних условиях, а о том, как эффективно организовать командную удаленную работу на своем примере.

1.Основные принципы

У нас есть базовые корпоративные ценности. Это не просто «стерильные» абстрактные понятия, а фундамент, который мы разрабатывали всей командой год назад. Все ценности пропущены через каждого члена команды.

Внешние ценности — открытость, структурность, амбициозность. К внутренним отнесли проактивность, командность и уважение. В удаленном формате работы мы также им следуем.

2. Целеполагание

Маршрут к глобальной цели компании проложен через личные цели сотрудников. Все они были определены во время ребрендинга — каждый из команды знает, ради чего он работает и как этого достичь. При этом удаленный формат не противоречит достижению целей.

3. Самодисциплина

Коллеги самостоятельно распределяют свое время и расставляют приоритетность задач. Каждый имеет свой режим, выработанный привычкой, свои лайфхаки по самоорганизации:

4. Планирование

Дни сотрудников расписаны по блокам в Google Календаре. Туда же прописываются не только общие встречи или планерки, но и задачи на день. Это дополнительно организовывает сотрудника, к тому же все остаются в курсе текущих процессов.

5. Гибкий график

Наша команда живет в разных часовых поясах. Поэтому мы практикуем гибкое начало дня со стандартным восьмичасовым рабочим днем. Синхронизируемся по Мск. Встречаемся ежедневно в 10.00 на 15-минутную планерку — это задает ритм работы.

6. Коммуникация и совместная работа

Удаленная работа предполагает максимальное использование цифровых возможностей. Важно найти удобные программы для связи с каждым участником команды. Вот несколько используемых нами сервисов:

7. Система контроля

В качестве системы контроля выполненных задач у нас выступают ежедневные планерки и отчетность в конце рабочей недели. На планерках мы обсуждаем текущие процессы, задачи, дедлайны, ответственных, что сделано в предыдущий день, планы на следующий.

8. Корпоративный этикет

Существуют правила совместной удаленной работы. Несколько из нашего списка:

9. Доверительные отношения

Общаемся в нерабочем чате, закидываем смайликами, гифками и топовыми мемами, интересуемся тем, что происходит у каждого из нас. Предоставляем больше самостоятельности, поощряем, мотивируем работать на результат, проводим выездные встречи, собираемся в коворкингах — все это сближает команду.

Эффективность удаленной работы зависит не только от отдельного человека в команде. Она во многом определяется тем, насколько успешно в компании выстроены рабочие процессы — в особенности на удаленке. Тогда удаленка станет не ограничителем возможностей, а возможностью роста.

1. Создать документ, в котором прописать план и правила удаленной работы, дать ознакомиться и подписать каждому

2. Составить новое расписание дня (например, каждое утро руководитель каждого отдела созванивается с сотрудниками на 10-15 минут, рассказывает новости и выслушивает план каждого на день; по пятницам – общий созвон)

3. Выбрать официальные каналы (почта, мессенджеры) для общения

4. Составить отдельный план работы для IT-отдела, которому (вероятно) придется много помогать остальным сотрудникам по всяким удаленным задачам

5. Проработать страхи подчиненных, которые могут возникнуть. Например:
– Меня уволят
– Мне понизят зарплату
– В новом режиме я не смогу хорошо работать (и меня уволят)

6. По итогам первых дней собрать обратную связь у каждого сотрудника:
– Удалось ли обустроить рабочее место?
– Все ли работает технически (компьютер, мессенджеры, интернет)?
– Какие проблемы возникли и как их можно решить?

7. Быть готовым к дополнительным расходам (лицензии для ПО, безопасность, доп.оборудование)

С каждым днем удаленная работа набирает обороты. Обуславливается это удобством и комфортом, а также самостоятельным планированием рабочего графика. Особенно популярна дистанционная деятельность в условиях чрезвычайного положения, точнее карантина, связанного с распространением коронавирусной инфекции. «Удаленка» подходит для сотрудников, чье присутствие вовсе необязательно в офисе. Это могут быть программисты, журналисты, бухгалтеры и другие аналогичные профессии.

Несмотря на опаску многих руководителей переводить работников на удаленный труд, все же есть решения, способные сохранить результаты и профессиональные качества сотрудника. Правда, для этого потребуется адаптироваться к новым условиям, особенно если дома постоянно находятся дети и домашние животные. О том, как не потерять эффективность, находясь вдали от офиса и начальника, пойдет речь в сегодняшней статье. Приступим! 

Преимущества удалённой работы

Начнем с того, что разберем достоинства такого вида деятельности. Дистанционный труд имеет большой список преимуществ, среди которых:

1. Вы можете самостоятельно планировать трудовой день. Главное – уделять работе минимум 3 – 4 часа в сутки.
2. Большая экономия на поездках в офис и обратно, обеды с коллегами, офисных сборах, к примеру, на день рождения.
3. Работать можно там, где хочется. Если нет карантина, вы можете потрудиться в кафе, кинотеатре и других общественных местах.
4. Семье уделяется гораздо больше времени. К тому же, обстановка дома всегда побуждает к занятости.

Самостоятельное оформление рабочего места, дистанционное общение с руководителем (для кого-то это гарантирует меньше стрессов) – далеко не весь список плюсов удаленной работы. Лишь по данным исследователей, на сегодняшний день более 20% предприятий имеют в штате удаленных работников. Что уж говорить про карантинные условия, когда около 80% компаний переводят сотрудников на «удаленку». 

Советы по планированию рабочего дня от cайта поиска работы Jobeka.com

Если вы уже работаете на дому, скорее всего, возникает вопрос о планировании трудового дня. Большинство сотрудников, работающих в офисе, давно привыкли к конкретному графику и режиму: раннее пробуждение, завтрак, поездка в офис, формирование рабочего настроя и так далее. Однако в период карантина эти правила не действуют. Ведь регулярно мы отвлекаемся на семью и питомцев, практически не желая выполнять дневной план работы.

Так давайте разберемся, как спланировать трудовой день, не потеряв при этом эффективность и желание работать.

Режим дня

Дистанционная деятельность требует четко структурированного режима, который поможет поддерживать бодрость и богатырский дух. Если игнорировать его, это отразится на срыве сроков поставленных задач. Сформировать грамотный режим помогут следующие правила:

• просыпайтесь в привычное время, устанавливая будильник на утро;
• после привычных утренних дел включайте ПК и начинайте работать;
• если дома находятся люди, создайте себе отдельную рабочую зону;
• уделяйте время на короткие перерывы для физических упражнений;
• заканчивайте работу в привычное время, придерживаясь графика.

А также не забывайте выделять полчаса на обед. Таким образом, вы не почувствуете существенных отклонений от офисной работы, так как практически все останется на прежнем месте. Разве что вам не придется тратить час времени, чтобы добраться до офиса и обратно домой.

Формируйте тщательный план

Практикуете детальное планирование рабочего дня в офисе? Даже если нет, советуем делать это при работе дома. Создание трудового плана укрепит дисциплину и поможет использовать время более продуктивно. Для четкого планирования рекомендуем:

• составить график лишь на 70% рабочего времени, чтобы остальные 30% уделить на внеплановые дела, общение с коллегами и начальником;
• расставить приоритеты, выполняя в первую очередь более важные задачи, планируя менее срочные дела второстепенно;
• устанавливать дедлайны (временные рамки для задач) для себя, чтобы с вероятностью точностью не выбиться из графика;
• следить за выполнением спланированных работ и стараться не отклоняться от поставленного графика и намеченных целей;
• сопоставляйте однотипные задачи, к примеру, телефонные звонки в один промежуток, создание веб-дизайна в отдельное время.

Это главные правила, которые помогут сохранить, а возможно, преувеличить эффективность удаленной деятельности.

Общайтесь с коллегами

Наряду с детальным планированием рабочего дня не забывайте про общение с руководством и сотрудниками. Ведь это отличный способ поделиться результатами, ненадолго отвлечься от работы и отдохнуть. Для общения можно использовать разные каналы связи: телефон, Skype, мессенджеры, электронную почту. Если вы уверены в своей усидчивости, можете пригласить друзей в видеозвонок и выполнять определенный проект в команде.

Как не потерять эффективность, находясь вдали от офиса

Предлагаем поговорить о других рекомендациях, которые помогут сохранять настрой и эффективность во время удаленной работы в карантине. Во-первых, отстранитесь от отвлекающих факторов. Как говорилось, если дома присутствуют дети, жена или домашние животные, лучшим решением будет обустроить отдельную зону для работы. Создайте по-настоящему рабочую атмосферу. Если верить психологии, синий цвет прибавляет рабочий настрой, поэтому можете разнообразить комнату, например, плакатами.

Не забудьте убрать телефон или включить беззвучный режим. Ведь вряд ли в условиях офиса вы регулярно общаетесь с друзьями и родственниками или проводите время в социальных сетях. Создайте наиболее подходящую для вас систему чередования труда и отдыха. За основу можете взять следующую: выполните конкретную задачу и только после этого возьмите телефон в руки на 10 – 15 минут. Затем вновь сделайте работу и включите смартфон. Так до конца плана.

Во-вторых, не рекомендуем работать там, где вы отдыхаете. Отдых всегда затягивает, поэтому вы быстро привыкнете к месту расслабления. Впоследствии удобный диван или определенная комната будет ассоциироваться только с отдыхом, из-за чего работать здесь совсем не захочется. А вообще, как говорил Иван Петрович Павлов-Великий, «лучший отдых – смена деятельности».

В-третьих, в любой ситуации контролируйте график. Бывает так, что ввиду большого отрыва от планов мы не успеваем вовремя выполнить проект. С течением времени мы замечаем, что начали работать ночью, а просыпаться ближе к вечеру. Даже если уделять сну 8 и больше часов в сутки, нарушение общего режима отрицательно сказывается на самочувствии и продуктивности. (Даже редактор, писавший эту статью, может сказать то же самое.) Чтобы избежать подобных проблем, придерживайтесь заранее выработанного графика.

В заключение

Сегодня мы поговорили о том, как не потерять эффективность на дистанционной работе в период карантина. Мы разобрали главные правила, помогающие сохранить продуктивность. Надеемся, статья была познавательной, и вы почерпнули для себя что-нибудь интересное.

Статья подготовлена Jobeka.com

Партнёрский материал.