План как составить запрос

Запрос коммерческого предложения – это особый тип делового письма. В большинстве случаев в письме содержится запрос на предоставление каких-либо сведений о товаре. Зачастую такие запросы делаются для уточнения информации. В этой статье вы найдете информацию о том, как правильно составить письмо – образец коммерческого предложения, сделать его более привлекательным для получателя и увеличить шансы на положительный ответ.

Не стоит путать запрос коммерческого предложения с офертой. Это абсолютно разные понятия. Цель оферты – предложение заключить сделку. Адресант сам указывает все условия, а адресат либо принимает, либо отвергает их. Целью коммерческого запроса же может являться лишь просьба о предоставлении необходимой информации.

Запрос создается на основе разнообразных буклетов, каталогов и объявлений. Этот вид делового письма в принципе имеет свободную форму, но при составлении нельзя опустить следующие моменты:

• Повод, по которому совершен запрос;
• Товар, о котором хочет узнать адресант;
• Сроки и условия выплат.

Ниже приведен план, по которому можно составить запрос коммерческого предложения. Стоит повторить, что этот вид письма имеет свободную форму, поэтому соблюдать план на 100% необязательно.

План составления запроса коммерческого предложения

Вашему вниманию предлагается план, которому принято следовать при составлении данного документа.

1. Необходимо указать данные адресата и адресанта;
2. Дата, место и исходящий номер;
3. Заголовок, из которого будет предельно ясна вся суть вопроса;
4. Вежливое обращение к адресату;
5. Основная информация (это может быть просьба или какое-либо деловое предложение);
6. Предложение сотрудничества и хорошо, если вы распишете, какую выгоду получит адресат;
7. Благодарность за предстоящий ответ;
8. Необходимо подписаться, а также указать должность, имя, фамилию, отчество.

Письмо-образец запроса коммерческого предложения

Предлагаем наглядно продемонстрировать образец запроса коммерческого предложения. В реальности, текст может быть более подробным, с указанием большего количества деталей. Образцов существует много, вот один из них:

Уважаемые господа,

Наша фирма – крупный производитель модных аксессуаров на отечественном рынке. В связи с нашими производственными нуждами, мы бы хотели приобрести у вас крупную партию фурнитуры.

Можете ли вы оформить на нашу фирму коммерческое предложение на закупку? Нашей компании нужно (необходимое количество) молний и застежек для производства. Пожалуйста, не могли бы вы дополнительно сообщить цену доставки.

С нетерпением ждем ответа.

Должность, подпись, ФИО.

Этот пример запроса коммерческого предложения можно взять за основу своего письма и оформлять его на фирменном бланке.

Возможные сценарии составления запроса

Запрос коммерческого предложения – не просто письмо, это первый шаг к успешному сотрудничеству. Сначала стоит все хорошо продумать, а уже потом переносить на бумагу. Хотя в современном мире высоко ценятся хорошее чувство юмора и оригинальность, не стоит использовать их в деловом письме.

Существуют пять сценариев, по которым можно составить такой документ. Но помните, какой бы вы сценарий не выбрали, четкие и понятные формулировки будут приветствоваться везде.

1. Запрос, совершаемый после разговора по телефону с заказчиком. Можно использовать такие фразы, как: «как мы и обещали по телефону/во время разговора с вами». Ведь вы делаете то, что обещали, не так ли? Значит, фирма заслуживает доверия. Этот прием довольно прост, но в большинстве случаев он работает.
2. Упор на главную проблему. Вы можете предложить вашему потенциальному партнеру решение его проблемы. Хорошо, если вы укажете, как ваше предложение позволит повысить производительность и доход. Вероятность того, что такое письмо заинтересует адресата, весьма велика.
3. Эффект неожиданности. Следуя этому сценарию необходимо зацепить клиента. Вы должны сделать такое предложение, отказаться от которого будет просто невозможно, так что придется подключить креативное мышление. Но нужно помнить о соблюдении делового стиля, во избежание недопонимания и конфликтной ситуации. Пожалуй, это наиболее опасный вариант сценария. Во-первых, нужно помнить о грани между креативностью и фамильярностью, а во-вторых, такой стиль может не понравиться адресату. Не стоит забывать, что все люди разные.
4. Презентация товара. К письму вы можете прикрепить несколько изображений того, что вы хотите предложить клиенту. Так он может четко представить себе, с чем он будет работать. Конечно же, чтобы повлиять на решение адресата, товар стоит представить с наиболее выгодной стороны.
5. Демонстрация предложения. Используя эту тактику лучше сразу перейти к основному вопросу. Выражаться нужно сдержанным и сухим языком, но при этом сохранять доброжелательность. Нужно дать понять клиенту, что вы заинтересованы в сотрудничестве с ним.

А как же составить хороший запрос цены?

Запрос цены составляется в том случае, когда юридическое лицо желает приобрести товары или услуги, но предварительно хочет узнать точную цену. Иногда это также называют запросом котировок. Составляя его, адресат имеет право запросить цены и в дальнейшем предложить сотрудничество нескольким компаниям.

Составляя такое письмо, следует указать точно объем товаров, которые бы вы хотели приобрести. Также можно сказать, что количество закупаемых товаров будет напрямую зависеть от предложенной цены.

Также при составлении запроса можно запросить информацию о доставке и ее стоимости, условиях оплаты и объеме контракта. В интересах поставщика – не медлить с ответом на запрос, но чтобы подстраховаться, вы можете запросить дату, когда должен быть предоставлен ответ. По сути, форма запроса цены не отличается от формы коммерческого предложения.

Не забудьте о проверке контрагента! Это, в первую очередь, нужно вам! Предварительная проверка контрагента позволяет минимизировать риски, связанные с таможней, налоговой инспекцией и банками.

В запросе котировок должны содержаться такие сведения:

• Контактные данные лица, ответственного за тендер;
• Кратно, но четко изложенные условия контракта;
• Полный список документов, которые должен предоставить потенциальный партнер;
• Код закупки;
• Необходимо также дать обоснование цены;
• Условия, на которых происходит подача заявок для участия в запросе котировок;
• По желанию можно потребовать отсутствия в списке компаний, зарекомендовавших себя как недобросовестных.

Образец письма с ценовым предложением

Письмо образец ценового предложения не сильно отличается от запроса коммерческого предложения. Но в нем обычно больше конкретики и пожеланий. Вот пример письма коммерческого предложения:

Уважаемые господа,

На протяжении трех лет наша фирма успешно занималась продажами в (необходимо указать место) в сфере одежды, как отечественных марок, так и зарубежных. В этом месяце сотрудники нашей фирмы посетили выставку (укажите дату и место), и нас очень заинтересовала представленная продукция.

Мы бы хотели заняться продажей изделий вашей компании. Если вас интересует подобное предложение, то не могли бы вы ответить на это письмо предложением о поставке.

Просим вас прикрепить характеристики всех позиций.

Мы не только продаем модную одежду по приемлемым ценам, мы также предоставляем нашим клиентам обслуживание на высшем уровне.

С нетерпением ждем вашего ответа.

C уважением, ФИО, подпись.

Заключение

Хотя и письмо запроса коммерческого предложения не имеет четкой формы, все же стоит знать алгоритм, по которому оно составляется и не забывать основных пунктов, которые необходимы, чтобы потенциальный партнер составил положительное мнение о вашей компании. Для этого также нужно обладать четкой стратегией того, как преподнести информацию в наиболее выгодном свете, чтобы решение адресата было в вашу пользу. Поэтому сначала стоит продумать все детали письма, возможно, посоветоваться с юристом, а уже после переносить на бумагу и отправлять. Также необходимо помнить о безопасности – проверке фирмы, которой вы хотите предложить сотрудничество.

 Видео

Мы предлагаем вашему вниманию видеинструкцию, которая поможет правильно составить коммерческое предложение и избежать распространённых ошибок.

 

Отзывы и комментарии

Поделись ссылкой в соцсети:

Как правильно написать письмо-запрос

{“id”:13952,”url”:”/distributions/13952/click?bit=1&hash=9ac889dfd034bf8012cd9446ea03211d2ddbf36aa2feeecfc0e178d57667b555″,”title”:”u042du043au0441u043fu0435u0440u0438u043cu0435u043du0442: u043fu0440u043eu0434u0430u0442u044c u0432 u0440u0435u0433u0438u043eu043du0430u0445 u0442u043e, u0447u0442u043e u043du0435 u043au0443u043fu0438u043bu0438 u0432 u041cu043eu0441u043au0432u0435″,”buttonText”:”u0410 u0440u0435u0437u0443u043bu044cu0442u0430u0442?”,”imageUuid”:”190b7c8a-7d08-5d72-9c1d-d5f4695e3d63″,”isPaidAndBannersEnabled”:false}

Нейросети постепенно из забавной игрушки превращаются в рабочий инструмент SMM-щика, маркетолога, редактора и автора. Они уже умеют создавать картинки неотличимые от реальных изображений и логично построенный текст. В статье поделимся инструкцией по формированию запросов и подскажем, как улучшать выдачу.

Содержание:

• Как использовать нейросети в работе
• Как создавать запросы для генерации картинок в нейросетях
  • Сделайте описание объекта
  • Добавьте модификаторы
  • Настройте параметры картинки
  • Экспериментируйте
• Как создавать запросы для генерации текста в нейросетях
  • Сформулируйте цель запроса
  • Задайте нейросети роль
  • Дайте описание целевой аудитории
  • Акцентируйте внимание на деталях
• Итоги

Как использовать нейросети в работе

Нейросети прекрасно справляются с базовыми задачами. Midjourney и его аналоги могут рисовать картинки для постов и сторис, делать иллюстрации, плакаты и фоны, а ChatGPT – подкидывать идеи и темы для текста либо вообще писать их полностью самостоятельно.

Но в нейросетях очень мало контроля – если при рисовании картинки художник участвует во всех процессах, то в Midjourney есть только запрос и результат. Все, что происходит между этими вещами, – «черный ящик», и порой, чтобы картинка или текст получился таким, каким нужно, можно потратить очень много времени.

Но как ассистенты и помощники – нейросети сейчас выглядят практически идеальным вариантом. Они могут переводить и редактировать тексты, подкидывать идеи для визуализации, консультировать по сложным темам. В статье мы расскажем, как сформулировать запрос так, чтобы нейросеть вас поняла.

Сформулировать запрос для нейросетей можно двумя способами:

• искать готовые промпты и подставлять в формулы свои значения;
• исследовать возможности на практике: пробовать разные подходы, менять порядок слов и вырабатывать свои фишки.

В материале мы дадим необходимую базу, а дальше – дело за вами.

Как создавать запросы для генерации картинок в нейросетях

Чтобы создать рисунок в нейросети, нужно отправить текстовый запрос. Он условно состоит из трех частей: описание объекта, настройки стиля и разрешение картинки.

Вот нейросети, где можно создавать изображения по описанию:

• Midjourney. Самая лучшая нейросеть в плане качества картинок, доступна только в Discord-сервере и по платной подписке – от 8 $ в месяц.
• Stable Diffusion. Открытая нейросеть, которой можно пользоваться онлайн или лично на компьютере. Доступна бесплатно, но требует более глубоких знаний в формировании запросов.
• Kandinsky 2.1. Нейросеть от Сбера, доступна для всех пользователей, рисует чуть хуже Midjourney.
• DALL-E. Открыта в умном поисковике Microsoft Bing – рисует прекрасно, но плохо справляется с лицами и человеческими фигурами.
• «Шедеврум». Нейросеть-соцсеть от Яндекса, доступна только на телефонах. Неплохо рисует картинки даже по простым запросам.

Еще нейросети: 12 нейросетей, которые генерируют картинки по описанию.

Разберем на примерах, как сформулировать запрос правильно.

Сделайте описание объекта

Создание изображение начинается с описание объекта и его действия.

Укажите объект и задайте характеристики. Нейросети Midjourney, Stable Diffusion и DALL-E корректней понимают английскую речь, поэтому запросы лучше переводить. «Шедеврум» и Kandinsky 2.1 изначально делались на русской языковой модели, поэтому в них можно обойтись без перевода.

Определитесь с тем, что хотите получить – животное, предмет, человек, явление природы. Например: город, сад, здание, автомобиль, лев, старик. Можно указать цвет, свойство или характеристику через предлоги: сад на краю земли, здание в космосе, автомобиль из золота, лев-гладиатор, старик на скейтборде.

Другой вариант описания – совместить два объекта или свойства: автомобиль-чайник, рюкзак-самолет, кот-самурай.

Замените абстракции на объекты. Нейросети могут сгенерировать картинку по абстрактным словам. Например, нарисовать счастье, тревогу, время, воодушевление, закон, философию, голос. Так умеют делать Midjourney, Stable Diffusion, Kandinsky и Шедеврум, а Bing (DALL-E) предложит подобрать ассоциации к словам.

Преимущество абстрактных запросов в том, что результат часто бывает непредсказуемый. Это одновременно и минус – итоговый результат может не отражать вашу задумку.

Например, вы хотите нарисовать будущее. Stable Diffusion выдаст что-то похожее на плакаты и обложки для дисков, поэтому лучше описать абстракцию самостоятельно: «солнечный город будущего» или «вечер в баре будущего». Используйте ваши личные ассоциации, чтобы объяснить нейросети то, что вам нужно.

Указывайте количество объектов. Добавьте в описание число объектов – нейросети хорошо обрабатывают до 3-4 штук. Если указать слово во множественном числе, нейросеть сгенерирует случайное число объектов.

Пропишите действие. Что делает ваш объект? Сидит, идет, бежит, смотрит – дополните описание глаголом или действием, которое поможет сделать итоговое изображение живым и интересным.

Добавьте прилагательные и синонимы. Укажите настроение или характер для объекта («мрачный», «довольный», «заботливый») и синонимы («умный» – «разумный» – «гений»), чтобы помочь нейросети подобрать детали для картинки.

Добавьте модификаторы

Модификаторы – это дополнительные слова, которые помогают нейросетям рисовать картинки в определенном стиле, качестве и виде. Вот некоторые из них.

Настройки виртуальной камеры. В дополнении к основному запросу вы можете указать модель камеры, фокусное расстояние и тип съемки.

Вот некоторые показатели, которые можно использовать:

• Вид камеры: Kodak Gold 400, Polaroid, Nikon D600.
• Особенность линзы: 70mm lens, macro lens, telephoto lens, gopro lens.
• Расстояние до объекта: close-up, medium shot, long shot.
• Эффекты камеры: depth of field, motion blur.

Стиль рисунка. Можно ссылаться на конкретного художника или даже нескольких либо указывать общий стиль, жанр и направление. Посмотреть стили и направления можно через поисковик либо обратившись к базе Photographers Midjourney AI Styles.

Цвет рисунка. Пропишите оттенок, цвет или тональность. Например, «зеленый», «черно-белый», «неоновый», «пастельный». С подбором оттенков помогут промпт-конструкторы – Midjourney Prompt Helper и Prompt builder for AI art Generators.

Читайте также: 4 популярные нейросети для обработки изображений – обзор с примерами.

Настройте параметры картинки

Финальная настройка запроса – это указание качества, уровня детализации, фона и размеров. Например:

• Качество рендера: 2K, 4K, 8K, ultra-realistic, 8k rendering, ultra detailed, hyper realistic.
• Задний фон: white background, brown background, alien planet background, city background.
• Размеры (только для Midjourney): –ar 16:9, –ar 1:1, –ar 3:2.
• Версия нейросети (только для Midjourney): –v 5 (реализм), –v 4 (арт).

Экспериментируйте

Пробуйте разные подходы, чтобы создавать картинки – не обязательно каждый раз использовать один и тот же промпт, меняя в нем только некоторые детали. Лучший способ понять, как работаю нейросети, – это по-разному формулировать запрос и смотреть на результат.

За вдохновением и идеями обращайтесь к галерее Best Midjourney Prompts и к ленте контента в «Шедевруме».

Как создавать запросы для генерации текста в нейросетях

Текстовые нейросети решают широкий круг задач – от написания контент-стратегии до создания кода и таблиц. Сейчас существуют две крупные нейросети, в которых можно работать:

• ChatGPT – работает как чат-платформа, в которой можно сохранять диалоги с нейросетью и возвращаться к ним вновь и вновь. Модель обучается по ограниченной базе и не всегда корректно сообщает свежую информацию.
• Bing – встроенный в поисковик ассистент-помощник, который работает на той же модели, что и ChatGPT: сохранять диалоги нельзя, но зато можно выбирать стиль ответов и получать информацию напрямую из интернета.

О том, как зарегистрироваться в ChatGPT, мы рассказывали в статье «Нейросеть ChatGPT – что собой представляет чат-бот с ИИ». Попасть в Bing можно аналогичным способом, только без зарубежного номера телефона – потребуется только изменить локацию на США в настройках профиля Microsoft и заходить на сайт из указанной страны.

Сформулируйте цель запроса

Формула запроса: [действие] + [вид текста] + [тематика / ниша].

Примеры готовых запросов по формуле:

• Сделай сценарий для рилс для аккаунта бьюти-блогера.
• Напиши смешной твит на тему «цены на кофе в москве» в соцсети кофейни.
• Составь контент-план в виде списка тем и коротких описаний для соцсетей барбершопа.

Как это работает: четко указывайте цель и говорите, для чего вам нужен текст. Например, вам требуется сделать пост. Если спросить у нейросети «напиши пост в соцсети», она даст вам совет по написанию, а не сам текст.

Почему так происходит? В запросе плохо выражена задача – чтобы нейросеть написала пост, нужно указать тему. Например:

• Напиши пост на тему «лето в деревне».
• Напиши пост на тему «3D-визуализация».
• Напиши пост на тему «как выбрать чайник для кухни».

Текст мы получили, но его содержание может не соответствовать вашим целям. Дополните запрос и укажите, куда отправится пост:

• Напиши пост на тему «лето в деревне» для соцсетей магазина строительных инструментов.
• Напиши пост на тему «3D-визуализация» для соцсетей школы 3D-графики.
• Напиши пост на тему «как выбрать чайник для кухни» для соцсетей производителя техники.

В итоге от запроса «сделай пост» мы перешли к запросу «напиши посту на определенную тему для соцсетей указанной ниши».

Если вы все равно не знаете, как сформулировать запрос, спросите у нейросети. Например:

• Мне нужно написать пост на тему «рыцари и средневековье». Что мне нужно тебе отправить, чтобы ты сделал пост?
• Мне нужен контент-план для салона красоты. Какую информацию тебе предоставить, чтобы ты его сделал?
• Мне нужно десять коротких слоганов для кофейни. Какую информацию тебе отправить, чтобы ты их написал?

Задайте нейросети роль

Формула запроса: веди себя как [название роли]. Твои навыки [список компетенций]. Твоя задача [описание задачи]. Сделай [форма ответа нейросети].

Пример готового запроса по формуле:

• Веди себя как SMM-специалист. Ты разбираешься в маркетинге, копирайтинге, аналитики и сфере услуг. Твоя задача – придумать серию сторис для загородного курорта на тему «Осень в бассейне». Составьт список из пяти сторис в формате заголовок + короткое описание.

Нейросети можно предложить «притвориться» персонажем или специалистом – для этого достаточно указать в самом начале роль. Вариантов множество: автор, редактор, специалист по трафику, SMM-менеджер, креативщик и так далее.

В ChatGPT вы можете один раз настроить роль в чате и потом возвращаться к ней снова и снова. Так, у вас может быть виртуальный копирайтер, переводчик, стратег и маркетолог.

Варианты запросов под разные цели и задачи смотрите в статье «32 проверенных запроса к ChatGPT – в помощь SMM-щикам» и на сайте (на английском) Prompts.chat.

Дайте описание целевой аудитории

Формула запроса: сделай [описание задачи или описание роли]. Целевая аудитория – [перечесление характерис].

Примеры готового запроса по формуле:

• Напиши пост на тему «как выбрать смартфон». Целевая аудитория – взрослые люди 40–50 лет.
• Представь, что ты – креативный сценарист. Твоя задача – написать сценарий для короткого видео на тему «радостные покупки в супермаркете». Придумай героев и закрученный сюжет с неожиданными повторами. Целевая аудитория – молодые семьи 25–35 лет.

Описание целевой аудитории серьезно повышает качество текста. Вы можете описывать как конкретные характеристики (пол, возраст, география), так и задавать сферу интересов и увлечений.

Если вы не знаете вашу целевую аудиторию, в помощь несколько статей из блога, которые помогут разобраться:

• Портрет целевой аудитории в соцсетях – теория и практика его составления
• Как найти целевую аудиторию в социальных сетях — полезные советы
• Ваша целевая аудитория проще, чем вы думаете

Акцентируйте внимание на деталях

Формула запроса: [задача или описание роли] + [используй / не используй].

Примеры готового запроса по формуле:

• Ты – креативщик. Придумай слоганы для автомастерской. Не используй слова «колесо», «автомобиль», «приехать», «качественно», «сервис». Сосредоточься на ценностях, которые слоган может предложить для водителя.
• Напиши пост на тему «как правильно хранить книги дома». Не используй вступление, сразу переходи к делу, пиши просто и понятно, короткими предложениями.

Текстовые нейросети хорошо понимают контекст, поэтому им можно прямо указывать, про что писать, а про что – нет. Пишите, какие слова, термины, стили можно использовать, а что лучше исключить.

Чем еще нейросети полезны SMM-специалистам – читайте в статье «2023 – год нейросетей в SMM: учимся автоматизировать всё».

Итоги

Нейросети выдают ровно то, что у них спросят – от полноты сформулированного запроса будет зависеть качество картинки или текста. Пробуйте разные подходы, меняйте формулировки и дополняйте запрос новыми подробностями в процессе общения с нейросетью.

Письмо-запрос – это документ, направляемый второму лицу, с целью получения в ответ той или иной необходимой информации. В материале мы подробно разберём правила составления официальной бумаги, а также все доступные способы её отправки контрагенту.

Файлы для скачивания:

Запрос

Направление контрагенту письма-запроса имеет место в тех ситуациях, когда предприятию необходимо получить какие-то сведения. Речь может идти об уточнении стоимости предоставляемых услуг, поставляемых товаров, актуальности реквизитов, проведении сверки взаиморасчётов. Запрос видится самым простым и в то же время эффективным способом получения информации. Большую роль играет и тот факт, что данные будут предоставлены непосредственно представителем организации, а не третьими лицами.

Способ отправки

В настоящий момент существует несколько традиционных способов отправки корреспонденции. К ним относят:

• почтовое отправление;
• электронное письмо на электронную почту;
• через факс;
• лично в руки представителю фирмы-контрагента.

Выбор способа зависит от сроков, в течение которых необходимо заполучить сведения, а также от особенностей взаимоотношений между предприятиями. Некоторые субъекты рынка принимают исключительно физический вариант корреспонденции, не признавая электронную почту в качестве средства обмена информацией.

Необходимо отметить, что отправка письма почтой – это самый медленный способ. Документ будет доставляться в течение нескольких дней, а ведь ещё нужно будет дождаться ответа. Мероприятие может растянуться на продолжительный промежуток времени, что недопустимо в отдельных ситуациях.

Ответ от второй стороны

Как уже было упомянуто выше, процедура обмена информацией всегда подразумевает получение ответа от контрагента. Он необязательно должен быть дан тем же способом, каким был направлен запрос. В тексте письма рекомендуется указывать предпочтительный способ коммуникации. Здесь опять же всё упирается в сроки.

Отметим, что сам факт получения письма не порождает у второй стороны никаких обязательств. Речь идёт о том, что контрагент не во всех случаях обязан выдавать запрашиваемые сведения.

Кто пишет письмо

Деловые письма, направляемые другим организациям, всегда заверяются автографом руководителя предприятия-отправителя. Так получатель будет уверен, что запрос делают не мошенники, убедится в серьёзности намерений контрагента. Однако совершенно не факт, что директор будет писать официальную бумагу самостоятельно. На практике эта задача в устной форме поручается кому-то из сотрудников фирмы. Обязанность по ведению деловых переписок, регистрации писем лежит на документоведе. Именно он и будет заниматься составлением текста запроса.

Начальник получает на подпись уже итоговый вариант документа, проверяет его содержание, исправляет ошибки за своим подчинённым. Если всё соответствует ожиданиям руководства, на письме появляется автограф начальника, а сама официальная бумага направляется адресату выбранным способом.

Деловая этика

Соблюдение правил деловой этики – это важнейший элемент деятельности любого предприятия, влияющий на его имидж на рынке. Именно поэтому в обязательном порядке необходимо соблюдать определённый набор предписаний, включающий в себя:

• выдержка текста в деловом, строгом стиле;
• отказ от жаргонизмов, ругательств, бытовых речевых оборотов;
• чёткое обозначение просьбы о предоставлении конкретных сведений;
• подпись директора с расшифровкой (фамилия и инициалы);
• указание отправителя и получателя.

Во всех остальных моментах составление полностью отдаётся на откуп фантазии составителя.

Как написать документ

Способ написания текста обуславливается способом его отправки. Текст может быть исполнен от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Автограф директора в любом случае должен быть «живым», то есть проставлен собственноручно. Это означает, что даже если было принято решение составить письмо в печатном виде на компьютере, бумагу придётся распечатать на принтере, заверить подписью и отсканировать.

В качестве носителя информации принято использовать фирменный бланк организации, на котором будут прописаны все его реквизиты. Это необходимо для того, чтобы контрагент смог удостовериться в фактическом существовании запрашиваемой сведения фирмы. Также обязательным элементом является обозначение способов обратной связи. Это может быть номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты.

Объясняем, как правильно составить письмо-запрос

Первым делом обратим внимание на реквизиты. Если письмо составляется на чистом листе бумаги формата А4, придётся прописывать их вручную. Указываем ИНН, ОГРН, юридический адрес, наименование организации со ссылкой на его организационно-правовую форму, способы обратной связи.

В шапке обозначаем, кто является отправителем и получателем. В дательном падеже оставляем сведения об адресате: ФИО руководителя, его должность на предприятии, название фирмы. Затем уже в родительном падеже указываем те же данные, но уже об отправителе.

Далее по тексту берёт своё начало основной блок, в котором и оставляется запрос на получение информации. Отмечаем, что стало причиной обращения и указываем конкретный перечень данных, который необходимо заполучить. Часто письмо-запрос является ответной реакцией на получение рекламной рассылки от сторонней компании. Не лишним будет обозначить желаемый способ получения ответа. Если этот момент упустить, ответное письмо будет получено тем же способом.

Примерный образец

На этом работа с письмом заканчивается. Осталось лишь заверить его автографом руководителя и отметить, кто к директору компании-контрагента обращаются с уважением. Это довольно важный момент, который может повлиять на успешность всего мероприятия. Если вторая сторона заинтересована в сотрудничестве, ответ будет получен в кратчайшие сроки.