Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357.
I. Общие положения
Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.
ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.
Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.
В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).
Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.
В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
II. Функции ЭК
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел организации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.
6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
III. Права ЭК
ЭК имеет право:
7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.
7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.
7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
IV. Организация работы ЭК
ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.
Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.
Но бумаги организации нужно не только хранить, те, чей срок истек, требуется уничтожать, а в некоторых случаях даже передавать в государственный архив. За оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об уничтожении в компании отвечает экспертная комиссия, о которой мы поговорим подробнее.
Назначение экспертной комиссии
Комиссия (или группа сотрудников) создается по распоряжению руководителя компании. Директор издает приказ об экспертной комиссии архива организации, где также утверждает ее состав.
Приказом комиссия только создается. Текущая деятельность, правила работы и функции, описываются в отдельном локальном акте — Положении.
Положение о работе экспертной комиссии
Положение об экспертной комиссии архива, как ясно из названия, регламентирует функции, права и обязанности лиц, которые отвечают за оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении.
В положении также указывается и общая информация: как создается комиссия, цели создания, нормативные основания ее работы.
Вышлем типовые формы на e-mail
По запросу наших читателей компания “Делис Архив” пришлёт типовые формы документов
Положения об архиве и документы по экспертной комиссии
Отправим вам на почту, для этого отставьте ваши контакты в форме ниже:
Состав экспертной комиссии
Состав комиссии определяет руководитель. Жестких требований тут нет. Как правило, комиссию создают из трех человек, выделяя среди них председателя и секретаря.
Правила предписывают включать представителя архивной службы или делопроизводителя, но в небольших компаниях, обычно, таких специалистов нет. Поэтому можно включать любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа. К примеру, представителей структурных подразделений, которые хорошо знакомы с составом и содержанием всего документооборота организации документа (да, опять привлекать бухгалтера и кадровика).
Функции экспертной комиссии
Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43. Остановимся на самых очевидных.
Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год. На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:
- описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
- описей дел по личному составу;
- актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- актов об утрате документов;
- и т.д.
Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.
Подробно о сроках хранения мы рассказывали в другой нашей статье.
Компания может привлечь и специализированную компанию для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.
Экспертиза ценности документов
Перед началом каждой экспертизы ценности документов руководитель формирует приказ о созыве экспертной комиссии.
На таком собрании члены комиссии рассматривают дела различного срока хранения дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения. И отбирают значимые для организации дела на хранение, а также те, что пойдут на утилизацию.
При проведении экспертизы ценности документов отбирают:
- документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
- документы с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», которые хранятся в структурных подразделениях;
- документы к уничтожению, сроки хранения которых истекли.
При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы точно убедиться, что срок хранения истек, и документ больше не пригодится. Если комиссия считает, что срок того или иного документа нужно увеличить, правила это допускают. А вот сокращать их никак нельзя.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного хранения, изымают дубликаты документов, черновики, неоформленные копии. При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.
На хранение передают только подлинники документов, а если их нет — заверенные копии. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Пример: Компания в январе 2021 сформирует в дело счета-фактуры, которые использовала при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2020 г. Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет. Значит, эти счета-фактуры компания сможет уничтожить в январе 2026 года.
Документы к уничтожению отбирают после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования комиссии организации направляют на утверждение комиссии соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не хранятся в архивных учреждениях, уничтожают дела с истекшими сроками хранения. В этом случае комиссии организаций дано право самостоятельно согласовать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждает руководитель организации, и только потом организация вправе уничтожить документы.
Для определения срока руководствуйтесь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Или воспользуйтесь для проверки сроков хранения документов сервисом «Архивист Онлайн». Просто введите название документа и тут же получите актуальный срок его хранения.
Ответственность за ошибки
Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе. Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб. на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).
Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций. А вот коммерческие компании становятся жертвами ст. 13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб. и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи.
Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу. Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т. е. сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.
Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов. Компания «Делис Архив» готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию, хранению ( в т.ч. внеофисному) и уничтожению документов. Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.
Экспертиза и уничтожение документов
А также архивирование, внеофисное хранение, создание СЭД и другие услуги
Узнать больше или заказать услугу
Оставьте свои контакты и мы вам перезвоним:
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии архива — это документ, регламентирующий функции, права и обязанности лиц, которые в организации отвечают за оценку ценности бумаг,организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении. Документ разрабатывается на основании примерной формы, утвержденной приказом Федерального архивного агентства.
В течение деятельности организации у нее образуется множество бумаг, которые необходимо правильно хранить, а те, чей срок хранения истек, — своевременно уничтожать. Общие вопросы ведения архива организации описываются в ее локальных документах об архиве.
В ходе работы часто требуется оценка ценности бумаг, для такой оценки в организации создается постоянно действующая группа специалистов, что такое экспертная комиссия, описано в Приказе Федерального архивного агентства №43 от 11.04.2018. Тем же документом утверждена примерная форма положения, руководствуясь которой компании издают собственные нормативные акты. Группа создается по распоряжению руководителя компании, о чем издается специальный приказ об экспертной комиссии архива организации — в нем же утверждается персональный состав членов.
Приказом комиссия только создается, ее текущая деятельность, правила работы и функции, описываются в соответствующем локальном акте, который необходимо издать помимо приказа.
Жестких нормативных требований, кто входит в состав экспертной комиссии, нет: как правило, численность ее членов — не менее трех. В составе выделяются председатель и секретарь. В группу желательно включить представителя архивной службы или делопроизводителя. В небольших компаниях в нее входят любые сотрудники, достаточно компетентные, чтобы оценить ценность той или иной бумаги. Собирается на заседания экспертная комиссия в делопроизводстве по мере надобности, результаты ее заседаний оформляются протоколами.
Это основной акт, который описывает, как действует комиссия, и которым она руководствуется в своей деятельности. Организация разрабатывает его самостоятельно, взяв за основу примерное положение об экспертной комиссии по архиву, утвержденное указанным выше Приказом №43. Примерное положение применимо к любым организациям и учреждениям: на его основе разрабатывается положение об экспертной комиссии в бюджетном учреждении или коммерческой компании. В локальном акте описываются:
В положении указывается и общая информация, в том числе, как создается экспертно-проверочная комиссия, цели создания, нормативные основания ее работы, указание на наличие в составе комиссии председателя и секретаря — эти сведения расположены, как правило, в первой части документа.
Это общий документ, касающийся всех аспектов деятельности группы, издавать более конкретные документы, например, положение об экспертной комиссии по уничтожению документов, необходимости нет.
Все важные нормы, которые необходимо описать в локальном документе, перечислены в приказе Росархива, компаниям достаточно адаптировать готовый текст под себя.
Утверждено Генеральный директор ООО «Пион»
_____________А.В. Воронов
Положение об экспертной комиссии организации
I. Общие положения
1. Настоящее положение об экспертной комиссии организации (далее — Положение) разработано в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №43.
2. Экспертная комиссия организации (далее — ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.
3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании Положения.
4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации. В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии. Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.
5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
II. Функции ЭК
6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел организации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов; з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее — архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.
6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
III. Права ЭК
7. ЭК имеет право:
7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.
7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.
7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
IV. Организация работы ЭК
8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.
Вы узнаете, что такое экспертная комиссия (ЭК) и на основании каких документов она работает, что предусмотреть в приказе о создании ЭК и как согласовать проект номенклатуры дел с ЭК. Также вы получите примеры оформления приказа об ЭК и протокола ее заседания.
1. Что такое экспертная комиссия?
Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган при руководстве организации, наделенный правом определять ценность создаваемых в ее деятельности документов, рассматривать и принимать решение о согласовании проектов описей дел, актов об уничтожении и утрате документов, локальных нормативных актов (далее – ЛНА) соответствующей тематики.
К окончанию года у ЭК появляется серьезная задача – участие в разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год.
2. На основании каких документов работает ЭК?
Комиссия создается приказом и руководствуется положением, утверждаемым руководителем организации.
Разработкой положения об ЭК традиционно занимается служба делопроизводства. В качестве ориентира принято использовать Примерное положение об экспертной комиссии[1].
Как правило, локальное положение изменяется редко, только в случае кардинальных перемен в работе организации. А вот приказ, определяющий персональный состав ЭК, приходится актуализировать чаще из-за организационно-штатных изменений.
3. Что предусматривают в приказе о создании ЭК?
Приказ о создании комиссии лучше составлять так, чтобы в дальнейшем в него было удобно вносить изменения. Рекомендуем с этой же целью не утверждать положение о комиссии и состав комиссии одним приказом. В конце года приказ часто приходится актуализировать – вносить изменения в действующий или готовить его новую редакцию. Если комиссия ранее не была создана, ее следует создать.
Как правило, в состав ЭК включают руководителей структурных подразделений, но их могут заменить и специалисты. Согласно Примерному положению об экспертной комиссии в ЭК должны быть включены представители основных подразделений организации. Возглавляет комиссию, как правило, заместитель руководителя организации, курирующий работу с документами. В случае прямого подчинения службы делопроизводства руководителю председателем может быть назначен начальник службы.
[1] Здесь и далее – Примерное положение об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2022.
