Вы узнаете, что такое экспертная комиссия (ЭК) и на основании каких документов она работает, что предусмотреть в приказе о создании ЭК и как согласовать проект номенклатуры дел с ЭК. Также вы получите примеры оформления приказа об ЭК и протокола ее заседания.
1. Что такое экспертная комиссия?
Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган при руководстве организации, наделенный правом определять ценность создаваемых в ее деятельности документов, рассматривать и принимать решение о согласовании проектов описей дел, актов об уничтожении и утрате документов, локальных нормативных актов (далее – ЛНА) соответствующей тематики.
К окончанию года у ЭК появляется серьезная задача – участие в разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год.
2. На основании каких документов работает ЭК?
Комиссия создается приказом и руководствуется положением, утверждаемым руководителем организации.
Разработкой положения об ЭК традиционно занимается служба делопроизводства. В качестве ориентира принято использовать Примерное положение об экспертной комиссии[1].
Как правило, локальное положение изменяется редко, только в случае кардинальных перемен в работе организации. А вот приказ, определяющий персональный состав ЭК, приходится актуализировать чаще из-за организационно-штатных изменений.
3. Что предусматривают в приказе о создании ЭК?
Приказ о создании комиссии лучше составлять так, чтобы в дальнейшем в него было удобно вносить изменения. Рекомендуем с этой же целью не утверждать положение о комиссии и состав комиссии одним приказом. В конце года приказ часто приходится актуализировать – вносить изменения в действующий или готовить его новую редакцию. Если комиссия ранее не была создана, ее следует создать.
Как правило, в состав ЭК включают руководителей структурных подразделений, но их могут заменить и специалисты. Согласно Примерному положению об экспертной комиссии в ЭК должны быть включены представители основных подразделений организации. Возглавляет комиссию, как правило, заместитель руководителя организации, курирующий работу с документами. В случае прямого подчинения службы делопроизводства руководителю председателем может быть назначен начальник службы.
[1] Здесь и далее – Примерное положение об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2022.
Проведение закупок по 44-ФЗ требует создания комиссии по закупке. Рассказываем, что входит в обязанности комиссии по осуществлению закупок, сколько комиссий может создать заказчик, и кто не имеет права входить в ее состав
Деятельность комиссии по осуществлению закупок регулируется ст. 39 Закона № 44-ФЗ.
Главная задача комиссии — обеспечить соблюдение требований законодательства при осуществлении заказчиком процедуры определения поставщика и выбора победителя в целях закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд.
Комиссия обязана отказать участникам, заявки которых не соответствуют требованиям закона и требованиям заказчика, а также тем, кто не предоставил обеспечение своих заявок.
Как создать комиссию?
Комиссия должна быть создана до начала проведения закупки.
Статья 39 Закона № 44-ФЗ в настоящее время предусматривает создание универсального коллегиального органа для различных способов закупок.
Пошагово создание комиссии выглядит следующим образом:
- Заказчик издает приказ о создании комиссии. В нем указывает состав комиссии, порядок ее работы, назначает председателя и его заместителя. Издается приказ в произвольной форме. За оформление приказа чаще всего несет ответственность работник контрактной службы. Документ визируется руководителем организации. Приказ выпускается до даты размещения извещения о проведении закупки.
- Утверждает положение о комиссии не позднее дня, установленного для публикации извещения об осуществлении закупочной процедуры. Это основной документ, регламентирующий деятельность закупочной комиссии. В положении указываются обязанности коллегиального органа: определение победителей, принятие решения об отклонении заявок, содержащих нарушения, оформление протоколов по каждому этапу работы.
Сколько человек должно быть в составе комиссии?
В ст. 39 Закона № 44-ФЗ указано, что в состав комиссии включается не менее 3 человек.
Кто должен входить в состав комиссии?
Есть несколько требований относительно подготовки специалистов, которые войдут в комиссию. Согласно ч. 5 ст. 39 Закона № 44-ФЗ в состав коллегиального органа заказчик должен включать преимущественно лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки. Закон также устанавливает ряд особенностей для создания и функционирования отдельных видов комиссий. Так, например, при проведении конкурсов для заключения контрактов на создание произведений литературы или искусства, исполнения (как результата интеллектуальной деятельности), на финансирование проката или показа национальных фильмов в состав комиссий включаются лица творческих профессий в соответствующей области литературы или искусства. Число таких лиц должно составлять не менее 50% от общего числа членов комиссии.
Обучение для заказчика
Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак. часов
Подробнее о курсе
В свою очередь, особенности создания комиссии при осуществлении закупок на оказание услуг специализированного депозитария и доверительного управления средствами пенсионных накоплений регламентированы ст. 19 Федерального закона от 24 июля 2002 года № 111-ФЗ «Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации».
Членство в закупочной комиссии ответственно и должно соответствовать требованиям контрактного и антикоррупционного законодательства.
Закон запрещает привлекать в качестве члена комиссии:
- Физических лиц, которые были привлечены в качестве экспертов к проведению экспертной оценки извещения об осуществлении закупки, документации о закупке (в случае, если законом предусмотрена документация о закупке), заявок на участие в конкурсе.
- Физических лиц, имеющих личную заинтересованность в результатах закупки, в том числе подавших заявки на участие либо состоящих в трудовых отношениях с организациями или физическими лицами, подавшими данные заявки, либо являющихся управляющими организаций, подавших заявки на участие в процедуре закупки. Обратите внимание: понятие «личная заинтересованность» используется в значении, указанном в Федеральном законе от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
- Физических лиц, являющихся участниками (акционерами) организаций, подавших заявки на участие в закупке, членами их органов управления, кредиторами участников закупки.
- Должностных лиц органов контроля, указанных в ч. 1 ст. 99 Закона № 44-ФЗ, непосредственно осуществляющих контроль в сфере закупок.
В случае выявления в составе комиссии указанных лиц заказчик, принявший решение о создании комиссии, обязан незамедлительно заменить их другими физическими лицами, которые соответствуют установленным выше ограничениям. Замена члена комиссии допускается только по решению заказчика, принявшего решение о создании комиссии.
Права и обязанности членов комиссии:
- знакомиться со всеми представленными на рассмотрение документами и сведениями, составляющими заявку;
- готовить и направлять разъяснения по запросам участников;
- выступать по вопросам повестки дня на заседаниях;
- проверять правильность содержания протоколов, в том числе правильность отражения в этих протоколах своего решения;
- присутствовать на заседаниях, за исключением случаев, вызванных уважительными причинами (временная нетрудоспособность, командировка и другие уважительные причины);
- принимать решения в пределах своей компетенции;
- подписывать своей электронной подписью протоколы, составляемые комиссией в ходе и по итогам закупки.
Председатель и секретарь закупочной комиссии
Председатель комиссии:
- руководит работой комиссии и обеспечивает выполнение регламента, установленного Положением о закупках;
- объявляет заседание правомочным или выносит решение о его переносе из-за отсутствия необходимого количества членов;
- открывает и ведет заседания комиссии, объявляет перерывы;
- в случае необходимости выносит на обсуждение комиссии вопрос о привлечении к работе экспертов;
- подписывает протоколы, составленные в ходе и по итогам работы комиссии.
Секретарь комиссии:
- осуществляет организационную подготовку к заседанию, включая оформление и рассылку необходимых документов, информирование членов комиссии по всем вопросам, относящимся к их функциям (в том числе по поручению председателя извещает лиц, принимающих участие в работе комиссии, о времени и месте проведения заседаний и обеспечивает членов комиссии необходимыми материалами).
Обучение по 44-ФЗ, 223-ФЗ
Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе
Подробнее о курсах
Регламент работы комиссии
Как следует из ч. 8 ст. 39 Закона № 44-ФЗ, комиссия может работать при одновременном выполнении следующих условий:
- Все члены комиссии своевременно уведомлены председателем комиссии о месте, дате и времени проведения заседания комиссии.
- На заседании комиссии присутствует не менее чем 50% состава комиссии. В случае отсутствия кворума должен быть осуществлен повторный созыв заседания комиссии.
Запрещено:
- принятие решения членами комиссии путем проведения заочного голосования. Всегда необходимо личное участие членов комиссии на ее заседании как очно, так и в предусмотренных случаях с использованием систем видео-конференц-связи;
- делегирование членами комиссии своих полномочий иным лицам (в том числе другим членам комиссии).
Решения, которые принимаются в ходе заседания, оформляются в виде протокола.
Ответственность, возлагаемая на членов комиссии
Все члены закупочной комиссии несут персональную ответственность за нарушения в сфере контрактной системы (ст. 39, 107 Закона № 44-ФЗ). При ненадлежащем исполнении членами комиссии обязательств на них может быть наложено административное, дисциплинарное или уголовное взыскание.
Членам комиссии запрещено общаться с потенциальными поставщиками, предъявлять к поставщикам не установленные нормативно требования. Все решения, принятые членами комиссии, являются обязательными для участников. В случае несогласия потенциальных поставщиков с решениями комиссии они могут подать жалобу в УФАС или обжаловать решение в судебном порядке.
Комиссия по осуществлению закупок
06.05.2021
Для определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), за исключением осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) заказчик создает комиссию по осуществлению закупок (далее – комиссия) (ч. 1 ст. 39 Закона № 44-ФЗ). Таким образом, комиссия должна быть создана заказчиком исключительно при проведении конкурентных процедур закупок (конкурсов, аукционов и т.д.). Закупки у единственного поставщика по ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ, проводимые в электронной форме, хотя и имеют признаки конкурентной закупки, но отнесены Законом № 44-ФЗ именно к закупкам у единственного поставщика. Следовательно, при осуществлении таких закупок комиссия не создается, а протокол подписывается заказчиком: уполномоченным должностным лицом заказчика.
Комиссия по осуществлению закупок создается заказчиком до начала проведения закупки (до размещения в ЕИС извещения об осуществлении закупки, а не до включения такой закупки в план-график, т.к. планирование закупок отнесено Законом № 44-ФЗ к сфере деятельности контрактной службы или контрактного управляющего)
Читайте также: «КОНТРАКТНАЯ СЛУЖБА И КОНТРАКТНЫЙ УПРАВЛЯЮЩИЙ»
В решении о создании комиссии по осуществлению закупок (в приказе руководителя организации) указываются:
– состав комиссии;
– порядок работы комиссии;
– назначается председатель комиссии.
Обратите внимание, что в составе комиссии не следует предусматривать функцию секретаря, т.к. после принятия приказа Минфина от 31.07.2020 № 158н, обязанность по подготовке протоколов комиссии лежит на контрактной службе заказчика. Сами же члены комиссии осуществляют исключительно функцию принятия решения по поступившим заявкам на участие в конкурентных процедурах закупки (допуск или отказ в допуске, присвоение баллов конкурсным заявкам, признания участника закупки победителем), а также подписывают протоколы.
Виды комиссий
Закон № 44-ФЗ определяет несколько видов комиссий. Состав комиссии зависит от вида проводимой заказчиком закупки:
– единая (работает со всеми способами закупки, число членов – не менее 5 чел.);
– конкурсная (не менее 5 чел.);
– аукционная (не менее 5 чел.);
– котировочная (не менее 3 чел.);
– комиссия по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений (не менее 3 чел.).
Комиссия любого вида может быть создана под конкретную процедуру закупки, серию закупок,
Требования к членам комиссии
Требования к членам комиссииВ состав комиссии заказчиком преимущественно включаются:
–– лица, прошедшие профессиональную переподготовку в сфере закупок;
–– лица, прошедшие повышение квалификации в сфере закупок.
Иными словами, не менее 50% от общего численного состава комиссии должно пройти обучение по применению норм Закона № 44-ФЗ. Остальные члены комиссии должны обладать специальными знаниями, относящимися к объекту закупки. Что это такое и как это подтверждать Закон № 44-ФЗ не уточняет.
При проведении конкурсов для заключения контрактов на создание произведений литературы или искусства, исполнения (как результата интеллектуальной деятельности), на финансирование проката или показа национальных фильмов в состав конкурсных комиссий должны включаться лица творческих профессий в соответствующей области литературы или искусства. Число таких лиц должно составлять не менее чем 50% общего числа членов конкурсной комиссии (ч. 4 ст. 39 Закона № 44-ФЗ).
В отличие от контрактной службы и контрактных управляющих членами комиссии могут быть как сотрудники заказчика, так и сторонние лица. При этом Законом № 44-ФЗ установлены ограничения в отношении того, кого нельзя включать в состав комиссии, а именно:
–– физических лиц, которые были привлечены в качестве экспертов к проведению экспертной оценки конкурсной документации, заявок на участие в конкурсе, осуществляемой в ходе проведения предквалификационного отбора, оценки соответствия участников конкурса дополнительным требованиям;
–– физических лиц, лично заинтересованных в результатах определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
–– физических лиц, подавших заявки на участие в закупке или состоящих в штате организаций, подавших заявки;
–– физических лиц, на которых способны оказать влияние участники закупки (в том числе физических лиц, являющиеся участниками (акционерами) этих организаций, членами их органов управления, кредиторами указанных участников закупки);
–– физических лиц, состоящих в браке с руководителем участника закупки, либо являющихся близкими родственниками руководителя участника закупки;
–– должностных лиц контрольного органа в сфере закупок, непосредственно осуществляющих контроль в сфере закупок.
В случае выявления в составе комиссии указанных лиц заказчик обязан незамедлительно произвести замену на лиц, соответствующих всем требованиям. Замена члена комиссии допускается только по решению заказчика, принявшего решение о создании комиссии.
Комиссия правомочна осуществлять свои функции, если на заседании комиссии присутствует не менее чем пятьдесят процентов общего числа ее членов. Принятие решения членами комиссии путем проведения заочного голосования, а также делегирование ими своих полномочий иным лицам не допускается. Полномочия комиссии для проведения закупок каждым способом установлены соответствующими статьями Закона № 44-ФЗ.
Порядок работы комиссии
Порядок работы комиссии определяется заказчиком и закрепляется внутренним регламентирующим документом при создании комиссии. Таким документом может выступать, например, положение о комиссии. В положение о комиссии представляется целесообразным включить следующие разделы:
1) Цель создания и задачи деятельности комиссии
Целью создания комиссии является определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей), за исключением осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя). Задачами комиссии являются соблюдение всех принципов контрактной системы при определении поставщиков, а именно: открытости и прозрачности, обеспечения конкуренции, профессионализма заказчика, стимулирования инноваций, единства контрактной системы в сфере закупок, ответственности за результативность обеспечения государственных и муниципальных нужд, эффективности осуществления закупок.
2) Состав комиссии и порядок формирования комиссии
Состав комиссии – это количество и перечень членов комиссии, включая председателя и членов комиссии с особыми функциями, например, заместителя председателя комиссии.
Состав комиссии может быть заказчиком увеличен, но не может быть меньше установленного Законом № 44-ФЗ минимума (см. выше). Следует отметить, что увеличивать количество членов комиссии нецелесообразно, т.к., во-первых, будет сложно собрать кворум, а, во-вторых, большее количество лиц может быть подвергнуто административной ответственности за неправомерное решение с позиции ФАС России.
Порядок формирования комиссии – это требования о том, кого необходимо включить в ее состав. Кроме требований Закона № 44-ФЗ (лица, имеющие специальное образование, лица творческих профессий и т.д.), заказчик по своему усмотрению определяет дополнительные требования к квалификации, численному и персональному составу комиссии.
3) Организация деятельности комиссии
В данном разделе нужно указать, каким образом будет работать комиссия, например, кому будет подчиняться (непосредственно руководителю заказчика, его заместителю или руководителю другого структурного подразделения), должны ли другие подразделения выполнять требования членов комиссии, могут ли (обязаны ли) в деятельности комиссии участвовать приглашенные лица (например, сотрудники контрактной службы/контрактные управляющие, члены рабочих групп, сотрудники подразделений и т.д.).
Отдельно необходимо прописать порядок замены отсутствующих членов комиссии, например: в случае отсутствия председателя комиссии его функции выполняет заместитель/любой другой член комиссии из присутствующих. Порядок замены должен быть установлен для каждого члена комиссии, наделенного специальными функциями. Также необходимо описать порядок уведомления членов комиссии об очередном заседании. В соответствии с ч. 8 ст. 39 Закона № 44-ФЗ эту функцию выполняет председатель.
4) Функции комиссии
В данном разделе указываются функции в соответствии с Законом № 44-ФЗ.
5) Права и обязанности комиссии, порядок взаимодействия со структурными подразделениями заказчика
В данном разделе указываются права и обязанности членов комиссии. Например, право при выполнении своих функций обращаться в различные структурные подразделения заказчика, привлекать к своей работе специалистов этих подразделений, в оговоренных Законом № 44-ФЗ случаях, привлекать независимых экспертов и др. К обязанностям можно отнести, например, сообщать курирующему руководителю или руководителю заказчика о возможности возникновения конфликта интересов, об отказе предоставления другими сотрудниками заказчика необходимых комиссии сведений (при наличии права у комиссии требовать этого) и др.
6) Документальное обеспечение деятельности комиссии
В данном разделе, например, могут быть представлены типовые формы документов, необходимых для деятельности комиссии, указаны сроки и место передачи документов в архив и др.
7) Ответственность членов комиссии
В такой раздел можно включить подробный перечень статей КоАП РФ с размерами штрафов, либо ограничиться общей фразой «в соответствии с законодательством Российской Федерации».
Перечень указанных разделов является рекомендуемым, может быть изменен и дополнен в соответствии с пожеланием конкретного заказчика. Если Вы заинтересованы в подготовке положения о комиссии под нужны Вашей организации и боитесь допустить ошибки при его составлении, в том числе в части возложения на членов комиссии функций, которые не могут быть им переданы согласно Закону № 44-ФЗ, Центр закупок и продаж «Закон.гуру» готов оказать поддержку в этом вопросе и разработать необходимые документы. Для этого нужно просто подать заявку здесь.
Положение о комиссии утверждается и вводится в действие в порядке, установленном локальными нормативными актами заказчика.
Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.
Но бумаги организации нужно не только хранить, те, чей срок истек, требуется уничтожать, а в некоторых случаях даже передавать в государственный архив. За оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об уничтожении в компании отвечает экспертная комиссия, о которой мы поговорим подробнее.
Назначение экспертной комиссии
Комиссия (или группа сотрудников) создается по распоряжению руководителя компании. Директор издает приказ об экспертной комиссии архива организации, где также утверждает ее состав.
Приказом комиссия только создается. Текущая деятельность, правила работы и функции, описываются в отдельном локальном акте — Положении.
Положение о работе экспертной комиссии
Положение об экспертной комиссии архива, как ясно из названия, регламентирует функции, права и обязанности лиц, которые отвечают за оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении.
В положении также указывается и общая информация: как создается комиссия, цели создания, нормативные основания ее работы.
Вышлем типовые формы на e-mail
По запросу наших читателей компания “Делис Архив” пришлёт типовые формы документов
Положения об архиве и документы по экспертной комиссии
Отправим вам на почту, для этого отставьте ваши контакты в форме ниже:
Состав экспертной комиссии
Состав комиссии определяет руководитель. Жестких требований тут нет. Как правило, комиссию создают из трех человек, выделяя среди них председателя и секретаря.
Правила предписывают включать представителя архивной службы или делопроизводителя, но в небольших компаниях, обычно, таких специалистов нет. Поэтому можно включать любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа. К примеру, представителей структурных подразделений, которые хорошо знакомы с составом и содержанием всего документооборота организации документа (да, опять привлекать бухгалтера и кадровика).
Функции экспертной комиссии
Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43. Остановимся на самых очевидных.
Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год. На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:
- описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
- описей дел по личному составу;
- актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- актов об утрате документов;
- и т.д.
Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.
Подробно о сроках хранения мы рассказывали в другой нашей статье.
Компания может привлечь и специализированную компанию для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.
Экспертиза ценности документов
Перед началом каждой экспертизы ценности документов руководитель формирует приказ о созыве экспертной комиссии.
На таком собрании члены комиссии рассматривают дела различного срока хранения дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения. И отбирают значимые для организации дела на хранение, а также те, что пойдут на утилизацию.
При проведении экспертизы ценности документов отбирают:
- документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
- документы с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», которые хранятся в структурных подразделениях;
- документы к уничтожению, сроки хранения которых истекли.
При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы точно убедиться, что срок хранения истек, и документ больше не пригодится. Если комиссия считает, что срок того или иного документа нужно увеличить, правила это допускают. А вот сокращать их никак нельзя.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного хранения, изымают дубликаты документов, черновики, неоформленные копии. При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.
На хранение передают только подлинники документов, а если их нет — заверенные копии. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Пример: Компания в январе 2021 сформирует в дело счета-фактуры, которые использовала при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2020 г. Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет. Значит, эти счета-фактуры компания сможет уничтожить в январе 2026 года.
Документы к уничтожению отбирают после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования комиссии организации направляют на утверждение комиссии соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не хранятся в архивных учреждениях, уничтожают дела с истекшими сроками хранения. В этом случае комиссии организаций дано право самостоятельно согласовать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждает руководитель организации, и только потом организация вправе уничтожить документы.
Для определения срока руководствуйтесь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Или воспользуйтесь для проверки сроков хранения документов сервисом «Архивист Онлайн». Просто введите название документа и тут же получите актуальный срок его хранения.
Ответственность за ошибки
Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе. Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб. на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).
Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций. А вот коммерческие компании становятся жертвами ст. 13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб. и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи.
Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу. Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т. е. сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.
Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов. Компания «Делис Архив» готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию, хранению ( в т.ч. внеофисному) и уничтожению документов. Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.
Экспертиза и уничтожение документов
А также архивирование, внеофисное хранение, создание СЭД и другие услуги
Узнать больше или заказать услугу
Оставьте свои контакты и мы вам перезвоним:
Из нашей статьи вы узнаете:
Закон №44-ФЗ закрепляет за заказчиком обязанность при проведении торгов создать комиссию по осуществлению закупок. Задача созданного коллегиального органа — выбрать наиболее подходящего поставщика для выполнения требований условий контракта. Правила формирования комиссии регулируются статьёй 39 Закона №44-ФЗ.
Ниже рассмотрим состав, функции и особенности создания комиссии.
Правила создания комиссии по госзакупкам в соответствии с 44-ФЗ
Решение создать комиссию, которая проводит осуществление закупок по 44-ФЗ, принимает заказчик до начала проведения закупки. Комиссия определяет победителя конкурентной закупки, основываясь на нормах действующего законодательства, своих знаниях и опыте.
Комиссия не создаётся, если закупка происходит у единственного поставщика.
Комиссию формируют для выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) без привязки к конкретному способу закупки. При этом заказчик может создать как одну, так и несколько комиссий.
Далее определяют состав комиссии, порядок работы, дату и время проведения заседаний, назначают председателя.
Создание комиссии
Комиссия по закупкам не может существовать без нижеперечисленных документов.
Создание начинается с составления приказа в произвольной форме. В нём закрепляется персональный состав комиссии.
Целесообразно разработать положение о комиссии, в котором перечислить права, обязанности членов комиссии, регламент её работы, а также ответственность членов комиссии.
Заверяет данные документы руководитель организации.
Определение членов комиссии
Число членов комиссии должно быть не менее чем три человека.
Заказчик включает в состав комиссии преимущественно лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки.
Заказчик нанимает представителей творческих профессий в случае конкурса на создание произведений искусства, литературы или прокат национальных фильмов. Количество данных лиц должно быть не меньше половины от общего числа членов комиссии.
Кто не может быть членом комиссии
Членами комиссии не могут быть:
- физические лица, которые были привлечены в качестве экспертов к проведению экспертной оценки извещения об осуществлении закупки, документации о закупке (в случае если 44-ФЗ предусмотрена документация о закупке), заявок на участие в конкурсе;
- физические лица, имеющие личную заинтересованность в результатах определения поставщика (подрядчика, исполнителя), в том числе подавшие заявки на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) либо состоящие в трудовых отношениях с организациями или физическими лицами, подавшими данные заявки, либо являющиеся управляющими организаций, подавших заявки на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя).
- физические лица, являющиеся участниками (акционерами) организаций, подавших заявки на участие в закупке, членами их органов управления, кредиторами участников закупки;
- должностные лица органов контроля, непосредственно осуществляющие контроль в сфере закупок.
Понятие «личная заинтересованность» используется в значении, указанном в Федеральном законе от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
Замена члена комиссии допускается только по решению заказчика, принявшего решение о создании комиссии.
Требования к комиссии
Комиссия для закупок не может принимать решения о выборе поставщика, если на собрании присутствует меньше половины её членов. На заседании ведут закупочный протокол. Председатель обязан заранее уведомить своих коллег о том, когда, где и во сколько будет проведено собрание.
Принимать решение необходимо каждому участнику непосредственно на общем заседании. Делегировать свои полномочия или голосовать заранее недопустимо. Если решение принято с нарушениями требований, то любой из участников комиссии может обжаловать действие процедуры в письменной форме. Контролирующий орган признает результат голосования недействительным.
Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?
Члены комиссии обязаны при осуществлении закупок принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ «О противодействии коррупции». Чтобы не допустить конфликта, член комиссии обязан незамедлительно сообщить заказчику о возникновении обстоятельств, по которым он не может быть в составе комиссии. В свою очередь, заказчик обязан незамедлительно заменить его другим физическим лицом, соответствующим требованиям 44-ФЗ.
Порядок работы комиссии
Комиссия правомочна осуществлять свои функции, если в заседании комиссии участвует не менее чем пятьдесят процентов общего числа её членов. Члены комиссии могут участвовать в таком заседании с использованием систем видео-конференц-связи с соблюдением требований законодательства РФ о защите государственной тайны.
Члены комиссии должны быть своевременно уведомлены председателем комиссии о месте (при необходимости), дате и времени проведения заседания комиссии.
Делегирование членами комиссии своих полномочий иным лицам не допускается.
Заключение
- Решение о создании комиссии принимает руководитель организации.
- Состав и обязанности прописываются в приказе и положении.
- Собрание считается состоявшимся, если на нём присутствует половина и более участников.
- Если результаты комиссии приняты незаконно, они могут быть обжалованы любым участником закупки и признаны недействительными по решению контрольного органа в сфере закупок.
После победы в госзакупках заказчик и поставщик заключают между собой договор об исполнении контракта. Чтобы подписать такой документ удалённо, потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Для успешного участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ предлагаем использовать комплексное решение Астрал.Торги. Вы можете подобрать как готовый набор услуг, так и конкретный необходимый сервис. Для подключения оставьте на нашем сайте.
