Презентация к совещанию как составить

Приступая к реализации нового бизнес-проекта, очень важно сформировать четкое видение успеха и донести его до аудитории. Презентация на стартовом совещании – это ваша возможность продемонстрировать прочные взаимоотношения с заинтересованными сторонами, которые могут привести к оптимальным результатам вашего начинания. В этой статье мы рассмотрим, как провести презентацию на стартовом совещании, и дадим советы о том, что следует включить в вашу демонстрацию.

Что такое презентация для стартового совещания?

Презентация стартового совещания знакомит заинтересованные стороны с членами команды, планами и процедурами, задействованными в конкретном проекте. Начальное совещание может быть внутренним, с участием только сотрудников вашей компании, или оно может проводиться между вашей компанией и представителями другой компании. Презентации стартового совещания создают общее ощущение цели, позитивные рабочие отношения, взаимоприемлемые ожидания и общее определение успеха.

Как провести презентацию стартового совещания

Вот шаги, которые необходимо предпринять при проведении собственной презентации стартового совещания:

1. Пригласите заинтересованные стороны

Стартовые совещания – это критическая возможность для заинтересованных сторон узнать и обсудить детали проекта. Убедитесь, что вы выбрали дату и время встречи заблаговременно, чтобы приглашенные могли принять необходимые меры. При подготовке списка приглашенных обязательно включите в него:

• Руководители проекта

• Члены проектной группы

• Представители вовлеченных отделов

• Представители фирм-подрядчиков

• Спонсоры проекта

• Менеджеры из компании-клиента

2. Организация презентации

Дайте себе достаточно времени для организации презентации. Большинство презентаций для стартового совещания – это слайд-шоу. Даже если вы будете следовать шаблону, вам, вероятно, придется потратить значительное время на сбор информации из различных источников и проведение некоторых независимых исследований. Перед совещанием подумайте о том, чтобы поделиться презентацией с заинтересованными лицами в вашей организации, чтобы избежать повторения неточных или устаревших деталей.

Поскольку большинство презентаций завершается разделом вопросов и ответов, составьте список вопросов, которые, как вы ожидаете, зададут заинтересованные стороны, и подтвердите, что у вас есть конкретная информация для ответа.

3. Обеспечьте эффективное проведение презентации

Успешное проведение стартового совещания зависит от эффективного представления содержания вашей презентации. В зависимости от вашей роли в организации, возможно, вы решите делегировать проведение презентации коллеге, который отлично справляется с публичными выступлениями, или же вы можете попросить нескольких участников внести свой вклад в течение всего совещания. Если вы являетесь основным докладчиком, прорепетируйте несколько раз заранее, чтобы вы могли уверенно выступать перед аудиторией.

4. Поделитесь своей работой

После стартового совещания отправьте последующее электронное письмо с благодарностью участникам и приложите копию своей презентации. Заинтересованные стороны ценят наличие ссылки, которую они могут использовать для уточнения деталей в будущем. Если кто-то не смог присутствовать на встрече, предоставление им виртуальной копии – это продуманный жест, обеспечивающий информирование всех сторон.

Что включить в презентацию для стартового совещания

Вот основные компоненты, которые необходимо включить в презентацию стартового совещания:

Представления

Даже если вы знаете большинство участников встречи, стартовое совещание полезно начать со знакомства. Определите ключевых представителей вашей организации, чтобы все заинтересованные стороны были знакомы друг с другом. Если уместно, вы можете попросить участников рассказать о себе какой-нибудь забавный факт. Ваша презентация может служить в качестве введения для людей, которым предстоит много работать вместе, поэтому подчеркивание дружелюбия и межличностных связей может иметь долгосрочные преимущества.

Предыстория проекта

Выделите время для объяснения основ вашей деятельности и причины нового проекта. Заинтересованные стороны за пределами вашей организации могут не понимать квалификацию или опыт вашей команды. Они получат пользу от объяснения того, чего они могут ожидать от вас как от своего партнера. Обсуждение истории проекта также помогает вашей нынешней команде понять, как другие уже решали проблему. Затем они могут сориентировать свой процесс, чтобы учесть предыдущие уроки и ошибки. Это подходящее время для того, чтобы сформулировать общую цель проекта.

Объем проекта и ограничения

Знание конечной цели проекта полезно, но без обсуждения масштабов проекта многие вопросы остаются без ответа. Объем проекта определяет результаты, которые вы обещаете достичь, и одновременно уточняет, что не входит в обязанности вашей команды.

Например, музей может нанять консалтинговую фирму по вопросам безопасности для разработки новой системы безопасности. Не обсудив объем проекта, заинтересованные стороны музея могут не знать, действительно ли охранная компания установит камеры наблюдения или найдет дополнительных охранников, которых она рекомендует. Как только ваш клиент узнает, что не входит в ваши услуги, он может либо договориться с вами о дальнейшей работе, либо найти дополнительную помощь.

Результаты и сроки

Стартовая встреча дает возможность всем, кто контролирует результаты, подтвердить предлагаемые сроки. Заинтересованная сторона может выразить беспокойство по поводу определенных дат из-за других обязательств или личных конфликтов. Возможно, вам удастся скорректировать сроки во время встречи, но если нет, все равно полезно узнать об этих потенциальных проблемах на ранней стадии.

Также важно обсудить, как ваши результаты влияют друг на друга. Иногда работа над частью проекта не может быть начата до тех пор, пока члены команды не выполнят отдельное задание. Ваша презентация дает возможность рассмотреть взаимосвязи между различными частями вашего проекта и убедиться, что каждый понимает, как его обязанности влияют на успех других.

Разделение задач

Обязательно проанализируйте, кто из сотрудников отвечает за каждый результат или административную функцию. Четкие ожидания ограничивают возможность путаницы и позволяют всем заинтересованным сторонам задавать вопросы, уточняющие их обязанности. Делегирование задач также позволит каждому знать, к кому обращаться по тем или иным вопросам. Особенно при работе с другим предприятием важно, чтобы вы избежали потери времени в будущем, создав условия для легкого общения в настоящем.

Рекомендации по совместной работе

Объясните, как, по вашему мнению, будет происходить сотрудничество между людьми и между предприятиями. Руководство по совместной работе может включать инструкции по общению, процессам отчетности, обмену информацией или распределению затрат. Даже если ваша стартовая встреча проводится для внутреннего проекта, у вас могут быть рекомендации по сотрудничеству, которые отличаются от вашей обычной практики. Например, вы можете внедрить уникальный протокол безопасности или использовать специальную базу данных, о которой ваша команда должна знать до начала работы.

Предположения

Иногда планирование проекта может потребовать от вашей команды сделать предположения. Это типично, но полезно поделиться тем, какие предположения лежат в основе ваших прогнозов, чтобы заинтересованные стороны могли понять ход ваших мыслей и определить необходимые меры предосторожности. Предположения в управлении проектами относятся к любой неподтвержденной информации, которую вы использовали для разработки сметы или проекта. Например, если для проекта требуется материал с высокой переменной стоимостью, очень важно сообщить, какую цену вы использовали в своих расчетах.

Ограничения и риски

В большинстве проектов необходимо учитывать как минимум несколько сдерживающих факторов. Посвятите часть презентации рассмотрению любых проблем, которые могут повлиять на график, бюджет или рабочие договоренности. Заинтересованные стороны ценят, когда заранее знают о возможных трудностях, и, информируя о них всех, вы позволяете большему количеству людей принять защитные меры. Например, если у руководителя строительного проекта есть сомнения по поводу поставщика пиломатериалов, партнер по проекту может порекомендовать альтернативный источник.

Следующие шаги

Следующие шаги описывают действия, которые ваша команда должна выполнить сразу после завершения стартовой встречи. После представления большого количества информации полезно переключить разговор на конкретные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Это также ваша возможность завершить выступление мотивирующим сообщением, которое побудит всех заинтересованных лиц приступить к работе.

Вопросы

Перед завершением встречи предложите заинтересованным сторонам задать все интересующие их вопросы. Стартовое совещание – идеальное время для устранения любой неопределенности. Особенно если присутствуют все ключевые руководители проекта, вы можете эффективно обсудить проблемы, которые в противном случае потребовали бы дополнительной координации или нескольких электронных писем туда-сюда.

Советы для успешной презентации стартовой встречи

Вот несколько советов, которые помогут вам успешно провести презентацию на стартовом совещании:

Продумайте правильный тон

При планировании презентации подумайте, какой тон будет наиболее подходящим для вашего проекта. В зависимости от предшествующих событий, ваша презентация может быть очень серьезной, а может быть позитивной и жизнерадостной. Например, компания, начинающая капитальный ремонт системы кибербезопасности после утечки данных, подчеркнет серьезность ситуации строгим тоном. Компания, заинтересованная в приобретении более мелкого бренда, может использовать праздничный тон, чтобы представить интеграцию двух компаний.

Делайте слайды лаконичными

Презентация стартового совещания включает в себя большое количество деталей. Однако важно, чтобы вы не пытались вместить все это в свои слайды. Переполненные слайды отвлекают аудиторию и обычно трудно читаются. Используйте каждый слайд для выделения ключевых дат, имен или особенностей проекта, а дальнейшие детали доносите устно. Если вы прорепетировали содержание презентации, вы можете сосредоточиться на установлении зрительного контакта с аудиторией и завоевать ее внимание увлекательной речью.

Все еще может существовать некоторая информация, которую вы хотите гарантировать, что ваша аудитория получит точно, например, цифры бюджета или специфика выполнения работ. Создайте сопутствующий документ для распространения на стартовой встрече, чтобы участники могли уделить вам все свое внимание, а вы были уверены, что донесли до них важные детали.

Используйте силу повествования

Как и в традиционной истории, ваша презентация начинается с предыстории, представляет текущие проблемы и завершается описанием успеха. До завершения проекта трудно понять, насколько точными были ваши прогнозы, но создание убедительного повествования может вдохновить вашу команду и повысить шансы на успех. Повествования помогают людям понять сложные последовательности событий и осознать свою цель в рамках большой группы. При планировании и проведении презентации используйте описательные элементы проекта, чтобы ваша команда поняла ваше видение и установила личные связи со своей работой.

Существует много моделей для ведения переговоров – в зависимости от целей и сложности. Для работы на корпоративном уровне предлагаем использовать модель RADPAC. Для студии VisualMetod эксперты из компании Wargaming и Группы компаний «Теплосила» рассказали, как работать над презентацией на всех этапах.

Каждая буква в названии модель RADPAC имеет значение, вся статья построена по ней и описывает каждый шаг с примерами:

Для презентации в переговорном процессе в целом работает общая сценарная схема – вы заявляете о себе, говорите о проблеме и о ее решении. Модель RADPAC можно применять, когда вы используете презентацию через своих представителей и хотите предсказуемого результата, проводите системное обучение сотрудников.

R (Rapport) – взаимопонимание

В начале переговоров важно познакомиться, представить свою компанию и наладить контакт с участниками встречи. Это позволит создать комфортную и дружественную атмосферу для дальнейшего общения.

По мнению вице-президента по маркетингу компании Gartner, лидера в сфере исследований и консультаций в области информационных технологий Жереми Донована, пик внимания аудитории приходится на первые 10-20 сек вашей презентации. Поэтому очень важно с самого начала зацепить своего оппонента. Для этой цели вы можете воспользоваться одним из 3 приемов:

· рассказать цепляющую историю

· сделать шокирующее заявление

· задать обескураживающий вопрос.

В начале презентации стоит обозначить, какие выгоды получит собеседник.

A (Analysis) – анализ

Продать человеку товар, услугу или идею можно, только убедив в том, что ему это действительно нужно, или, как сейчас модно говорить, «понимая его нужды». Как правило, это самый легкий блок, потому что убеждать вы будете на основании уже известных фактов о партнере или клиенте и изучать свою аудиторию заранее. То есть вы продаете то, что нужно людям. В ином случае это работает как навязывание. Безусловно, и такие схемы есть, но мы точно рассказываем не о них.

Так как основные конкуренты «Теплосилы» – это европейские компании, главный упор в презентациях компания делает на убеждение клиента в том, что он получает продукцию привычного ему высокого качества, со всеми необходимыми техническими и эксплуатационными характеристиками, и при этом существенно экономит.

К тому же, в Российской Федерации в ряде отраслей действительно работает программа импортозамещения. Продукция завода “Теплосила” подходит под этот статус, что также помогает в продвижении продукции.

«Есть еще один плюс в стране происхождения продукции “Теплосила”, который я всегда с удовольствием использую. Это лояльность россиян к белорусам и их убежденность, что все, что делается в Беларуси обычно неизменно высокого качества», говорит Ольга Спиридонова.

Во время встречи важно выяснить потребности оппонентов и найти точки соприкосновения интересов.

На данном этапе переговоров участники:

· рассказывают о текущем положении дел и своем отношении к сложившейся ситуации

· делятся предложениями и идеями, планами на будущее.

D (Debate) – дискуссия

На этом этапе важно открыто проговорить моменты, в которых речь идет о столкновении интересов, взвесить плюсы и минусы предложенных идей и учесть мнения всех заинтересованных сторон.

В качестве аргументов можно приводить успешный опыт других клиентов и яркие кейсы из своей практики, отвечать на возникающие вопросы и разъяснять непонятные моменты. В конце обязательно резюмировать пункты, в которых было достигнуто взаимопонимание.

Крайне редко идеи воплощаются в жизнь в первозданном виде. В процессе обсуждений и переговоров концепции “допиливаются”, детализируются и дорабатываются с учетом пожеланий всех участников проекта.

Дискуссия – это всегда плюс в переговорах, потому что клиент выскажет сомнения сразу и можно будет дать ему дополнительную информацию. Если это не происходит, он уходит «подумать» и вернуть его будет сложнее. Поэтому, даже если вы высылаете презентацию и не сопровождаете ее «голосом», можно сделать блок «Ответы на вопросы» и смоделировать дискуссию.

По данным исследования Prezi, 70% маркетологов считают, что интерактивный контент позволяет удерживать внимание аудитории.

Фрагмент из клиентской презентации visualmethod.ru

В презентацию можно поставить блоки с вопросами, ответы на которые будут появляться при нажатии кнопок, это создаст хоть и небольшой, но эффект диалога.

Бывает и так, что после блока дискуссии вам нужно переделать материалы, но в этом случае согласование пройдет с большей вероятностью. Как в кейсе Wargaming, о котором рассказывает Иван Живица:

“У нас сложилась интересная история с крупнейшим в Беларуси, да и в мире, производителем карьерной техники – компанией БелАЗ.

Не многие знают, что сотрудничество БелАЗ и World of Tanks началось еще 9 лет назад, когда к 1 апреля вышел шуточный ролик, в котором виртуальные модели БелАзов сражались вместо танков. Получилось достаточно успешно. На тот момент игра только начинала набирать обороты, а этот ролик отлично зашел игрокам и помог в продвижении игры на рынок.

Итак, спустя 9 лет снова возникла идея возобновить историю с БелАзом. На этот раз мы захотели забрендировать огромный самосвал в рамках подготовки к другому нашему масштабному событию – Дню танкиста в Минске, который, кстати, собрал 250 000 человек.

Мы уже представляли себе, как это можно реализовать, так как до этого имели дело с масштабными проектами такого плана, работали с крупными габаритами и нестандартными формами. У нас есть Boeing и Embraer белорусской компании Belavia: один забрендирован снаружи, а второй – снаружи и внутри.

Мы пригласили заместителя генерального БелАз к нам в гости и подготовили небольшую презентацию о том, как было бы классно с нами поработать.

На первоначальном этапе переговоров не стоит готовить подробную презентацию. Сначала нужно расписать идею, привести какие-то примеры и выразить уверенность в том, что это будет круто.

Если партнер, с которым вы планируете реализовать проект, поверит в эту идею, то тогда уже нужно готовить презентацию с визуализацией, с KPI, с пониманием того, как это можно выполнить. Естественно, потом будет обсуждение, какие-то уточнения и доработки.

Например, изначально мы хотели забрендировать модель поменьше, чтобы упростить реализацию проекта. Но БелАз предложил использовать одну из наиболее популярных моделей грузоподъемностью в 90 тонн, которая позволяет наглядно продемонстрировать габариты этих машин.

Финальный макет дизайна, разработанный совместно с БелАзом, также существенно отличался от того, каким мы его представляли изначально.

Мы были вынуждены отказаться от традиционных «танковых» цветов (черного и оранжевого), так как по технике безопасности необходимо сделать машину яркой и заметной и не использовать цвета, вызывающие ассоциации с конкурентами БелАза.

Соответственно, на первой встрече произошел питч, в рамках которого были достигнуты договоренности, что да, это интересно. Я взял 2 недели на систематизацию полученной информации. В результате была подготовлена и выслана презентация с визуализацией.

P (Propose) – предложение

Формулируя финальное предложение, продвигайте не возможности, а решение конкретных проблем. Люди с интересом воспринимают лишь тот материал, который касается непосредственно их. Аудитории в первую очередь интересно, как ваша информация может улучшить бизнес-показатели и помочь выполнить намеченные KPI.

Подробно опишите идеи, которые оказались самыми привлекательными и перспективными на предыдущих этапах обсуждения, или в случаях, похожих на клиентский, подчеркните потенциал идей, какую задачу ваше предложение поможет решить.

Чем конкретнее – тем лучше. Многочисленные опции и размытые описания могут вызвать у партнера опасения, что участие в проекте потребует много времени, сил и ресурсов.

Обозначьте партнеру возможность выбрать ядро, которое необходимо в соответствии с его задачами.

Ольга Спиридонова рассказывает, что новых клиентов “Теплосилы” чаще всего интересуют следующие вопросы:

• Действительно ли компания является производителем полного цикла? Такая высокотехнологичная продукция, как теплообменники, не только в Беларуси, но и в России большая редкость.
• Каким образом осуществляется доставка из Беларуси по всей России и, соответственно, вопрос о сроках поставки.
• Есть ли привязка к евро в случае повышения курсов (получают приятный ответ “нет”).

Для новых клиентов можно именно эти предложения сразу вынести в презентацию, для постоянных дать новые данные.

“С постоянными клиентами мы уже, как правило, выходим на виток обсуждений объемов и графиков поставки, увеличения дисконта и совместных мероприятий по продвижению продукции компании”, – говорит Ольга Спиридонова.

Не обязательно быть дизайнером, чтобы создать привлекательную презентацию. Достаточно придерживаться нескольких универсальных рекомендаций.

1. Оформляйте материал в одном стиле.

2. Выбирайте крупные и читабельные шрифты.

3. Соблюдайте контрастность фона и текста (на светлом фоне – темный текст и наоборот).

4. Используйте только качественные изображения и фотографии. Сейчас достаточно источников с бесплатными материалами, но всегда лучше смотрятся фото, сделанные у вас на производстве.

5. Соблюдайте разметку и правила верстки: делайте интервалы между абзацами, используйте маркированные и нумерованные списки, ключевые моменты выделяйте цветом или размером шрифта.

Подробно ознакомиться с актуальными трендами создания презентаций можно статье VishualMethod на VC. Также студия дизайна информации сделала бесплатную обучающую книгу о презентациях на основе опроса ТОП-организаторов конференций в России.

A (Agreement) – соглашение

На этом этапе переговоров участники выбирают лучшую идею или предложение и переходят к обсуждению условий сотрудничества: стоимость, сроки и порядок оплаты, ответственность сторон и т.д.

Вы можете поддержать желание потенциального клиента работать с вами, показав свои кейсы.

C (Close) – закрытие

На финальном этапе модели RADPAC необходимо не просто поблагодарить друг друга за внимание, но и запланировать дальнейшие шаги.

Проговорите, какие задачи на себя берет каждая из сторон, сроки, в которые нужно уложиться.

Это позволит вашим партнерам ощутить, что проект уже начался.

***

Мы рассмотрели модель, с помощью которой можно сделать презентацию для личной встречи с клиентами или партнерами. Не важно, какую модель для переговоров вы выберете (их довольно много), важно управлять процессом. По аналогии можно разработать презентацию с использованием модели RADPAC и для дистанционного представления компании, когда клиент самостоятельно изучает презентацию, без дополнительных комментариев представителей противоположной стороны.

Вместо дискуссии и активного обсуждения можно вставить блоки «ответы на вопросы», «отзывы клиентов», вместо соглашения – показать несколько вариантов и вшить призыв к действию со ссылкой для заполнения брифа или контакта с менеджером.

Например, такую презентацию мы делали для известной телеведущей Елены Ханги.

Подписывайтесь на VisualMethod в Facebook, Вконтакте или Telegram

Похожие статьи

ТОП-5 сервисов для автоматического создания презентаций
Как сделать презентацию в стиле Apple?
Как сделать презентацию для инвесторов: подключаем не только логику, но и эмоции
Как сделать презентацию для участия в конкурсе или премии