Приходном кассовом ордере допустили ошибку как ее исправить

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы в 2022 году изменился. Причина тому — в новом ФСБУ 27/2021. С его вступлением в силу один из применявшихся ранее способов правки первички стал недоступен. Смотрите, какой способ отпал, а какой остался.

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешают закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Согласно данным НПА при внесении исправлений в исходный документ, составленный на бумаге, ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуеется заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.

Пример внесения исправления в первичный учетный документ от КонсультантПлюс
При проверке требования-накладной по форме N М-11 бухгалтер ООО “Альфа” обнаружил ошибку в наименовании материальных ценностей: вместо “М-400-Д20” было ошибочно указано “М-500-А10”. В связи с этим 13.07.2022 в требование-накладную внесены исправления: зачеркнуто “М-500-А10”, внесена верная запись – “М-400-Д20”, добавлена надпись “Исправлено”, дата исправления. Исправления заверены лицами, составившими требование-накладную: Красиным О.С. и Сидоровым Р.С.
Смотрите пример правок бесплатно, оформив пробный доступ к системе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.

До вступления в силу ФСБУ 27/2021 налоговики разрешали вместо правки исходного документа оформить другой — исправительный (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/[email protected]). Порядок внесения исправлений в этом случае был подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем делали указание на то, что это исправительный документ, приводили номер и дату исходного документа, а также порядковый номер и дату исправления.

Однако сейчас этот способ применять нельзя, считает Минфин. В Информационном сообщении от 10.06.2021 № ИС-учет-33 (подп. г п. 8) ведомство говорит, что исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем составления нового (исправленного) документа не допускается.

Способ с заменой используют только для исправлений в первичных документах, составленных в электронной форме. Это прямо предусмотрено п. 20 ФСБУ 27/2021.

Удостоверьтесь, что вы соблюдаете все требования нового ФСБУ 27/2021 по документообороту с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Узнайте также, как исправлять ошибки в бухгалтерской отчетности.

Порядок ведения кассовых операций и работы с наличными деньгами устанавливается документом №3210-у от 11/03/14 г. ЦБ РФ. До указанного года ошибка, допущенная при ведении кассовой книги, становилась серьезной проблемой организации. Вносить исправления было запрещено. За нарушение правила следовал штраф. В настоящее время запрет отменен, но вопрос, как исправить ошибку в кассовой книге, чтобы избежать вопросов при проверке, актуален.

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу?

Основание и общий порядок

В указаниях ЦБ исправлениям посвящен пункт 4.7. В нем по-прежнему содержится запрет на исправления в кассовой книге, но касается он только электронных документов. При этом под «электронным документом» понимается в данном случае следующий порядок ведения книги:

  • полностью ведется в электронном виде на ПК с использованием специальных ПО;
  • закрывается как обычная «бумажная» книга ежедневно, со сверкой остатков фактического наличия средств;
  • заверяется электронной подписью;
  • за сохранность информации отвечает руководитель фирмы.

Кто обязан вести кассовую книгу и как это делать?

Такой электронный документ сопоставим с бумажным, поэтому распечатывать его нет необходимости.

На заметку! Понятие и порядок использования электронной подписи (ЭЦП) регулируется ФЗ-63 от 6/04/11 г.

Ведение документа на бумажном носителе позволяет вносить в него изменения при обнаружении ошибки. Большое число фирм ведет кассовую книгу следующим образом: на компьютере открывается отдельный файл, например, в электронных таблицах Excel, строится электронная таблица, повторяющая форму документа, куда кассир вносит данные. В конце дня он производит сверку, исчисляет сальдо, распечатывает и передает бухгалтеру, который ставит свою подпись на документе.

Как исправить ошибку, выявленную в кассовой книге после подписания?

По окончании года распечатанная с электронного формата кассовая книга сшивается и заверяется печатью. Обязательна сквозная нумерация листов. Такая электронная книга, как и регистр, который ведется от руки, может быть исправлена, поскольку на ней отсутствует электронная подпись. Возможность исправления следует из самого понятия кассовой книги. Указания запрещают править кассовые документы (ПКО, РКО), но книга – учетный регистр.

Методика и практика

Общие рекомендации по исправлению содержатся в тех же указаниях ЦБ. Исправляющая надпись должна содержать:

  • дату внесения корректировки;
  • ФИО ответственных за корректировку лиц;
  • подписи этих лиц.

Такая методика согласуется с нормами ФЗ-402 от 6/12/11 г. «О бухучете».

Ошибочная надпись зачеркивается. Вписывая рядом верные данные, обращают внимание на четкость текста и читабельность. Исправляет регистр тот же работник, что допустил ошибку. Обычно это кассир, руководитель или бухгалтер в одном лице в небольшой фирме. Нужна ли подпись директора при исправлениях, если в организации есть главный бухгалтер и кассир?

Поскольку директор заверяет кассовую книгу в целом (нумерацию и число листов в конце года), предполагается, что при исправлении ошибки необходима только подпись кассира и главного бухгалтера. Если все записи в кассовую книгу вносит сам директор, он и заверит исправления. Содержащие корректировки листы помечаются надписью ответственного лица «исправленному верить», «исправлено». На каждое исправление, если их на листе несколько, ставится отдельная подпись.

Ошибка, состоящая в пропуске кассового листа, исправляется перечеркиванием свободного поля и надписью «аннулировано». Ошибка, обнаруженная не сразу, ведет за собой, как правило, изменения кассового остатка на нескольких листах. Исправляется каждый из них. Рекомендуется аннулировать лист и заполнить новый.

Другие распространенные ошибки при ведении кассового регистра – неправильное указание количества приходных и расходных документов, пропуск строки. Они исправляются аналогично. Исправления фиксируют составлением бухгалтерской справки, содержащей их основную суть и состав данных. Она также подписывается ответственным лицом.

Обнаружив ошибку в электронной книге с ЭЦП, формируют новый документ, содержащий верные данные, и заново ставят электронную подпись на нем.

Административный порядок исправлений такой:

  • если кассовую книгу ведет не руководитель, а иное лицо, оформляется докладная записка на имя руководителя;
  • руководитель издает приказ о создании соответствующей комиссии;
  • под наблюдением членов комиссии вносятся изменения в регистр или формируется новый электронный документ.

Штрафы

При исправлении ошибок в кассовой книге недопустимо:

  • использовать штрих-корректор;
  • подтирать ластиком или лезвием неверную запись;
  • изымать листы книги, отрывать их от корешка.

Вышеуказанные действия грубо нарушают порядок ведения кассовых операций (КоАП РФ ст. 15.1). По этой статье к организации могут применяться штрафные санкции в размере 40-50 тыс. рублей, а на ответственных лиц – от 4 до 5 тыс. рублей.

Тезисно

  1. Начиная с 2014 года исправлять ошибки в кассовой книге стало возможным. Это касается регистров, заполняемых либо от руки, либо в электронном формате с последующей распечаткой листов.
  2. Электронные книги по кассе, заверяемые ЭЦП, не исправляют, а формируют новый электронный документ.
  3. Исправляет кассовую книгу работник, вносящий в нее ранее данные. Каждое исправление заверяется его подписью, подписью его руководителя. Корректировки вносятся по правилам ЦБ 3210 У и ФЗ-402.
  4. Нарушение этих правил может стать причиной пристального внимания контролирующих органов, с назначением штрафов согласно ст. 15.1 КоАП.

Сейчас актуальность вопроса о внесении исправлений в кассовые документы объясняется тем, что кассовые операции ‒ связующее звено между другими хозяйственными операциями. Чёткие расчёты способствуют высокой скорости оборачиваемости средств, своевременному их поступлению, а следовательно, эффективной работе предприятия.

Нередко бухгалтеры и кассиры задаются вопросом, можно ли вносить исправления в кассовые документы, что делать, если допущена ошибка. На эти вопросы в своей статье отвечает эксперт «ЧТОДЕЛАТЬКОНСАЛТ».

На практике кассовые операции оформляются следующими документами:

–  расходным кассовым ордером (РКО);

–   приходным кассовым ордером (ПКО).

Остальные формы по учёту кассовых операций (например, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кроме ПКО и РКО) не относятся к числу кассовых документов. Следовательно, кассовыми документами являются только расходный кассовый ордер и приходный кассовый ордер.

Часто на практике возникает вопрос, можно ли вносить исправления в кассовые документы, если допущена ошибка. Согласно подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У исправления в ПКО и РКО не допускаются.

Если исполнитель допустил ошибку при заполнении кассового приходного или расходного ордера, какие-либо исправления вносить в подобные бумаги категорически запрещается.

В РКО и ПКО не допускается наличие каких-либо закрашиваний, зачеркиваний и прочих корректировок в случае, если допущена ошибка.

Забракованный, испорченный документ не может применяться для выполнения расходной/приходной транзакции с наличностью.

Поэтому очень важно соблюдать установленные правила при оформлении кассовых документов, чтобы в итоге не допускать ошибки при их составлении. Ознакомимся с наиболее важными моментами при заполнении кассовых документов.

Кассовые операции оформляются кассовыми документами, такими как ПКО и РКО.

Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению (ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.1 п. 4, пп. 5, 6 Указания № 3210-У, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляются одним из следующих лиц (подп. 4.2 п. 4 Указания № 3210-У):

  • главным бухгалтером;
  • бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определённым в распорядительном документе. Если заключён договор о ведении бухучёта со специализированной организацией, ПКО и РКО оформляются её должностным лицом; если такой договор заключён с физическим лицом ‒ этим физическим лицом;
  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Как правильно оформить расходный кассовый ордер?

Оформляйте РКО по унифицированной форме № КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, утверждённые Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

В строке «Основание» в РКО нужно отразить содержание хозяйственной операции. Например, по данной строке может быть указано: «выдано под отчёт на командировочные расходы»; «выдано под отчёт на покупку канцтоваров»; «заработная плата за вторую половину мая 2022 г.» и т. п.

В строке «Приложение» РКО нужно перечислить номера и даты составления прилагаемых к РКО документов.

консультант плюс 30 лет

Не знаете, как лучше разрешить ситуацию? Аналитические материалы помогут разобраться.

подробнее

Как правильно оформить приходный кассовый ордер и квитанцию к нему?

ПКО и квитанцию к нему оформляют в одном экземпляре по унифицированной форме № КО-1.

В ПКО и квитанции к нему, в частности, нужно указать:

  • в строке «Основание» ‒ содержание хозяйственной операции;
  • в строке «В том числе» ‒ сумму НДС цифрами, а если операция НДС не облагается – «без налога (НДС)».

Также в ПКО в строке «Приложение» укажите номера и даты составления прилагаемых документов.

Часто возникает вопрос, можно ли выдавать квитанцию к ПКО вместо бланка строгой отчётности (БСО). Выдавать квитанцию к ПКО вместо БСО при наличных расчётах с населением за оказанные услуги вы не можете.

БСО, сформированные с использованием ККТ, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона о применении ККТ. В квитанции к ПКО, составленной по унифицированной форме № КО-1 (обязательной к применению), некоторые из них отсутствуют. Таким образом, она не может заменить БСО, поскольку не соответствует требованиям, предъявляемым к БСО.

Подписи в кассовых документах (РКО и ПКО)

Право подписи кассовых документов (ПКО и РКО) имеют главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии ‒ руководитель), а также кассир. Если руководитель самостоятельно ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы, он же эти документы и подписывает (подп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).

Образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, надо выдать кассиру для сверки с подписями на кассовых документах, оформляемых на бумажном носителе. Если руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы, образцы подписей оформлять не нужно (подп. 4.4 п. 4 Указания № 3210-У).

В расходном кассовом ордере подпись руководителя предусмотрена унифицированной формой № КО-2 наряду с подписями главного бухгалтера и кассира. Однако она обязательна только в случаях, когда главный бухгалтер (бухгалтер) отсутствует или руководитель самостоятельно ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы (подп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).

Надо ли проставлять штамп на кассовых документах (ПКО и РКО)?

Обязательно проставлять оттиск печати (штампа) необходимо только на квитанции к ПКО (подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У). Он должен содержать реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (подп. 4.4 п. 4 Указания № 3210-У). Конкретный перечень реквизитов печати (штампа) нормативно не определён. Это может быть штамп (печать) с указанием наименования организации, её ИНН, со словом «Получено».

Ставить оттиск печати (штампа) на РКО необязательно.

Порядок выдачи наличных денег из кассы организации

Выдачу наличных денег из кассы оформите РКО.

Чтобы выдать наличные деньги из кассы по РКО, кассиру необходимо сделать следующее (подп. 6.1, 6.2 п. 6 Указания № 3210-У):

  • проверить в РКО:
    • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии ‒ наличие подписи руководителя) в расходном кассовом ордере и её соответствие образцу (кроме случая, когда руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы);
    • соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
  • проверить наличие перечисленных в РКО подтверждающих документов;
  • удостовериться в том, что наличные деньги выдаются лицу, указанному в РКО (расчётно-платежной ведомости, платёжной ведомости);
  • получить подпись лица, которому выдаются деньги, на РКО;
  • выдать деньги получателю, указанному в РКО;

Важно! Выдавать банкноты, имеющие одно или более из повреждений, указанных абз. 6 ‒ 15 п. 2.9 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П, запрещается. Такие банкноты сдайте в банк (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).

  • поставить свою подпись в РКО и приложить к нему оригинал или копию доверенности получателя денег;
  • сделать запись в кассовой книге о выданных денежных средствах.

Порядок принятия наличных денег в кассу организации

Чтобы принять наличные деньги в кассу по ПКО, кассиру необходимо сделать следующее (п. 5, подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У):

  • проверить в ПКО и квитанции к нему:

– наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии ‒ наличие подписи руководителя) и её соответствие образцу (кроме случая, когда руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы);

– соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

  • проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО;
  • пересчитать внесённые наличные деньги и сверить фактически полученную сумму с суммой, указанной в ПКО;

Важно! При приёме наличных денег кассир должен осуществлять контроль их платёжеспособности. Платёжеспособные банкноты и монета Банка России обязательны к приёму. Подробнее см. подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.

  • убедившись в правильности внесённой суммы, подписать ПКО и квитанцию к нему, проставить на квитанции оттиск печати (штампа), выдать квитанцию вносителю денег;
  • сделать запись в кассовой книге о принятых денежных средствах.

консультант плюс 30 лет

Решайте текущие вопросы бухгалтерии быстро и легко с типовыми ситуациями.

подробнее

Какие ещё существуют формы по учёту кассовых операций (помимо ПКО и РКО)?

Формы документов по учёту кассовых операций, кроме ПКО и РКО, следующие (Постановление Правительства РФ от 18.08.1998 № 88):

Форма

Комментарий

Обоснование

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3)

Форма к применению необязательна. Она может использоваться в целях обеспечения внутреннего контроля совершаемых кассовых операций

Ч. 1 ст. 19 Закона о бухгалтерском учёте

Кассовая книга (унифицированная форма КО-4)

Форма обязательна к применению

Ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У

Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (унифицированная форма КО-5)

Форма обязательна к применению

Ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.5 п. 4 Указания № 3210-У

Поскольку перечисленные документы не являются кассовыми (в отличие от ПКО и РКО), то в них возможно внесение исправлений в случае допущения ошибки, за исключением, когда они оформлены в электронном виде и уже подписаны (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

См. дополнительную информацию:
Готовое решение: Как оформлять кассовые операции (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 05.10.2020) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» {КонсультантПлюс}
{Типовая ситуация: Кассовые документы: оформление и учёт (Издательство «Главная книга», 2022) {КонсультантПлюс}}
Готовое решение: Как учреждению оформлять кассовые операции (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
Готовое решение: Кто обязан вести кассовую книгу и как это делать (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс} 

Заключение

К кассовым документам относятся ПКО и РКО. Если допущена ошибка в кассовых документах, то исправления в ПКО и РКО не допускаются (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У). Поэтому важно ознакомиться с порядком заполнения данных кассовых документов. Остальные формы по учёту кассовых операций (журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ‒ унифицированная форма КО-3, кассовая книга ‒ унифицированная форма КО-4, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств ‒ унифицированная форма КО-5) не относятся к числу кассовых документов. Поскольку перечисленные документы не являются кассовыми (в отличие от ПКО и РКО), то в них возможно внесение исправлений, за исключением случая, когда они оформлены в электронном виде и уже подписаны (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Вопрос

Какой предусмотрен штраф для организации, если на выдачу денег из кассы не был составлен расходный кассовый орден?

Ответ

Если установят, что на какие-то выдачи из кассы нет РКО, то оштрафуют организацию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., должностное лицо ‒ на сумму от 4000 до 5000 руб. (абз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Вопрос

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу, если допущена ошибка?

Ответ

Если вы оформляете кассовую книгу на бумажном носителе (то есть ведёте её от руки или распечатываете на компьютере), то исправить записи в ней возможно. При внесении исправления укажите его дату, а также фамилии, инициалы и подписи кассира и бухгалтера (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У). Если кассовая книга ведётся в электронном виде, после её подписания внесение исправлений не допускается (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Вопрос

Как внести изменения в книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, если допущена ошибка?

Ответ

В книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, оформленную в электронном виде, запрещается вносить исправления после её подписания, что следует из подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У. В то же время если указанная книга ведётся в бумажном виде, то в неё можно внести исправления. При этом исправление в бумажной книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств должно содержать дату исправления, фамилии и инициалы кассира и старшего кассира, которые должны быть заверены подписями обоих кассиров.

консультант плюс 30 лет

Взаимодействуйте уверенно с надзорными органами и органами власти.

подробнее

Автор: старший экономист-консультант «ЧТОДЕЛАТЬКОНСАЛТ» Екатерина Дугина

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

  • Главная
  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Исправления в кассовых документах

Исправления в кассовых документах

Подборка наиболее важных документов по запросу Исправления в кассовых документах (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
(ред. от 05.10.2020)
“О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404)Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Правовые ресурсы

  • “Горячие” документы
  • Кодексы и наиболее востребованные законы
  • Обзоры законодательства

    • Федеральное законодательство
    • Региональное законодательство
    • Проекты правовых актов и законодательная деятельность
    • Другие обзоры
  • Справочная информация, календари, формы

    • Календари
    • Формы документов
    • Полезные советы
  • Финансовые консультации
  • Журналы издательства “Главная книга”
  • Интернет-интервью
  • Классика российского права
  • Полезные ссылки и онлайн-сервисы
  • Подписаться на рассылки
  • Новостной информер КонсультантПлюс
  • Новостные RSS-ленты
  • Экспорт материалов
  • Документы
  • Подборки материалов

Ошибки в документах – ошибки везде? 

Документирование – первейший элемент метода бухгалтерского учета. Как у любой науки, у бухучета есть предмет и метод: предметом являются факты хозяйственной жизни, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Один из основных постулатов учета: нет документа – нет факта хозяйственной жизни. В федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) документам посвящена отдельная статья – 9-я. 

В рамках программы реформирования бухгалтерского учета Минфин утвердил в 2021 г. (16.04.2021 г., приказ № 62н) отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

В ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о необходимости подтверждения фактов хозяйственной жизни документами либо при совершении самого факта, либо сразу после его окончания.

Документы могут быть составлены на бумаге и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Ошибки первичных документов классифицируются по различным основаниям:

— по причинам возникновения (невнимательность и некомпетентность специалистов, неисправность вычислительной техники и т.п.);

— по месту возникновения (в текстовых и числовых данных самих документов, в учетных регистрах);

— по значению (ошибки самого документа, не повлиявшие на другие данные (например, дата, описательная часть), и ошибки, повлиявшие на другие операции (пример: неверная сумма расходов приведет к искажению налоговой базы по налогу на прибыль). 

К ошибкам первичных документов можно отнести: отсутствие обязательных реквизитов, наличие несанкционированных изменений (помарки, подчистки), исправления в тех документах, которые нельзя изменять (кассовые и банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и др.

Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неверные подсчеты результатов хозяйственных операций и налоговых баз, споры с контрагентами, претензии налоговых органов.

Вывод: ошибки в документах нужно исправлять. 

Как исправить ошибку 

На первый взгляд есть простое решение: документ с ошибкой заменить на новый, где ошибок уже не будет. Но Минфин и ФНС против таких кардинальных способов исправления: в письмах ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 указано, что первичный документ с ошибкой, ранее принятый к учету, заменять новым документом нельзя, ошибки следует исправить по правилам бухучета. 

Закон № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) допускает наличие исправлений в первичном учетном документе (кроме исключений, установленных иными нормативными актами, см. выше), ФСБУ 27/2021 содержит отдельный раздел, регламентирующий исправления в документах. 

Порядок оформления исправлений установлен следующий: исправить, указать дату, подписи лиц, составивших документ, идентифицирующие их данные (ФИО и др.). Это корректурный способ внесения изменений. Но есть и другой способ – выставление корректирующего (исправленного) документа, по аналогии со счетами-фактурами. Эти два способа рассмотрены в Рекомендации БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы». 

Организациям предлагается самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способ внесения исправлений в первичные документы, учитывая особенности документооборота.

Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021 организация может включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополняющие обязательные, например, поля первичного документа: «Исправление №» и «от», где будут указаны номер и дата исправляемого документа. 

Сложнее обстоит дело с внесением изменений в электронные документы.

ФНС в письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ напомнила, что нормативные документы не устанавливают порядок аннулирования содержащих ошибки электронных документов. Но, добавляет ФНС, у контрагентов есть право договориться о том, что документ с ошибками не будет иметь правовых последствий, то есть будет аннулирован.

И снова нам подсказывает БМЦ¹: Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» рекомендует исправлять электронный первичный документ (ЭПД) выставлением исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые переносятся из первоначального ЭПД.

Исправленный ЭПД содержит два связанных файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя). Оформленным исправленный ЭПД будет считаться при наличии электронных подписей обеих сторон сделки. 

Примеры из практики 

1️⃣ В первичный документ (ТОРГ-12) внесены исправления, заверенные подписью только одного из лиц, составивших документ. Достаточно ли одной подписи для подтверждения изменений? Ответ – нет, не достаточно. И закон № 402-ФЗ, и ФСБУ 27/2010 указывает на необходимость подтверждения исправлений всеми лицами, составившими (читай: подписавшими, уточняется в п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н) документ.

Судебная практика настаивает на том же: в первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (постановления Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный момент – исправления не должны быть односторонними, должны присутствовать подписи и исполнителей (продавцов), и заказчиков (покупателей). 

2️⃣ Как внести исправления в счет на оплату? В общем случае счет на оплату не относится к первичным документам (правда, счета на оплату коммунальных услуг, аренды могут подтверждать факты оказания соответствующих услуг и рассматриваться как первичные учетные документы при наличии всех обязательных реквизитов (письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@)). Если организация определит для себя, что счет на оплату – это не первичный документ, при наличии ошибок его можно просто заменить на новый. 

3️⃣ В УПД со статусом «1» допущена техническая ошибка. Как исправить? Если ошибка препятствует идентификации налогоплательщика и прочих данных для вычета по НДС, нужно составить новый УПД со статусом «1», где указать верные данные с таким же номером и датой, а в строке 1а – номер и дату исправлений (пп. 1.1 п. 1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@).

Если ошибки содержатся только в реквизитах счета-фактуры (и первичного документа), то оформляют новый УПД со статусом «2» с таким же номером и датой, как и ошибочный, и с указанием в строке 1а даты и номера исправлений. 

4️⃣ При заполнении путевого листа была допущена ошибка: сумма фактического расхода, которая превышала норму, была отражена в путевом листе как расход по норме. Как исправить (внести исправления в путевой лист или составить бухгалтерскую справку)? Исправление можно внести корректурным способом (зачеркнуть ошибку, внести правильные данные, поставить надпись «исправлено», заверить исправление подписями ответственных лиц), либо составить новый экземпляра путевого листа, в котором указать номер и дату первичного документа, а также порядковый номер и дату исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235, письма ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого является путевой лист. 

✅ Выводы

Ошибки в первичных документах исправлять нужно, выберите свой способ внесения исправлений (корректурный либо составление нового документа с указанием исправленного), закрепите способ в учетной политике. 

* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных ст. 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

«Такском» — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:

— удаленная сдача отчетности в госорганы, в том числе решения 1С;

— оформление и получение электронных подписей;

— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;

— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;

— решения для маркировки и прослеживаемости товаров;

— проверка контрагентов.

Читайте больше в базе знаний «Такском»

Добавить комментарий