Продано больше чем на остатке в егаис контур маркет как исправить

Продано больше, чем на остатке в ЕГАИС

При списании продукции через журнал учета продаж (ЖУП) может появиться предупреждение «Продано больше, чем на остатке в ЕГАИС». 

В таком случае проверьте, что:

1. Обработаны все входящие накладные. Возможно, вы получили поставку, но не приняли накладные в ЕГАИС.

2. По всем принятым накладным получен ответ от ЕГАИС. Иногда по техническим причинам ответ по накладным может быть не доставлен в ЕГАИС.

3. Документооборот по исходящим накладным завершен. Иначе ЕГАИС «замораживает» остатки на балансе до завершения документооборота.

Если все вышеперечисленные условия соблюдены, дождитесь повторной актуализации баланса ЕГАИС. Если ошибка сохраняется, возможно, на это есть одна из следующих причин: 

• При продаже на кассе или ручном добавлении позиции в ЖУП вы указали пиво, схожее по наименованию и объему, но с другим кодом продукции ЕГАИС (AlcCode). Почему это возможно →

Если позиция была добавлена в ЖУП вручную, перевыберите ее.

Если строка заполнена автоматически с кассы, добавьте вручную новую строку в ЖУП, выбрав продукцию с теми же данными (наименованием, «алкокодом», объемом и ценой). Для количества выставите отрицательное значение. Это будет считаться как возврат. Затем вручную добавьте в ЖУП правильную позицию с корректным «алкокодом».

• Если продукция в ЖУП указана верная, то следует провести ЕГАИС-инвентаризацию, чтобы выровнять остатки в ЕГАИС с фактическими остатками продукции на торговой точке

Данная статья касается практически каждой организации, занимающейся продажей крепкого алкоголя, а также мест общественного питания и организаций, которые занимаются продажей пива, потому что проблема с минусовыми остатками ЕГАИС есть у каждой организации.

Начнём.

Предыстория… Служба Росалкогольрегулирования ввела два регистра хранения остатков алкогольной продукции. В первом регистре, так называемом складе, хранение ведется по справкам а и б в разрезе AlcCode, и второй регистр, где данные хранятся в AlcCode.

При приемке товара, после того как накладная подтверждена, остатки садятся на регистр 1. Когда вы продаете бутылку через кассу либо списываете через акт вскрытия тары, списание происходит с регистра 2.

Служба Росалкогольрегулирование предложила два способа работы с остатками на втором регистре.

Первый способ. После приемки товара вы можете всю накладную со всей продукцией перевести в торговый зал на регистр 2 и в дальнейшем продолжать её списывать. Данный способ хорош тем, что не надо каждый день контролировать наличие минусовых остатков на регистре 2. Но у данного способа ведения ЕГАИС есть минус, а именно, при возврате товара поставщику необходимо осуществить перемещение продукции с регистра 2 на регистр 1. Не каждое программное обеспечение сможет сделать это, либо сделать это очень трудоемко.

Теперь опишем второй способ возможности ведения остатков на регистрах. Все остатки хранятся на регистре 1. В течение дня происходит реализация, и проданная продукция, если остатки в регистре 2 по ней нулевые, уходит в минус на остатках ЕГАИС, для того чтобы в течение суток организация перекрыла эти минуса из регистра 1. Из-за этого и начинаются большие проблемы.

Как появляются ошибки на регистре 2?
У кого-то отрицательных остатков немного, с суммарным объемом не более 100 бутылок, а у некоторых организаций минуса составляют несколько тысяч бутылок.
Почему так происходит? 

1. Организация производила неправильное выравнивание остатков. 
2. В организации висят неподтвержденные накладные, а данный товар фактически уже был продан по этим накладным. 
3. Организация осуществляла приём товара без проверки. По документам один AlcCode, фактически пришёл другой AlcCode. Соответственно, данная продукция, которая не пришла в ЕГАИС, была продана фактически с другим AlcCode, и появляется минусовой остаток. Например, водка «Путинка» разливается на 8 заводах, и у каждого завода свой AlcCode. 
4. Минусовый остаток может появляться, когда из-за несовершенства программного обеспечения и ошибок УТМ, одну и ту же бутылку продают несколько раз .

Бесплатная программа для самостоятельной проверки остатков в ЕГАИС, и ошибок в УТМ https://fsrar.su/triar-audit< Также через программу можно запросить остатки ЕГАИС Платная услуга – аудит остатков и ошибок в ЕГАИС – 1 000 рублей. 8 (495) 134-49-88
Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Или заполните форму обратной связи

На последнем совещании референтной группы Валерий Анатольевич Гущанский сказал, что сейчас они уделяют очень большое внимание минусовым остатком на регистре 2 и, скорее всего, те организации, у которых такие минуса висят длительное время, должны будут ожидать для себя серьезных последствий.

Как убрать минусовые остатки в ЕГАИС?

Отрицательные остатки на 2 регистре необходимо убирать оперативно.

Но, прежде чем решить данную проблему, надо понять, как возникли минуса на втором регистре, чтобы впредь избежать данных ошибок.

Для начала Вам необходимо запросить остатки с первого и второго регистра.
Если на втором регистре есть отрицательные остатки, убедитесь, можно ли их перекрыть из первого регистра. Если был пересорт, одна продукция списывается, вторая ставится на баланс с указанием номера документа списания и причиной постановки и списания «пересортица». Ограничение в 2000 бутылок. Перед тем как выполнять эти операции, необходимо понять, почему появились отрицательные остатки: это проблема программного обеспечения или же некомпетентности персонала, либо так работают ваши поставщики.

Сверить остатки из ЕГАИС можно только для маркированного алкоголя, то есть для заполнения формы 11.

После успешного распределения данных (этот этап описан выше) нажмите кнопку «Загрузить остатки»:

Появится вкладка «Загрузка остатков». Укажите недостающих импортеров и нажмите «Сохранить и перейти к остаткам»:

В открывшемся окне действуйте в три этапа.

1 этап. Проверьте дату запроса остатков в столбце «Остаток в ЕГАИС»

Сервис указывает дату, ближайшую к концу отчетного периода. Если остатки на это число неактуальны, измените дату. Не забудьте вручную учесть разницу остатков между концом отчетного периода и указанной вами датой.

2 этап. Распределите данные в столбце «Остатки, не учтенные в декларации»

Система формирует столбец на основе сопоставления следующих данных в ЕГАИС и декларации: ИНН и КПП производителей/импортеров, кода продукции. Одновременно сервис переводит литры (ЕГАИС) в декалитры (Алкодекларация).

В зависимости от разницы между остатками в ЕГАИС и декларации система предложит варианты действий.

Данные в ЕГАИС и в декларации чаще всего расходятся. Причины расхождений:

1. Данные в ЕГАИС неактуальны, например, вы некорректно ведете ЕГАИС-баланс или не обновили баланс в конце последней смены квартала.
2. Документооборот по некоторым накладным не завершен,
3. Была некорректно заполнена алкодекларация за предыдущие периоды.
4. До момента сверки остатков сервис не учитывает акты списания/постановки и данные ЕГАИС-инвентаризации.

Сверка нужна, чтобы устранить причины 3 и 4 из перечисленных. Чтобы внести в декларацию самые актуальные сведения об остатках, в конце квартала проведите ЕГАИС-инвентаризацию.

• Записать в прочий расход — если остатки списаны любой причине, кроме «Реализация»;

• Записать в розничные продажи — если были продажи, которые не зафиксированы в Контур.Маркете;

• Не записывать в декларацию — если в декларации точно корректные остатки;

• Записать в прочий приход — если ставили продукцию на баланс;

• Не записывать в декларацию — если в декларации точно корректные остатки.

3 этап. Нажмите кнопку «Загрузить остатки и перейти в декларацию»

Вы попадете на пятый шаг формирования алкодекларации.

Завершение создания декларации

На пятом шаге проверьте, что все данные корректны:

Переходите на шестой шаг к отправке документа в ФСРАР, нажмите «Подписать и отправить»:

Если еще не пользуетесь Контур.Маркетом, отправьте заявку на подключение к сервису.

Вы сможете сдавать отчетность в ФСРАР на основе ЕГАИС-данных и автоматизировать учет алкогольных и неалкогольных товаров.

С ЕГАИС работают продуктовые магазины, алкомаркеты, бары, рестораны и другие заведения, которые продают спиртное, даже в составе блюд и коктейлей. В статье расскажем, какие процессы касаются этих участников оборота. Отметим важные нюансы работы, которые стоит учитывать, чтобы не получить штраф. А еще эксперт ответит на часто встречающиеся вопросы.

Почему важно работать с ЕГАИС без ошибок

ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система, которая контролирует оборот спиртосодержащей продукции в России. Все, кто работает с крепким алкоголем, пивом, сидром, медовухой или пуаре, обязаны отчитываться в систему.

Розница и общепит передают в ЕГАИС через документооборот сведения о приемке, перемещении, продаже или списании алкоголя. Для каждого процесса есть свои правила и требования, и на каждом этапе можно получить штраф, если сделать что-то не так.

Нарушителей правил ждет административная и даже уголовная ответственность. Например, за нарушение особых требований и правил розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции должностные лица могут получить штраф от 20 000 до 40 000 рублей, а юридические лица — от 100 000 до 300 000 рублей (п. 3 ст. 14.16 КоАП РФ), возможна и конфискация продукции.

А за незаконные производство и оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, совершенные в крупном размере — грозит штраф, принудительные работы либо лишение свободы на срок до 3 лет. Штраф составит 2–3 млн рублей или будет равен размеру дохода осужденного за период от 1 до 3 лет (ст. 171.3 УК РФ). При нарушениях в особо крупных размерах штраф увеличится до 3–4 млн рублей, а срок принудительных работ или лишение свободы — до 5 лет.

Какие нюансы нужно учитывать, если продаете алкоголь

С ЕГАИС работают продуктовые магазины, алкомаркеты, бары, рестораны и другие заведения, которые продают спиртное, даже в составе блюд и коктейлей. Расскажем, какие процессы касаются этих участников оборота, и отметим важные нюансы работы.

Лицензия

Не нужна, если торгуете слабым алкоголем — пивом, медовухами, сидрами, пуаре. Обязательна, если продаете крепкий алкоголь. Лицензию нужно получить, даже если в заведении планируете добавлять алкоголь в коктейли и блюда, а не продавать бутылки целиком.

Алкогольную лицензию не выдают ИП и самозанятым.

Получить алкогольную лицензию может только юрлицо, но не каждая организация. Не выдадут, если:

• Размер уставного капитала ниже установленной суммы. У каждого региона свои требования: для Москвы это 500 000 ₽, для Свердловской области — 250 000 ₽.
• Помещение слишком маленькое. К примеру, городской бар должен быть не меньше 50 квадратных метров.
• Магазин или заведение находится слишком близко к школам, больницам, стадионам. Минимальное расстояние определяют местные власти.

Приемка поставок

Сначала нужно получить товарно-транспортную накладную (ТТН) из ЕГАИС. Если на партию не пришла накладная из госсистемы, вы не можете принять поставку.

Затем понадобится сканер, считывающий акцизные марки. При работе со спиртным ведут поштучный учет, поэтому важно проверить каждую бутылку и отсканировать акцизные марки. Информация на акцизной марке может отличаться от сведений в накладной. Проверка марок перед приемкой — не законодательное требование, это делают для предотвращения пересортицы.

Если возникает пересортица, вы рискуете получить штраф — потому что фактически принятая продукция не соответствует продукции, которая числится на балансе в ЕГАИС. То есть вы будете отправлять в ЕГАИС данные по алкоголю, который не числится на остатках. Чтобы этого избежать, сканируйте марки во время приемки. В учетных системах появляется уведомление, если марка соответствует указанному в накладной товару.

После проверки обязательно обработайте накладные от поставщиков через ЕГАИС. Если все хорошо, накладную нужно принять. Если есть проблемы — отклонить или оформить акт расхождений. Пока накладная не подтверждена, фактически продукция принадлежит не вам, а поставщику. Если начать продавать алкоголь без постановки на баланс своего магазина или заведения, это будет считаться продажей контрафакта.

Возврат

Возвраты алкоголя поставщику обязательно нужно фиксировать. Можно подтвердить поставку без проверки и в случае чего оформить возврат позже. Вот в каких случаях алкоголь отправляют обратно:

• бутылки бракованные или поврежденные;
• акцизная марка испорчена и не читается;
• поставщик прислал больше алкоголя, чем заказывали;
• магазин или заведение закрывается, и поставщик согласен принять непроданный товар обратно.

Чтобы вернуть продукцию, алкоголь должен числиться на оптовом (первом) регистре. На этом регистре фиксируются остатки крепкого алкоголя, когда подтверждают приходные накладные, постановку на баланс, возврат от покупателя или из торгового зала. Остатки с первого регистра уменьшаются, когда вы продаете алкоголь потребителям, оформляете перемещение в торговый зал или возврат поставщику.

Формируйте возвратную (расходную) товарно-транспортную накладную в учетных системах. Укажите, какое количество продукции отправляете обратно. Документ нужно зарегистрировать в ЕГАИС, а затем он отправляется поставщику. После подтверждения от поставщика алкоголь списывается с остатков вашей организации в ЕГАИС и на складе.

Продажа в рознице и общепите

Понадобится онлайн-касса с ОФД и подключением к ЕГАИС — через кассу нужно передавать данные о продаже алкоголя. Еще нужен 2D-сканер: продавец добавляет в чек бутылку и сканирует акцизную марку, данные уходят в ЕГАИС и продукция списывается с остатков.

Для общепита есть особенность. Спиртное не всегда продают целыми бутылками, его разливают по бокалам, подают порциями или используют в качестве ингредиента для коктейлей и блюд. Официант или бармен должен отсканировать акцизную марку с бутылки, как только вскрыл ее, и оформить списание с причиной «Реализация». Даже если бармен готовился к рабочей смене и открывал алкоголь «на потом», нужно эти бутылки учесть. Советуем почитать подробности в статье 5 ошибок при работе с алкоголем в общепите.

Списание при бое, порче или краже

Если бутылку украли, разбили, или акцизную марку повредили — бутылки нужно списать, чтобы не было отклонений в учете. Составьте акт списания и укажите причину, например «порча» или «бой».

Отчетность за продажу

Кроме ежедневной работы с ЕГАИС, розница и общепит обязаны раз в квартал подавать алкогольную декларацию в ФСРАР, Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка. Смотрите шпаргалку, как подавать алкогольную декларацию.

Алкогольную декларацию подают раз в три месяца до 20 числа, которое следует за отчетным периодом. Если 20 число — это нерабочий день, то последний день срока подачи алкодеклараций — это следующий за ним рабочий (ст. 193 Гражданского кодекса РФ). Например, алкодекларацию за первый квартал нужно подать до 20 апреля.

Розничные магазины составляют декларации по крепкому и слабому алкоголю по формам 7 и 8. Если вы общепит или ИП без лицензии на продажу алкоголя и торгуете только пивом — сдавайте только форму 8.

За что могут оштрафовать

Подали декларацию не в срок: штраф для ИП — 5 000 — 10 000 ₽, для юрлиц — 50 000 — 100 000 ₽ (ст. 15.13 КоАП).

Указали данные не в полном объеме: предупреждение или штраф 300 — 500 ₽ для ИП и 3 000 — 5 000 ₽ для юрлиц (ст. 19.7 КоАП).

Неоднократно предоставляете недостоверные сведения: лишение лицензии (п. 3 ст. 20 Закона № 171-ФЗ).

Советы эксперта

Как предотвратить расхождения

Фактическое количество в торговой точке или заведении должно совпадать с данными в ЕГАИС. Расхождения могут выявить сотрудники ФСРАР при выездной проверке. Они сверяют фактические остатки алкоголя с той информацией, которую вы отражаете в ЕГАИС. Часто поводом для проверки могут стать постоянные ошибки организации в отчетности и ведении учета, отрицательные остатки. Если проверяющий обнаружит расхождения, это будет поводом оформить нарушение и оштрафовать за него.

Еще нарушение могут выявить, когда вы подаете алкодекларацию. ФСРАР может автоматически определять, совпадают ли данные в алкогольной декларации с данными в ЕГАИС. Если выявляют расхождения, отправляют письмо и в дальнейшем назначают административное наказание. Отмечу, что данные об остатках на начало квартала и на его конец в ЕГАИС могут не совпадать с данными в алкодекларации — допустимо расхождение не больше 100 дал.

Предотвратить расхождения поможет грамотный учет и своевременная инвентаризация алкоголя. Если работаете в Маркете, сервис покажет уведомления: если бутылку уже посчитали или отсканированный товар не совпадает с товаром из карточки. Для обнаруженной неучтенки сервис создаст акты постановки на баланс, а для излишков сформирует акты списания с причиной «Излишки». После отправки актов в ЕГАИС сервис покажет информацию по проинвентаризированным товарам и список сформированных документов. «Успешные» документы автоматически уйдут в архив, а если есть акты с ошибками — сервис покажет, что исправить.

Как работать с пивом и пивными напитками

По слабоалкогольной продукции нужно фиксировать только факт закупки партии (сколько пива поступило от поставщика) и каждый квартал сдавать декларацию об оборотах (сколько пива продано).

При продаже пива в розлив передавайте данные о факте вскрытия тары — бутылки или кега. Сделайте это не позднее, чем на следующий день. Обо всех особенностях при работе с пивом в ЕГАИС подробно рассказали в ликбезе «ЕГАИС для пива».

Как отразить перемещение

Любое перемещение алкоголя (и крепкого, и пива) необходимо отражать в ЕГАИС и в алкогольных декларациях. Даже если перемещение осуществляется между адресами одной организации или ИП. И даже если эти места находятся в одном здании, но в ЕГАИС заведены отдельно (каждое имеет FSRAR_ID).

Отражайте перемещение с помощью исходящей накладной с типом «Перемещение». Есть нюанс в том, заполнять или нет транспортный раздел:

• Обязательно, если продукцию перевозят с помощью транспортного средства.
• Необязательно, если продукцию не перевозят на транспортном средстве. Например, если подразделения находятся на одной территории или в пределах одного здания. Перемещение продукции либо не происходит физически, либо его переносят вручную (с одного этажа здания на другой этаж).

Если транспортный раздел включен в товарно-транспортную накладную, то указывать реквизиты нужно в зависимости от ситуации. Ответственность в заполнении полей лежит на владельце продукции (грузоотправителе). Некоторые поля необязательны, потому что в них иногда нечего указать. Например, груз перевозят транспортом грузоотправителя без привлечения сторонней компании — в этом случае поле «Компания-перевозчик» можно не заполнять. Необязательно указывать данные прицепа, если его нет.

В каждом регионе могут быть свои правила, какие поля в ТТН необходимо заполнять. Обратитесь в РОИВ по вашему местоположению, чтобы уточнить детали.

Перемещение нужно отражать и в алкогольных декларациях. Торговая точка, из которой перевезли продукцию, должна заполнить раздел «Расход» и графу «Перемещение внутри организации». А точка, куда привезли алкоголь, заполняет раздел «Приход» и графу «Перемещение внутри организации».

Нужно ли оповещать ЕГАИС о перегрузе

Если вы перемещаете алкоголь не одним транспортным средством, а еще перемещаете с одного на другое, — это называется перегрузом. В таком случае в момент передачи товара происходит переход права собственности. Собственник товара (тот, кому перешло право собственности) должен предоставить в ЕГАИС электронный документ о перегрузе. Это нужно сделать в течение рабочего дня, в котором алкоголь перегрузили.

Как узнать код ЕГАИС — свой или поставщика

FSRAR_ID — идентификатор, присвоенный ФСРАР индивидуальному предпринимателю или каждой торговой точке юридического лица. Требуется для работы с универсальным транспортным модулем, его также могут запросить ваши контрагенты. Определить идентификатор можно из RSA-ключа, в сервисе транспортного модуля, или посмотрите прямо в учетной системе. Читайте инструкцию

Если хотите узнать FSRAR_ID по ИНН поставщика, производителя или импортера — нужно сделать запрос в УТМ. Отправьте в УТМ XML-файл, составленный по схеме «1.7. Получить справочник организации»

технической документации УТМ.

Контур.Маркет умеет отправлять такой запрос автоматически. Для этого нужно зайти в раздел «Поставщики» и нажать «Добавить КА по ИНН». В этом случае из ЕГАИС в справочник будут запрошены все подразделения поставщика с этим ИНН. Читайте инструкцию

Еще Маркет автоматически добавляет в справочник контрагентов, от которых приходили поставки, по данным приходящих ЕГАИС-накладных.

Как изменить адрес в ЕГАИС

Если у организации есть лицензия на продажу крепкого алкоголя, нужно обратиться в лицензирующий орган, так как смену адреса необходимо делать в лицензии. На портале ЕГАИС адрес изменится автоматически. Сделайте то же самое, если сменилось КПП. Есть нюанс — при изменении КПП изменится и FSRAR_ID. Тогда необходимо сделать перемещение остатков продукции с помощью накладной.

Если организация торгует только пивом и пивной продукцией, то отредактировать адрес нельзя. Добавьте новый адрес в личном кабинете ЕГАИС в разделе «Контрагенты». Если вы ИП, у нового адреса будет новый FSRAR_ID — потребуется перенести остатки со старого адреса на новый с помощью исходящей накладной на перемещение. У организации при смене адреса FSRAR_ID останется тем же при условии, что не сменился КПП. Перенос остатков организации не нужен.