Статья содержит 14 примеров оформления всех реквизитов протокола заседания, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых протоколов. Больше всего деталей оформления описано для текста протокола (увидите, как его можно составить в краткой и полной форме).
Отмечается, что изменилось в оформлении протоколов и для каких организаций. Статья основывается на современной практике работы, положениях ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству для государственных организаций, которые вступили в силу в 2018 году. Этой статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег.
Существуют разные виды протоколов, например: протокол разногласий к договору, протокол согласования цены, протокол испытаний, протокол об административном правонарушении и пр. Эти протоколы совпадают с протоколами заседаний только по названию вида документа, в остальном – это совершенно разные документы, имеющие каждый свою форму (набор и расположение реквизитов), особенности составления текста.
В данной статье мы будем говорить именно о протоколе заседания. Он применяется для документирования деятельности коллегиальных координационных, совещательных, методических органов (коллегий, советов, комиссий, собраний и др.), рабочих групп, как постоянных, так и временных, а также оперативных совещаний у руководства (далее по тексту будем всех их именовать общим понятием «органы»). Протоколы ведутся и на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно решений.
В деятельности любой организации имеются органы, решения которых вырабатываются совместно их членами на проводимых заседаниях, совещаниях. Например, в акционерных обществах это общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия и др. В обществе с ограниченной ответственностью есть как минимум общее собрание участников (за исключением случая, когда у компании только один участник). К оформлению протоколов некоторых органов есть специфические законодательные требования, которых в данной статье мы касаться не будем, а будем говорить о классическом протоколе заседания.
В системе организационно-распорядительной документации протоколы заседаний имеют особый статус. По мнению одних специалистов, это информационно-справочный документ 1, а по мнению других – распорядительный. Такое расхождение точек зрения вызвано тем, что протокол, с одной стороны, является способом записи всего того, что происходило во время заседания (а если реализация принятого решения требует конкретизации, выделения дополнительных ресурсов, уточнения сроков исполнения, то на основании протокола издают постановления, приказы или распоряжения), с другой стороны, протокол фиксирует принятые решения, и в случае достаточной компетенции органа их наличия в протоколе достаточно – не требуется дополнительно издавать другой распорядительный документ.
Немного истории
В русском делопроизводстве протокол появляется в начале XVIII века в период реформ государственного управления, проведенных Петром I.
Впервые этот вид документа упоминается в указе Петра I Ближней канцелярии от 7 октября 1707 года, который предписывал ведение протоколов всех рассматриваемых канцелярией дел и обязательность подписи под ними каждого члена присутствия.
Указом от 4 апреля 1714 года Петр I ввел практику ведения протоколов в Сенате, войсковых и губернских учреждениях. В этом указе особо подчеркивалось, что дела следует решать коллегиально, записывать в протоколе мнение каждого члена присутствия, «которое каждый должен закрепить {подписать} своею рукою», а уже после этого «диспут иметь», а решив дело, всем же подписать «сентенцию», то есть решение.
В то время применение протоколов в делопроизводстве объяснялось тем, что они позволяли зафиксировать в документе «разномыслие» при обсуждении вопроса и выработке решения. Чтобы мнение старших по должности членов присутствия не довлело над мнением младших, был установлен порядок выслушивания мнений «снизу вверх», начиная с младших по должности и заканчивая старшими. Кроме того, подписание протокола всеми участниками заседания повышало ответственность чиновников за принимаемые решения.
И в наше время протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Как правило, заседанию предшествует работа по подготовке:
- повестки дня заседания и информирование о ней членов соответствующего органа и других заинтересованных лиц;
- в соответствии с повесткой дня – материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это аналитическая справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления;
- помещения для проведения заседания и др.
Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в различной форме: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности (если делегирование само по себе допустимо в конкретной ситуации). Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения органов управления, зафиксированные в протоколе, обладают юридической силой лишь при наличии кворума.
Составление протокола
Составляется протокол на основании звукозаписи заседания, стенограммы или иных черновых записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
Если во время заседания велась звукозапись, то после ее расшифровки и подписания протокола она установленное время (как правило, в течение 2 недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседания, а затем уничтожается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя органа звукозапись заседания может быть оформлена для более длительного хранения 2.
С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются:
- краткий протокол – содержит только фамилии выступивших, тему выступления и принятые решения;
- полный протокол – в него добавляется еще запись всех обсуждений (вопросов и ответов) на заседании, результаты голосования.
Насколько полный протокол надо вести, а также сроки подготовки протокола устанавливает регламент работы или положение об органе. Если нормативными документами это не установлено, то решение принимает руководитель (председатель) органа. Кстати, в п. 3.34 Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях 3 на составление протокола отводится 1-3 дня после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.
Протокол заседания оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Могут использоваться бланки, на которых оформляется первый лист протокола. Обязательными реквизитами протокола являются (их нумерация далее в списке используется для их обозначения и в Примере 1 с образцом полного протокола):
1) наименование организации,
2) наименование вида документа (ПРОТОКОЛ),
3) дата документа,
4) регистрационный номер,
5) место составления документа,
6) заголовок к тексту,
7) текст,
8) подписи.
Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 4, а в государственных организациях – Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях.
Обратите внимание: почти 15 лет действовал ГОСТ Р 6.30-2003 об оформлении организационно-распорядительных документов, и только летом 2018 г. его сменил новый – ГОСТ Р 7.0.97-2016. К предыдущему ГОСТ Р Р 6.30-2003 были выпущены методические рекомендации, включающие пояснения по составлению текстов протоколов (согласно им составлен Пример 2), за 15 лет их освоили и к ним привыкли. К новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 методические рекомендации появились совсем недавно (и возможно, мы первыми вам о них…
Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как сформулировать правила подготовки протоколов и писем, а также зафиксировать их в локальном нормативном акте организации.
Что фиксировать в разделе?
В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:
- локальные нормативные акты (далее – ЛНА);
- распорядительные документы (приказы, распоряжения);
- протоколы;
- письма;
- акты;
- записки.
При составлении этого раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:
1. Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная ИД);
2. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).
Из этих двух документов коммерческой организации рекомендуем использовать Примерную ИД, а государственной – МР по разработке ИД.
О подготовке и оформлении протоколов
Протоколами оформляют решения, принятые должностными лицами и работниками организации на совещаниях. Ответственный за подготовку протокола – секретарь совещания, который далеко не всегда является секретарем по должности.
Протокол составляют в течение определенного времени после совещания. Эти сроки нужно установить в инструкции по делопроизводству. Например, протокол оперативного совещания может быть подготовлен в течение одного рабочего дня. Для подготовки протоколов прочих совещаний можно дать секретарю до трех рабочих дней (см. п. 3.34 Примерной ИД).
В локальной инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что в компании действуют два вида протоколов: полные и краткие. Также следует закрепить особенности их оформления, а в приложениях к инструкции по делопроизводству должны быть размещены их образцы.
В оформлении протоколов существует спорный вопрос: в каком падеже писать фамилию участника совещания в блоке «СЛУШАЛИ»? На практике встречается два варианта:
1. В именительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьева К.А.).
2. В родительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьеву К.А.).
В рекомендуемом образце полного протокола, который размещен в Приложении № 4 к Примерной ИД, использован первый вариант. Автору локальной инструкции по делопроизводству нужно остановиться на одном из вариантов и закрепить его в документе. Главное, чтобы во всех протоколах одной организации было единообразие.
Важно поместить в инструкцию по делопроизводству правила оформления выписки из протокола: необходимость указать в ней не только нужные пункты из записи хода совещания, но и воспроизвести вводную часть. В инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что выписку из протокола следует заверять по аналогии с копией документа. Образец выписки из протокола тоже нужно поместить в приложении к инструкции по делопроизводству.
Протоколы можно оформлять как на бумажном носителе, так и на электронном. При этом важно установить статус электронных подписей, которыми их подписывают. Например, протоколам оперативных совещаний достаточно и простой ЭП[3] в СЭД[4], а протоколы совета директоров всегда создают строго на бумажном носителе. Такие правила индивидуальны для организаций. Секретарь должен хорошо продумать этот вопрос и, возможно, обсудить его с юристами и руководством, а принятые решения закрепить в инструкции по делопроизводству.
Подраздел «Протоколы» раздела «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.
[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[2] Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.
[3] ЭП – электронная подпись.
[4] СЭД – система электронного документооборота.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2021.
Как составить протокол совещаний по ГОСТу
На педсоветах и оперативных совещаниях, которые будете проводить во втором учебном полугодии, фиксируйте результаты в протоколах по новому ГОСТу. В статье – образцы протоколов с рекомендациями по оформлению.
Протокол обеспечивает юридическую силу решений, которые приняли на педсовете или совещании. Поэтому важно оформлять этот документ. В статье – какую форму протокола использовать на разных собраниях, как оформлять реквизиты документа, как его регистрировать, а также образцы протоколов и журнала их регистрации.
Какой протокол выбрать
Есть два вида протоколов: краткий и полный. В кратком протоколе по каждому вопросу перечисляйте выступающих и принятые решения. В полном – документируйте весь ход обсуждения. Какой протокол составить, решает тот, кто председательствует на совете или совещании.
Поручите секретарю вести краткий протокол, если заседание носит оперативный характер. Используйте полный протокол, если нужно подробно документировать заседание. Например, когда обсуждаете конфликтную ситуацию.
Какой структуры придерживаться
Протокол состоит из двух частей – вводной и основной.
Вводная часть
Во вводной части надо указать председателя, секретаря. Там же нужно перечислить работников, которые присутствуют, приглашенных людей и указать повестку дня. Чтобы указать председателя, напишите фамилию и инициалы работника, который ведет заседание. Секретарь – работник, который составляет протокол. Напишите его фамилию и инициалы.
Чтобы отметить присутствующих, надо написать фамилии и инициалы работников, которые участвуют в заседании. Если их больше 15 человек, то отметьте общее количество участников и составьте отдельный список. Оформите его как приложение к протоколу. Например: «Присутствовали: 42 человека (список прилагается)».
Если есть приглашенные лица, то напишите должности, фамилии и инициалы людей, которые не работают в образовательной организации, но участвуют в обсуждении повестки дня. Приглашенными также могут быть работники, которые не входят в состав, например, коллегиального органа, который проводит заседание.
Повестка дня – это перечень вопросов для обсуждения, должность, фамилия и инициалы докладчика по каждому вопросу, при необходимости – время на обсуждение вопроса.
| ? | Новый секретарь школы настаивает, что не обязательно указывать повестку дня в протоколе. Директор сомневается. Секретарь прав? Узнать ответ >>Да, это действительно не всегда обязательно. Не указывайте повестку дня, если она понятна из темы совещания или вы проводите оперативное совещание. В остальные протоколы повестку дня включайте. |
Основная часть
Обратите внимание
Если кто-то из присутствующих не согласен с принятым решением, оформите после раздела «РЕШИЛИ» раздел «ОСОБОЕ МНЕНИЕ»
Основную часть протокола изложите в виде разделов. Предусмотрите столько разделов, сколько вопросов в повестке дня. Номер раздела должен соответствовать номеру вопроса в повестке дня. Оформляйте каждый раздел по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (или Решили).
«СЛУШАЛИ». Укажите фамилию и инициалы докладчика. Дайте краткое содержание выступления. Можете приложить к протоколу презентацию или текст выступления. В этом случае после краткого содержания выступления отметьте: «Презентация прилагается» или «Текст выступления прилагается».
«ВЫСТУПИЛИ». Запишите фамилии и инициалы выступающих после доклада. Дайте краткое содержание их мнений.
«ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Перечислите решения и поручения, которые приняли по каждому вопросу повестки дня. Записывайте решения и поручения в повелительной форме – «провести, организовать, представить…», указывайте ответственного, срок выполнения и содержание. Нумеруйте решения по каждому вопросу повестки дня, начиная с № 1. Решения по важным и принципиальным вопросам принимайте по результатам голосования. Информацию о голосовании вписывайте в протокол.
| ? | В школе не было возможности собрать кворум педсовета. Решение приняли заочным голосованием. Нужен ли протокол? Узнать ответ >>Да, такое решение оформляйте протоколом. Кроме стандартной информации, дополнительно указывайте: – количество членов педсовета, которым разослали вопросы повестки дня; – количество членов педсовета, которые приняли участие в заочном голосовании; – информацию о наличии кворума; – количество голосов «за», «против» и «воздержался» по каждому вопросу; – решение педсовета по каждому вопросу, который вынесли на голосование; – сведения о лицах, которые подсчитывали голоса; – сведения о лицах, которые подписали протокол. |
Оформляйте протоколы на стандартном листе бумаги либо на специальном бланке протокола. Бланк протокола, срок его подготовки и порядок работы с ним утвердите в Инструкции по делопроизводству.
Реквизиты протокола оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97–2016. Проследите, чтобы в бланке протокола были обязательные реквизиты: наименование школы, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту (вид мероприятия), сам текст, отметка о приложении (если есть), подписи председателя и секретаря заседания.
| ? | Учредитель запросил информацию о решении педсовета школы. Школа предоставила копию протокола. Это правильно? Узнать решение >>Решение школы неверное. Нужно оформить выписку как точную копию части подлинного протокола, чтобы донести принятые на заседании решения до учредителя. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос повестки дня и текст, который отражает обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола заверяет секретарь. Если выписку составляют для другой организации, то заверяет руководитель. |
Как вести и регистрировать протоколы
Поручите вести протоколы секретарю заседания. Пусть он составляет их на основании стенограммы или диктофонной записи, своих рукописных записей, а также текстов докладов, выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания, заседания, собрания.
Протокол подписывают председатель и секретарь. Копии предоставляют участникам совещания. Можете разослать их по электронной почте. Согласовывать протокол и знакомить с ним под подпись участников не нужно.
Регистрируйте протокол в учетной форме. Указывайте порядковый номер протокола, дату заседания, Ф. И. О. и должность председателя, дополнительную информацию в графе «Примечание». Смотрите образец журнала регистрации протоколов в конце статьи.
Номер протокола присваивайте по порядковому номеру заседания. Нумерацию ведите в пределах учебного года.
Дата протокола – дата заседания. Если в образовательной организации не используют СЭД, то дополните журнал регистрации графой «Выполнение поручений по протоколу». В каждом протоколе может быть несколько поручений. Учитывайте их так: первая цифра – номер вопроса в повестке дня; вторая, написанная через косую черту, – номер задания по этому вопросу.
Протоколы с разными сроками хранения учитывайте в отдельных регистрационных формах.
| ? | Кого назначать председателем заседаний? Узнать ответ >>Председатель – обязательный участник любого совещания, заседания, собрания. Обычно это директор или заведующий, их заместители или руководитель структурного подразделения. Председатель выступает с инициативой провести совещание, определяет повестку дня и состав участников, дает оценку их действиям, ставит задачи. |
По Вашим многочисленным просьбам, мы продлеваем акцию и увеличиваем скидку до 30% на все программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Успейте подать заявку на семинары по 499 руб. Акция действует весь январь!
Титульный лист на титульном листе указывайте даты начала и окончания ведения журнала. Регистрируйте протоколы в пределах календарного года .Номер поручения .Эти цифры возьмите в протоколе. Первая цифра – номер вопроса в повестке дня, а вторая – номер поручения по этому вопросу
Скачать образец журнала регистрации протокола
Скачать шаблон краткого протокола
Скачать образец краткого протокола
Скачать шаблон полного протокола
Скачать образец полного протокола
