Пустое письмо как составить акт

Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении составляют, чтобы зафиксировать отсутствие документации, которая обозначена в описи, но не найдена при распаковке конверта. Это действие обезопасит организацию от обвинений в утере важных документов. Как оформить такой акт, что в нем нужно указать, расскажем в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении .docСкачать образец акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении .doc

Чем грозит несоставление акта?

Если такой документ не составить, то компании-получателю будет трудно доказать, что документов в письме не было, и виновным в пропаже могут счесть получателя. Поэтому составить акт нужно незамедлительно, также важно отправить один экземпляр отправителю письма.

Если секретарь или другой работник принял письмо и не составил акт об отсутствии вложений, то ему грозит дисциплинарное взыскание по ст. 193 ТК РФ. При утере первичной документации или налоговой штрафы могут наложить и на саму компанию ФНС или иные контролирующие ведомства.

Порядок действий при обнаружении отсутствия вложений в письме

При обнаружении такого факта в почтовом отделении необходимо составить акт в присутствии работников учреждения. Свидетели должны будут расписаться в документе. Один из экземпляров нужно будет оставить в почтовом отделении. Если письмо было доставлено в компанию курьером и конверт был вскрыт при нем, то один экземпляр нужно будет вручить ему.

Чаще всего вскрытие письма происходит уже в организации. В этом случае свидетелями выступят сотрудники компании, присутствовавшие при открытии конверта.

Внимание! Один из экземпляров акта отправляют компании-отправителю.

Как составить акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении

Унифицированной формы такого документа законодательством не предусмотрено, поэтому составить его можно по своему усмотрению. Нужно избегать в тексте документа разговорных слов и выражений. Используют официально-деловой стиль речи.

В акте нужно указать следующую информацию:

1. Наименование организации и ее реквизиты. Если акт формируют на фирменном бланке компании, то эти данные уже будут включены в текст автоматически.
2. Наименование документа («Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении», «Акт о несоответствии вложения представленной описи» и т.п.).
3. Место и дату составления акта.
4. Суть произошедшего. Нужно написать, в какое время, когда и где было получено почтовое отправление, кто вскрыл конверт и заметил несоответствие описи.
5. В чем заключается несоответствие: каких документов не хватает, нарушена ли целостность пакета/конверта.
6. Сведения о свидетелях.
7. Количество экземпляров акта, для кого они предназначены.

В акте должны расписаться лица, которые присутствовали при вскрытии письма, указанные свидетели, почтовые работники и т.д.

Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении может составляться как юридическими, так и физическими лицами либо непосредственно в почтовом отделении после вскрытия почтового отправления, так и по месту получения в офисе или дома.

Файлы в .DOC:Бланк акта об отсутствии вложений в почтовом отправленииОбразец об отсутствии вложений в почтовом отправлении

Главное, чтобы акт был составлен комиссионно и сразу после установления факта отсутствия в отправлении указанных в описи вложений.

Причина для составления акта

Пересылка почтой различных документов – это общепринятая практика. С целью подтверждения факта наличия в отправлении тех или иных бумаг составляется опись вложения.

С момента составления описи предполагается, что в конверте реально находятся именно те документы, которые фигурируют в описи. То есть если предположить, что конверт, в котором, согласно описи, находится, к примеру, решение суда окажется на самом деле пустым, адресату будет крайне сложно доказать, что он не получал копию решения.

То же самое применимо и к любому другому документу, отсутствующему в почтовом отправлении, будь то распоряжение ИФНС или протокол об административном правонарушении.

Для подтверждения факта неполучения того, что было вложено в конверт или бандероль, составляется акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении полностью или в их части.

Физические лица составляют акт самостоятельно или через своих представителей в присутствии любых свидетелей. Корреспонденцию юридических лиц, как правило, получает и вскрывает конкретный работник с последующей регистрацией письма в журнале входящей корреспонденции.

Соответственно, и акт об отсутствии вложения должен составляться этим работником в присутствии свидетелей-работников организации.

Вскрытие почтового отправления

Письма или бандероли с вложениями в них всегда направляются заказной почтой с обратным уведомлением о вручении. Таким образом, расписка получателя в получении почтового отправления будет по умолчанию подразумевать, что он получил все, что указано в описи почтового вложения.

Поэтому при вскрытии отправления следует сверить его содержимое с тем, что указано в описи. Разумеется, желательно осуществить сверку непосредственно в почтовом отделении, однако это не всегда возможно.

Вне зависимости от того, где вскрывается конверт или бандероль, после выявления отсутствия всех документов или их части следует составить соответствующий акт.

Составить акт должен, как правило, непосредственный получатель, а вот расписаться в акте в качестве свидетелей могут любые лица – сотрудники канцелярии, соседи или даже участковый, если он окажется поблизости.

Составление акта

Итак, составление акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении – это, в первую очередь, способ обезопасить себя от возможных дальнейших претензий, связанных с направлением документов.

Соответственно, отправитель письма должен быть извещен о том, что направленных документов в почтовом отправлении не было, или были, но совсем не те, которые указаны в описи.

Составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у адресата, другой — на почте, а третий направляется отправителю.

Унифицированной формы акта не существует, а, следовательно, ее либо потребуется придумывать самостоятельно, либо взять в качестве образца любую из уже существующих форм. В рамках данной статьи мы предлагаем нашим пользователям возможность скачать шаблон акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе составления акта в шаблон потребуется внести следующие сведения:

1. дату и место составления акта;
2. наименование или ФИО составителя (как правило это получатель почтового отправления);
3. ФИО и место жительства или ФИО и должность лиц, выступающих в качестве свидетелей;
4. указание на несоответствие содержимого отправления с описью вложения. Потребуется внести уточняющие сведения – какой именно документ отсутствует, не присутствуют ли вместо нужного документа другие, не имеющие отношения к получателю;
5. сведения о состоянии конверта или упаковки (нарушена или не нарушена целостность);
6. подписи составителя и свидетелей.

Если акт составлялся в почтовом отделении, то расписывается и работник почты. После составления акта один из его экземпляров необходимо направить отправителю. Желательно также составить к акту соответствующее сопроводительное письмо.

В случае если почтовое отправление было доставлено нарочным или курьером, и он присутствовал при вскрытии отправления, то желательно вручить ему один из экземпляров акта немедленно.