Расписание преподавателей как составить

Если вы, как и я, преподаете удаленно, то вам точно знакома ситуация, когда рабочие часы плавно смешиваются с личным временем и становится сложно разобраться, сколько же времени ты реально работаешь. Когда я начала преподавать онлайн, большинство моих друзей по-хорошему мне завидовали. Но только те, кто работают из дома, знают насколько сложно организовать рабочее расписание преподавателя.

Изначально мне нужен был опыт, практика и ученики, поэтому я была доступна практически круглосуточно: я могла проводить уроки и в 7 утра и в полночь, лишь бы это было удобно моим ученикам. В перерывах между уроками я проверяла домашние задания или эссе, готовилась к другим урокам, отвечала на сообщения учеников или писала статьи о преподавании. А в единственный свой выходной день на неделе я брала дополнительные занятия либо училась на курсах для преподавателей. 

Кроме того, я практикующий переводчик, поэтому в неделю мне нужно было выделять определенное количество времени на переводческую практику. В итоге, совсем скоро я перегорела: потеряла энтузиазм к работе, по утрам не хотелось вставать с кровати, а на каждый урок шла, как на каторгу. На лицо были первые признаки профессионального выгорания, и нужно было что-то срочно менять. Я пересмотрела свое отношение к отдыху и к работе, а затем составила новое сбалансированный рабочий график. 

Мои принципы составления расписания 

Для начала, я советую разбить свой день на часы и иметь расписание перед глазами. Какое-то время я пользовалась настенной доской перед рабочим столом, но потом перешла на таблицу excel и теперь всегда пишу расписание именно там. 

Принцип первый: следовать четкому финансовому плану

Я подсчитала свои месячные расходы и составила финансовый план: это помогло мне определить сколько часов в месяц мне нужно работать, чтобы иметь нужную сумму денег. 

Зарплата преподавателя часто зависит не только от программы и типа уроков, но и от нагрузки, поэтому подсчитайте, какую сумму вы хотите иметь в конце месяца и запишите количество рабочих часов/уроков на эту сумму. Разбейте эту цифру на количество рабочих дней в месяц. Учитывайте, что уроки иногда срываются по разным причинам — болезнь, непредвиденные обстоятельства, ЧП с электричеством, поломка техники или что-то еще (у меня это примерно 10-15% от запланированных уроков). 

Принцип второй: занимать одну часть дня 

Я перестала назначать уроки в разное время: многозадачность — не лучшее решение для преподавателей, так как переключаться с уроков на другую деятельность достаточно сложно. Поэтому я стараюсь не разбивать день на несколько частей. Если у меня высокая нагрузка с утра, то во второй половине дня или вечером я свободна. Если занят вечер, то утренние часы я посвящаю себе и делам, не связанным с преподаванием.

Такой подход позволяет разграничить свой день и находить время на то, что помогает держать в тонусе: занятие спортом, отдых, время с семьей, хобби домашние или личные дела. Кроме того, установите для себя четкие границы: в котором часу может быть самый ранний урок, а в котором самый поздний. 

Принцип третий: не жертвовать выходными

У преподавателя должен быть минимум 1 выходной день в неделю. Сейчас у меня их три, и я ни под каким предлогом не назначаю на них уроки. 

Удаленная работа позволяет нам самим выделять время себе на отдых. Мы можем работать в субботу/воскресенье и проводить уроки в эти дни, так как нашим ученикам это удобно, а отдыхать в любой будний день. Исходить нужно из своих интересов и привычек: если для вас важно проводить время с друзьями и семьей в их выходные, то освобождайте субботу/воскресенье, если у вас другие планы — устраивайте выходной в любой другой день. Главное — не работайте: не проводите уроки, не готовьтесь к ним, не проверяйте домашние задания и уберите подальше ноутбук и телефон.

Принцип четвертый: «заставлять» себя отдыхать

Даже если у вас есть выходной день, но он забит рабочими задачами, у вас нет выходного. У меня было именно так. 

Решений было два: прописать в своем рабочем графике время, которое я уделяю на рабочие задачи вне уроков и отказаться от рабочих чатов и почты в свои выходные дни. Первое время я буквально заставляла себя гулять, заниматься спортом, смотреть кино, проводить время с друзьями или просто ничего не делать. Мне было жаль времени. Но со временем это дает результат. 

Принцип пятый: интервалы между уроками

Я назначаю уроки с учетом перерывов между ними в 10-30 минут. Это очень важный момент, так как у нас, преподавателей, в основном сидячий образ жизни, и даже если вы работаете всего 4-5 часа в день, нельзя проводить их абсолютно не вставая с места. 

Вам нужно достаточно времени, чтобы размяться и немного отдохнуть от экрана. Кроме того, постарайтесь иметь четкий нормированный перерыв — время, за которое вы неспешно сможете пообедать и немного отдохнуть. 

Принцип шестой: работа должна быть в радость

Я отказалась от сложных для себя учеников. Не обязательно, чтобы у вас были какие-то проблемы со студентами, но если вам тяжело и некомфортно работать с этим человеком, ученик автоматически становится сложным. Вы нехотя идете на занятия с ним, считаете минуты до завершения урока и не получаете удовольствия от процесса. Час с таким учеником забирал у меня энергию, которую я обычно тратила за восьмичасовой рабочий день. В итоге, я набралась смелости, и отказалась от дальнейшей работы. 

Да, вы можете потерять в деньгах, но это не критично, так как новые ученики точно еще будут, поэтому не стоит рисковать  потерей интереса к своей работе и эмоциональным состоянием. 

Принцип седьмой: уходить в отпуск вовремя

Нужно четко понимать пределы своих возможность и уходить в отпуск раньше, чем наступит «точка невозврата» — та степень усталости и выгорания во время которой продуктивность уходит в обратную проекцию. Профессия преподавателя связана с самоотдачей: мы многое отдаем нашим студентам. Помимо знаний мы делимся с ними эмоциями, чувствами, навыками, поэтому нужно вовремя наполняться, чтобы избежать истощения. 

Составление идеального расписания — очень индивидуальный процесс, который прямо зависит от наших потребностей, целей, выносливости, продуктивности и работоспособности. Основной принцип при его составлении — чувство комфорта: работа должна приносить не только деньги, но и удовлетворение и радость. Конечно, мы хотим быть гибкими и подстраиваться под интересы и графики наших учеников, но мы ни в коем случае не должны быть гибкими в ущерб нашему отдыху и личному времени. 

Почитайте по теме: Как совмещать работу и путешествия

Когда я работала в крупном языковом центре, первый год я помогала составлять расписание, и это была ужасная нервотрёпка, скажу я вам. Серьёзно, одна из самых больших проблем – это угодить всем, что априори невозможно.

Как обычно составляют расписание? Сначала записывают всех желающих заниматься, новеньких тестируют, чтобы хотя бы примерно представлять уровень.

С этим у нас тоже бывали проблемы, т.к. люди часто не слышали наши просьбы проходить тест самостоятельно, без интернета и помощи. Ведь это в их же интересах попасть в группу нужного уровня, но нет! Находились такие люди, которые проходили тесты очень хорошо, группу выпускали, оказывалось, что половина группы не подходит по уровню! Ведь тесты сделали не они, а гугл за них. А если это дети, то за них часто решали родители. Меня всегда это удивляло, как они не понимают, что оказывают медвежью услугу своему же ребёнку? Из-за таких вот случаев приходилось снова перекраивать расписание.

Частично эту проблему решили, когда ввели устные собеседования. Тем не менее, и это не всегда показатель, особенно с детьми. Они часто теряются, волнуются, и могут показать результат хуже, чем он есть. И именно такие дети обычно всё делают без подсказок, но от волнения плохо, приходят в группы, и им там слишком легко и просто.

Поэтому всем родителям новеньких всегда сообщалось, что расписание предварительное, детям нужно 2-3 занятия, чтобы “раскрыться”. Поэтому брождения из группы в группу в начале учебного года – норма. У меня бывали случаи, когда на уроке было 14 человек (!) в классе для 10, но после 1-2 уроков выяснялся настоящий уровень каждого и у меня могло остаться уже 5 человек) Потом, в течение года, группа могла добираться.

Итак, сначала записываются все желающие. Узнаём есть ли у них другие кружки (если есть, то таких обзваниваем в последнюю очередь. Не всегда удаётся подобрать им расписание, ведь им обычно нужен какой-нибудь нестандартный вариант, вроде понедельник 15.00 и суббота 20.00). Группы же в большинстве центров обычно занимаются 2 раза в неделю по 45-90 мин в одни и те же дни недели в одно и то же время.

Также нужно узнать, когда может преподаватель, если он, например, внештатник. Когда предварительный вариант готов, обзваниваются ученики/родители, им предлагают расписание и они либо приходят, либо нет. Часто бывает, что по телефону вас заверяют, что всё в силе и они будут, а в итоге не приходят, и трубку потом не берут. Зачем так делать я тоже не понимаю. Боятся обидеть, или что? Какой-то инфантилизм, честное слово. И ведь никогда никто не предупреждает, что решил не приходить, после того, как пообещал, что придёт.

Сейчас в центре расписание составляю не я, что очень приятно) Но как репетитору, мне приходится делать это самой. И это всегда непросто, но обычно через пару недель, самое долгое, месяц, всё нормализуется. Я всегда потом удивляюсь как у меня так ловко получилось всех подобрать и расставить (например, живущие в одном районе у меня шли друг за другом с разницей в 15 минут, еле успевала добегать =) А сначала кажется, что никого и никуда не поставить, всем неудобно.

Иногда получается, что даже “старенькие” ученики не попадают под расписание, даже если оно не менялось. Бывает, у них появляются новые кружки, новое расписание в школе и т.д. Тогда они могут просить нестандартное время. Например, позаниматься с вами в единственный ваш выходной, причём чаще в неудобное для вас время. Их аргумент обычно, ну, что вам стоит всего разок и на часок?

Не советую идти на поводу у таких людей, которые свой комфорт ставят выше вашего. Вы у вас один/одна, и если будете работать без выходных (а одно занятие в день уже портит смысл выходного, ведь вы всё планируете вокруг одного этого занятия), то скоро не сможете работать вообще. У меня такое было, сначала легко и просто, но потом накапливается усталость и раздражение. А оно нам надо? Всех денег всё равно не заработаешь, а портить своё здоровье и терять удовольствие от любимой работы тоже ни к чему.

Всем удачного учебного года, он уже совсем скоро начнётся, всем удачных расписаний и прилежных учеников)!

Процесс составления расписания – очень трудоемкий и продолжительный по
времени, который может продолжиться до одного месяца, даже с использованием
специализированных программ. Программы облегчают и ускоряют процесс, но они не
могут учесть всех человеческих условий, поэтому приходиться использовать
комбинированный режим работы с программами.

При составлении расписании заместитель директора по УР сталкивается со
следующими требованиями, которые хотя бы частично должны быть учтены (полный
перечень требований изложен в Санитарно-эпидемиологических правилах и нормах
СанПиН 2.4.2.1178-02 “Гигиенические требования к условиям обучения в
общеобразовательных учреждениях”, утвержденные в 2002 году, вводятся в действие
с 1 сентября 2003 г. СанПиН содержит Приложение 6, в котором даны рекомендации
по составлению расписания уроков в части распределения учебной нагрузки в
течение дня и недели.) [1,2]

1. Методический день учителя.

Учителю на основании коллективного договора предоставляется методический
день. Он устанавливается при условии объема учебной нагрузки, не нарушающей
учебного режима, не создающей перегрузки учащихся. Методический день не является
дополнительным выходным днем.

2. Окна в расписании учителя.

Никаких нормативов по количеству окон не существует. По нормативам, рабочее
время работника может быть разделено на два периода. То есть, если у учителя в
течение рабочего дня два окна – это незаконно, а если одно, но любой
продолжительности, то законно. Специфика рабочего времени учителя (в том числе и
окна) должна быть прописана в локальном нормативном акте школы: либо в правилах
внутреннего трудового распорядка, либо в коллективном договоре [3]

3. Гигиенические требования – распределение учебной нагрузки по дням недели
по баллам [4].

Научными исследованиями установлено, что оптимум умственной работоспособности
у детей школьного возраста приходится на интервал 10-12 часов. Поэтому в
расписании уроков для обучающихся I ступени основные предметы должны приходиться
на 2–3 уроках, а для II и III ступеней – на 2, 3, 4 уроках.

Таблица 1. Наиболее благоприятные и неблагоприятные дни недели.

Классы	Дни недели
благоприятные	неблагоприятные
1–4	Вторник, среда (небольшое снижение), четверг	Понедельник, пятница, суббота
5	Понедельник, вторник	Среда, четверг, пятница, суббота
6	Вторник, четверг, пятница (небольшое снижение), суббота	Понедельник, среда
7–8	Вторник (небольшое снижение), среда, четверг, суббота	Понедельник, пятница
9–11	Среда, четверг, пятница	Понедельник, вторник, суббота

Таблица 2. Наиболее продуктивные и непродуктивные уроки.

Неодинакова умственная работоспособность учащихся и в разные дни недели.
Наибольшее количество баллов за день по сумме всех предметов приходится для
8–11-х классов – на вторник, среду и четверг; для 1–7-х классов – на вторник и
четверг (среда – несколько облегченный день); суммарная нагрузка в начале и
конце недели должна быть наименьшей (по ранговой шкале трудности). Изложение
нового материала, контрольные работы следует проводить на 2–4 уроках в середине
учебной недели.

Предметы, требующие больших затрат времени на домашнюю подготовку, не должны
группироваться в один день.

Таблица 3. Шкала трудности учебных предметов для расписания
начальной школы (по 11-балльной шкале И.Г. Сивкова).

Таблица 4. Шкала трудности учебных предметов для учеников 5-9-х
классов (по 13-балльной шкале М.И. Степановой, И.Э. Александровой, А.С.
Седовой).

Школьные предметы*	Количество баллов (ранг трудности)
5-е классы	6-е классы	7-е классы	8-е классы	9-е классы
Алгебра			10	9	7
Биология	10	8	7	7	7
География
Геометрия			12	10	8
ИЗО
Иностранный язык	9	11	10	8	8
Информатика	2	10	4	7	7
История, обществознание	5	8	6	8	10
Литература	4	6	4	4	7
Математика	10	13
Музыка	2	1	1	1
МХК				5	5
ОБЖ	1	2	3	3	3
Природоведение	7	8
Ритмика	4
Русский язык	8	12	11	7	6
Труд	4	3	2	1	4
Физика			8	9	13
Физическая культура	3	4	2	2	2
Химия			13	10	12
Черчение				5	4
Экология	3	3	3	6	1
Экономика					11
Этикет	7	5

* В перечень включены и факультативные курсы.

Таблица 5. Шкала трудности учебных предметов для учащихся 10-11-х
классов (по 13-балльной шкале М.И. Степановой, И.Э. Александровой, А.С.
Седовой).

Предмет	Количество баллов	Предмет	Количество баллов
Физика	12	Информатика Экономика	6
Геометрия, химия	11	История Обществознание МХК	5
Алгебра	10	Астрономия	4
Русский язык	9	География Экология	3
Литература, иностранный язык	8	ОБЖ Москвоведение	2
Биология	7	Физическая культура	1

Расписание составлено неправильно, когда наибольшее число баллов за день
приходится на крайние дни недели или когда оно одинаково во все дни недели.

На практике из перечисленных выше требований полностью выполнить удается
только первое, два других требования, как правило, учитываются только частично.
Это может быть связано и с большим количеством классов, нехваткой учебных
кабинетов, привлечение вузовских преподавателей и т.д.

Помимо требований со стороны законодательства выставляемых к составлению
расписания, необходимо учитывать следующие моменты:

1. Пожелания учителей к составлению расписания.

У каждого учителя существуют личные причины работать в тот или иной день,
время или в том или ином кабинете и т.д.

2. Загруженность классов с дополнительными услугами.

На практике встречаются “классы +” – это классы с дополнительными услугами, у
них кроме основных учебных предметов ведутся занятия бальных танцев, бассейн,
дополнительные занятия по математике, английскому языку и т.д.

3. Распределение учебных кабинетов.

Нехватка учебных классов из-за большого количества классов, проведение
занятий в две смены. Так же здесь необходимо учитывать проведение дополнительных
занятий для подготовки к олимпиадам, различным конференциям, консультаций по ЕГЭ,
а так же индивидуальную работу учителя с учащимися.

С чего же начать составлять расписание начинающему:

А) Распределение учебной нагрузки между учителями. Особое внимание
следует обратить на предметы, где занятия проходят при делении на подгруппы
(например, английский язык, информатика и т.д.). Удобно, если пары учителя
работают в одних и тех же классах.

Например: Английский язык

Ф.И.О.	2а	2б	2в	3а	3б	3в	4а	4б	4в	5а	5б	5в	11б
Валиева С.Т.	2	2	2				2	2	2				33
Ергулева Е.В.				2	2	2				3	3
Ерзина Л.В.	2	2	2					2	2
Шайдулина З.Р.				2	2	2				3	3	3/3

Надо постараться, чтобы как можно меньше было ситуаций, когда один учитель
ведет занятия в обоих подгруппах класса (из примера выше Шайдуллина З.Р. в 5в
классе, Валиева С.Т. в 11 б классе)

Б) Распределение методических дней учителей: подсчитать общее
количество баллов недельной нагрузки в каждом классе по учебному плану (можно
использовать таблицы 3–5), с учетом факультативов. Распределите баллы на дни
недели с учетом благоприятных и неблагоприятных дней (таблицы 1–2).

В) Ввод данных об учителе в программе Ректор:

• в разделе Списки – Свойства учителя чтобы указать методический
  день необходимо выделить выходным день недели и количество желаемых
  методических дней указать 0, чтобы программа сама не определила методдень на
  свое усмотрение. Из примера1 у учителя Басовой методический день – среда
  (см. Рисунок 1).

Рис. 1

• в разделе Нагрузка – Учителя желательно ввести кроме основных часов
  учителя, также указать все дополнительные часы. Это необходимо сделать,
  чтобы при составлении расписания зарезервировать день и час для данных
  занятий, например:7 уроками для проведения консультаций, чтобы было удобно
  учащимся. Можно попросить учителей, чтобы они обсудили это время заранее с
  учащимися.
• Если у учителя нет закрепленного за ним кабинета, то кабинет при вводе
  нагрузки указывать не надо. Распределение свободных кабинетов быстро
  производиться после составления расписания в разделе Расписание –
  Кабинеты.
• Ввод нагрузки, когда один учитель ведет урок в двух подгруппах,
  например: в 11б классе английский язык (3 часа) в двух подгруппах ведет
  Валиева С.Т.. Получается, что занятия английского языка в этом классе можно
  распределить в расписании только первыми или последними уроками в классе.
  Выход следующий: 1 час английского языка объединить в группу с информатикой
  (рисунок 2–3). Оставшиеся 2 часа английского вводим в один прием, с
  обязательным указанием, что группы одновременно не занимаются и уроки должны
  быть крайними (рисунок 4).

В аналогичных ситуациях необходимо искать предмет, с которым можно
объединиться в пару. Обязательно нужно проконтролировать общую нагрузку учителя,
с данном случае часто происходит потеря часов.

• Совместители: Учителя по совместительству работают по
  определенным дням, поэтому при вводе данных в разделе Списки – Свойства
  учителя необходимо сразу указать дни и время их работы.

Г) При составлении расписании удобно использовать таблицу 6.

Таблица 6 (Приложение 1).

В столбце Ф.И.О. вводиться список учителей по кафедрам, сначала учителя
русского языка и литературы, математики и информатики, физики, биологи, химии,
английского языка, татарского языка, технологии, музыки, ИЗО, физической
культуры, ОБЖ. Данную таблицу можно получить и программе ректор в разделе
Расписание – Учителя и запустить Мастер печати расписания учителя.
Для удобства обработки и сортировки данных необходимо выбрать формат файла Excel.
Конечно, таблица получается не на один лист, а на несколько, но зато по ней
можно увидеть большое количество информации: распределение недельной нагрузки
всех учителей, окна, методический день, во сколько заканчиваются уроки в классах
по сменам, и многое другое. Данную таблицу хорошо научиться читать по вертикали,
это позволяет при необходимости быстро находить замены учителей в классах.
Совет: Чтобы быстро запомнить расписание учителей и легко в нем
ориентироваться, то данную таблицу заполнить самому карандашом. И если затем
будут производиться изменения в расписании, то и в данной таблице обязательно
нужно вносить корректировки. Расписание в таком виде всегда должно находиться
под рукой у замдиректора по УР.

Начинать составление расписания надо с учителей, которые ведут занятия в
подгруппах, используя функцию поиска расписания. Еще раз следует отметить, что
программа при составлении расписании для учителей в парах, может получить
расписание одному учителю без окон, а другому учителю, стоящему с ним в паре,
может оставить большое количество окон. Поэтому полученное расписание необходимо
занести в таблицу 6 (или распечатать ее из программы только на данных учителей),
проанализировать и исправить неточности в расписании.

Далее аналогичным способом обрабатываем расписание учителей, где уроки должны
быть в парах. Затем обрабатываем учителей-совместителей, русского языка,
математики, и т.д.

Список используемой литературы:

1. Типовое положение об общеобразовательном учреждении, утвержденное
   постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2001 г. № 196.
2. Санитарные правила ст. 28 Федерального закона “О
   санитарно-эпидемиологическом благополучии населения” программы, методики и
   режимы воспитания и обучения в части гигиенических требований.
3. http://profi.intergu.ru/index.asp?main=answer&t100=0&id_sec=1896
4. И.Г. Корнеева. Рекомендации по составлению расписания// “Справочник
   заместителя директора школы”, № 3, 2008 г.

Современные высшие учебные заведения остро нуждаются в создании информационной системы, позволяющей планировать и составлять расписания занятий студентов и преподавателей, вести учет нагрузки преподавателей в реальном времени, оперативно предоставлять информацию, необходимую для принятия решений по оплате преподавателям отработанных часов, анализировать данные расписаний и загрузки преподавателей. Компания “Аналит”, г. Москва, завершила внедрение такой комплексной системы на базе “1С:Предприятия” для Высшей школы финансового менеджмента, входящей в состав Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации.

Содержание

---

Выбор программного продукта

До внедрения автоматизированной системы на базе “1С:Предприятия” планирование и составление расписания занятий преподавателей в учебном отделе ВШФМ производилось с помощью электронных таблиц. Подобным же образом формировались специфические отчеты по загрузке работников учебного отдела и составлялся табель учета отработанного времени преподавателей.

Для получения этих данных требовались значительные трудозатраты, иногда приходилось выполнять дополнительную обработку информации вручную, часто в сверхурочное время.

Особенно много проблем возникало на следующих участках:

1. Ведение списка учебных программ для каждого семестра, ввод и хранение информации о планируемой учебной нагрузке каждого преподавателя на учебный год.

Для ввода информации о планируемой учебной нагрузке преподавателя приходилось анализировать каждую учебную программу, поскольку преподаватель одновременно может быть задействован в нескольких из них.

2. Планирование и ввод расписания занятий слушателей и преподавателей, формирование ряда отчетов о состоянии расписания.

Приходилось заполнять выходные формы расписания вручную. При этом часто нужно было вводить в электронные таблицы одну и ту же информацию дважды, а то и трижды: например, для того, чтобы сформировать печатные формы расписаний потоков для размещения на доске расписаний и файл для размещения информации в Интернете.

3. Формирование карточек учета работы преподавателей за учебный год.

Для формирования карточек учета работы преподавателей приходилось вручную просматривать каждый учебный план, а также анализировать данные о фактически отработанном времени из расписаний. Это требовало предельной внимательности и отнимало массу времени у сотрудников учебного отдела.

4. Формирование табелей отработанного времени и ведомостей учебной работы преподавателей для предоставления в бухгалтерию.

Для формирования табелей отработанного времени преподавателей приходилось вручную отбирать данные о фактически отработанном времени из электронных таблиц расписаний, а затем на основании каждого табеля заполнять ведомости учебной работы преподавателей по каждой учебной программе. Такая работа могла занимать несколько полных рабочих дней сотрудников учебного отдела.

В I квартале 2003 года представители ВШФМ АНХ РФ посетили один из семинаров, регулярно проводимых компанией “Аналит”, на котором ознакомились с возможностями программных продуктов “Аналит: Расписание” и “Аналит: Учебные заведения. Расчет зарплаты в ВУЗах”, предназначенных для автоматизации деятельности высших учебных заведений.

По итогам участия в семинаре руководство учебного отдела ВШФМ АНХ приняло решение привлечь представителей компании “Аналит” для внедрения новой системы автоматизации учебного процесса.

Участки автоматизации

Изучив существующую технологию составления расписания и планирования нагрузки преподавателей, специалисты “Аналита” реализовали на базе конфигурации “Аналит: Расписание” для “1С:Предприятия” эффективную систему автоматизации, обеспечивающую:

• ведение списка потоков учащихся с указанием количества учащихся в потоке;
• ввод расписания занятий преподавателей с указанием времени начала и окончания занятия, названия курса, потока, типа занятия, номера аудитории и времени занятия;
• ведение списка учебных программ для каждого семестра с указанием названия учебных дисциплин (курсов), планируемого количества часов и данных преподавателей по каждому курсу;
• формирование ряда отчетов о состоянии расписания с разбивкой на утренние, дневные и вечерние часы занятий с указанием названия потоков, дат и дней недели, времени проведения занятий, номеров аудиторий, типов занятий и данных о преподавателях;
• формирование табелей отработанного времени преподавателей с разбивкой по потокам и указанием дисциплин, автоматическое формирование ведомостей учебной работы преподавателей на основании заполненного табеля;
• ввод и хранение информации о планируемой учебной нагрузке каждого преподавателя на учебный год;
• формирование индивидуального плана работы преподавателя и отчет о его выполнении на учебный год;
• формирование карточки учета работы преподавателя за учебный год.

Ввод расписаний, автоматическое формирование табелей и ведомостей

Самыми интересными с точки зрения реализации стали блоки ввода расписания и автоматического формирования табелей и ведомостей выполнения учебной работы преподавателей.

Для работы с расписанием в конфигурации была создана обработка “Ввод расписания”. В форму ввода расписания на каждую дату для каждого занятия по каждому учебному подразделению заносится информация о дисциплине, преподавателе, аудитории и типе занятия. При необходимости уточняется время начала и окончания занятия и количество отработанных часов (рис. 1).

Рис. 1. Ввод расписания.

Для формирования табелей отработанного времени преподавателей был создан документ “Табель отработанного времени”. Документ “Табель отработанного времени” заполняется автоматически. На основании заполненного расписания информация об отработанных часах из расписания за текущий расчетный период (месяц) по всем преподавателям, работающим в выбранном подразделении, по всем дисциплинам и типам занятия из выбранного учебного плана автоматически переносится в табель (рис. 2).

Рис. 2. Табель учета отработанного времени.

На основании данных из табеля была реализована возможность автоматического формирования ведомостей выполнения учебной работы преподавателей. По каждой учебной программе для каждого преподавателя создается набор документов “Ведомость выполнения учебной работы” для предоставления в бухгалтерию (рис. 3).

Рис. 3. Ведомость выполнения учебной работы.

Итоги автоматизации

В ходе автоматизации в ВШФМ АНХ РФ были максимально использованы функциональные возможности выбранной платформы “Аналит: Расписание” и, в то же время, дописаны программные блоки, позволяющие вести учет многих факторов по оригинальным методикам, принятым на предприятии.

Переход на новую систему позволил исключить трудоемкие рутинные операции, требовавшие ручной обработки данных, и тем самым на порядок снизить трудозатраты по составлению и оперативному изменению расписания занятий слушателей, а также сократить время на составление и отслеживание плановой и фактической загрузки преподавателей Академии.

Опыт внедрения в ВШФМ АНХ РФ оказался востребованным и другими высшими учебными заведениями.

Работы выполнены компанией “Аналит”,
тел. (095) 787-22-83,
www.analit.ru

Система составления расписаний и учета нагрузки преподавателей в вузе

Методические
рекомендации по составлению расписания учебных занятий
в МБОУ г. Иркутска СОШ №12

с
помощью программы ХроноГраф 3.0 Мастер

учитель
информатики

Зыкова
Ольга Павловна

Рис.1

После открытия
программы, появляется страница «Данные об учреждении образования», здесь
необходимо заполнить сведения в верхней части, справа ввести количество уроков,
начало учебных занятий, длительность уроков и перемен. Чтобы заполнить сведения
в нижней части необходимо воспользоваться командой «Действия»  (Рис.2 ).

 Рис.2

Выполните добавление иностранного языка
(Рис.3), заполните полное и сокращенное название и повторите ввод  другого
иностранного языка.

Рис.3

Затем добавьте
новый класс (Рис.4), выберите из предложенных параллель и напишите
самостоятельно букву, если в параллели несколько классов, то после нажмите «Еще»,
а если нет, то «ОК», так в нижней части появляются классы. Дополнительно
можно проставить количество мальчиков и девочек в классе и общую численность
учеников, это будет учитываться при делении классов на занятия и рассаживании
по кабинетам.  

Рис.4

После заполнения страница будет выглядеть
примерно так (Рис.5)

   

Теперь перейдем на
следующую страницу «Недельная сетка часов» (
значок во второй верхней строке). Согласно учебного плана вашего ОУ, необходимо
ввести следующие данные: учебные предметы, количество часов, учитывать деление
классов на подгруппы, проверить количество учебных часов класса и общую
педагогическую нагрузку.  Чтобы ввести данные воспользуемся командой «Действия»
в верхней строке (Рис.6).

 

Добавим предмет (Рис.7)

Рис.7

Вводим название
предмета по учебному плану, далее сокращенное название для учебного расписания,
отмечаем, если предмет является иностранным языком и, нажимаем на «Еще»,
чтобы продолжить введение других предметов, после введения всех предметов
обязательно нажимаем «ОК», чтобы сохранить данные. Таким образом, у нас
заполнена левая часть таблицы, переходим к заполнению правой части – введение
почасовой нагрузки (в недельных часах).  Наводим курсор в правой части таблицы
напротив предмета под классом и нажимаем  (Рис.8)

Рис.8

После появления окошка, определяем
нагрузку в часах и нажимаем «ОК» (Рис.9).

 

Рис.9

Если класс
делится, то обязательно нужно поделить класс на группы и ввести двойные часы.
Например, иностранный язык в 5а классе проводится в 2-х группах. Заходим в «Действия»
(верхняя строка), выбираем функцию «Деление на группы» (Рис.10)

Рис.10

Определяем количество групп и нагрузку,
далее сохраняем «ОК».

После работы со страницей у вас должен
получиться такой вариант (Рис.11)

 

 Рис.11

Далее переходим на
другую страницу «Данные о преподавателях»  (вторая
верхняя строка).  Рассмотрите внимательно страницу, внизу  размещены учебные
предметы (мы их уже внесли на предыдущей странице и теперь можем с ними
работать), отсутствуют данный (Ф.И.О.) учителей и сведения по ним (УМК,
классное руководство, совместительство и др.)  Заходим в «Действия» и
выбираем функцию  «Добавить преподавателя» (Рис.12)

Рис.12

Заполняем фамилию, имя и отчество учителя
и нажимаем «Еще» (Рис.13)

Рис.13

Так заполняем весь
список преподавателей, затем напротив фамилии в графе «Предметы» 
наводим курсор и нажимаем, переходим в нижнюю часть страницы и выбираем
предметы, которые ведет данный преподаватель, если несколько, то по очереди.
Проверяем, напротив фамилии учителя появился список его предметов (Рис.14)

 

Рис.14

Чтобы внести
дополнительные сведения про учителя таким же образом выбирается из нижней части
иностранный язык, классное руководство, эти сведения появляются в нижней части
страницы после наведения курсора и нажатия на графу сведений напротив фамилии.

После работы с данной страницей у вас
должно получиться примерно так (Рис.15)

Рис.15

Переходим на
следующую страницу «Информация о кабинетах» ,
после заполнения данных сведений , распределенные кабинеты будут стоять в
расписании учебных занятий и можно будет формировать отчетность о занятости
кабинетов. Снова заходим в «Действия» и выбираем функцию «Добавить
кабинет» (Рис.16)

Рис.16

Набираем название
кабинета (как у вас принято) и сохраняем «ОК», напротив кабинета вносим
дополнительные сведения (этаж и количество посадочных мест печатаем
самостоятельно, а остальные сведения выбираем из нижних строк страницы). И так
далее по всем предметам.

Теперь заполняем
страницу «Распределение нагрузки» . Будем работать на
этой странице с классами, с недельными часами из учебного плана (тоже уже
внесены нами и деление групп предусмотрено), предметами, Ф.И.О. учителя (эти
сведения мы уже внесли на предыдущей странице). Изучите страницу, слева классы,
в центре названия предметов и сведения о фамилии учителей и предметов отсутствуют,
но нам нужно будет их утвердительно расставить согласно тарификации директора
ОУ. Переходим от предмета вниз, находим учителя и смотрим в каком классе, какой
предмет он преподает и выбираем нажатием. Нагрузка учителя должна увеличиться
или перераспределить ее таким же споспобом, но напротив уже другого класса. Если
часы не распределены, то в строке предметов сведения о преподавателях
отсутствуют и рядом  с классом неравное количество часов из учебного плана, и
вам это знак, что нужно все разнести. Там где название класса подсчитывается
нагрузка класса и можно сверить с часами учебного плана общее число часов по
всем классам. После кропотливой работы страница должна выглядеть так (Рис.17)

       

Рис.17

Переходим на
страницу «График работы преподавателей»  .  Наверняка,
ваши коллеги просили вас о методическом дне в конкретный день недели или они не
могут работать на первых уроках из-за того, что живут далеко или последние
уроки им не ставить, т.к. они спешат забрать детей из сада и т.д. Пожеланий
огромное количество и необходимо  какую-то часть (разумную!!! Согласно САНПиНА
и методических рекомендаций) учесть при составлении расписания учебных занятий.
Для этого  напротив фамилии учителя выбираем день недели или конкретное время
уроков и  двойным нажатием закрашиваем красным цветом предпочтения наших
коллег. Посмотрите как получилось у меня (Рис.18)

 

Рис.18

Обращаю ваше
внимание на то, что если при составлении расписания вам необходимо будет
изменить выходные дни учителей, то вы можете вернуться на эту страницу и
двойным нажатием отменить красный цвет или перенести в другое место.

Вот только теперь
можно приступать к составлению расписания, без предварительной нашей работы
программа этого не разрешает.

Перейдите на
страницу «Составление расписания» . Все готово для
составления самого расписания, его можно составить несколькими способами:

А) самостоятельно
вручную;

Б) автоматически
(с учетом или без учета САНПиН);

В) автоматически,
но с ручной корректировкой.

Я за время работы
с данной программой определила для себя первый вариант, слишком много пожеланий
со стороны  моих коллег и много нюансов, связанных с учебным процессом
(совмещенное занятие французского языка учеников из 11 параллели, занятий
технологией для мальчиков и девочек и др.). Если вы выбираете второй способ, то
в «Действиях» первоначально выбираем «Автоматическое составление
расписания» (Рис.19)

Рис.19

Если вы выбираете третий
способ, то отмечаем нажатием данные, которые просит программа, нажимаем на «Старт»
и после завершения получаем расстановку уроков. А после начинаем вносить
вручную корректировку в составленное расписание.

Вот что получилось
у меня после ручного составления расписания (Рис.20)

Рис.20

Слева фамилии
учителей (по алфавиту работать удобнее!), напротив фамилии расставлены по дням
недели уроки, обратите внимание, что красным выделены свободные от часов
(нерабочие) дни или уроки (мы их проставляли заранее). В нижней части страницы
слева расписание класса, в которым работает данный учитель и перейти в другой
класс можно после нажатия класса в верхней части страницы. Слева расписание
выделенного учителя, красным выделяется нерабочий день (методический).

Если нужно
расписание откорректировать вручную, то при этом смотрю либо на расписание
класса (слева), либо на расписание учителя, в зависимости от того, что
необходимо изменить.

Нажимаю дважды на
класс, который я хочу убрать (Рис.21). Синим цветом он выделился в расписании
класса и расписании учителя. Если мне надо улучшить расписание учителя я
работаю с ним, посмотрите зеленым выделены прямоугольники. Это предложение
программы поставить урок в другое место (закрашен прямоугольник полностью) или
поменять уроки местами (зеленая рамка). Мне обходимо убрать и я ставлю курсор
на синий прямоугольник и перетаскиваю на место какого-нибудь зеленого
(закрашенного) прямоугольника.   

Рис.21

 Как
проверить расписание учеников (классов) по требованиям САНПиН о методической
загруженности? При распределении недельной  сетке часов необходимо ввести
сведения о трудности предметов, программа сама предлагает принятую по САНПиНУ
шкалу (Рис.22)

 

Рис.22

После составления расписания и при
просмотре расписания классов мы можем посмотреть график, надо просто навести
курсором на класс (Рис.23).

Рис.23

Таким образом,
после корректировок расписание проверяю расписание классов, затем расписание
учителей.

Расписание
составлено, проверены часы, графики методической загруженности классов (у меня
на эту работу уходит 3-4 дня). Теперь можно знакомить учителей с расписанием,
они проверят себя и заодно вас, у них наверняка возникнут свои соображения о
перестановке уроков, кабинетов, но обращаю ваше внимание на то, что никаких
претензии по поводу совмещенности кабинетов не принимаются, программа этого
просто не допускает, предложите еще раз проверить свое расписание. Если, 
возникают замечания и предложения, то начинайте работать с учителем и
программой. Покажите учителю его расписание и расписание классов, в которых он
работает, обращайте внимание на графики, и если расписание в пользу учеников и
нет никакой возможности перестановки (вспомните про прямоугольники зеленые и в
рамочке), то любезно объясните учителю, что программа признает идеальный
вариант составления расписания для него.

Еще одна
особенность программы в том, что после составления расписания возможны
различные отчеты, так и называется один из разделов верхней строки. Виды
отчетов (Рис.24)

Рис.24

Для сверки преподавателей
своего расписания можно распечатать расписание всех учителей с указанием
кабинетов, названия предметов, выходных дней (Рис.25)

 

Рис.25

После нажатия на «Расписание
преподавателей» появляется окно, в котором необходимо выбрать сведения для
отчета: отмечаем галочкой нерабочие дни, выводим наименование предметов,
кабинеты, в списке ставим галочку, если нам нужны все учителя, или снимаем
галочку и выбираем конкретного учителя. Если решили отдавать учителям
расписание на руки, то способ вывода поставьте «по отдельности», чтобы потом
разрезать. Вывод отчета можно предварительно сделать на «экран», а после
просмотра делайте вывод «принтер». Вот такой отчет должен получиться (Рис.26)

 

Рис.26

Таким же образом
можно вернуться и сделать отчет «Расписание классов» (Рис.27)

Рис.27

Расписание для
фойе школы может выглядеть так (Рис.28)

 

Рис.28

Заметьте, что на
изготовление такой отчетности уходит совсем немного времени и никаких усилий,
таким образом, после корректировки расписания очень легко его заменить на
новое. Мы не рассмотрели функцию программы «Замена уроков», но об этом в другой
статье. Теперь о самой программе, она совершенно бесплатная и поступила во все
школы с пакетом программного обеспечения «Первая помощь 1.0» в 2008 году, А
после моего назначения на должность заместителя директора школы по УВР, в виду
необходимости составления расписания уроков, я занялась ее просмотром.

Если у Вас есть ко
мне вопросы, то я готова на них ответить. Спасибо за внимание!