Схема как найти офис

Если 2020-й вошёл в историю как Год удалёнки, великой и ужасной, то 2021 планирует стать Годом возвращения в офисы. На что обратить внимание при выборе и какие могут быть подводные камни в офисной аренде — рассказываем в гайде.

Шаг первый. Как понять, что мне нужен офис?

Окей, офис точно нужен. Где искать?

Самый простой способ — запрос в Google: снять офис Москва. Предупреждаем сразу: с таким расширенным поиском будет множество вариантов, не всегда подходящих под ваш запрос — например, на одной странице будут и бизнес-центры, и офисы на продажу.
Сужайте запросы: офис с мебелью в центре. Смарт-офисы Москва — это если хотите офис нового формата, где всю коммуналку, платежи и быт берёт на себя арендодатель. Офис коворкинг Москва — под таким несочетаемым (на первый взгляд) запросом прячутся так называемые гибкие офисы. По сути, это отдельные кабинеты на площадках коворкингов. Хотите — работайте в офисе или выходите в опенспейс в общие зоны, пользуйтесь переговорными, зонами отдыха и кухней. Всё это уже включено в стоимость аренды.

Не останавливайтесь на первых страницах поиска — бизнес есть бизнес, и чаще всего первые строки заняты оплаченными объявлениями. Дайте себе ещё большую свободу поиска: листайте ниже или идите на агрегаторы коммерческой недвижимости. Самый известный сервис — ЦИАН.

Неочевидный, но классный вариант поиска — карты: Google, Яндекс и 2ГИС. Там ещё удобнее: сразу видны все филиалы офисов, если это сеть, удобно представлены основные предложения и часы работы.

На что обращать внимание?

Цена за аренду даётся уже с НДС? Или нужно доплачивать?
Обращайте внимание, включен ли в стоимость НДС — это должно быть прописано в договоре. Цена без него может быть подозрительно низкой, а потому и привлекательной. Узнайте заранее у вашего арендодателя, чтобы не было неприятных сюрпризов с переплатой.

Что входит в стоимость аренды?
Коммуналка, счета на интернет, охрана — всё это оплачивает ваш арендодатель или остаётся на вас? По возможности выбирайте варианты, где в стоимость аренды всё включено. Так можно избежать лишних хлопот с оплатой квитанций и непредвиденных расходов.

Есть ли юридический адрес и сколько это стоит?
Для многих это одно из главных преимуществ при выборе офиса. Узнайте, поможет ли вам арендодатель с оформлением юр.адреса и цену услуги, если она не включена в стоимость (что для Москвы совсем редкость).

Как добраться до офиса? Удобно ли идти от метро и где там можно парковаться?
Комфортно ли дойти пешком или, может, есть корпоративный транспорт от метро? И всё про парковку, если приезжаете на машине: городская или обособленная, сколько стоит в месяц, нужен ли залог.

Мебель — входит в цену или платно?
Что входит в набор, кроме стандартного стола и кресла? Нужно ли платить за дополнительную мебель, если в офисе появятся новые сотрудники?

Что есть на площадке, кроме офисов?
Например, зона кухни или кофемашина. Или, может, вендинговые автоматы с едой. Дополнительные бонусы, если важны: зоны отдыха, переговорные или душевые. Пользоваться переговорными можно и бесплатно: в Ключе мы даём арендаторам такую возможность утром, вечером и в выходные, а всё остальное время — со скидкой 50%.

Многие IT-компании спрашивают о наличии серверной для размещения серверов. Для кого-то важный фактор — ресепшн и администратор, хранитель площадки, кто мог бы принять почту и посылки, когда вас нет на месте.

На какой минимальный период можно снять помещение под офис?
В классических БЦ срок договора аренды начинается от 11 месяцев. Если вы вдруг захотите расторгнуть договор раньше, то арендодатель может ввести уплату неустойки или не вернуть залог. Кроме того, предупреждать о переезде многие требуют как минимум за 60 календарных дней. В пандемию 2020-го эти жёсткие условия для многих обернулись большими денежными потерями.

Мы пошли навстречу всем арендаторам, по которым ударил кризис, и ввели удобные гибкие договора с коротким сроком аренды. Никаких неустоек, штрафов и офисной кабалы.

Нужно ли платить залог?
Как правило, вся аренда офисов устроена так: с подписанием договора вы вносите не только оплату за первый месяц, но и депозит — обычно в размере месячной арендной платы. Но бывают и исключения. В конце 2020 года мы в Ключе отменили залог на офисы, чтобы бизнес мог возвращаться к работе на комфортных условиях, и ввели систему hot-desk.

Это самые частые вопросы, которые нам задают, когда ищут офис в первый раз. И на последний вопрос: «Когда мы сможем заехать?» — отвечаем: хоть в тот же день. Подписываете договор аренды, получаете смарт-карты на всех сотрудников и въезжаете в тот самый офис, который так давно искали.

Переезд в офис — это проще и легче, чем смена квартиры и даже путешествия. Не бойтесь делать это прямо сейчас: когда многие арендодатели предлагают хорошие скидки и есть из чего выбрать. А проверка всех этих вопросов поможет вам в будущем избежать лишних трат и подводных камней.

Предыдущие шаги руководства по открытию собственного бизнеса

О выборе бизнес-идеи и написании бизнес-плана мы уже говорили, также как и о том, как зарегистрировать  ИП или ООО и как выбирать персонал. Следующее, что вам придется сделать после всего этого – найти и снять офис для своего бизнеса. Конечно, можно (и даже лучше) сделать это еще раньше, до регистрации фирмы (по крайней мере, договориться об этом с будущим арендодателем). Так будет проще, и вам не придется регистрировать фирму по адресам массовой регистрации, т.е. покупать юридический адрес.

Снимать офис в принципе вы не обязаны, особенно если зарегистрировались как  ИП. Да и необходимости сразу снимать офис во многих бизнесах нет. Пока вы в самом начале бизнес пути, и вся ваша работа находится, по сути, в вашем рабочем ноутбуке, то вам, конечно, не нужен офис.

Но, надо понимать, что, во-первых, это поднимает доверие к вам, а во-вторых, делать все дома, может оказаться менее эффективным. Говорю, может, а не утверждаю – все зависит от ситуации. У меня, допустим, было так.

В некоторых видах бизнеса, конечно, нужен не только и не столько офис, сколько складские, производственные и продажные помещения. Особенно, если вы будете заниматься какой-либо розничной торговлей, где главное правило – не ищите дешевле, однозначно ищите лучше с точки зрения местоположения помещение – оно и будет иметь самое большое значение для перспектив вашего нового бизнеса.

Как снять и где найти офис грамотно?

Давайте по шагам рассмотрим, как грамотно найти и снять офис.

1. Офис? А зачем?

Во-первых, вам обязательно надо разобраться самим с собой – зачем вам нужен офис и нужен ли вообще? Отнеситесь к этому серьезно – этот шаг на самом деле важнее всех остальных. Вы должны четко понимать, зачем вам нужен офис. Конечно, это во многом зависит от вида бизнеса – представительство фирмы, «шоу-рум», офис продаж, колл-центр или магазин.

Но во многом зависит и от того, какие ваши представления о собственном бизнесе с нуля, какие планы и цели. Будьте конкретными и четко определитесь – для чего вам все же нужен офис? Сделайте себе табличку на подобие той, которую вы видите внизу.

Функции офиса	Тихий офис (для работы)	Диспетчерская	Шоу-рум	Офис продаж или магазин
Посетителей в день	нет	Мало/редко	Часто	Много
Доступность местоположения	Не важно	Не так важно	Важно	Очень важно
Площадь	Небольшая	В зависимости от к-во диспетчеров	В зависимости от вида бизнеса	В зависимости от вида бизнеса, чаще немаленькая
Возможность рекламы	Не так важно	Не так важно	Важно	Очень важно

Также обратите внимание на наличие парковки, пропускной системы (для сотрудников и клиентов), возможности или невозможности шуметь, окружение (где можно поесть, кто работает по близости, куда смотрят окна и пр.), доступ в выходные дни и, конечно, на такие необходимые вещи как телефонная связь, Интернет и т. п. Также важно, чтобы было удобно добираться до офиса вам и сотрудникам, чтобы сам офис был уместным для работы.

Исходя из всего этого вы и будете принимать решение:

• Где должен находиться ваш офис (в торговом центре, в отдельном здании);
• Как должен выглядеть (класс С, B, A);
• Какую цену вы готовы платить;
• Какая минимальная площадь;
• Другие условия.

2. Где искать офис?

Когда вы определились с тем, какой офис вам нужен, переходите к его поиску. Приводим несколько рабочих способов.

• Интернет (конечно, а как же :-)). Ищите прямые аренды на сайтах арендодателей – бизнес центров, зданий частной собственности и пр.)
• Риэлторские агентства – надо будет платить 50-100% суммы месячной аренды, но сильно экономит время.
• Ищем вывески об аренде помещений в районе, где хотим снять помещение. Способ реально работает, плюс чаще всего будете общаться напрямую с собственниками, что немаловажно.
• По знакомым – куда же без этого в нашей стране :-).

3. Выбираем офис для своего бизнеса

Уделим немного внимания работе с риэлторами. Во-первых, обязательно читайте договор, как с агентством, так и с арендодателем. Уточняйте все, что не до конца понимаете. При первом же звонке называйте четкие требования к офису и приемлемую цену. Еще рекомендую связываться с несколькими агентствами перед тем, как определится, с кем заключать договор.

Ну, а если решили попробовать себя в роли риэлтора, вот вам чек-лист, что обязательно уточнить при встрече с арендодателем.

• Во сколько вам обойдется аренда в месяц, т. е. цена со всеми платежами – коммунальные платежи, охрана, парковка и пр.
• Местоположение – ближайшее метро, ближайшая остановка, время в пути и т. п;
• Окружение (наличие парковки, кто соседи, что находится по близости и т. п.);
• Доступность помещения (рабочие часы, доступность в выходные дни);
• Бытовые моменты (уборка, туалеты, кухня);
• Порядок оплаты;
• Готовность офиса для въезда (бывает, говорят, с января, а на дворе август);
• Оборудование и офисная мебель.
• Плюс обязательно поторгуйтесь – заплатить полную стоимость вы всегда успеете, не волнуйтесь :-).

Решение принимайте быстро, но без присутствия третьих лиц, особенно риэлтора и арендодателя. Ваши с ними интересы не всегда совпадают, правильно? 🙂 Так что не позволяйте им оказывать влияние при принятии вами решения. Учтите также, что безденежные договоренности (без залога) обычно теряют силу при появлении следующего заинтересованного лица :-).

4. Несколько советов по пользованию офисом

• Задействуйте всю площадь арендованного офиса. В частности, максимально используйте электронный документооборот, чтобы освободить пространство, где должны были быть шкафы с бумагами :-).
• Совещайтесь стоя – мало того, что вам в таком случае нужно снять офис меньше, но и совещания быстрее проходят, не теряя в эффективности :-).
• Наведите и сохраняйте порядок. Беспорядок – враг эффективности. Магнитикам место дома, на холодильнике :-).
• Возьмите малый рабочий стол – зачем большой, если все хранится в компьютере 🙂
• Используйте вертикальное пространство тоже. Используйте вертикальные стеллажи или, например, поставьте кронштейн для монитора компьютера на стене;
• Не бойтесь быть инновационными – есть масса эффективных решений.
• Пометьте все кабели и провода – когда надо будет какой-то отключить, не будете оставаться под столом слишком долго :-).

Жду ваших комментариев, мне тоже интересно как повысит эффективность в офисе. Может, есть идеи?

Шаг 1. Составьте перечень требований и пожеланий к будущему офису

В этот список обязательно должны войти следующие параметры:

• бюджет (ставка аренды);
• класс офиса;
• местоположение;
• площадь помещения;
• численность сотрудников;
• наличие парковки (желательно указать, на сколько машино-мест рассчитывает арендодатель);
• офис с отделкой или без;
• инфраструктура.

Бюджет

Определите, какой бюджет компания готова выделять на аренду офиса. Чем ближе к центру города будет расположен бизнес-центр, тем выше  стоимость аренды. Так, например, в ЦАО аренда в бизнес-центре класса А обойдется в 40 тыс. рублей + НДС за 1 кв. м в год, в бизнес-центре класса В — 30 тыс. рублей + НДС за 1 кв. м в год.

Класс офиса

Офисы класса А — элита в мире бизнес-центров. Большинство из них расположено в центре города, в шаговой доступности от станций метро. Современные здания оснащены новейшими системами жизнеобеспечения, парковкой. Имеют развитую инфраструктуру.

Офисы класса В по местоположению проигрывают классу А — могут располагаться достаточно далеко от центра, но находятся рядом с метро (либо сотрудников от или до метро возят корпоративные шаттлы). Оснащены системой безопасности. Имеют качественную отделку.

Офисы класса C, как правило, располагаются на территории бывших НИИ или в зданиях бывших заводских контор. Чаще всего такие помещения не могут похвастаться ни хорошей транспортной доступностью, ни качественной инфраструктурой, ни удобным паркингом. В таких зданиях коридорно-кабинетная планировка. Вместе с тем на такие помещения всегда есть спрос благодаря низкой ставке аренды — от 10 тыс. рублей.

Местоположение

До пандемии этот критерий считался одним важнейших при выборе нового офиса — при переезде компании порой теряли до 30% сотрудников.

«Сейчас компании внедряют гибкие рабочие места, которые при необходимости бронируются через приложение, сотрудники частично работают из дома и приходят в офис два–три раза в неделю, и это комфортно, — рассказывает Наталья Никитина, партнер, руководитель департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield. — Мы опрашивали многих крупных клиентов и выяснили: если до пандемии некоторые сотрудники собирались уйти из компании, потому что им было неудобно добираться до работы, то теперь они приезжают в офис два раза в неделю и всем довольны».

Площадь помещения

На каждого сотрудника должно приходиться не менее 6 кв. м офисной площади. Предположим, на 100 сотрудников понадобится офис от 600 до 1 тыс. кв. м в зависимости от планировки.

Численность сотрудников

Желательно указать число сотрудников, которые должны находиться в офисе постоянно, и число тех, чья работа связана большей частью с разъездами — для них в офисе выделяются временные рабочие места.

Наличие парковки

Даже если здание находится в непосредственной близости от метро, есть сотрудники и руководители, для которых автомобиль остается основным средством передвижения. Особенно актуален этот вопрос, если офис находится в центре города, где нет возможности пользоваться городским паркингом. Поэтому следует заранее подсчитать, сколько машино-мест потребуется компании.

С отделкой или без

Вы ищете полностью готовый офис или хотите выполнить отделку самостоятельно? Этот момент стоит определить заблаговременно. Во втором случае придется просчитать сумму, которую компания безболезненно готова потратить на отделку.

Сегодня в большинстве случаев клиенты предпочитают не тратить средства на отделку, выбирая помещения с готовым ремонтом.

Инфраструктура

Сегодня, когда многим сотрудникам достаточно бывать в офисе два–три раза в неделю, наличие инфраструктуры не является самым важным требованием. Но арендаторы обращают внимание на то, какие кафе и магазины есть поблизости, насколько сложно заказать доставку в этой локации, есть ли рядом зеленые зоны и фитнес-клубы.

Шаг 2. Выбор офиса

Для выбора офисного помещения обратитесь к профессиональным консультантам или займитесь подбором помещения, соответствующего вашим требованиям, самостоятельно.

Информацию об аренде офисов вы найдете на Циан в разделе «Коммерческая недвижимость», в котором представлено почти 29 тыс. объявлений об аренде офисов только в Москве, почти 4 тыс. предложений — в Санкт-Петербурге и т. д. Оставив наиболее подходящие варианты (8–10 предложений), можно звонить представителям собственника помещений и договариваться о просмотре.

Шаг 3. Просмотр помещения

• Отправляйтесь на просмотр офиса не на машине, а на метро: так вы проверите, действительно ли дорога от метро до офиса занимает 7 минут, как указано в объявлении.
• Если вам требуется офис без отделки, изучите планировку помещения и уточните, реально ли ее поменять.
•  Если офис с отделкой, оцените ее качество, выясните, придется ли проводить ремонт, делать перепланировку. В зависимости от этого вы решите, договариваться ли о дисконте или об арендных каникулах на определенный срок, рекомендует Вадим Кашкин, руководитель департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет Недвижимости».
• Обязательно обратите внимание на работу лифтов, наличие и состояние систем пожарной безопасности, вентиляции, инженерных коммуникаций.
• Уточните, как организован выход в интернет: лучше, если в бизнес-центре представлено несколько провайдеров.
• Выясните, кто — арендатор или арендодатель — и на каких условиях будет оплачивать коммунальные услуги.

• Оцените входную группу. Если у вас клиентский офис, необходимо понимать, как клиенты будут проходить через ресепшен, какие документы они будут предъявлять, нужно ли оформлять заявки на пропуск гостей.
• Особое внимание уделите техническим требованиям, которые обусловлены спецификой бизнеса. Так, если офис сдается IT-компании, надо учитывать высокие нагрузки на перекрытия здания, а также категорию электроснабжения и уровень системы вентиляции для размещения серверов и технического оборудования.
• Поговорите с арендаторами бизнес-центра: спросите, не холодно ли в здании зимой, хорошо ли работает система вентиляции в летнее время. Не исключено, что в разговоре выяснятся недостатки (или, наоборот, достоинства), на которые вы не обратили внимания.

Шаг 4. Заключение договора аренды

Итак, подходящий офис найден, о ставке аренды и об арендных каникулах стороны договорились. Время ударить по рукам и поставить подпись под договором аренды? Не торопитесь.

«Для зарубежных компаний наличие длинных договоров аренды (три года — пять лет) является ключевым условием, — отмечает Филипп Парсагашвили, старший консультант отдела по работе с владельцами офисных помещений JLL. — В России же контракты в большинстве случаев заключаются на более короткий срок (от 11 месяцев), чтобы не нужно было регистрировать договор в федеральных органах исполнительной власти».

Для отдельных собственников очень важен срок аренды. Если, например, на один и тот же метраж есть два потенциальных клиента, но один хочет снять помещение на пять лет, а другой планирует согласовать выход из договора аренды через три года, собственник остановится на первом кандидате.

Обязательно пропишите в договоре периодичность пересмотра ставок аренды и обязанность сторон уведомлять о досрочном расторжении договора.

Обратите внимание, не продается ли офисное здание в целом. Если это так, тогда лучше прописать условия в договоре, чтобы после смены владельца вас не попросили съехать или коммерческие условия не изменились не в вашу пользу, советует Вадим Кашкин, руководитель департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет Недвижимости».

Когда лучше отказаться от заключения договора, даже если офис вам очень понравился?

• Если устанавливаются кабальные коммерческие условия — например, индексация арендной ставки 15% в год.
• Если помещение с обременениями.
• В случае, когда есть информация, что собственник имеет судебные разбирательства, которые способны привести к банкротству.
• Когда назначение земельного участка, зданий, помещений не соответствует административно-офисному назначению.

---

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала: Вадима Кашкина, руководителя департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет недвижимости»; Константина Лосюкова, регионального директора по продажам департамента офисной недвижимости Knight Frank; Наталью Боннели, директора департамента офисной недвижимости Colliers; Наталью Никитину, партнера, руководителя департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield; Филиппа Парсагашвили, старшего консультанта отдела по работе с владельцами офисных помещений JLL.

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Как выбрать помещение

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

Важно:

• в районе станции метро «Смоленская»;
• не дольше 15 минут пешком до метро;
• минимум 3 парковочных места;
• собственный туалет;
• не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
• охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

• парковка для велосипедов;
• несколько кафе в пешей доступности;
• не первый и не последний этажи;
• кирпичное здание с высокими потолками;
• можно покрасить стены;
• отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Как найти новый офис

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Просмотр помещения

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера. На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке. Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Уточните детали

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику. Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить. Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС.

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Договор и документы

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
4. Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).
5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

• «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
• «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Запомнить

1. Составьте список требований к будущему офису.
2. Ищите сами или с помощью посредников. Заходите в понравившиеся офисы в районе, где ищете.
3. На просмотре проверяйте всё. Свяжитесь с соседями и спросите у них про проблемы.
4. Торгуйтесь за мелочи: парковку, уборку, коммунальные платежи.
5. Не переезжайте без договора. Не подписывайте договор не читая.
6. Попросите у арендодателя право на собственность или договор субаренды.
7. Подпишите акт приема коммерческого помещения. Укажите в нем технику, ключи и проблемы офиса.

Как найти и снять офис

Найти офис для бизнеса — дело непростое. Нужно учесть много факторов, чтобы потом не пришлось жалеть о сделанном выборе. Мы подготовили для вас инструкцию по подбору офиса, где собрали все важные моменты.

Самостоятельный поиск или через посредника

Искать офис самостоятельно или обратиться к посреднику зависит от ваших финансов и времени, которым вы располагаете.

Самостоятельный поиск

Если решили искать без участия посредников, можно поручить подбор вариантов сотруднику. Если вы пока работаете один, обратитесь к порталам, где размещают объявления об аренде коммерческих помещений. Это «Циан», «Авито», «Из рук в руки» и другие сайты. Будьте готовы смотреть тысячи объявлений и звонить по сотням номеров. В таком режиме офис вы найдете примерно за месяц.

Иногда можно найти помещении не на сайте, а просто прогуливаясь по городу в рабочий день. Пройдитесь по району, в котором хотели бы снять офис. Заходите в понравившиеся здания и интересуйтесь, сдается ли у них что-нибудь. Порой собственники подают объявления только в газеты. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет.

Фирма-посредник

Самые известные компании-посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru. Агентские фирмы получают комиссию за свою работу от арендодателя.

Обращаться за помощью к фирме-посреднику стоит, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Как определиться с площадью

Начинающим бизнесменам трудно рассчитать необходимую площадь офиса. Согласно санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам (СанПиН) России площадь одного рабочего места, оборудованного ПК, должна быть не менее 4,5 квадратных метров. К этому нужно добавить площадь для офисной техники и стеллажей для документов. Важно разместить в помещении всех работников. Если планируете проводить в офисе встречи и переговоры с клиентами, потребуется место для стола или удобного дивана.

Место аренды офиса

Определить подходящее место для офиса помогут потребности вашей компании или сотрудников. Одним компаниям удобно арендовать помещение рядом с собственным производством или складом. Другие хотят, чтобы офис был недалеко от метро.

Если у вас лично нет жестких требований к расположению офиса, спросите сотрудников, какие у них есть пожелания. Возможно, большинство из них проживает в одном районе. Тогда стоит обратить внимание именно на него.

Но кроме пожеланий, есть важные моменты, которые нужно учесть при выборе места для офиса:

• Транспортная развязка. Добраться до компании не должно быть трудно
• Магазины, кафе или спортзалы. Будет комфортнее, если вокруг офиса уже есть необходимая инфраструктура. Но в таком случае коэффициент к базовой аренде может быть повышен
• Парковка. Уточните, чтобы парковкой могли пользоваться как клиенты, так и сотрудники
• Велосипедная стоянка. Так как многие используют в городе велосипед вместо машины, наличие велопарковки будет преимуществом
• Формат работы предприятия. Если важно произвести впечатление на потенциальных клиентов, лучше потратиться на аренду офиса в бизнес-центре. Если такой необходимости нет, можно снять помещение, к примеру, в жилом доме или здании научно-исследовательского института (НИИ)
• Рабочее пространство. Место для работы должно быть уютным и комфортным. Молодым работникам обычно нравится открытое пространство, без коридоров. Сотрудники постарше более консервативны и предпочитают офис с отдельными кабинетами и коридорной системой.

Если денег на аренду немного, присмотритесь к офисам в пригороде.

Выбор класса бизнес-центра

Если вы хотите снять офис в бизнес-центре, стоит разобраться, чем отличаются друг от друга офисные помещения в разных деловых центрах.

Бизнес-центры в России делятся на 4 основных класса — А, B, C и D. Основные критерии определения категории БЦ:

• Месторасположение
• Инфраструктура
• Тип и возраст
• Техническое состояние
• Планировка, отделка
• Безопасность
• Парковка
• Управление

Класс A — это только новые здания, часто с оригинальным фасадом или архитектурным стилем. Они расположены в центре города. Рядом кафе, магазины, фитнес-центры и несколько остановок транспорта.

В бизнес-центре могут присутствовать:

• Конференц-залы
• Зоны отдыха
• Точки питания
• Автостоянка и подземный паркинг
• Инженерные и оптико-волоконные коммуникации
• Центральное кондиционирование
• Бесперебойное электроснабжение
• Служба охраны
• Система видеонаблюдения и контроля доступа

Класс В — деловые центры, реконструированные административные или исторические здания, а также бизнес-центры класса А спустя 5-7 лет эксплуатации. Они находятся недалеко от главных улиц и магистралей. Остановки общественного транспорта в пешей доступности. Подземная парковка есть не всегда, но арендаторы и гости бизнес-центра могут оставить автомобиль на стоянке около здания. Офисы класса B очень похожи на помещения класса А, но стоят дешевле.

Класс С — это постройки советского типа. Бывшие производственные предприятия, НИИ и заводы, переделанные в офисы. Чаще всего расположены такие здания в спальном районе или далеко от основных городских улиц и станций метро. Помещение нуждается в ремонте — арендатор сам решает, делать его или нет. Зато арендная ставка в таких бизнес-центрах — низкая.

Что есть в бизнес-центрах класса С	Чего нет в бизнес-центре класса С
Центральная система отопления и вентиляция	Кондиционеры
Коридорно-кабинетная планировка	Кафе и буфеты
Круглосуточная охрана, но только внутри здания	Парковка

Класс D — здания, которые нуждаются в капитальном ремонте. Здесь необходим косметический ремонт помещения, замена инженерных коммуникаций и установка современных телекоммуникационных сетей. Запасные системы энергоснабжения здесь не предусмотрены. Парковочные места расположены хаотично или их нет. Бизнес-центры класса D сосредоточены на окраине или в спальных районах. Арендная плата здесь самая низкая.

Какой офис выбрать, зависит от особенностей и ресурсов вашей компании, а также потребностей сотрудников.

Транспортная доступность

При выборе офиса подумайте, удобно ли будет добираться до него на автомобиле и пешком. Узнайте места на основных дорогах по пути к офису, где часто образуются пробки. Уточните, есть ли место для парковки.

Если большая часть сотрудников и клиентов — пешеходы, посмотрите, какая обстановка с общественным транспортом, чтобы люди не приезжали на работу уставшими. Для клиентов часто решающим фактором будет парковка и удаленность от остановок автобусов и станций метро.

Условия аренды — какие моменты важно прояснить заранее

Чтобы выгодно снять офис, важно обсудить все интересующие вас вопросы до подписания договора. Вот что следует прояснить у собственника помещения заранее:

• Должен ли арендатор платить за общие помещения: коридоры, зоны отдыха и т.д.
• Входит ли оплата коммунальных услуг в стоимость аренды. Если арендатор сам оплачивает эти расходы, уточните, есть ли договор с поставщиками коммунальных услуг и как передавать данные приборов учета
• Как организована уборка офиса. Заключен ли договор с клининговой фирмой
• Кто оплачивает услуги охраны. Есть ли видеокамера и сигнализация. Существует ли пропускная система. Есть ли договор с охранным предприятием
• Есть ли парковка и включен ли паркинг в арендную плату. Если парковки нет, узнайте, есть ли она неподалеку от офиса
• Нужно ли соблюдать тишину. Это актуально для офисов, расположенных в жилом доме
• Может ли арендатор ремонтировать помещение или делать перепланировку. И за чей счет будут проводиться такие работы

Важно зафиксировать устные согласования в договоре аренды. Так вы сможете выгодно снять офис без дальнейших неприятных сюрпризов.

Заключение договора

Когда вы нашли подходящий офис и обговорили все детали с арендодателем, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Но сперва попросите собственника помещения показать документ на право собственности. Это может быть свидетельство о собственности или выписка из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Убедитесь, что адрес офиса совпадает с адресом в документе.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор, который не задействует всю площадь помещения. Убедитесь, что по договору аренды он имеет право пересдавать офис. Также проверьте, соответствует ли метраж помещения заявленному. Для этого сравните площадь офиса в техническом или кадастровом паспорте с указанной в договоре. Они должны быть одинаковыми.

Документы

Для заключения договора арендатор предоставляет такие документы:

• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не позднее 4 месяцев
• Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет
• Банковские и почтовые реквизиты, в том числе юридический адрес
• Копии ИНН, ОГРН, КПП
• Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия

Все копии нужно заверить печатями.

Предварительный договор

Чтобы закрепить за собой понравившееся помещение, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем укажите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, который позволит не упустить офис, пока вы собираете документы. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

Договор

Не подписывайте договор сразу. Возьмите паузу на день и внимательно изучите его. Если сомневаетесь или не понимаете какой-то пункт, проконсультируйтесь у юриста. С особым вниманием отнеситесь к фразам «в одностороннем порядке» или «безусловно». Например: «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Также в договоре на 11 месяцев арендодатель часто включает пункт с возможностью повышения арендной платы до 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на все время.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки

Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности: скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете. Так с вас потом не возьмут неустойку за эти недостатки. Укажите в акте всю технику в офисе и количество дубликатов ключей, которые вам отдали.

Заключение

Искать офис можно самостоятельно или с помощью посредников. В первом случае вы сэкономите деньги, а в последнем — время и нервы.

Ниже вы найдете чек-лист, который подскажет, как снять подходящий офис на выгодных условиях:

Надеемся, эти советы помогут вам найти идеальный офис и арендовать его на длительный срок.