Составьте памятку как правильно написать коммерческое письмо

В любой организации существует такой вид деятельности, как деловая переписка. Основу ее составляет написание разного рода служебных писем: писем-приглашений, сопроводительных писем, писем-запросов, писем-извещений и т.д. Отдельного внимания заслуживает написание такого вида писем, как коммерческое письмо.

Что такое коммерческое письмо

Коммерческое письмо используется, когда предлагается какое-либо соглашение или сделка между двумя организациями, решаются вопросы, связанные с товарооборотом. Условно разделить этот вид писем можно на три подвида:

1. Письмо-оферта (или коммерческое предложение) – смысл текста этого вида письма сводится к предложению заключения соглашения. Хотя письмо-оферта похоже на рекламу, т.к. в нем описывается фирма и выпускаемая ею продукция, есть существенный нюанс: в нем описываются условия договора, на основании чего может быть совершена сделка.
2. Письмо-рекламация (или претензия) – направляется стороне, не выполнившей или нарушившей взятые обязательства, условия договора. Написание таких писем служит предупреждением перед подачей иска в суд пострадавшей стороной. В нем указывают полные данные организации, данные лица, которое направляет письмо, причины, по которым возникла претензия, аргументы справедливости претензии, взыскания в связи с претензией, дата составления, подпись руководителя.
3. Письмо-акцепт (или договорное) – в этом письме содержится прямой призыв заключить сделку. В тексте письма-акцепта содержатся сведения, какую продукцию и согласно каким условиям компания хотела бы приобрести. Довольно часто договорное письмо позиционируют как сопроводительное письмо к договору.

Как и все виды деловой переписки, стиль написания коммерческих писем должен быть кратким, предельно понятным, содержать исключительно точные и достоверные факты.

Как написать коммерческое письмо

При написании коммерческого письма следует придерживаться нескольких общепринятых норм:

• Заголовок письма должен заинтересовать человека, которому оно адресовано, и вызвать в нем интерес ознакомиться с письмом полностью;
• Не стоит распространяться о деятельности фирмы в своей нише сбыта, лучше предоставить конкретную информацию о предоставляемых товарах и услугах;
• При составлении письма следует избегать употребления терминов, которые могут быть понятны только специалистам. Текст должен быть максимально приближен для восприятия широкой аудиторией;
• Также следует обосновать свое предложение, указав на достоинства своей продукции, отличающей ее от подобных.

Оформление и структура письма

Бланка коммерческого письма не существует, оно оформляется на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4. Рекомендуемый объем текста – один лист. При большем объеме коммерческого письма есть риск того, что получатель письма может просто не дочитать послание до конца.

Итак, примерное оформление коммерческого письма может выглядеть так:

• Текст печатается на фирменном бланке, где указаны все данные организации-адресанта;
• Название организации-адресата, должности и инициалов лица, которому направляется письмо;
• Указание вида послания – письмо-акцепт, письмо-рекламация или письмо-оферта;
• Обращение к лицу желательно по имени и отчеству;
• Далее излагается содержание письма, стиль написания которого должен соответствовать стилю написания деловых документов;
• Подпись отправителя, его фамилия и инициалы.

Образец

ООО «ТекСтайл»
Реквизиты:
(адрес электронной почты, почтовый индекс и почтовый адрес,
банковские реквизиты)

Директору ООО
«ТексЮнайтед»
Миронову Ю.А.
Письмо-оферта

Уважаемый Юрий Андреевич!

После рассмотрения Вашего предложения о совместной работе мы решили принять ее, придерживаясь таких условий:
1. ______________________________
2. ______________________________
3. ______________________________
(перечисление условий договора).
Эти условия основные, дополнительные вопросы возможно будет обговорить с представителем Вашей организации.

Надеюсь на сотрудничество, с уважением
Директор ООО «Текстайл» Карпов И.Т.
Дата, подпись

Скачать:

Как составляются коммерческие письма

Коммерческое, как и любое деловое письмо, имеет следующую структуру:

• • реквизиты отправителя (адресанта);
• • реквизиты получателя (адресата);
• • резолюция руководителя;
• • заголовочная часть;
• • текст письма;
• • подписи составителей письма.

Композиция коммерческого письма

Текст данного вида деловых писем включает следующие части: 1) обращение; 2) вводную часть; 3) основную часть; 4) заключение.
В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы:

Уважаемый г-н Степанов!; Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии).

Если адресат хорошо знаком, применяются менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна! Дорогая Анна!

Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение не требуется.

В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты,
документы.

Приведем примеры типичных языковых формул, используемых в вводной части письма.

Письмо-запрос	В целях ознакомления с…
Письмо-	В ответ на Ваш запрос от..(дата)…
предложение (оферта)	В подтверждение нашей предварительной договорѐнности… В соответствии с Вашей просьбой… Согласно договору №… от…
Письмо-рекламация (претензия)	К большому сожалению… Вынуждены сообщить Вам о том, что…
Письмо-ответ	В ответ на Ваше письмо от… Нами рассмотрены Ваши предложения…..

Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма.

Приведем примеры типичных языковых формул, используемых в основной части письма.

Письмо-запрос	Прошу предоставить информацию… …просим выслать…
Письмо-предложение (оферта)	…направляем Вам… …высылаю Вам перечень предложений… …мы готовы предложить Вам…
Письмо-рекламация	Официально заявляем Вам претензию на…/в отношении… Направляем Вам товар /рекламацию/ Мы вынуждены поставить Вас в известность, что…
Письмо-ответ	…сообщаю Вам, что… …информируем Вас, что…

Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости. Если же письмо является сложным, многоаспектным, эта часть письма может быть более развѐрнутой.

Приведем примеры типичных языковых формул, используемых в заключительной части письма.

Письмо-запрос	В ожидании Вашего согласия… Выражаем надежду на продолжение нашего сотрудничества…
Письмо-предложение (оферта)	Надеемся получить ответ в ближайшее время… В ожидании скорого ответа…

Виды коммерческих писем

Письмо-запрос

Это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой предоставить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товара или
предоставление услуг. В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях: Таковыми являются количество и качество товара, его марка, модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части
ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нѐм необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договорѐнности, прежние письма.

Языковые конструкции письма-запроса: В соответствии с нашей договорѐнностью…; Просим…, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку…; Мы заинтересованы в срочной поставке…

Образец письма-запроса:

О посылке каталогов

Уважаемый________________________________________!
В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпускных цен.

В зависимости от ситуации ответ может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (сроков поставки, количества товара и т.д.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Данное письмо может оформляться трафаретно или как обычное письмо.

Образец письма-ответа:

Уважаемые ________________________________________!
В настоящее время мы выясняем возможности поставки интересующего вас товара.
Коммерческий директор             Подпись             И.П. Шатский

Языковые конструкции отказа:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…; В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку…

Предложение (оферта)

Это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием еѐ конкретных условий. Реквизиты оферты: (1) наименование вида документа; (2) указание его номера; (3) текст предложения; (4) сведения о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (8) подпись экспортѐра.

Благодарим вас за запрос от _______________ и сообщаем, что можем предложить Вам ___________________ в количестве _____________ (наименование товара).

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения. Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключѐнной. После этого заключается контракт и выполняется
заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:

Образец письма-ответа на предложение

Уважаемые _______________________!

Сообщаем, что согласны закупить у Вас (наименование товара) товар на следующих условиях: Количество – Качество – Цена – Маркировка – Условия поставки – Условия платежа – Сроки поставки – Арбитраж – В ближайшее время вышлем Вам договор для подписания.
 

Директор                     Подпись                И.П. Васнецов
 

Рекламация (претензия)

Это коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация обычно состоит из трѐх частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приѐмки
и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).

Языковые конструкции для выражения рекламации: Мы официально заявляем Вам рекламацию на…; К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…; Информируем, что условия нашего контракта не выполняются…; При приѐмке товара были обнаружены следующие недостатки…; Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесѐтесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своѐм решении.

Образец рекламации

    О возмещении убытков
26.05.2017 Ваша фирма отгрузила сахарный песок в количестве 250000 кг по счѐту № 86-515, который был нами оплачен в полной сумме.
При проверке вагона было обнаружено 50 дефектных мест, о чѐм свидетельствует коммерческий акт № 6695/289.
    В связи с изложенным просим Вас возместить понесѐнные нашей фирмой убытки в размере …
    Сумму следует перечислить ….
    Приложение: коммерческий акт № 25/209.

Директор                   Подпись                    И.П. Шестков

Ответ на рекламацию может быть различным, в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признаѐтся справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению – решение по ней пока не принято; (3) претензия
признаѐтся справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.

Уважаемые __________________________!
Ваше письмо № ______ от ____________ нами рассмотрено.
Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры по ускорению отгрузки оборудования. О дате отгрузки сообщим Вам по электронной
почте.
С уважением, _____________________.
                                                                     Подпись

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные
словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, а также рекламные письма – письма-презентации, письма-объявления, предложения, представления).

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – это вид письма, которое сопровождает материальные ценности или документы и фиксирует факт их отправки.

В современной профессиональной деятельности наиболее востребовано сопроводительное письмо, которое дополняет резюме при устройстве на работу. Так как соискателю часто бывает сложно уместить в резюме всю имеющуюся информацию (к примеру, он имеет солидный опыт работы) и подчеркнуть свою заинтересованность в данной вакансии, подобная информация излагается в сопроводительном письме, которое посылается автором одновременно с резюме.

Сопроводительное письмо содержит личную информацию, но оформлять его следует по аналогу деловых писем: в заголовочной части слева размещают дату составления письма, адрес отправителя, его телефон (телефоны), справа над текстом указывают адресата. Например:

12.03.2010                                                                   Генеральному директору
153000, г. Иваново,                                                     ОАО «Автокраны»
ул. Веселова, д.7, кв.30                                              г-ну М.А. Смирнову
раб.тел. 38-35-01,
моб. тел. 42-36-74

Письмо следует начать с обращения (например, «Уважаемый Леонид Борисович!»), которое располагается по центру.

Текст письма обычно включает несколько частей, выделяемых абзацами. В начале письма излагается причина обращения в эту фирму. Следует указать, откуда взята информация о вакансии: например, из объявления в газете (укажите издание и дату) или от конкретного лица, а также что вам известно о фирме, чем она вас привлекает. Следующая часть письма посвящается развернутой характеристике образования, профессиональной подготовки, опыта работы (с указанием не только занимаемых должностей, но и выполняемых обязанностей, причин смена работы).

!Специалисты рекомендуют избегать отрицательных оценок деятельности фирмы, отдельных должностных лиц и тому подобных сведений, наносящих ущерб имиджу организаций, в которых вы ранее работали. Дело в том, что работодатели высоко ценят преданность компании, и если вы вините в смене работы прежнюю фирму, делается вывод об отсутствии у вас подобных качеств.

Далее нужно рассказать о возможном вашем личном вкладе в деятельность той фирмы, куда вы стремитесь устроиться на работу. Эта
часть должна продемонстрировать вашу ценность как специалиста.

В заключительной части следует поблагодарить за внимание, подчеркнуть свою готовность принять участие в собеседовании, продемонстрировать профессиональные навыки и знания, подтвердить соответствующими документами все сообщаемые сведения.

После текста письма в рубрике «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к сопроводительному письму (резюме,
рекомендательные письма).

Подпись автора письма должна содержать личную подпись и ее расшифровку без скобок и кавычек.

Сопроводительное письмо
Образец

01.06. 2008                                                                                           Генеральному директору
153004, г.Иваново, ул. Свободы, 13-6                                                ОАО «Факел»
(482) 38-03-87, моб. 8906109457                                                         г-ну Н.А. Веселову

Уважаемый Николай Андреевич!

О вашей компании мне стало известно из средств массовой информации. Возможно, вас заинтересует моя кандидатура на должность
инженера-электрика.

В течение последних двух лет я успешно работал в компании ООО «Союз» в должности инженера-электрика. За это время я принимал
участие в разработке энергосистем и внедрении их в эксплуатацию, приобрел необходимый опыт по стандартизации технических средств,
оборудования и материалов, за что был отмечен письменной благодарностью от руководства компании.

Буду признателен, если вы найдете возможность встретиться со мной для обсуждения возможного сотрудничества.
Приложения: резюме, рекомендательное письмо.
                                                                                                          Петр Александрович Мухин

Рекомендательное письмо

Рекомендательные письма представляют собой один из самых непростых для исполнения видов деловых писем. С их помощью порой в мгновение ока решаются карьеры и даже судьбы людей, которых предоставляющие рекомендации имеют удовольствие знать по совместной профессиональной деятельности. Вот почему главным требованием к посланиям подобного рода является объективность.

Рекомендательное письмо – это краткая презентация соискателя вакансии перед потенциальным работодателем от имени третьего лица,
как правило, представляющего организацию (предприятие, учреждение), в котором работал или учился рекомендуемый (рекомендуемая).

При этом принято различать благожелательные, нейтральные и негативные рекомендательные письма.

Особенности оформления, структуры, содержания и стилистики рекомендательных писем во многом предопределяются поводом для их подготовки. Следует знать: рекомендации могут предоставляться как временным, так и постоянным работникам в краткой или развернутой
форме.

Стандартный порядок подготовки рекомендательного письма предполагает:

• • общую оценку рекомендуемого (благожелательную, нейтральную или негативную);
• • обоснование рекомендации (в виде описания важнейших профессиональных и личных качеств рекомендуемого работника);
• заключительный вывод (необходим для развернутых рекомендательных писем).

В конце послания, как правило, содержится ссылка на прочие рекомендации, которые могут или прилагаться непосредственно к письму, или высылаться по соответствующему запросу.

Анализируя рекомендательные письма, кадровые службы обращают внимание:

• • на правильность составления и оформления;
• • характеристику работника;
• • оформление подписи и уровень должностного лица, подписавшего документ;
• • дату письма (срок давности).

Оформление документа производится на соответствующем бланке.

На бланке письма должны быть указаны следующие реквизиты:

• • наименование организации;
• • справочные данные (почтовый и телеграфный адреса, справочный телефон и др.);
• • дата и номер письма;
• • регистрационный номер и дата входящего письма;
• • заголовок к тексту;
• • адресат.

Наличие регистрационного номера и даты придает письму официальность, юридическую силу. По этим реквизитам при желании можно проверить факт выдачи организацией рекомендательного письма.

Регистрационный номер и дата – обязательные элементы этого документа.

Структура рекомендательного письма в целом соответствует типовой структуре делового письма и, как правило, включает:

• • обращение;
• • вводную часть;
• • обоснование;
• • заключение (в том числе заключительную формулу вежливости).

Рекомендательное письмо также может иметь приложения.

Особенности оформления и содержания рекомендательного письма

1. В рекомендательных письмах уместнее использовать форму изложения от первого лица множественного числа: «с удовольствием
рекомендуем…», «представляем рекомендации…». Возможно использование и формы изложения от третьего лица единственного числа: «компания рекомендует…», «фирма представляет рекомендации…».

 2. В рекомендательных письмах не желательны рассуждения, лишние детали или общие места, так как это влияет на понимание основного
смысла. Также не следует придавать письму личностный характер, прибегать к оборотам вычурной вежливости: «с огромной благодарностью…», «с глубоким почтением…».

3. Тон письма должен быть нейтральным. Нейтральность стилю придает использование деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений: «Учитывая деловые качества…», «Считая принципиально важным…», «Оценивая практический вклад…».

4. Уровень подписания является существенным фактором, влияющим на значимость рекомендательного письма. Поэтому желательно, чтобы
письмо подписал один из первых руководителей организации.

5. Если письмо адресовано в конкретную фирму, то справа над текстом должен быть оформленный реквизит «Адресат».

6. При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Например:

                                                                                            Генеральному директору ЗАО «Звезда»
                                                                                            Н.Д. Федорову

В этом случае письмо должно начинаться с формулы вежливого обращения, а в конце текста следует заключение, при этом они должны
соответствовать друг другу. Например:

Уважаемый Николай Дмитриевич!
 

7. Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается с начала абзаца. Например: …С уважением, начальник управления…

8. Если не известно, в какие организации обратится рекомендуемый работник, письма не содержат конкретного адресата и обращения.

9. Реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию автора рекомендации.

Рекомендательное письмо (рекомендация)

Образец

ОАО «Автокраны»
153000, г. Иваново, ул. Некрасова, д. 61
тел. 24-82-63, тел/факс 547-78-04

06.03.10 № 76/02

На № ________ от _____________

С большим удовольствием рекомендуем Вам Фролова Олега Михайловича.

Олег Михайлович проработал в нашей фирме в должности инженера-энергетика около двух лет, с должностными обязанностями справляется блестяще. К работе относится ответственно, серьезно, проявил себя как прекрасный организатор, с подчиненными строг, справедлив и доброжелателен, никогда не допускает ошибок в работе.

О.М.Фролова отличает стремление к постоянному профессиональному росту, пополнение профессиональных знаний, совершенствование собственных профессиональных разработок. Придя в нашу фирму с минимальной профессиональной подготовкой и опытом работы, О.М. Фролов за период работы в фирме прошел путь от мастера цеха до должности инженера-энергетика.

Отмечая практические навыки, деловые и личные качества Олега Михайловича, уверены, что Ваша фирма приобретает в его лице
настоящего профессионала.

Генеральный директор                     Подпись                     В.И. Малахов

Коммерческое письмо

На наших тренингах часто звучит вопрос: как правильно написать коммерческое письмо, как составить коммерческое предложение?

Для этого следует  соблюдать следующие нехитрые правила.

1. Помните, что цель коммерческого письма – это  не просто проинформировать адресата о вашем продукте/услугу, но заинтересовать его адресата, вызвать желание откликнуться или приобрести то, что вы предлагаете.
2. Помните, что время и внимание адресата имеют ограничения, поэтому  объем, в который следует «уложить» ваше коммерческое письмо,  не должен превышать объема листа формата А-4.
3.  В первых строках письма внятно указывайте, что конкретно вы предлагаете. Это существенно облегчает понимание сути письма, повышает комфорт и сокращает время прочтения вашего предложения.
4. Знайте сферу интересов вашего адресата, его проблемы и  устремления. Это знание поможет вам «встроить» ваше коммерческое письмо  в его насущные потребности и повысит шанс заинтересовать.
5. Говорите в вашем предложении на «языке пользы /выгоды», которую получит адресат от вашего продукта/услуги.

Например, продавая шины, помните, что , прежде всего, вы продаете безопасность и комфорт.  Предлагая партнерство с вами, сообщите, что от этого партнерства получит ваш адресат.

 Приводите аргументы, которые  вызовут доверие и помогут адресату поверить в то, о чем вы пишете.  В качестве таких аргументов можно использовать указание на имеющийся позитивный опыт,  приводить экспертное мнение, подкреплять это конкретными цифрами, фактами, именами.

1. Пишите просто. Не утомляйте вашего адресата обилием профессиональной терминологии  и сложными грамматическими конструкциями. Помните – цель Вашего письма – заинтересовать и привлечь внимание адресата,  а не утомить его.
2. Пишите стройно и логично. Для этого помните о том, что у письма должна быть структура, что предусматривают все виды деловых писем.

— Грамотно оформленная тема

— Во вступительной  части письма персональное приветствие и ответы на немые вопроса адресата: кто ему пишет и что хочет?

— в основной части письма – информация о продукте/услуге/компании + убеждающие и вызывающие доверие аргументы

— в финальной части письма – предложение конкретных действий (что следует сделать, если коммерческое предложение заинтересовало) + указание контактных лиц и каналов коммуникации (телефоны, эл.адреса, ISQ, skype или др.)

    Внимательно относитесь к выбору стиля письма. Коммерческое письмо (оферта) может быть написано как в официально-деловом, так и в доверительно-деловом стиле. Главное – выбор этого стиля должен быть адекватен  ситуации, предлагаемому продукту/слуге и  специфике адресата.

Будем рады, если наши советы помогут вам в написании ваших коммерческих писем! Если интересны образцы деловых писем, предлагаем почитать другие статьи по данной теме на нашем сайте.

Тамара Воротынцева

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

1. Написание делового письма
2. Правила делового письма
3. 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
4. Как ответить на агрессивное письмо клиента
5. Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
6. Требования к письму. О времени ответа на письмо
7. Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
8. Составление делового письма. Обращение и приветствие
9. Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
10. Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
11. Правила электронной деловой переписки О теме письма
12. Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
13. Простые правила русского языка
14. Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
15. Этика электронной деловой переписки
16. Как грамотно написать письмо-отказ
17. Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
18. Этика делового общения в электронной переписке
19. Имидж делового человека в электронной деловой переписке
20. Продающее письмо или  «Фишки убедительности»
21. Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

• E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
• Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
• Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Как написать коммерческое письмо

Коммерческое предложение, коммерческое письмо, предложение о сотрудничестве — все это разные названия одного и того же рекламного текста, который призван привлечь внимание получателя к вашей компании и вашим услугам или продукции. Чтобы избежать нескольких распространенных ошибок в коммерческом предложении, прислушайтесь к советам Дмитрия Кота — одного из лучших копирайтеров Рунета и мастера рекламных текстов.

Инструкция

Не пишите в самом начале фразу «коммерческое предложение». От этого ваше письмо проигрывает. Придумайте интересный заголовок, намекающий на возможность решения известной проблемы вашего адресата. Именно он «продаст» идущий ниже текст.

Начинайте без долгих вступлений, описывающих ситуацию на рынке, в отрасли, в вашей сфере деятельности. Ваша цель — продать не рынок и не вашу нишу, а собственные услуги.

Пишите простым языком. Не используйте узкоспециализированную терминологию. Клиенту, получившему ваше предложение, вовсе не обязательно знать, как называются все технические процедуры, которые ваша компания, к тому же, берет на себя.

Пишите на языке выгод для потребителя. Избыток личных местоимений и «яковыкание» выглядят как тщетные попытки поднять собственный статус. Однако чем больше важности, тем ниже будут продажи. Потребителю интересно, что он может от вас получить.

Старайтесь выделяться и отстраиваться от конкурентов, пишущих шаблонные предложения. Выделите то, на чем вы специализируетесь и чем отличаетесь от других подобных компаний. И переформулируйте это в выгоду.

Оптимальный размер коммерческого предложения — одна страница формата А4. Придерживайтесь его и используйте форматирование в тексте. Сплошные «простыни» воспринимаются очень плохо. Форматирование же поможет вам разделить текст на логические фрагменты, удобные для чтения. Размер каждого абзаца — не более 5-6 строк.

Используйте правильный фирменный бланк. Бланк — это элемент имиджа. Однако это не договор. Поэтому удалите из него все реквизиты, банковские счета, ИНН и ОГРН, не несущие никакой смысловой нагрузки.

В конце используйте призыв к действию и ограничение предложения, например, по времени: «Позвоните нам прямо сейчас! При оформлении заказа вы получите скидку ХХ%. Предложение действует ровно 6 дней».

Видео по теме

Источники:

• Дмитрий Кот. Как писать эффективные коммерческие предложения
• как писать коммерческое предложение

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?