Список дел на завтра как его составить

Список дел на день — это самый простой и самый популярный метод тайм-менеджмента. И это неудивительно: чтобы составить список дел, достаточно найти любой клочок бумаги и записать на нем предстоящие дела.

Но даже у такого простого метода есть много своих тонкостей и секретов. О некоторых из них мы расскажем в статье.

Содержание

1. Фиксация задач
2. Расстановка приоритетов
3. Группировка задач
4. Бюджетирование времени
5. Ненужные задачи
6. Пожертвовать задачами
7. Декомпозиция задач
8. Оперативный список
9. Обязательные и необязательные задачи
10. Разделение сфер
11. Планирование кайросов
12. Жесткие задачи
13. Планирование блоками
14. Работа по таймеру
15. Блоки отдыха

И еще один секрет

1. Фиксация задач

Главный принцип работы со списком дел звучит так:

Все задачи должны быть записаны

Да, есть немало людей, которые предпочитают составлять списки дел «в уме». Но у этого подхода две проблемы:

• Мысленное планирование очень ненадежно. Например, сейчас мы хотим помыть посуду, а через полчаса уже не хотим. И если эта задача не была записана, легко сделать вид, что ее не было вообще.
• О незаписанных задачах можно запросто забыть. Мы не компьютеры, и возможности нашей памяти сильно ограниченны.

Чтобы избежать таких проблем, достаточно «перенести» задачи из головы на какой-нибудь более надежный носитель информации, например, в бумажный блокнот или в электронный планировщик.

2. Расстановка приоритетов

3. Группировка задач

У нашего списка дел есть еще одна проблема: ненужные «переключения» между задачами. Если мы будем выполнять дела так, как они сейчас записаны, то потеряем массу времени:

• Сперва мы пойдем в магазин за хлебом.
• Потом отправимся в зал пылесосить ковер.
• Потом опять пойдем в магазин.
• Потом опять — в зал и т. д.

Чтобы избавиться от таких «переключений», нужно найти в списке схожие задачи и расположить их рядом друг с другом.

4. Бюджетирование времени

Как следить за бюджетом времени и не превышать его? Раньше людям для этого приходилось постоянно поглядывать на часы. Но сегодня появился более удобный вариант — использовать таймер на смартфоне. Устанавливаем таймер на нужное время и, пока он не прозвенел, спокойно занимаемся задачей.

5. Ненужные задачи

Добавлять задачи в список очень легко. Именно поэтому мы часто планируем те дела, которые не особо и нужны. Например:

• «Написать комментарий к статье на Дзене». Как это улучшит нашу жизнь?
• «Выбрать издательство для будущей книги». Зачем думать об издательстве, если мы еще не начали ничего писать?

Выявить такие «балластные» задачи очень легко. Когда список дел уже составлен, нужно еще раз внимательно посмотреть на каждую задачу и спросить себя: а зачем я это делаю? Если внятного ответа на этот вопрос нет, задачу лучше вычеркнуть и не тратить на нее время.

Иногда бывает так: задача вроде бы бесполезная, но ее почему-то очень хочется оставить. В этом случае нужно просто записать ее на отдельный листочек или переместить в папку «Когда-нибудь / может быть», если мы пользуемся электронным планировщиком. Через несколько дней, когда «страсти утихнут», мы сможем еще раз внимательно изучить эту задачу и принять по ней окончательное решение.

6. Пожертвовать задачами

Страшная правда о тайм-менеджменте, которую веками скрывали от людей масоны и рептилоиды, заключается в следующем:

Мы не можем выполнить все дела

Возможно, мы выполним эти задачи завтра или в другой день. А если и нет, то ничего страшного не произойдет: с беспорядком в гараже тоже можно жить долго и счастливо.

7. Декомпозиция задач

Вместо большой «слоновой» задачи, появилось несколько маленьких задач, которые уже не вызывают панику. Тем более что сейчас сразу понятно, что и в каком порядке следует делать.

8. Оперативный список

Теперь мы спокойно и ни на что не отвлекаясь, занимаемся наиболее актуальными задачами. Когда все дела в оперативном списке будут выполнены, можно перенести в него новую партию задач из основного списка.

9. Обязательные и необязательные задачи

• Обязательно сделать сегодня.
• Желательно сделать сегодня.
• Можно без проблем отложить.

В результате у нас получатся три коротких перечня:

Сейчас сразу видно, что обязательных задач в первоначальном списке было не так уж и много. Мы перестаем нервничать и начинаем относиться к своему плану более спокойно.

10. Разделение сфер

Иногда в списке дел на день до кучи перемешиваются рабочие и личные задачи. Из-за этого возникает две проблемы:

• Список выглядит запутанным и сумбурным. Поскольку задачи «о разном», они плохо сочетаются друг с другом.
• Нам трудно расставить приоритеты. Например, что важнее: помочь ребенку с уроками или созвониться с клиентом? Это действительно сложный вопрос, на который так просто и не ответишь.

В такой ситуации лучше не мучиться, а составить отдельные списки дел для каждой сферы жизни. Например:

11. Планирование кайросов

В прошлых примерах мы имели дело с задачами, которые можно было просто взять и выполнить. Увы, но так бывает далеко не всегда. Есть целая группа задач, для выполнения которых нужно дождаться благоприятного момента. Например:

• Чтобы сходить с семьей в парк, нужна хорошая погода.
• Чтобы написать рассказ, мы должны испытывать вдохновение.
• Чтобы поговорить с директором о повышении зарплаты, нужно дождаться, когда у него будет хорошее настроение.

Такие благоприятные моменты в тайм-менеджменте называются кайросами (в честь Кайроса, древнегреческого бога удачи). К счастью, их тоже можно планировать.

Работает это так: берем дела, требующие кайроса, и записываем их отдельно от остальных. Перед задачами указываем условие, которое необходимо для их выполнения

Когда наступает благоприятный момент, мы находим в списке соответствующую задачу и выполняем. Если нам не повезло, и кайрос не наступил, отменяем задачу или переносим ее на следующий день.

12. Жесткие задачи

Еще одна проблемная группа задач — это дела, которые нужно выполнять в определенное время («жесткие задачи»). Например:

• Посетить врача в 12:00.
• Встретиться с клиентом 15:30.
• Сходить в кино в 20:00 и т. д.

Такие задачи не вписываются в «логику» обычного списка дел. Их выполнение зависит не от нашего желания и не от порядка в списке, а исключительно от времени.

Подобные задачи лучше планировать отдельно от остальных. Должны получиться два отдельных списка: «жесткие» дела и «гибкие».

13. Планирование блоками

По сути, здесь мы просто составляем отдельный список дел для каждой жизненной сферы, а потом планируем, сколько времени на эти списки потратить. Методика отлично подходит для создания постоянного расписания.

14. Работа по таймеру

• Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
• После звонка ставим рядом с задачей крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
• После четырех циклов работы устраиваем 30-минутный перерыв.

При желании все промежутки времени можно подгонять под себя, например, работать не 25, а 15 минут.

При составлении списка дел люди часто совершают серьезную ошибку. Им почему-то кажется, что отдых от работы — это то, что происходит «само по себе», между делом. Тут есть две проблемы:

• Если специально не запланировать отдых, его у нас может не быть совсем. Увы, но по закону Паркинсона работа занимает все отведенное на нее время.
• Если в списке дел не предусмотрены периоды отдыха, он воспринимается как «большая беспросветная работа». А это, в свою очередь, негативно сказывается на желании что-либо делать.

На самом деле, отдых можно и даже нужно планировать наряду с обычными задачами. Например:

Блоки отдыха выполнят сразу две полезных функции. Во-первых, они помогают своевременно восстановить работоспособность (до наступления усталости). Во-вторых, они выглядят как награда за проделанную работу, и это очень повышает мотивацию.

И еще один секрет

Напоследок еще один секрет продуктивности: составлять списки дел не на бумаге, а в современных программах для планирования.

Является ли это утренней задачей? Нет, это не утренняя задача. Между тем, каждый успешный человек, который в настоящее время занимает хорошее положение, следует этому расписанию. В этом секрет всех богатых людей мира — они строго следуют своему расписанию. Потому что они знают, что это важно (ключ жизни), чтобы жить лучше. С его помощью ваша работоспособность повысится, и ни одно из ваших дел не будет пропущено. Только так вы сможете стать успешным человеком.

«Не подготовившись, вы готовитесь к провалу», — Бенджамин Франклин.

Что для этого нужно

1. Вставайте как можно раньше

Вставайте как можно раньше каждое утро, потому что есть много преимуществ вставания по утрам, и в этом нет никакого вреда.

Первая польза от утреннего подъёма заключается в том, что он сохраняет ваше тело здоровым, подтянутым, сильным, а ваш разум остаётся спокойным.

Просыпаясь рано утром, повышается способность выполнять любую работу, и вам интересно заниматься чем-либо ещё.

«Просыпайтесь рано и боритесь с днём до того, как он начнёт бороться с вами. Будьте в нападении, а не в обороне», — Эван Кармайкл

2. Составьте список дел

Первое, что нужно сделать, встав утром, — составить список и записать в него то, что вы должны сделать в течение дня.

Записывайте работу в список в порядке приоритетности. Это облегчит работу.

«Цель без плана — это просто желание», — Антуан де Сент-Экзюпери.

3. 30-минутная тренировка

Тренировку следует делать 30-40 минут ежедневно после пробуждения утром. Это полезно как для физического, так и для умственного развития.

Можно заниматься в тренажёрном зале или йогой. Но я думаю, что лучше заниматься йогой, потому что без особых затрат вы можете заниматься ею дома.

Занимаясь йогой, вы делаете организм сильнее физически, развивается интеллект, а занятия в тренажёрном зале дают только физическое развитие. Когда вы закончите тренировку, тогда вы будете готовы к решению задач.

«Действие — это основополагающий ключ к любому успеху», — Пабло Пикассо.

4. Разделите работу по времени

Самое главное — распределить работу в соответствии с её приоритетом. Какую работу важнее сделать сначала, а какую — потом?

• Важные, которые вы не можете передать другому, вы должны сделать это сами.
• Менее важные, которые вы можете делегировать кому-то.

«Вчерашний день ушёл. Завтра ещё не наступило. У нас есть только сегодня. Давайте начнём», — Мать Тереза.

5. Планируйте время по блокам

Когда вы назначаете время для выполнения какой-либо работы, разделите его на небольшие отрезки. Не переходите сразу же к другой работе после выполнения одной. Дайте себе немного времени, а затем приступайте. Если есть трудности в выполнении работы, разделите её на небольшие части, чтобы её можно было выполнить легко, делая её медленно. Благодаря этому не будет никаких проблем в выполнении.

«Главное внимание главным вещам. Жить, любить, учиться и оставить наследие», — Стивен Кови.

6. Система ABC

Наш тайм-менеджмент нарушается, когда мы смешиваем важную и срочную работу. Поэтому, какую бы работу и задачу мы ни написали, её нужно разделить на три категории. А затем, в соответствии с приоритетом, срочностью, критичностью, важностью и пользой, эти задачи должны быть выполнены.

Это самый простой, лёгкий в использовании метод, он часто встречается в ежедневниках и мобильных приложениях по тайм-менеджменту, и он самый лучший. Этот метод называется системой ABC.

Согласно системе ABC, мы должны сначала выполнить работу категории A, затем B, затем C.

«Ваша самая важная работа всегда впереди вас, и никогда позади», — Стивен Кови.

7. Следуйте своему потоку

Самое важное и простое, что нужно сделать, — это следовать своему потоку, потому что правильно следовать составленному расписанию — самая сложная задача. Все следуют этим правилам какое-то время, а потом бросают на середине, из-за чего им кажется, что всё бесполезно.

Никогда не сдавайтесь и подключайтесь к расписанию. В результате уже через несколько месяцев вы почувствуете, как в вас происходят изменения. Ваша мыслительная способность возрастёт, а производительность труда увеличится.

«Совершенство — это искусство, завоёванное тренировкой и привыканием», — Аристотель.

8. Сделайте перерыв

Всем известно, что если человек продолжает выполнять работу непрерывно в течение длительного времени, то мозг перестаёт работать, появляется раздражительность и разочарование. И тогда вы бросаете работу.

Вот почему следует делать перерывы между делами, чтобы завершить работу более качественно. И вздремните после обеда, это очень важно. Когда вы делаете перерыв, ум движется плавно. Благодаря этому вы сделаете любую работу быстро и правильно.

«Сделав перерыв, вы сможете выдержать дольше», — Хейли Вульф.

9. Проверьте время выполненной работы

Проверьте по составленному вами списку, какую работу вы выполнили, а какую нет. Отметьте выполненную вами работу. Отмечая, таким образом, мы знаем, какие задания мы выполнили. Это простой и хороший способ самостоятельно пересмотреть расписание.

«Это всегда кажется невозможным, пока не будет сделано»,— Нельсон Мандела.

10. Планирование непредвиденного времени

Никто не знает, что произойдёт, оставьте для этого час, например, важные офисные дела, ухудшение здоровья, срочные работы и т. д.

Если вы оставите один час на случайное время заранее, то в случае внезапного появления какой-либо работы никаких изменений в вашем расписании не будет. Планирование непредвиденного времени имеет важное значение для составления расписания.

«Ничто никогда не проходит, пока не научит нас тому, что нам нужно знать», — Пема Чодрон.

11. Проанализируйте свою деятельность

Откройте расписание, которое вы запланировали перед сном, и посмотрите, выполнили ли вы все дела или нет. Тогда вы сможете лечь спать с чувством выполненного долга и на следующий день снова будете полны сил.

Это поможет вам помнить, что если вы не выполнили какую-то работу сегодня, то обязательно сделаете её завтра.

Это конечная точка вашего расписания. Это последняя точка, потому что если вы не проанализируете свою работу, вы не запомните своё расписание.

«Расписание защищает от хаоса и капризов. Это сеть для ловли дней», — Энни Диллард.

Заключение

Если вы хотите стать разумным, успешным человеком, не похожим на других, то вам следует начать составлять расписание и строго следовать ему. Если вы хотите видеть себя в хорошем месте в будущем, то вы должны строго следовать этому расписанию. Потому что все успешные люди в мире составляют свой график и следуют ему.

Часто задаваемые вопросы

• «Как составить для себя расписание на день?»

Когда вы составляете список, вы просто должны помнить о том, какую работу вы должны сделать сегодня утром. В этом списке отметьте всё, что вы собираетесь делать с утра до вечера. И определите это в соответствии с его приоритетности и важности.

• «Как составить расписание для студентов?»

Студенту проще всего составить список, потому что самая важная задача для него — это учиться. Поэтому у них не возникнет проблем с составлением расписания.

• «Как спланировать свой день для максимальной продуктивности?»

Помните о тех вещах, которые вы записали в своём списке, и всегда выполняйте свою работу в соответствии со временем. Делайте небольшой перерыв в середине дня, чтобы ваш ум мог освежиться, хорошо сконцентрироваться на работе и работать в два раза быстрее.

• «Как придерживаться расписания?»

Всегда напоминайте себе о необходимости следовать расписанию и часто просматривайте свой график.

Также может быть интересно:

Ещё больше интересных материалов на нашем сайте:

Также подписывайтесь на «iDeaWay» в социальных сетях!

Коучи советуют составлять списки, чтобы сохранять продуктивность и достигать целей. При этом недостаточно просто выписать в столбик предстоящие встречи и занятия. Рассказываем, как правильно составить список, который поможет стать эффективнее.

Не пишите лишнего

На первый взгляд это просто: запишите все, что вам нужно сделать. «Я не люблю списки дел, потому что они становятся настолько ошеломляющими, что пугают и вы не хотите на них смотреть», — говорит Джулия Моргенстерн, эксперт по организации и продуктивности и автор книги «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Чтобы создать эффективный список, она советует упоминать лишь то, над чем вы действительно готовы работать. Не упоминайте в нем случайные и неважные задачи, а также заведомо невыполнимые, которым пока не хотите уделять время. Например, не стоит ставить цель сделать генеральную уборку в расписании активного рабочего дня, переполненного встречами.

Контролируйте выполнение

Перечислите максимум десять заданий на день. Их может быть три, шесть или даже одно. Важно выделить основное дело, которое будет приоритетным: его нужно выполнить в любом случае, остальные — второстепенные, но порядок не важен. Представьте, а по необходимости — запишите, сколько времени занимает выполнение каждого пункта. Необязательно начинать утро с главной задачи. Рой Баумейстер, профессор психологии в Университете Квинсленда и соавтор книги «Сила воли: переоткрытие величайшей человеческой силы», советует начать с нескольких простых дел, чтобы убрать их из списка и почувствовать удовлетворение от поставленной галочки и прогресса.

Разбивайте задачи на подзадачи

«Сделать ремонт на кухне» — звучит сложно, даже если это план на три месяца. Мозгу трудно сориентироваться в задаче, и вы лишаете его подпитки радостью выполненного дела, которое может растянуться надолго. Попробуйте выписать подпункты для глобальных целей. Например: продать старую мебель, сделать замеры, выбрать и купить плитку, посмотреть варианты цветовых решений. Так у вас будут небольшие посильные задачи на каждый день, выполнение которых планомерно приведет к намеченной цели.

Интегрируйте дела в календарь

Полезно повесить основной список на видном месте, чтобы фиксировать в нем каждую новую задачу. Но лучше не просто фиксировать дела в блокноте, а делать это в ежедневнике с указанием даты и дня недели. Так вы сможете систематизировать информацию и примерно представить загруженность и перспективы. Таким образом, список превращается в план действий, особенно если для каждой задачи вы выделяете конкретный временной промежуток.

Назначайте дедлайн

Четкие сроки мотивируют быстрее и внимательнее работать над задачей. На работе они связаны с окончанием проекта, днем презентации или важной встречи, а личные дела часто остаются без временной привязки. И если получить визу необходимо строго перед поездкой в отпуск, то изучение иностранного языка может растянуться на годы, если не уделять цели достаточно времени. Попробуйте установить крайнюю дату выполнения задачи, независимо от того, насколько это принципиально. Не исключено, что иногда придется отодвигать сроки, но лучше этим не увлекаться. В таком случае пригодятся менеджеры задач — программы с функцией напоминания об оставшемся времени.

Разбивайте задачи на группы

Классифицируйте каждое задание по цели, например, «семья», «друзья», «работа», «саморазвитие». Так вы сможете отследить, каким сферам жизни не хватает внимания, а на какие вы тратите слишком много времени. Лучше уделять время блокам поочередно, а не переключаться с рабочих задач на занятия с детьми и обратно, это снижает вовлеченность и эффективность.

Составьте список ненужных дел

Если вам часто не хватает времени на выполнение важных задач, попробуйте работать от обратного: запишите занятия, которые не приносят пользы. Это помогает отследить, куда уходят минуты и часы, распределить ресурсы и переосмыслить процессы. Например, стоит потратить немного времени на автоматизацию повторяющихся задач, в том числе с помощью программ и приложений. Быть может, вы тратите много времени на поиск рецептов к ужину, и будет удобнее подписаться на кулинарный блог с ежедневно обновляемой подборкой. Создание антисписка — хорошая психологическая разгрузка, позволяющая определить, что именно отвлекает ваше внимание и крадет время. Его необязательно обновлять еженедельно: достаточно уделить ненужным задачам несколько минут в месяц.

Боритесь с прокрастинацией

Отвлечься от дел легко, особенно если вы работаете в интернете и к тому же из дома. Лишняя случайная вкладка в браузере — и вот уже вместо статистики для отчета вы изучаете статью о путешествиях и пересылаете коллегам злободневные мемы. Прокрастинация — распространенное явление. Иногда полезно сделать перерыв и отдохнуть от напряженной работы, но важно вернуться к делам, не потеряв много времени. Понаблюдайте за собой (поможет ведение дневника) и оцените, как часто вы отвлекаетесь и на что. Осознание происходящего поможет выработать способы борьбы с проблемой.

Попробуйте «технику помидора»

Метод придумал Франческо Чирилло в начале 90-х годов, а название появилось из-за таймера в виде помидора, которым он пользовался. Основная задача — разделить все дела на 25-минутные интервалы, в которые проще всего полностью погрузиться в работу. Это удобно, если вы не можете заранее оценить, сколько времени займет та или иная задача, и при этом переживаете, что упускаете другие важные вопросы. 25 минут — небольшой срок, сообщения в мессенджере могут подождать. После каждого рабочего интервала следует делать перерыв на пять минут. Через четыре «помидора» автор методики советует делать паузу 20-30 минут.

Награждайте себя за достижения

Придумайте поощрение в зависимости от сложности задачи или закрытого блока из нескольких дел. Чувство завершения — хорошая награда, поэтому для простых ежедневных заданий будет достаточно галочки в списке, мотивирующей двигаться дальше. Например, если вы всю неделю придерживались правильного питания, то можно в воскресенье съесть любимый десерт в качестве бонуса. Завершение крупных проектов требует соответствующей награды: пусть это будет долгожданная покупка, развлекательная поездка или отпуск. Система поощрений создает мощную мотивацию, которая поможет не бросать дела и двигаться к цели.

В сети присутствует масса информации о том, как организовать себя и стать успешным. Практически все специалисты советуют начинать процесс самоорганизации с составления списка дел. Это основной инструмент тайм-менеджмента, всегда работающий эффективно, заслуживший признание в большинстве стран мира. Популярность данного метода планирования объясняется его простотой и доступностью. Чтобы составить список запланированных дел, достаточно ручки и листа бумаги. В результате вы научитесь грамотно распределять своё время, станете более успешными и эффективными в работе и личной жизни. С чего начать свой список и как ему следовать? Попробуем разобраться.

Приложение для составления списка дел и задач ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.

Скачать ЛидерТаск

Почему это не всегда работает

Каждый из нас хотя бы раз в жизни пытался составлять список дел. Но, далеко не все его пункты были достигнуты. Как правило, 40 % запланированных задач остаются незавершёнными, половина выполняется в течение одного дня, причем 18% из них – в течение часа. 10% – за несколько минут.

Чтобы составленный список действительно работал, в него нужно включать только те дела, которые вы сможете выполнить в течение дня. Не стоит в заполненном рабочем графике выделять время на генеральную уборку. В любом случае эта задача не будет выполненной, так как у вас просто не хватит на неё времени.

Составляя список дел на день, предварительно проанализируйте свою результативность. Проследите за тем, сколько времени у вас обычно уходит на выполнение тех или иных задач. Проконтролируйте, как долго вы занимаетесь подготовкой к совещаниям, сколько времени тратите на деловую переписку. На основании полученных наблюдений будет проще составить реально работающий план.

С чего начать составление списка

В первую очередь, определитесь с подходящим временем для планирования. Кому-то удобнее ставить себе задачи с утра. Другие предпочитают составлять план на завтра с вечера. У каждого из этих подходов есть достоинства и недостатки:

• Список дел на сегодня, составляющийся с утра, будет более точным, так как в него можно будет внести нужные пункты «по ходу дела». Начиная день с планирования, легче настроиться на выполнение важных задач.
• Список на завтра, составляющийся с вечера, поможет систематизировать информацию, полученную за день, подвести промежуточные итоги для принятия решений. Используя данный метод, вам не придётся с утра отвлекаться от основной работы для постановки ежедневных задач. Можно сразу приступать к их решению.

Выбирать подходящее время для планирования необходимо исходя из собственного графика и индивидуальных предпочтений. В некоторых случаях удобнее совмещать оба подхода. Вечером сделать анализ выполненной работы, а с утра подкорректировать список по необходимости.

Как составить список дел, помогающий улучшить результативность

Грамотно составленный план на день, неделю, месяц или год поможет добиться успеха во многих сферах жизни. Достаточно систематически выполнять его каждый пункт с учётом состояния здоровья, внешних условий, самодисциплины. Он поможет рационально распределить силы и ресурсы для достижения поставленных целей. Разберемся, как сделать список дел реалистичным и корректным.

1. Убирайте лишнее

Составляя список дел на день, включайте в него только то, что вы в силах выполнить за это время. Не нужно добавлять в него незначительные или второстепенные задачи. Чем длиннее будет ваш перечень, тем сложнее будет выполнить отмеченные в нём пункты. Это вызовет тревожность, раздражительность из-за невозможности контролировать ситуацию, и, впоследствии, может привести к проблемам со здоровьем.

2. Начинайте с главного

При составлении своего списка задач, самые главные цели ставьте в его начало. Начинайте выполнение пунктов с этих важных дел. Если что-то изменится, возникнут форс-мажорные обстоятельства, вы хотя бы будете уверены в том, что решили ключевые задачи. А более мелкие дела можно перенести на завтра.

3. Всегда держите его под рукой

Записав запланированные дела в электронном ежедневнике или дневнике, некоторые люди успешно откладывают их «на дальнюю полку» и пытаются выполнять задания по памяти. Из-за этого он перестаёт быть эффективным.

Держа список под рукой, проще контролировать, какие задания из него выполнены, а какие требуют завершения. К тому же он может стать неплохим стимулом к работе. Видя его перед глазами, мы всегда помним о том, что у нас есть незавершённые дела. Поэтому не будем отвлекаться на разговоры по телефону или просмотр сериалов.

4. Ограничиваем выполнение каждой задачи временными рамками

Человек способен выполнить любую задачу за то время, что есть у него в распоряжении. То есть на одно и то же дело можно потратить как весь рабочий день, так и пару минут, выделенных в плотном рабочем графике. Поэтому, при планировании лучше устанавливать себе сжатые сроки. Чем больше будет у вас свободного времени, тем меньше гарантии, что вы закончите намеченные задания вовремя. Если ваши задачи будут ежедневно переписываться на следующий день, такое планирование нельзя назвать эффективным.

5. Удаляем завершённые задачи из списка

Их стирают, вычёркивают, помечают крестиками или галочками или любым другим способом ставят отметку о завершении запланированного дела. Так вы не будете отвлекаться на завершённые задачи. К тому же вычеркнутые из списка пункты станут своеобразным подтверждением вашего прогресса. К вечеру с полной уверенностью можно будет сказать себе, что день прошёл не зря.

6. Превращаем составление списков в привычку

Чтобы данный метод планирования был успешным и эффективным, его нужно использовать регулярно. Ежедневное составление списков дел должно стать полезной привычкой, которая поможет навести порядок в личных и рабочих делах сделает жизнь организованной и стабильной. Первое время может случиться так, что вы будете забывать вычёркивать из списка выполненные пункты, или забудете о его существовании из-за мелких бытовых хлопот. Но, со временем ваш мозг привыкнет к новому стилю мышления.

7. Ставьте перед собой реально достижимые задачи

Потратьте несколько минут на то, чтобы подробно описать суть задачи. Размытые, неконкретные формулировки не вызовут у вас желания незамедлительно приступать к действиям. Поэтому пишите чётко, коротко, по существу.

8. Используйте правильные формулировки

От того, каким образом записана суть задачи в списке, зависит оперативность и качество её исполнения. Чтобы сделать задание в плане «работающим» и «корректным», оно должно соответствовать следующим критериям:

• Начинаться с глагола в повелительном наклонении. В списке продуктов нужно записать: «Купить молоко», а не «Молоко».
• Указывать на конкретный результат: «Написать 10 страниц конспекта» вместо: «Написать конспект».
• Подразумевать конкретные шаги в реализации плана. Не стоит в первом пункте писать: «Начало генеральной уборки». Более корректным будет текст: «Купить моющие средства для генеральной уборки».

9. Отделяйте друг от друга задачи с жёсткими сроками выполнения и более гибкие задания

Гибкими считают дела, которые можно выполнять в любое время дня. К ним относится полив цветов, написание статьи, починка испорченного утюга и т.д. Задачи с жёсткими рамками нужно успеть выполнить за ограниченное время. Например: забрать ребёнка из детского сада в 17.00-17.30, сесть на рейсовый автобус в 12.20 и другие.

В списке дел такие задачи лучше записывать в отдельных колонках:

10. Разделяйте задачи на основные и второстепенные

Если в вашем списке оказалось слишком много задач, и вы пребываете в лёгкой панике из-за нехватки времени на их выполнение, разделите все присутствующие в нём пункты на три категории:

• Дела, которые нужно обязательно завершить сегодня.
• Задачи, которые желательно завершить к окончанию дня.
• Дела, с выполнением которых можно чуть повременить без ущерба для личной жизни или рабочего процесса.

Быстрее справиться с выполнением задач поможет их группировка по видам деятельности и месту выполнения.

Варианты списков задач

Заниматься ежедневным планированием можно различными способами. Проще всего взять лист бумаги, ручку и записать на нём все свои запланированные дела в произвольном порядке. На эту работу у вас не уйдёт много времени. Но, более эффективным будет список, составленный одним из следующих методов:

Способ Шваба

Его суть заключается в присвоении номеров задачам в порядке их приоритетности и важности. Выполнение заданий начинают с первого пункта.

Способ трёх результатов

Определяем три результата, связанные с жизненными целями, которые нужно достичь за установленное время. Например: Записаться на курсы китайского (цель: выучить китайский). Подготовиться к презентации (цель: карьера). Подобрать хостинг для сайта (цель: открытие интернет-магазина). Остальные дела из плана выполняют по мере необходимости.

Методика 1-3-5

Заключается в планировании не более 9 дел за раз:

• Одной главной задачи;
• Трёх заданий средней приоритетности;
• Пяти второстепенных дел.

Сначала выполняют задачи из первой и второй группы. Потом переходят к второстепенным.

Матрица Эйзенхауэра

Универсальный метод планирования, подразумевающий распределение задач по срочности и важности. Их делят на четыре группы:

• A – срочные и важные (сходить к врачу).
• B – важные, но не срочные (записаться на курсы IT).
• C – не важные, но срочные (подстричься в парикмахерской).
• D – не срочные и не важные (сходить в кино).

Выполнение начинают с пунктов A и C. Потом идут дела из категории B и D.

Метод Помодоро

Предлагает особый подход в организации и управлении задачами. Работает это так:

1. Из списка нужно выбрать любую из задач.
2. Установить на телефоне или другом цифровом устройстве таймер на 25 минут. В течение этого отрезка времени нужно работать над выбранной задачей.
3. После окончания отведённого тайминга задачу помечаем крестиком и делаем пятиминутный перерыв.
4. Потом снова возвращаемся к решению задачи, установив таймер на 25 минут. Повторяем описанные манипуляции до полного завершения задания.

Способ Alpen

Состоит из пяти основных этапов:

1. Составляется список задач.
2. Оценивается, сколько времени необходимо для решения каждой из них.
3. Подсчитывается, сколько времени есть в распоряжении с запасом 40 %.
4. Список подгоняется под отведённое время.
5. Подводятся итоги дня. Невыполненные задания переносятся на следующий день.

Данный метод подойдёт людям, испытывающим хроническую нехватку времени.

Приложения и программы для планирования

В современных условиях составление списков дел на листах или в бумажных ежедневниках кажется «каменным веком». Большинство специалистов, работающих в сфере тайм-менеджмента, предпочитают использовать для планирования специальные сервисы, объединяющие в себе функции электронного секретаря и планировщика задач.

ЛидерТаск

Популярное приложение для организации управления личными и рабочими проектами, разработанное российскими программистами. Программа удобна для персонального использования и эффективной работы в команде. Помогает структурировать задачи, распределить их по важности, приоритетности. В приложение встроен расширенный набор команд для ежедневного планирования:

• Цветовые метки, статусы для заданий;
• Поручения, подзадачи;
• Чек-листы;
• Распределение задач по приоритетам;
• Уведомления о совершении события;
• Внутренний корпоративный чат.

С помощью программы «ЛидерТаск» можно планировать рабочее время и личные дела. Приложение совместимо со всеми видами цифровых устройств. Работает в онлайн и оффлайн режиме. Поможет всегда быть в курсе рабочих дел, где бы вы ни находились. Структурирует всю нужную информацию и поможет сохранить её в одном надёжном месте.

Remember The Milk

Популярное приложение с удобным, интуитивно понятным интерфейсом и полноценным набором инструментов для тайм-менеджмента. Подходит для разных цифровых платформ. Интегрируется со многими популярными сервисами.

Any Do

Многофункциональный электронный планировщик с продвинутым и мощным функционалом, обеспечивающим эффективную работу над задачами и проектами любой сложности. Поддерживает версии для Android, iOS, работает в браузере Google Chrome.

Заключение

Использование списков дел – беспроигрышный способ ежедневного планирования, помогающий без особых усилий навести порядок в рабочих процессах и личной жизни. Для большей результативности традиционные бумажные планеры лучше заменить современными приложениями, в которых проще составлять, редактировать и изменять при необходимости списки. В них можно легко менять задачи местами, группировать и объединять по различным признакам. Также в программах можно настроить функцию «повторяющихся задач», которые не нужно будет добавлять ежедневно. Они сами автоматически появятся в составленном списке.

Организуйте своё рабочее время, как вам будет удобно. Расставляйте задачи по важности и приоритету, описывая их максимально чётко и кратко. Ограничивайте выполнение заданий временными рамками. И, обязательно поощряйте себя за прогресс и достижения в их выполнении. Такие простые приёмы помогут стать успешнее и организованнее, достигая лучших результатов в работе и личной жизни.