Табель часов работы как составить

Рассмотрим одну из операций, постоянно проводимых кадровиками и бухгалтерией. Разберемся, как правильно вести, заполнять и оформлять табель учета рабочего времени вручную. А также определим, для чего это требуется, какие бланки подойдут, что за реквизиты при этом потребуются, что за отметки проставлять и тому подобное.

Что это за документ и зачем он нужен

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

В него вписывается информация о том, сколько часов фактически протрудился каждый конкретный человек из всего персонала и какое количество неявок он совершил за отчетный период. Его наличие обязательно, согласно постановлению № 1 Госкомстата, принятому 05 января 2004 года.

Он полезен, так как помогает:

• объективно отражать степень занятости персонала;
• регистрировать опоздания, отгулы и прогулы и таким образом реагировать на нарушения и чутко контролировать процесс производства;
• получать точную статистику и на ее основании осуществлять аналитику.

Бухгалтер должен знать, как делать табель учета рабочего времени на зарплату, чтобы правильно начислять сотрудникам организации оклады, премии, компенсации. Кадровику это необходимо для отслеживания явок и обоснования наложенных штрафов, взысканий или других санкций.

Данный документ выдается сразу после увольнения (по запросу бывшего подчиненного), а также может быть затребован налоговой службой в процессе проверки.

Кто его заполняет

Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.

В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.

В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.

Как правильно составить и вести табель учета рабочего времени за месяц

Действующее законодательство гласит, что делать это можно по одному из следующих методов:

• сплошной – регистрируются не только явки или прогулы, но и все изменения привычного графика;
• по отклонениям – фиксируются лишь отступы от стандартного режима труда, например, командировки.

Гораздо более применимым на практике является первый вариант, потому что здесь все автоматизировано почти полностью. Плюс, он позволяет корректнее суммировать потраченные часы из разных смен и видеть при этом потенциальные сверхурочные, что помогает более гибко корректировать дальнейший график персонала.

Существует ли какая-то унифицированная форма

Да, Госкомстат утвердил два вида табелей учета рабочего времени: Т-12 и Т-13. Хотя строго придерживаться именно их необязательно – если нужно, фирма вправе придумать и использовать свои, просто типовые удобнее, так как они хорошо знакомы и другим организациям.

Более востребованной является Т-13, потому что она представлена не только в бумажной, но и в электронной версии, поэтому ее можно интегрировать в карточно-пропускную систему и вносить данные о прогулах и опозданиях автоматически. Главное – отладить ПО, чтобы не возникало ошибок.

Т-12 интереснее бухгалтерам, так как позволяет отразить оклады, премии и прочие отчисления, но провести ее через ПК пока нельзя, и в этом ее сравнительный минус.

Чем еще отличаются формы

Сферами применения: как уже ясно из вышеописанного, Т-13 актуальна на предприятиях, где важно строго контролировать опоздания. А Т-12 подходит в тех случаях, когда нужно подробно описывать характер денежных расчетов с сотрудниками: для этого в ней даже предусмотрен специальный раздел под номером 2, который остается пустым отдельным отражением зарплат.

Пошаговая инструкция по составлению и заполнению табеля учета рабочего времени на бланке Т-13

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

Сразу важное уточнение: в качестве метода выбираем сплошной – в данном случае он удобнее и нагляднее.

Шаг первый: Наименование организации и ее структурной единицы

В самом верху следует указать название компании и то ее подразделение, специалист которого создавал документ, допустим, производственный цех или отдел маркетинга.

Шаг второй: ввод кода по ОКПО

Под данной аббревиатурой скрывается информация из Общероссийского классификатора компаний всех ОПФ, хранящаяся в базе Росстата. Внимание, вписывать ее необходимо строго в специальную шапку в правом верхнем углу как:

• 8 цифр – для официально зарегистрированных юрлиц;
• 10 – для ИП (индивидуальных предпринимателей).

Шаг третий: внесение номера и даты

Решая, как оформить табель учета рабочего времени, непременно учитывайте следующий момент: № ему присваивается строго по соблюдаемому на предприятии порядку, по состоянию на последний день текущего месяца, что обязательно и письменно отражается в предназначенных для этого полях – так, как показано ниже:

Шаг четвертый: выбор отчетного периода

Обычно это промежуток между началом и концом периода отчета (рассматриваемый нами документ является регулярным). В случае с нашим примером – с 01 по 30 июня.

Шаг пятый: ввод данных о сотруднике

Каждому вносимому в документ человеку присваивается отдельная строка. Он также получает индивидуальный номер, который впоследствии проходит через всю внутреннюю документацию, сохраняется в течение срока службы и не передается кому-то еще вплоть до увольнения (и даже в течение определенного срока после него).

Шаг шестой: информация о часах и явках

Проанализировав, как ведется табель учета рабочего времени, приходим к логичному выводу: эти сведения заполняются в сокращенном формате – чтобы не перегружать бланк. В общем случае приняты такие условные обозначения:

• Я – явка (если прогула нет, то в ячейке снизу необходимо указать то время, в ч, которое человек фактически трудился за смену);
• К – командировка;
• В – выходной, положенный согласно законодательству;
• ОТ – предусмотренный (очередной) отпуск.

Шаг седьмой: вычисление конечного количества дней/часов

Наиболее верная и точная калькуляция осуществляется в 2 этапа:

• сначала в пятой графе – за каждые полмесяца;
• после – в шестой, итог за отчетный период.

Шаг восьмой: внесение сведений, позволяющих определить суммы выплат

Заполнить табель учета рабочего времени работников следует строго подходящими для этого кодами – они устанавливают тип и размер денежной компенсации, предусмотренной за тот или иной объем решенных задач. Существует целый список данных идентификаторов – он есть в открытом доступе, это справочная информация. В бланке (ниже на скриншоте) взятые два популярных:

• 2000 – трудозатраты;
• 2012 – отпускные.

Эти средства списываются на корреспондирующий (специальный бухгалтерский) счет. Он может быть разным – отдельно для оклада, командировочных, отпускных – или общим, сразу для всего.

Главное, что для каждого типа оплаты в девятом столбце необходимо указать число часов или дней, потраченных человеком на труд (фактически). Вот в «красной» ячейке приведены явочные и командировочные, а в «зеленой» – отпускные.

Если в течение рассматриваемого периода ко всему персоналу применим какой-то один вид зарплаты, то соответствующий ему код разрешено приводить в верхней части бланка, а седьмую с восьмой графы допустимо оставлять при этом пустыми.

Шаг девятый: сведения о поводах и продолжительности неявок

Во взятом нами примере составления и оформления табеля учета рабочего времени сотрудник на протяжении 13 суток не являлся на предприятие, но 3 из них был в служебной поездке, а 10 – отдыхал. Информацию об этом следует внести в 10-12й столбцы – причем обязательно буквенным сокращением, объясняющим причину, и цифрой, говорящей о сроке пропуска, в днях или часах:

Шаг десятый: подписи каждого ответственного лица

Необходимо проставить их в конце календарного месяца. Если брать наш случай, это обязанность менеджера (как уполномоченного подчиненного), начальника отдела и специалиста по кадрам. При отсутствии реквизитов хотя бы кого-то из них документ не может считаться действительным.

Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

1. Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № пп бланка и дату его составления.
2. Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
3. В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
4. В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
5. В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
6. В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
7. В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.

Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.

Отметки об отпуске

Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:

• верного типа;
• должной продолжительности;
• подходящего метода (подряд или по отклонениям).

Они записываются следующими сокращениями:

ОТ	Очередной оплачиваемый
ОД	Дополнительный
У	Учебный (зарплата сохраняется)
УД	Учебный (зарплата не сохраняется)
УВ	Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства)
ДО	Административный
Р	Беременность, роды
ОЖ	Уход за младенцем до 3 лет
ДВ	Доп. (не оплачивается)
ОЗ	В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый)

Прочие обозначения

Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:

Присутствие
РВ	Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день
ВМ	Вахтовые
С	Сверхурочные
Командировки, профессиональные курсы
К	Служебная поездка
ПК	Обучение без отрыва от производства
ПМ	Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда
Отсутствие на месте
ПР	Прогул
Б	Больничный
Т	Неоплачиваемый больничный
ПВ	Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения
НС	Режим неполной смены
ЛЧ	Сокр. день
Г	Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности)
В	Выходные или праздники
НН	Причина не выяснена
ОВ	Доп. выходной (оплачивается)
НВ	Доп. выходной (не оплачивается)
РП	Простой, спровоцированный начальством
ВП	Простой, спровоцированный сотрудником
НП	Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать)
ЗБ	Забастовка
НО	Отстранение с сохранением ЗП
НБ	Неоплачиваемое отстранение
НЗ	Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП
Цифровые коды оплаты труда
2000	Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть)
2010	Деньги, предусмотренные ГПД
2300	Выплаты по больничному особие в связи с больничным

Как правильно составлять табель учета рабочего времени на зарплату: образец заполнения Т-13 в 2021 году

Бланк обладает следующими реквизитами:

Вносить информацию необходимо строго по порядку, по описанной выше схеме.

Как правильно заполнять и считать табель рабочего времени: образец Т-12 в текущем году

По сравнению с предыдущей эта форма обладает сразу несколькими отличиями:

Это обуславливает немного другой алгоритм внесения отметок в соответствующие графы, но он тоже был весьма подробно рассмотрен выше.

Дата, подписи

Ответственный за создание документа сотрудник обязан указать, какую должность он занимает, а также расписаться, причем с расшифровкой, после чего передать деловую бумагу на рассмотрение начальнику своего структурного подразделения или, если его нет, непосредственно директору компании. Последний должен рассмотреть ее и при отсутствии ошибок утвердить, проставив аналогичные, но уже свои реквизиты.

Что делать после

Разберемся, как работать с табелем учета рабочего времени. Его следует распечатать, провести по всем заверяющим лицам, а потом начислить на его основании оклад или премию. Затем, когда документ будет уже не нужен, его необходимо сдать в архив и бережно хранить в течение 5 лет, чтобы была возможность предъявить его налоговой или увольняющемуся сотруднику.

Как устранить ошибки

Форма Т-13 удобна тем, что создается автоматически, из уже существующих в базе данных, поэтому при нормально настроенном ПО вся информация должна подставляться верно. Хотя для руководителя структурного подразделения это не повод расслабляться – перед подписью все равно лучше проверить.

Но даже если вы точно знаете, как делается и оформляется табель учета рабочего времени по форме Т-12, при заполнении вручную вы не застрахованы от описок и неточностей, допущенных по невнимательности. Если вы их обнаружили еще до визирования, это вообще не проблема – распечатку можно просто переделать. Если позже, придется создавать корректирующий документ, указывать в нем правильные данные и присваивать ему номер, следующий за неверным первичным. В качестве приложения к нему требуется служебная записка с подробным изложением причины внесения изменений и уточняющие бумаги, допустим, копия больничного листа, если исправляется прогул.

В противном случае любой недочет, обнаруженный в ходе налоговой проверки, грозит повлечь за собой штраф в размере 30-50 тысяч рублей (для юрлиц), а если ситуация повторится, то наложат еще более строгие санкции.

Мы подробно рассмотрели, как оформлять и заполнять табель учета рабочего времени для ИП и организаций, вручную внося соответствующие отметки. А программы, необходимые для автоматизации бизнес-процессов, а также ведения бухгалтерии, вы легко найдете в каталоге «Клеверенс»– обращайтесь для выгодного заказа надежного, функционального, удобного в освоении ПО.

Количество показов: 36149

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Ведение любого кадрового документа — дополнительная трудовая функция, которую нужно закреплять в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе работника нельзя привлечь к ответственности за ее недобросовестное выполнение (ст. 60 ТК РФ).

Руководитель организации приказом назначает сотрудников, ответственных за заполнение табеля учета рабочего времени, либо указывает это в Положении о кадровом делопроизводстве, если оно есть. Работникам эту функцию вносят в трудовые договоры или должностные инструкции.

В крупных организациях обычно применяют такую схему:

1. Каждое структурное подразделение ведет свой табель учета рабочего времени.
2. В конце месяца табельщики подписывают документ у начальника подразделения и сдают заполненные формы в отдел кадров.
3. Кадровики проверяют правильность оформления табеля, визируют его и передают в бухгалтерию на расчет зарплаты.

Организации могут вести учет фактически отработанного времени за каждую половину месяца. В этом случае они сдают табель два раза в месяц.

На малых и микропредприятиях учетом рабочего времени обычно занят один кадровик.

В современных учетных программах уже встроена форма табеля, кадровику останется лишь распечатать его для подписания. Трудовой кодекс разрешил с ноября 2021 года полностью перейти на электронные документы без дублирования на бумажных носителях. 

Если вы решите использовать кадровый электронный документооборот, учитывайте требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ.

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13.

Табель Т-12 содержит два раздела:

1. Учет рабочего времени — кадровый.
2. Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский.

Учет рабочего времени ведется в столбцах 4–6, по два на каждую половину месяца. На каждого работника заполняют две строки: верхняя — для кодов, нижняя — для фактически отработанных часов и минут.

Скачать бесплатный табель учета рабочего времени в Excel по форме Т-12 вы можете в конце статьи.

Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12. Она содержит всего один лист и поэтому чаще используется для учета. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.

Скачать бесплатно бланк табеля учета рабочего времени в Еxcel по форме Т-13 вы можете в конце статьи.

Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13. Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях.

Что учитывать при заполнении табеля

Несколько полезных советов, чтобы облегчить жизнь кадровикам и руководителям.

Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков.

Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно.

Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении.

Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например:

• приказом о направлении в командировку;
• графиком отпусков;
• листком временной нетрудоспособности.

Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы.

В программах для кадрового учета удобно использовать частично заполненные бланки. Система автоматически подтягивает название организации, структурного подразделения, а также данные по сотрудникам, исходя из учтенных кадровых приказов. В конце месяца кадровик только проверяет данные.

Какие использовать обозначения и коды

Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами.

Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода:

Я — явка;

Н — неявка без указания причин.

Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному.

Из Т-12 чаще всего используют:

Я — рабочий день;

Н — работа в ночное время;

ОТ — ежегодный основной отпуск;

ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом;

К — командировка;

ПК — повышение квалификации с отрывом от производства.

• Список кодов должен быть доступен всем табельщикам, чтобы применять единые обозначения.

Полный список кодов вы найдете в нашей шпаргалке.

Обозначения из формы Т-12 используют только для учета времени. Для данных, которые нужны для начисления заработной платы (в Т-13 графа 7), применяют числовые коды налоговой инспекции (Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

Как заполнить табель. Образец

Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества. 

Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц: 

• начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля, 
• ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля;
• специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. 

В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22.02) и праздничный день (23.02).

Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов:

1. В графе 1 ставим номера по порядку.
2. Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности.
3. В графе 3 указываем табельный номер.
4. В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет.
5. Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю.
6. В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок:

• У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом.
• Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы.
• Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

1. В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам. 
2. Графу 7 заполняем по Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
3. В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).

Образец заполнения табеля вы найдете в шпаргалке.

Какие еще есть требования к табелю

Подписывают заполненную форму:

• табельщик;
• начальник отдела;
• кадровик.

Если организация не использует КЭДО, то форму нужно распечатать и получить личные подписи. При электронном документообороте используют цифровую подпись. Обратите внимание, что для табеля нет требований по УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ).

Заполненные и подписанные документы на бумажном носителе хранят пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Какие формы бывают

Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.

Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:

— «Я» или «01» — работа в дневное время.

— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.

— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.

А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.

Пример

В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:

Как график влияет на табель

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

Гибкий график работы

В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа

Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

Пример

Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

Ненормированный рабочий день

Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений  тут трудовой кодекс не предусматривает.

Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

Как быть в особых случаях

Внешний совместитель

В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.

Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.

Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).

Внутренний совместитель заболел

Поставьте в табеле код «Б» или  «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.

Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный

По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.

Выходной в командировке

Для командировки используют код «К» или  «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.

Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Как вести табель учёта в Эльбе

Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.

Статья актуальна на 

25.05.2022

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором отражается фактическая отработка каждого сотрудника. Составляют его ежемесячно. Но нужно учитывать и все отклонения.

Что такое табель учета рабочего времени, и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам обязанность ведения табеля учета рабочего времени работников установлена Трудовым кодексом РФ (ст. 91 ТК РФ). Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Дополнительно: понятие и виды рабочего времени

Стоит отметить, что унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и Т-13 с 01.01.2013 необязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формы, разработанные Госкомстатом, достаточно удобны — их применяет большинство работодателей.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

Процесс ведения документа выглядит так:

• ответственный исполнитель отражает фактические показатели отработки по каждому сотруднику;
• в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после подписания документы передают в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого сотрудника для ведения табельных документов. Для этого издают приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывают в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учета неправомерно.

В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, а тот в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается. Обычно табель ведет кадровый работник — он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Чем отличаются табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, то раздел 2 просто остается пустым.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Есть два способа, как вести табель — выбор делает работодатель:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр — для юрлиц;
• 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — в период с первого по последнее число отчетного месяца.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова П.П. использованы 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

• в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
• в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Вот как выглядит заполненный табель Т-12. Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Дополнительно: как вести журнал учета рабочего времени

Отметки об отпуске в табеле учета рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

• какой вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ	Очередной оплачиваемый отпуск
ОД	Дополнительный оплачиваемый
ДО	Административный (без сохранения ЗП)
У	Учебный с сохранением ЗП
УВ	Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД	Учебный без сохранения ЗП
Р	По беременности и родам
ОЖ	По уходу за ребенком до 3 лет
ОЗ	Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ	Дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я	Работа в дневное время
Н	В ночное время
РВ	Работа в выходные и праздники
С	Сверхурочная
ВМ	Вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К	Служебная командировка
ПК	Повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ	Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б	Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)
Т	Временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ	Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ	Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г	Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР	Прогул без уважительных причин
НС	Режим неполного рабочего времени
В	Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)
ОВ	Дополнительный оплачиваемый выходной
НВ	Дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ	Забастовка
НН	Невыясненная причина неявки
РП	Простой по вине работодателя
НП	Простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП	Простой по вине работника
НО	Отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ	Отстранение без сохранения ЗП
НЗ	Приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@):

2000	Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010	Выплаты по гражданско-правовым договорам
2012	Отпускные
2300	Больничное пособие
2530	Оплата в натуральной форме
2760	Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020	Проценты по вкладам

Подробнее: условные обозначения в табеле учера рабочего времени

Как отмечать в табеле мобилизованных сотрудников

Если работника только вызвали в военкомат, то время отсутствия надо отметить и в табеле. Проставьте буквенный код «Г» или цифровой — 23. Напоминаем, что на время отсутствия работника в связи с вызовом по повестке за ним сохраняется рабочее место и средний заработок (ст. 170 ТК РФ).

Если же сотрудника мобилизовали, то трудовой договор с ним приостанавливают (ст. 351.7 ТК РФ). Время отсутствия мобилизованного сотрудника оплачивать не надо, но этот период учитывают для расчета отпускного стажа (ст. 121 ТК РФ). А в табель вносят собственный код, к примеру ПТД или ПД. Средний заработок на период мобилизации не сохраняется.