Тайминг проекта как составить

Таймлайн идеально подходит для визуализации процессов и проектов и последовательного изложения событий. С помощью таймлайна можно сделать обзор, показать поворотные моменты или же выявить упущенные аспекты.

Взяв за основу креативный и привлекательный шаблон таймлайна, вы cможете создать таймлайн, который будет вызывать живой интерес.

Вместе с тем выбор шаблона таймлайна определяется вашими конкретными целями.

Вот неполный список лучших шаблонов таймлайнов, которые вы найдете в этой статье:

• шаблон таймлайна проекта,
• шаблон плана свадебного дня,
• шаблон исторического таймлайна,
• шаблон вертикального таймлайна,
• шаблон таймлайна-расписания,
• шаблон простого таймлайна,
• бесплатный шаблон таймлайна.

Как использовать шаблон таймлайна:

1. Выберите шаблон таймлайна, отвечающий вашим целям.
2. Добавьте/удалите элементы или измените положение элементов на временной шкале путем их перетаскивания по холсту.
3. Укажите нужные даты и события, заменив текст в шаблоне.
4. Персонализируйте дизайн, изменив в шаблоне цвета, шрифты и значки.

Все просто!

Ниже вы найдете 36 шаблонов таймлайнов с примерами использования.

1. Обозначайте временные отрезки различными цветами, чтобы сделать таймлайн более легким для чтения

Выделение отрезков времени в таймлайне различными цветами — простой и эффективный способ сделать таймлайн более простым для восприятия. Используйте новый цвет для каждого временного отрезка, важнейших дат и событий, которые хотите выделить.

Посмотрите, как цвета используются для обозначения разных годов в этом простом шаблоне таймлайна, посвященном истории появления соцсетей:

 

А в этом шаблоне таймлайна цвета используются для обозначения недель. В результате при первом же взгляде на таймлайн становится ясно, что первый и второй этапы проекта запланированы на первую неделю (зеленый цвет).

 

В шаблоне таймлайна ниже каждый год помещен в круг определенного цвета.

 

2. Планируйте проекты с помощью шаблонов таймлайнов спринтов

Использование шаблона с визуализацией — это эффективный способ планирования бизнес-целей. Он позволяет четко обозначить все цели, кратко сформулировать этапы их достижения и использовать визуальные элементы для выделения определенных моментов.

Посмотрите, например, как в шаблоне таймлайна ниже представлен 8-недельный спринт по разработке продукта:

 

Можно также взять за основу для таймлайна этапы проекта и указать количество дней, отведенных на их выполнение. Посмотрите, как это сделано в следующем шаблоне таймлайна строительства дома:

 

Вы можете пойти дальше и составить план-график на весь предстоящий год. Спланируйте важнейшие этапы по месяцам:

 

В этом шаблоне таймлайна используется тот же подход, только месяцы и текст обозначены разными цветами:

 

Совет. Шаблоны таймлайнов особенно полезны консультантам и фрилансерам. С помощью таймлайнов удобно показывать, какие действия необходимы для реализации проектов и насколько каждый этап влияет на следующий. Клиенту удобно сверяться с таймлайном с целью уточнения, что, когда и за чем следует. А для вас это означает меньше электронных писем и звонков. По крайней мере, мы на это надеемся.

Предлагаем также прочесть статью с более чем 15 шаблонами таймлайнов проектов, посвященную планированию бизнес-целей. А еще вы можете просмотреть наши шаблоны диаграмм Гантта, чтобы получить дополнительные идеи по визуализации проектов.

3. Повысьте вовлеченность аудитории, включив в презентацию слайд с таймлайном

Презентация без картинок — это скучно. Таймлайн-инфографика — это идеальный способ сделать информацию визуально привлекательной. Оптимизируйте таймлайн под формат PowerPoint, Google Slides или SlideDeck, задав альбомную ориентацию страницы и выделив важный текст крупным жирным шрифтом.

Используйте градиентную цветовую схему для плавного перехода от первых событий таймлайна к последним.

 

4. Информируйте участников события с помощью таймлайна-расписания

Хотите, чтобы мероприятие прошло гладко? Предоставьте участникам таймлайн с расписанием событий дня. Это позволит людям заранее узнать, чего ожидать.

Непременно укажите в расписании информацию о том, где именно будет проходить каждое событие. Включив в расписание фотографии или иллюстрации, дающие представление об особенностях и месте проведения мероприятия, вы повысите заинтересованность и вовлеченность участников.

 

 

Совет. С Venngage консультанты и организаторы мероприятий могут менять шаблоны любым образом и добавлять в них фирменную символику. После внесения в шаблон всех необходимых изменений его можно сохранить для многократного использования в будущем. Это позволит сэкономить значительное количество времени.

5. Отслеживайте еженедельный прогресс с помощью профессионального шаблона таймлайна

Отслеживайте еженедельный прогресс команды с помощью простого, хорошо структурированного шаблона таймлайна. Используйте значки для разбивки задач по категориям и обеспечения возможности быстрого нахождения нужной информации.

Для фона чередуйте два нейтральных цвета, чтобы повысить удобочитаемость.

 

Совет. Для консультантов шаблон таймлайна может стать отличным решением для создания и представления промежуточных отчетов для стейкхолдеров. Клиенты сразу увидят, какие результаты были достигнуты, и смогут быстро оценить прогресс проекта. Не заставляйте клиентов копаться в сложных многостраничных отчетах, используйте удобочитаемые, простые для понимания таймлайны!

6. Составьте карту пути клиента с помощью простого таймлайна

Понимание пути клиента — это ключевой компонент высокого качества обслуживания клиентов. Создайте инфографику, в которой визуализированы различные категории ваших клиентов. Используйте значки для выделения ключевых этапов путей клиентов.

Посмотрите, как в этом шаблоне таймлайна используются значки, чтобы сделать каждый путь клиента простым для понимания:

 

Нажмите на шаблон выше, чтобы перейти в конструктор карты пути клиента. Измените шаблон по своему усмотрению, дизайнерский опыт для этого не требуется.

7. Используйте иллюстрацию в качестве фона таймлайна

Вся прелесть таймлайна в том, что вы можете создать дизайн, отражающий характер ваших данных.

Вставьте в будущий таймлайн тематически нужный значок и растяните его так, чтобы заполнить страницу. Затем добавьте временную шкалу контрастного цвета, текст и небольшие иллюстрации.

Посмотрите, как в этом шаблоне таймлайна в качестве фонового изображения используется значок человеческого тела:

 

8. Планируйте свой день с помощью шаблона таймлайна-планировщика

Хотите, чтобы ваша команда — и вы сами — не выбивалась из графика? Простой таймлайн плана дня — это отличный способ резюмировать события и задачи важного дня.

Прежде всего укажите точные сроки и важные детали, о которых необходимо помнить. Например, так, как это сделано в шаблоне плана свадебного дня ниже:

 

Этот шаблон понедельного плана можно легко переделать в почасовое расписание дня:

 

Например, выберите нажатием текст Week 1 и замените его на «9:00». Консультанты могут включить шаблон этого таймлайна в маркетинговый план, чтобы помочь клиенту изменить какой-либо рабочий процесс. Более эффективный рабочий процесс позволит клиенту и его команде точнее следовать вашим рекомендациям.

9. Используйте значки, чтобы читателям легче было находить нужную информацию

Значки позволяют визуализировать данные минимальными графическими средствами. Вот почему они идеально подходят для включения в таймлайн. Выбирайте значки, которые понятны большинству читателей (например, логотипы соцсетей), чтобы в таймлайне легко было находить нужные разделы.

Например, в этом таймлайне, посвященном истории появления соцсетей, значки сразу дают понять, к какой платформе относится каждая дата:

 

А в этом таймлайне проекта этапы выделены с помощью Т-образных линий:

 

В этом шаблоне таймлайна легко узнаваемые значки соцсетей помогают структурировать информацию:

 

Совет. Таймлайны прекрасно подходят для консультантов, желающих зарекомендовать себя в качестве идейных лидеров. Выберите тему, показывающую развитие идеи или продукта в вашей отрасли. Визуализируйте ее в шаблоне таймлайна и используйте его в постах для своего блога, в гостевых постах или в социальных сетях. Вы также можете включить таймлайн в проектный документ.

10. Используйте фотографии, снятые в разные годы, чтобы показать изменения

Людям нравится узнавать, как с годами меняются вещи — техника, одежда, пищевые продукты. Создайте таймлайн, в котором с помощью фотографий будет показано, как с годами изменилась та или иная вещь. С этой целью можно использовать шаблон сравнительной инфографики.

Например, в этом таймлайне показано, как менялся с годами фотоаппарат. Под каждым изображением — краткая справка:

 

А в этом шаблоне таймлайна значки помогают рассказать о развитии электронной почты:

 

11. Используйте временные блоки, чтобы упорядочить расписание на день, неделю и месяц

Разделение ежедневного расписания на блоки может быть эффективным способом установить приоритетность задач. Используйте блоки разных цветов для разных типов задач и встреч. Для обеспечения простоты восприятия информации можно также использовать значки.

 

В следующих двух шаблонах таймлайнов проекты разделены на месячные этапы:

 

 

В этом шаблоне плана строительства используются цветные текстовые блоки, отражающие распределение этапов проекта по месяцам:

 

Совет. Консультирующие специалисты могут использовать шаблоны таймлайнов для контролирования хода проекта, особенно когда в нем участвует множество сторон (субподрядчики, различные стейкхолдеры и т. д.). Поручая задачи исполнителям (людям или компаниям), можно использовать цветовую маркировку для лучшего контроля над ситуацией (например, отмечать свои задачи зеленым цветом, задачи клиента — красным).

P.S. Если вы ищете бесплатное приложение для планирования встреч, которое поможет вам эффективно планировать встречи без излишней переписки, обратите внимание на инструмент HubSpot.

12. Покажите в таймлайне, сколько времени требуется для выполнения каждой задачи

Если вы занятой человек, дорожащий своим временем, укажите в таймлайне, сколько времени отводится на выполнение каждой задачи в таймлайне. Один из способов сделать это — использовать столбцы разной высоты для визуализации временных интервалов.

Посмотрите, например, как с помощью цветных блоков представлен распорядок дня в следующем шаблоне таймлайна:

 

13. Расскажите историю кого-нибудь/чего-нибудь популярного с помощью таймлайна и тематического дизайна

Люди любят истории о людях, местах и вещах, которые им интересны. Например, в следующем шаблоне таймлайна показаны все важнейшие анонсы продуктов на конференциях Google I/O, начиная с первого года проведения.

В таймлайне используются цвета значка Google. Значки и логотипы позволяют читателям с легкостью находить на таймлайне любимые продукты.

 

В этом шаблоне таймлайна используется схожий подход: значки и цвета делят конференции WWDC Apple по годам:

 

14. Визуализируйте процессы с помощью шаблонов таймлайнов с фирменной символикой

Иногда структура процесса может показаться слишком сложной, особенно если она включает в себя множество этапов. Некоторые этапы из-за этого могут быть упущены. Таймлайн процесса помогает визуализировать процесс, распланировать этапы и показать взаимосвязи между ними. Нумерация всех этапов делает таймлайн особенно доходчивым и удобочитаемым.

Используйте свои брендовые цвета, шрифты и логотип для повышения узнаваемости бренда и контента, распространяемого по разным каналам.

 

Совет. Специалисты-консультанты и фрилансеры без дизайнерских навыков могут использовать функцию «Брендинг-комплект» для импорта цветов бренда и логотипов с любого сайта. Или добавлять их вручную. Вы можете импортировать элементы как своего фирменного стиля, так и фирменного стиля клиента. Это легкий способ впечатлить клиентов с помощью готовых дизайнерских решений!

15. Используйте таймлайн для освещения важных дат истории

Напомните читателям о важнейших датах истории с помощью таймлайна. Выделите определенные даты крупным шрифтом яркого цвета. Добавьте к датам краткое описание, объясняющее их важность.

Если данные скомпилированы из авторских источников, не забудьте указать их в нижней части инфографики. При публикации инфографики на странице сообщества Venngage вы можете даже включить для удобства читателей активную ссылку на источник с более подробной информацией.

 

В этом шаблоне таймлайна заключенный в круги текст и закольцованные стрелки естественным образом управляют вниманием читателя:

 

Совет. Используйте шаблон таймлайна, чтобы рассказать историю своего бизнеса. Разместите таймлайн на странице сайта «О нас» для привлечения внимания посетителей. Вы также можете включать таймлайн в коммерческие предложения и питч-деки.

16. Сделайте календарь эффектнее с помощью цветных значков

Возьмите обычный календарь и сделайте его эффектнее с помощью значков. Подбирайте значки, которые служат символами событий… и смело комбинируйте цвета! Простые визуальные элементы помогают лучше запоминать информацию, так что время, уделенное выбору подходящих значков, точно принесет пользу.

Выбрать соответствующие событиям значки можно в библиотеке Venngage, содержащей более 40 000 значков.

 

17. Объединяйте года в таймлайне, чтобы показать периоды времени в истории

Хотя в большинстве таймлайнов для демонстрации прогресса во времени обычно используется вертикальная соединительная линия по центру, вы можете объединять года с помощью горизонтальных линий. Группируйте временные отрезки в соответствии с технологическими прорывами, политическими движениями или трендами в моде и искусстве.

Не бойтесь отойти от классического дизайна таймлайна. Будьте креативны, располагайте события в разных вариациях на странице и экспериментируйте с разными макетами.

 

18. Выделяйте определенные части таймлайна с помощью нестандартных элементов дизайна

Если какие-то даты или события являются особенно важными, выделите их, сделав их большего размера по сравнению с другими датами/событиями. Вы можете использовать для этого значки и шрифты большего размера. Вы также можете выделить самую важную информацию с помощью контрастных цветов.

Использование нестандартных элементов дизайна не только выделит определенные части таймлайна, но также сделает его более интересным.

 

19. Ранжируйте факты с помощью шаблона таймлайна с пронумерованными элементами

Таймлайн — это не всегда последовательное изложение событий. Таймлайн также отлично подходит для перечисления каких-либо фактов с использованием обратной нумерации. Возьмем, к примеру, следующий шаблон таймлайна, в котором перечислены факты, связанные с историей празднования Нового года. Вертикальная линия по центру направляет внимание читателя от факта к факту.

Вы можете использовать подобный шаблон для ранжирования продуктов, сайтов, кинофильмов… да чего угодно!

 

20. Резюмируйте сложные истории с помощью шаблонов простых таймлайнов

Невозможно затронуть абсолютно все аспекты истории в одном таймлайне, но можно выделить важнейшие, определяющие события. Расскажите историю человека, места или явления, показав поворотные моменты и предложив читателю объяснение, почему эти моменты столь значимы.

Используйте значки ярких цветов для выделения или иллюстрирования информации. Если есть возможность, предоставьте читателям ссылку на ресурс, на котором они могут получить более подробную информацию; укажите ее в нижней части инфографики.

Эти шаблоны политической инфографики могут послужить хорошим началом.

 

В этом шаблоне таймлайна внимание читателя удерживается за счет ярких прямоугольников вокруг текстовых блоков, интересных значков и четких описаний:

 

Хотите получить еще больше советов по дизайну? Читайте руководство по созданию таймлайна за 6 простых шагов.

Самый главный инструмент руководителя проектов — это тайм-план. Его можно строить разными способами, но часто используется диаграмма Гантта.

Про диаграмму Гантта уже было много обсуждений на Хабре:

• «Удобна ли диаграмма Гантта?»
• Альтернативные методики «Как оценить срок выполнения работ?»
• «Планирование Agile проектов с помощью диаграммы Гантта»
• «О чем молчит диаграмма Гантта или почему проекты всегда опаздывают»

Кто-то считает, что лучший тайм-план — это диаграмма Гантта, кто-то планирует даже agile-проекты с помощью этой диаграммы, а кто-то, наоборот, не видит в ней смысла и предлагает альтернативные подходы к планированию и тайм-планам.

Давайте всё-таки разберёмся, зачем вообще нужна диаграмма Гантта, как её надо составлять и какая от этого польза!

Что вас ждет в статье

Мануал по составлению диаграммы Гантта на разработку веб-проекта. Мы не будем заострять внимание на конкретном инструменте, обсудим лишь концептуальные и фундаментальные подходы. В основе — двенадцатилетний опыт работы на рынке заказной веб-разработки. За это время я смог запустить более 100 проектов. Последние три года я управляю производством в интерактивном агентстве AGIMA.

На кого рассчитана статья

Статья будет интересна руководителям проектов и всем, кто так или иначе занимается составлением и согласованием план-графиков по разработке, организацией процессов производства веб-приложений и взаимодействием с клиентом или бизнес-заказчиком.

Дисклеймер

Данная статья является не панацеей, а лишь сугубо личным мнением автора (Евгений Лобанов, исполнительный директор AGIMA). Зачастую для планирования проектов эффективен метод критической цепи, но в данной статье мы не будем его касаться и проводить каких-либо сравнительных анализов.

Для чего нужны тайм-планы

Тайм-планы нужны для корректного планирования загрузки и правильного управления ожиданиями бизнес-заказчика.

До того, как запустить любую задачу или проект в производство, у вас должен быть согласованный с командой и бизнес-заказчиком тайминг.

Кроме управления ожиданиями бизнес-заказчика и вашей команды, тайм-план очень значим с моральной точки зрения. Я считаю, что если у руководителя проекта нет чёткого плана действий с промежуточными контрольными точками до старта работ, то такой проект с очень большой вероятностью нацелен на неудачу.

Часто используются два тайм-плана — внешний и внутренний:

• внутренний обсуждается только с командой и включает в себя плановые риски из перечня явных рисков на момент оценки проекта;
• внешний тайм-план обсуждается и с командой, и с бизнес-заказчиком; кроме явных рисков включает в себя отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.

Тайм-планы обычно представляются в виде диаграммы Гантта.

Рассмотрим, какие базовые действия необходимо совершить, чтобы приблизить наш тайм-план к реалистичности, то есть — к идеалу.

Максимально детализировать проект на этапе оценки

Важное и одно из самых фундаментальных правил при планировании проекта — помнить, что 20 часов на одну задачу — это очень много. Такую задачу нельзя проконтролировать во всех нюансах и успеть оперативно вернуть во временное русло проекта (очень сложно минимизировать неявные риски на момент оценки задачи, обычно об этих рисках становится известно в момент дедлайна или за день до него).

Поэтому все задачи важно укладывать в рабочий день специалиста (в нашей компании — это 6 часов эффективного времени; более подробно можно почитать в моей статье в разделе «рабочие процессы»). Такие задачи проще всего контролировать и повлиять на них, оставив во временном русле проекта.

Если же задача оценена более чем в 6-8 часов и не имеет промежуточных результатов для детализации, то необходимо определить критерии для фиксации прогресса.

Установить актуальный производственный календарь, проверить все исключения, установить шестичасовой рабочий день

Многие при построении план-графиков забывают о производственных календарях. Кроме «стандартных» выходных есть «плавающие» из года в год праздники, замещение их рабочими днями и т.д.

Ваш тайм-план окажется неактуальным, если вы не будете использовать реальный производственный календарь.

Как правило, для добавления производственного календаря вам необходимо воспользоваться исключениями в настройке календаря инструмента, при помощи которого вы создаёте диаграмму Гантта.

Создать все необходимые этапы проекта. Все деятельности (задачи) заносятся внутрь этапов

Очень важно сделать корректную группировку для деятельностей в нашем тайм-плане. Если диаграмма простая, то достаточно сгруппировать по этапам проекта, например:

• аналитика,
• проектирование,
• дизайн,
• вёрстка,
• разработка,
• тестирование,
• внедрение.

Но если проект сложный, то приходится применять более глубокую группировку деятельностей — она очень сильно помогает при фильтрации и ориентации по сложной диаграмме Гантта. Например, я люблю группировать по компонентам, внутри этапов проекта и т.п.

Занести все деятельности на диаграмму

Очевидно, что чем более детализированы бизнес-задачи на конкретные деятельности, тем проще и точнее мы сможем контролировать ход разработки.

Кроме основных деятельностей, не забываем занести:

• итерации правок согласно договору (если речь о заказной разработке);
• время на согласование итераций владельцем бизнеса;
• время на исправления в соответствии с обратной связью и отладку согласно договору (если речь о заказной разработке);
• 1-2 часа на неучтённые задачи по каждой деятельности;
• создание первичного контента;
• наполнение контентом;
• тестирование в продакшене;
• бизнес-тестирование;
• внедрение.

Составить карту рисков

Необходимо взять шаблон перечня рисков, используемый для вашего типа проекта (зачастую его применение ограниченно рамками вашей организации).

У каждого риска есть два основных параметра относительно проекта:

1. Вероятность его наступления в окружении проекта.
2. Степень влияния риска на ход проекта.

Вам предстоит определить оба параметра для каждого риска из перечня. Далее необходимо отфильтровать риски по их реальному воздействию на проект — проще всего это сделать при помощи карты рисков.

Когда все явные риски для проекта определены, необходимо учитывать их минимизацию при построении тайм-плана на диаграмме Гантта.

Я разделяю три основных способа минимизации явных рисков, влияющих на основные временные и бюджетные характеристики проекта:

• дублирование ресурсов;
• минимизация функционала относительно стоимости разработки;
• определение «точек невозврата» относительно деятельностей третьих лиц в виде определения контрольной точки (milestone) на основании календарной даты.

Можно построить три сценария учёта рисков: негативный, нормальный и позитивный. Все три сценария развития проекта удобнее смотреть на диаграмме Гантта.

Занести все контрольные точки по предоставлению информации от владельца бизнеса или заказчика

Важно не забыть:

• спецификации;
• заглушки или рабочие сервисы;
• брендбук;
• весь необходимый контент для реализации;
• закрытие работ актами (если речь о заказной разработке);
• подписание основных промежуточных документов;
• предоплата (если речь о заказной разработке);
• другие формальные обязательства.

Занести все ресурсы (включая время специалистов/сотрудников заказчика)

Это позволит понять пиковые точки максимального пересечения времени одного и того же специалиста. Таким образом, вы увидите, сколько потоков разработки можно запускать и тестировать параллельно.

Дополнительно можно занести стоимости ресурсов и пиковые бюджеты, составив более точный прогноз по стоимости разработки проекта.

Указать критический путь

Проделав минимизацию рисков на диаграмме и решив все критические точки пересечения ресурсов мы смогли получить критический путь проекта.

По сути, минимальный путь проекта будет соответствовать вашему внутреннему таймингу. В котором мы уже учли:

• рабочее время специалистов;
• явные риски, которые могут произойти, и время, которое требуется на их разрешение;
• загрузку специалистов с нормальным распределением рабочего времени (без учёта овертаймов).

Что дальше

Впоследствии из внутреннего тайм-плана мы можем сделать внешний, исключив явные риски, но добавив отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.

И всё же, диаграмма Гантта — всего лишь инструмент. Не цель, а средство. Если вы умеете работать с рисками и изменениями требований, то диаграмма Гантта, совместно с дорожной картой, — одно из самых эффективных средств для планирования всего проекта или итераций разработки.

Именно такой тайм-план и будет хоть как-то отображать действительно необходимое время на реализацию проекта. Кстати, для расчёта отклонений по срокам на основании прогнозируемых рисков часто можно использовать диаграмму сгорания (Burn Down Chart). О том, по каким параметрам её можно строить, кроме примитивных «сжиганий features», и как собрать статистику об отклонениях — расскажу в следующей статье. Stay tuned…

Больше материалов смотрите здесь.

Работаешь проджект-менеджером в IT или только начинаешь свой путь в этой профессии?

31 мая в OTUS стартует онлайн-курс «Agile Project Manager в IT», где вы за 4 месяца пройдете комплексную подготовку, необходимую для работы. Вы узнаете, зачем IT-компаниям переходить на гибкие методологии: Scrum, Kanban, Waterfall и научитесь их использовать в своих проектах, освоите ключевые софт скиллы и в качестве выпускного проекта построите свой проект по методологии Scrum.

Подробный план праздника, деловой встречи или тимбилдинга называется таймингом мероприятия. Разработка такого графика предполагает составление точного расписания с указанием, сколько минут займет каждый конкурс, выступление или иной элемент, а также каждый блок и программа целиком. Взяв время под контроль, вы полностью реализуете сценарий.

Зачем нужен тайминг: цели и задачи

Подробный план события важен для организаторов, чтобы отвести под каждый этап достаточное количество минут, правильно рассчитать период аренды площадки, условия приглашения выступающих и другие моменты, без которых событие не будет успешным. Тайминг помогает:

• понимать, сколько времени длятся шоу-номера, мастер-классы, игры;
• знать, сколько минут отвести на поздравления, благодарности, шутки;
• планировать длительность перерывов для отдыха и время подачи блюд;
• успеть провести все самые интересные и веселые развлечения;
• контролировать процесс, при необходимости быстро перераспределяя время между этапами.

Определить оптимальное время для элементов события можно по опыту прошлых мероприятий, а также исходя из наполнения конкретных блоков сценария. Этапы в плане нужно располагать в хронологическом порядке, чтобы впоследствии не было путаницы.

Составим уникальный сценарий для вашего праздника!

Как составить тайминг

Оформление графика зависит от ваших предпочтений. Он может быть интегрирован в полный сценарий, где расписаны слова ведущих и участников. Также удобно составлять отдельную таблицу, где в первой колонке обозначается время, во второй — пункт программы, а в третьей пишутся примечания. Хорошо, если таблица будет и в распечатанном, и в электронном виде.

Для тайминга мероприятия можно использовать следующий образец:

Время	Событие	Примечания
17:00–17:30	Встреча гостей в welcome-зоне	Направлять прибывающих к фуршетному столу, предложить сфотографироваться в фотозоне
17:35–17:45	Рассадка гостей за столы	Показать, где находится план рассадки, подсказать каждому его место
17:50–18:10	Приветственные слова	Речь ведущего, первый тост

И так далее для каждого пункта

Чтобы корпоративное событие прошло без проблем, требуется составить отдельный тайминг для подрядчиков, прописав:

• время прибытия и ухода специалистов, их задачи;
• технические данные элемента программы (оборудование и пр.).

В этой части тайминга отмечается: когда надо украсить зал, приехать для уборки, вернуть арендованный реквизит и т. п.

Планы распечатываются в нескольких экземплярах, чтобы можно было раздать членам ивент-команды. Если музыкант или ведущий конкретного мастер-класса не будут присутствовать на мероприятии постоянно, для них достаточно распечатать только ту часть графика, когда они задействованы.

Иногда случаются срывы тайминга. Основных причин этого 3:

• некорректный расчет времени на дорогу;
• недостаток реквизита для мероприятия;
• неправильное планирование.

Чтобы избежать этого, для трансфера лучше закладывать на 10–20 % больше времени, чем обычно требуется. Чтобы все необходимое было на месте, нужен реквизитор — сотрудник, который будет контролировать наличие, качество и количество необходимых предметов. Чтобы исключить неправильное планирование, ознакомьтесь с образцами готовых таймингов или проконсультируйтесь с ивент-специалистом.

Ниже представлен тайминг мероприятия по случаю юбилея компании, сокращенный пример:

• 17:00–18:00 НАЧАЛО: приезд гостей, работа интерактивных зон, фуршет.
• 18:00–22:00 БАНКЕТ: подача блюд, конкурсы, шоу-программа, вручение призов.
• 22:00–22:30 ФИНАЛ: слова напутствия для коллектива, подведение итогов, отъезд гостей.

Чтобы получился развернутый пример, потребуется указать в части банкета точное время подачи закусок, горячего, десертов. Между этими этапами вставить время выступления каждого артиста, длительность каждого тоста и пр.

Денис Гордиенко, директор Bright Mobile о том, как уложиться в дедлайн, если всё пропало.

Хочу познакомить вас с одним способом по управлению проектами, он не моя индивидуальная разработка, это давний способ попадания в дедлайн, даже если всё пошло не так и ресурсы резко сократились.

Какая есть проблема?

Программисты практически всегда срывают сроки. Работа твоческая и «как попрёт» предсказать до минуты невозможно. Отдельная головная боль ПМа — это когда программист сделал всё быстрее срока, из-за экономии времени решил улучшить что-то из-за собственных перфекционистских амбиций и в итоге… всё верно.

Проблема в дедлайнах есть всегда. Наученный опытом менедежер проекта разносит внутренний дедлайн и клиентский минимум на неделю. Всегда есть шкала времени, дедлайн и список задач, который нужно к этому времени успеть. Вроде как всё распланировалии, всё идет по плану. Но тут, вдруг, программиста выкашивает эбола, дизайнер попадает в аварию, а у верстильщика горит винт. Все наши планы отправляются в мусор.

Срыв дедлайнов на рынке разработки сайтов и мобильных приложений это, к сожалению, стабильность.

Проводя собеседования на должность менеджера проектов, задавал вопрос кандидатам: Что с вы делаете с дедлайнами? Ответ, как правило: «Ну ничего, просто ведем». Соответственно, для клиента это не нормально. Там рекламная кампания, инвестор и куча иных обязательств.

На самом деле от этого никто не застрахован. К примеру, в штате 10 программистов, один заболел — выработка на 10% снижается. А если какая-то эпидемия и 4 разработчика разом заболели — это 60% выработка по проектам.

Приходится объяснять клиенту, что вот такая ситуация, форс-мажор. В таких случаях, конечно, пытаются найти выход, привлекать сторонних разработчиков. Бывают ситуации когда дедлайн срывается.

Критичность дедлайна

Всегда встречаются такие проекты, в которых дедлайн критически важен, к примеру, туристический бизнес. Если ты позже всех начал рекламироваться, продажи путевок уже произошли, а ты сидишь собираешь остатки и получаешь в результате всего 30% от того что, должен был заработать.

Со стартапом эта история еще хуже, т.к. присутствует жесткая отчетность перед инвестором. У вас, к примеру, первого марта срок показа готового софта на который запускается рекламная кампания. Перенос неизбежно влечёт неприятный разговор, как с инвестором, так и с подрядчиком по рекламе.

Как соблюсти дедлайн?

Возвращаемся к способу соблюдения дедлайна. В случае форс-мажора нужно понять и принять, что ваши метрики уже поплыли. Важно разобраться какой из трёх самых важных параметров вам выгоднее ухудшить.

Про последний пункт материал далее.

В свое время на канале “Темная сторона” Аркадий Морейнис написал, что план работ на 6 месяцев можно выполнить за 6 недель. Это не значит что программист будет работать 24 часа в сутки, это значит что мы упрощаем требования за счет исключения не принципиального функционала.

Давайте рассмотрим на примере. У нас есть товарный маркетплейс. Нам нужно сделать карточку поставщика, у поставщика есть ряд товаров, у каждого товара есть карточка. Всего три экрана которые мы запланировали сделать за какой то срок:

Допустим, произошло что-то невероятное и у нас времени хватает только на полтора экрана. Однозначно делаем карточку поставщика (предположим, на это акцент в данном проекте). Ее никуда нельзя убрать. В карточку поставщика можно ниже добавить список товаров и не делать детальный просмотр карточки товара, а ту или иную информацию добавить в этом же списке.

Получиться более длинный список с кнопкой “купить” напротив каждого товара. Мы упростили объем работы, но ключевая идея и бизнес-логика у нас сохранена: можно зайти в поставщика и купить какой-то товар.

Вариант номер два. Если информации у товара много и без карточки не обойтись, то можно сделать все три экрана, но не прикручивать корзину и эквайринг — в режиме форс-мажора заявки можно отправлять на почту менеджеру, а он выставит инвойс.

Это более сжатый вариант, чем планировался с самого начала, но с учетом форс-мажора, мы пожертвовали более удобными развернутыми данными, но сохранили стабильность по всему проекту. Мы уложились в дедлайн, сделали ключевую функцию, можно развивать проект дальше.

Основная фишка этого принципа, что к назначенному дедлайну вы соблюдаете ключевой бизнес-процесс, но оставляете только самые важные вещи и жертвуете, в случае форс-мажора тем, что не важно.

Видел несколько примеров подобного применения. Сделали проект “коротким” способом, запустили его на рынок, накачали трафиком и не стали делать то, что задумали в начале.

Можно любой функционал так или иначе упростить. Вопрос на сколько упростить? Насколько, на сколько ужат срок реализации проекта.

Приведённые примеры выглядят, как «сделать по-хуже» лишь бы соблюсти дедлайн. Упрощение так и воспринимается. Именно поэтому, очень часто принимается решение, либо о переносе дедлайна, либо об увеличении бюджета.

Детям сложно распоряжаться своим временем: с одной стороны — у них ещё не сформировано «ощущение времени», а с другой — у них недостаточно жизненного опыта и знаний, которые помогают планировать дела, учитывая все нюансы. Например, что помимо времени движения автобуса, нужно закладывать время на его ожидание, пробки и светофоры.

Специально для игры Brainy Trainy «Тайм-менеджмент» мы придумали, как объяснить детям техники, которыми пользуются многие успешные бизнесмены и руководители. Ребёнок на практике научится правильно приоритезировать дела, эффективно планировать и управлять своими задачами.

1. Правило «1-3-5» 

Сложно выполнить сразу все-все задачи. Это правило помогает реалистично выбирать дела на день, чтобы успевать в срок и не переутомляться. Суть правила: за день можно сделать только 1 большую задачу, 3 средних и 5 мелких. Всего — 9 дел, не больше и не меньше. 

Выберите ещё 2 дела, которые можно выполнить за день.

2. Диаграмма Ганта 

Диаграмма помогает видеть сразу весь список этапов, правильно оценивать общую длительность проекта и понимать, получится ли уложиться в сроки. С помощью диаграммы удобно учитывать очерёдность этапов и возможность их параллельного выполнения: что может идти только после друг друга, а что можно выполнять одновременно.
 

3. Квадрат Декарта

Эта техника позволяет оценить все «за» и «против» и принять правильное решение.

1. Сформулируйте решение, в котором сомневаетесь.
2. Разбейте лист на 4 области и выпишите все плюсы и минусы, отвечая на каждый вопрос. 
3. После чего оцените важность каждого пункта. Например, 3 — очень важно, 1 — почти не имеет значения. 
4. Посчитайте общую оценку важности каждого решения: сложите все оценки плюсов и отнимите все оценки минусов.

4. Доска «Канбан» 

Удобный инструмент, чтобы легко контролировать все задачи: и те, которые только собираешься сделать, и те, которые почти завершены. Часто доску используют для командной работы в SCRUM. На доске задачи перемещаются по четырём этапам: 

1. «Нужно сделать»: из них нужно выбирать, что брать в работу, когда появилось время. 
2. «В работе»: начали выполняться, на них нужно фокусироваться прямо сейчас.
3. «Проверка»: задачи, за выполнение которых ещё нужно отчитаться перед кем-то.
4. «Готово»: больше не требуют внимания и можно наслаждаться результатом.

5. Трекер привычек 

Повесьте трекер на видном месте, это превратит ежедневные полезные дела в игру! Это может быть чистка зубов, чтение по 10 минут в день, сбор портфеля на завтра и любое другое дело, которое так и норовит «забыться». В шаблоне нужно раскрашивать каждый день, отмечая выполненные дела.
 

6. Пять «Почему?» 

Этот способ поможет определить важность поставленной цели и понять, чего на самом деле вы хотите достичь. Ведь истинная причина не всегда лежит на поверхности 🙂 Сформулируйте цель и спросите себя «почему» пять раз подряд. Так вы сможете докопаться до реальной причины и найти более эффективный способ действий.

7. «Поедание слона»

«Слон» — это большая масштабная задача, за которую сложно взяться. Не нужно пытаться «съесть слона» сразу целиком. Поделите его на порции — небольшие этапы и задачи, для которых будет проще найти подходящее время и которые будут радовать промежуточными победами. Это называется «декомпозиция задачи». 

1. Выпишите свои большие дела, к которым не решаетесь подступиться.
2. Выберите одно дело и разбейте его на задачи.

8. ​«Три плюса»

Этот метод поможет принять решение в сложном выборе: например, покупать ли новую игру, заводить ли собаку или нет. 

1. Разбейте лист на 2 колонки: «что будет, если это сделать» и «что будет, если не делать». Например, «Купить конструктор» и «Не покупать конструктор».
2. Выпишите в колонки все позитивные последствия для этих вариантов.  
3. Затем из всех-всех пунктов двух колонок выберите только три самых важных.
4. В какой колонке больше выделенных «плюсов» — то решение считается лучшим.

9. ​SMART-цели

Чем лучше сформулирована цель, тем выше вероятность, что она будет достигнута. Эффективная цель должна соответствовать SMART-критериям:

10. ​​Матрица Эйзенхауэра

Эта техника помогает определить приоритетные дела: чем важно заняться прямо сейчас, а что можно совсем не делать.

Вступите в клуб наших друзей