Некоторые вещи должны быть у каждого из нас.
В гардеробе любого мужчины должен наличествовать темно-синий блейзер. Если ваш шкаф пуст и вы обращаетесь за советом к профессиональному стилисту, этот блейзер будет одной из первых вещей, которые он порекомендует вам купить.
В мире существует много других общепринятых предметов первой необходимости. На ум тут же приходит зубная паста. Жизнь в цивилизованном обществе требует следовать некоторым обязательным условностям — к примеру, мужчины носят брюки. Но многие люди не понимают, что определенные обязательные условности имеются также и у успеха.
Мы написали эту книгу, поскольку верим, что наличие как минимум одной эффективной презентации — необходимое условие успеха. Еще лучше, если таких презентаций будет несколько — например, для разных каналов коммуникации. А еще лучше, если у вас будет способность при необходимости создавать и новые презентации.
У каждого профессионала должна иметься своя фирменная презентация, которую мы в Speaking Empire иногда называем «стадионной» (в память о классе, из которого убежал мой партнер Дастин).
Дастин Мэтьюс
У нашего друга и соавтора Дэна Кеннеди есть целый набор публичных выступлений о его системе Magnetic Marketing продолжительностью 60, 75, 90 и 120 минут. Одна презентация для владельцев компаний и коммерсантов, другая — для людей, занимающихся частной практикой, а третья — для представителей конкретного бизнеса, например агентов по торговле недвижимостью или финансовых консультантов.
Вне зависимости от формы основная мысль остается прежней. Очень часто мы замечаем, что нашим клиентам недостает ясности и уверенности именно в изложении основной мысли, и это — одна из тех важных вещей, которые мы помогаем им выработать.
Дэн Кеннеди
И вот как я узнал о важности хорошей презентации. Открывая свою первую компанию, я верил, что она обречена на успех и все будет чудесно. С ее помощью я собирался помочь людям сэкономить время, энергию и деньги. Что может быть привлекательнее?
Как и многие другие начинающие предприниматели, я вытаскивал свои кредитные карты и финансировал бизнес за счет наращивания личных долгов. Угадайте, сколько клиентов пришло ко мне в первый месяц? Правильно. Ноль. Но, разумеется, я думал, что моя идея насколько хороша, что люди сами пойдут ко мне.
Немного запаниковав, я занялся отчаянной и крайне активной деятельностью, которую теперь называю «правило шести футов» — если на расстоянии шести футов от меня оказывался какой-то человек, я тут же пытался ему что-то продать. Но я быстро понял, что личные продажи, одна за другой, с высоким процентом отказа по той или иной причине — слишком сложное и крайне неэффективное занятие. Я был один, и у меня имелись свои пределы скорости, концентрации и терпения. Кстати, теперь я знаю, что именно это заставляет многих людей, занимающихся торговлей или деятельностью подобного рода, терпеть совершенно не обязательные поражения.
Поскольку я был один, а для привлечения одного клиента мне нужно было пообщаться со множеством людей, я спросил себя: почему я разговариваю с каждым из них по очереди? Почему бы мне не поговорить одновременно с несколькими? В наши дни это часто называется продажей по принципу «от одного ко многим».
Я собрал свою первую аудиторию потенциальных клиентов в служебном помещении небольшого ресторанчика. Я пригласил многих, пришло 12 человек, я тут же смог заключить сделки примерно с третью из них и заработал около 2000 долларов. Это взорвало мне мозг. Я мог бы беседовать с каждым из этих 12 человек по очереди в том же ресторане, однако для получения того же результата мне бы потребовалось бы 12 часов вместо двух, я бы уставал от каждого сказанного мне «нет» да еще и оставил официантке немалые чаевые! Возможно, я бы даже не продал свой продукт этим 20%, поскольку известно, что групповая динамика стимулирует продажи намного сильнее, чем встреча тет-а-тет.
С этого момента я начал концентрироваться на продажах группам и в течение некоторого времени делал свои презентации за обедом и ужином каждый день, пять дней в неделю.
Я продавал, здесь и сейчас. Однако многие люди, которым мы помогаем с презентациями, продают только при личных встречах — будь то стоматолог, проводящий в своем офисе семинар об имплантах для пациентов, бухгалтер, рассказывающий во время обеденного перерыва владельцам небольших компаний об оптимизации налогов, или агент бюро путешествий, расписывающий в некоммерческом клубе прелести круизов. Но это не имеет значения. Процесс выглядит почти так же, и преимущества совершенно те же.
Самое главное — это неподражаемая презентация. Если она работает, вы можете делать почти что угодно. Но главное — вы можете переключиться с медленной и порой разочаровывающей продажи в формате один на один на эффективные групповые продажи, которые можете проводить в своем офисе или в подсобке ресторана раз в месяц или два раза в день.
Смена парадигмы продаж позволила моей первой компании через три года занять 35-е место в рейтинге самых быстрорастущих частных компаний в Америке и оказаться в списке Inc. 500!
Со временем мы «зафиксировали» формулу неподражаемых презентаций, основываясь на той, что я когда-то использовал в подсобке ресторана. Из желудей и вправду могут вырасти мощные дубы! Speaker’s Formula («формула оратора») позволяет разделить презентацию на 12 составных частей, идущих в определенном порядке. Успех любит последовательность.
Разумеется, хороший профессиональный оратор может менять эти части местами, что-то добавлять и убирать, располагая их в более удобном для себя порядке. Возможно, для этого есть веские причины. Но если вы не относитесь к таким профессионалам и не имеете успешного опыта создания собственных мощных презентаций, умоляю вас придерживаться этой формулы.
Давайте теперь немного поговорим о каждом из компонентов.
Дейв Вангуз
1. Привлеките внимание
Когда большинство людей оказываются на сцене, снимают видео или проводят вебинар, они говорят слишком напористо. Это частенько отталкивает слушателей. Правильнее вовлекать их в вашу презентацию, чтобы они начали уделять вам больше внимания и интересоваться тем, что вы им скажете.
Помочь в этом может убедительная эмоциональная история, связанная или с причиной, по которой вы делаете свою презентацию, или с тем, почему вы продаете этот продукт или занимаетесь этим бизнесом. Другой подход использует провокационные вопросы. А третий предполагает конкретные и интригующие обещания с вашей стороны.
Как бы то ни было, первый блок вашей презентации должен иметь целью привлечение и удержание внимания.
2. Создайте доверительные отношения
Люди склонны что-то покупать у тех, кого они знают, кто им нравится и кому они доверяют. Люди не просто покупают что-то у вас; по сути, они покупают вас самих.
Выстроить доверительные отношения поможет искренность. Вы можете рассказать аудитории о каких-то личных проблемах, обстоятельствах, которые вам довелось преодолеть, или сомнениях, с которыми вы справились перед тем, как появиться перед слушателями и рассказать о предлагаемой возможности.
Будет большой ошибкой, если вы начнете вываливать на аудиторию факты, цифры, рассказ о свойствах и преимуществах продукта, а также ваше предложение без того, чтобы сначала установить с ней более-менее доверительные отношения.
3. Будьте убедительны
Аудитории нужна уверенность в том, что вы заслуживаете ее внимания. Одна и та же презентация может привести к совершенно разным результатам, если ее делают два разных человека и лишь у одного из них есть веские причины говорить на эту тему и общаться с собравшимися.
Вы представляете какую-то известную компанию или ассоциацию? Может быть, вы писатель? Вы публиковались в профильных журналах? Вас можно было увидеть по телевизору или услышать по радио? Кто вы — простой хирург-косметолог или тот самый хирург, который написал книгу The Official Consumer’s Guide to Cosmetic Surgery («Официальное руководство по пластической хирургии для пациентов»)… читавший лекции в известных больницах… участвовавший в телешоу… специалист по процедурам, которые предпочитают кинозвезды? Короче говоря, именно в этот момент презентации вам нужно заявить о своей компетентности.
4. Нацельтесь на проблемы
Ваши слушатели вошли в зал, зашли на страницу вебинара или начали слушать компакт-диск. Помните, что в этот момент они испытывают боль — если не физическую, то боль в широком смысле: разочарование, расстройство, воспоминания о неудачах, беспокойство или смятение. Нечто подобное происходит в душе каждого. У многих людей такие ощущения развиваются постепенно и не носят острый характер. И в этот момент в ходе презентации вам стоит обратить на это внимание, поддать жару и заставить аудиторию отнестись к медленно нарастающей проблеме как к острой и требующей срочного решения.
Сравнительно немного людей могут быть мотивированы одной выгодой. Большинство стремится к выгоде как способу избавления от боли.
5. Предложите решение
После того как вы поговорили о боли, наступает время показать аудитории ваше решение. Это может быть ваш продукт или услуга, диагностический процесс, консультация или какой-то иной вид взаимодействия.
Я не случайно поставил этот этап лишь на пятое место. Если вы перейдете к нему слишком быстро, то не успеете заложить прочную основу для того, чтобы слушатели охотно приняли ваше решение. А если вы перейдете к нему слишком поздно, то можете сильно расстроить аудиторию. В нашей последовательности есть идеальное — именно пятое — место для этого этапа, и тысячи проведенных нами презентаций лишь подтверждение тому.
Многие люди в ходе презентаций допускают большую ошибку — они переходят от заявления о решении к детальному рассказу о нем. Но если вы не школьный учитель и перед вами сидят не дети, не стоит заниматься подобным преподаванием. Лично я — коммерсант по духу, поэтому мне было несложно понять и принять эту мысль, а вот Дастин мыслит технически, поэтому у него часто возникает искушение объяснять, как и почему что-то работает определенным образом и как именно это можно использовать.
Нам доводилось видеть немало людей, борющихся с этой проблемой. Поймите, в чем состоит главная цель вашей презентации — повлиять или убедить, немедленно заключить сделку или запустить длительный процесс продажи. Решите, какого действия вы ждете от аудитории. Этой цели должно служить все в вашей презентации. А все остальное должно, как говорят в Голливуде, остаться на полу в монтажной комнате.
В процессе «преподавания» вы почти всегда будете делать несколько лишних шагов и, разрешая одни сомнения и вопросы, тут же создавать новые. Вам нужно, чтобы люди знали, что у вас есть решение, и испытывали от этого приятные чувства, не погрязая в деталях
6. Установите ожидания
Аудитории нужно знать, к чему она придет, если решит иметь с вами дело. Люди не хотят садиться в самолет или на корабль (или слушать вашу презентацию), не до конца представляя себе конечную точку и ориентиры. Любая неуверенность создает беспокойство. Поэтому вам нужно дать им знать, чтó именно вы хотите сказать дальше.
На более сложном уровне стоит попытаться направлять и контролировать реакцию аудитории на вашу презентацию. Это еще называется «определение заданных рамок» или «фрейминг». Формируя ожидания аудитории, вы создаете так называемую открытую петлю в их мышлении (и особенно в подсознании). Что они почувствуют и как отреагируют на ваши слова, действия и просьбы в течение всей оставшейся части презентации, будет определяться тем, какие ожидания вы для них установили.
В своей презентации я часто использую очень простую последовательность из четырех логических этапов:
«Перед тем как мы начнем, я бы хотел установить три правила…
- Правило 1: мы собираемся провести время приятно и с пользой. Это всех устраивает? Хорошо.
- Правило 2: я обещаю дать вам 110% от того, что вы ждете. Никто не возражает, если я дам вам 110%? Хорошо.
- Правило 3: моя презентация будет интерактивной. Чем больше вы мне даете, чем больше от вас поступает обратной связи, тем больше я даю вам в ответ. Согласны? Отлично.
- А теперь бонусное правило 4: вы действуете. Вы не просто выслушиваете меня, а затем уходите. Вы принимаете решение и совершаете следующий шаг. Вы же знаете, что успех приходит только после действий, верно? Отлично…»
Все это создает у аудитории так называемую энергию согласия. К моменту, когда нужно принять решение (в том числе о покупке) и предпринять какое-то действие, аудитория уже настроится на определенное состояние и даже заранее согласится на действие.
7. Приведите социальное доказательство
Когда вы представляете продукт, услугу или идею, у людей возникают возражения и сомнения. Большинство покупателей начинает с пассивного состояния. Большинство верующих поначалу ведут себя как скептики. Возможно, в глубине души они говорят «у меня нет времени» или «в моем случае это не сработает». Что бы они ни говорили, у них есть какой-то аргумент, и, возможно, он является главной причиной, по которой они не движутся вперед.
Противоядием против этого служит нацеленное социальное доказательство. В Speaking Empire, работая над созданием презентации для клиентов, мы обычно формулируем пять–семь типичных возражений или сомнений, которые разделяет значительная доля их целевых аудиторий. А затем мы находим пять–семь историй, отзывов или фактов, которые могут служить социальным доказательством.
8. Продемонстрируйте преимущества
Конечно, вы можете посчитать, что это само собой разумеется, но я должен еще раз сказать: никто не покупает продукт для того, чтобы просто его иметь, или из-за его свойств. Более того, люди даже не покупают преимущества продукта. Они покупают преимущества преимуществ. Так, никто не покупает быстросохнущую краску потому, что она быстро сохнет, или из-за связанных с этим преимуществ — меньше шансов, что кто-то испачкается, коснувшись ее, или что на ней останется грязь или пыль. Люди покупают время и свободу (от тяжелой работы).
Почти каждая презентация требует как минимум одного слайда, который перечисляет или описывает преимущества преимуществ.
9. Сделайте неотразимое предложение
Попробуйте представить, что предложения можно оценить по шкале от 1 до 10, где 1 — базовое, обычное и/или лишенное вдохновения предложение, а 10 — совершенно обезоруживающее предложение, вызывающее желание, способное быстро решить проблему и интересное для аудитории. Теперь попробуйте оценить по этой шкале предложение, которое вы делаете с помощью своей презентации. Будет ли это 1, 3, 5 или 7 баллов?
Добиться десятибалльного — то есть совершенно неотразимого — предложения очень сложно, и чем ближе вы оказываетесь к этому результату, тем лучше. Но даже отличная презентация может потерпеть неудачу, если в конечном итоге вы подводите аудиторию к скучному предложению.
Обычно ценность предложения выстраивается постепенно, когда вы перечисляете и описываете каждый отдельный элемент продукта или услуги. Иногда для этого используются личные встречи или звонки. Так, еще в 1980-е Дэн Кеннеди разработал для клиентов из мира здравоохранения особые формы «Пять вопросов, на которые вы получите ответ при осмотре у врача» и «Чего ожидать от первой встречи с новым терапевтом». Он и по сей день использует эти формы с соответствующими корректировками, работая в областях маркетинга здравоохранения и финансовых услуг.
10. Дайте гарантии
Первая причина, по которой люди не реагируют на ваше предложение, в том, что когда-то в прошлом кто-то другой их сильно подвел. И они отлично это помнят. Простая, мощная и недвусмысленная гарантия с вашей стороны наделяет людей уверенностью в том, что они могут довериться вам и принять решение.
Возможно, вы спросите, каким должен быть срок гарантии. Я довольно глубоко тестировал этот вопрос. В ходе более чем 3000 презентаций моих собственных продуктов и услуг я предлагал гарантию на неделю, месяц, полгода и год. Как вы думаете, какое из предложений оказалось наиболее результативным?
Большинство людей считает, что это 12 месяцев. Но на самом деле, разница между неделей, годом и каким-то другим сроком совсем невелика. Значение имеет лишь сам факт уместности вашей гарантии. Если люди способны оценить ваше предложение за неделю, прекрасно. Если им нужен месяц, значит, месяц. Главное, что у вас есть гарантия, и точка.
11. Определите срок принятия решения
Наверняка последнее, чего вы хотите, — это иметь презентацию, после которой аудитория может легко соскочить с крючка, выйти из комнаты или покинуть вебинар для того, чтобы хорошенько все обдумать.
Главное в любой мощной групповой презентации — это ее эффективность. Вряд ли вы захотите тратить много времени на то, чтобы после выступления заново устанавливать контакт с людьми, видевшими вашу презентацию, по обычной и электронной почте или по телефону. Моя цель состоит в том, чтобы у вас появилась презентация, которая заставит людей не просто идти, а бежать к вам, чтобы что-то купить или подписаться на ваше новое предложение.
Часто для этой цели используется предложение скидки в форме «сейчас или никогда». Это может быть эффективным, однако лично я никогда не снижаю цены — именно по той причине, что это делают буквально все.
Существуют и другие техники: бонусы за быстрое принятие решения, предложения, ограниченные количеством участников, или возможность участия в мероприятии следующего уровня — деловом обеде или онлайновой сессии через несколько часов или на следующий день после вашей презентации. В любом случае, срок окончания действия вашего предложения должен быть заявлен максимально четко.
Если по какой-то причине вы считаете необходимым продлить срок окончания предложения (например, на 90 минут после вебинара), то попробуйте разместить на веб-странице заказа электронный таймер с обратным отсчетом и разошлите участникам как минимум одно электронное письмо со словами «Осталось всего 29 минут».
12. Призовите к действию
Мне доводилось видеть немало людей, которые боятся сказать другим, чтó именно тем нужно сделать, причем прямо сейчас. Вам нужно говорить об этом четко и просто. К примеру, вы можете предложить участникам семинара встать и подойти к вашему столу, чтобы назначить время для следующей встречи, или быстро заполнить анкету и купить продукт. Вы можете раздать анкеты и попросить их положить заполненные анкеты на столы в задней части комнаты или перед вами.
Если вы делаете свою презентацию в каком-то физическом пространстве, не стоит отправлять людей куда-то за пределы комнаты или вне поля вашего видения. Если вы делаете презентацию в Сети в виде вебинара или вебкаста, этот шаг будет простым. Просто четко сообщите им, чтó именно нужно делать после просмотра вашей презентации.
Независимо от того, как часто вы выступали публично, каждый раз демонстрация презентаций коллегами, клиентами или незнакомым людям является сложным и нервным мероприятием. Особенно, если вы хотите провести убедительную презентацию.
В искусстве презентаций существует несколько моментов, которые улучшают восприятие и способствуют получению положительного отклика от аудитории.
Что вы должны сделать для создания убедительной презентации:
- Научиться производить положительное впечатление за первые 30 секунд своего выступления;
- Сравнивать и противопоставлять свой продукт с текущими проблемами и негативными факторами;
- Максимально визуализировать выводы и важнейшие факты презентации;
- Не перегружать слайды и включать больше “воздуха” в презентацию;
- Исключить посторонние детали, чтобы сосредоточиться на основной теме;
- Заканчивать презентацию убедительным призывом к действию.
1. Лучшие 30 секунд вашего выступления
Первые 30 секунд любой презентации являются самыми важными. В этот момент слушатели максимально открыты для идей, которые спикер собирается им представить. Также аудитория возбуждена и полна энтузиазма.
Опытные спикеры стараются показать в первые 30 секунд что-то эффектное то, что точно запомнится.
Например, презентация Стива Джобса в 2007 году и слайд с заголовком “Apple изобрели телефон заново”.
В общем, постарайтесь оформить всю тему вашей презентации в один заголовок, предвосхищающий ожидания аудитории.
2. Сравните и противопоставьте свой продукт с текущими проблемами и негативными факторами
Большинство презентаций показывают информацию, стратегию и идею как решение, которое бросает вызов существующему положению вещей.
Например, сравните и противопоставьте проблемы, существующие в мире, и ваш продукт или услугу, которые способны избавить мир от конкретного негативного фактора. Так вам удастся создать более убедительный и весомый аргумент без отрыва от реальной жизни.
Как понять и решить проблему аудитории
Чтобы влияние вашей презентации было максимально эффективным, вы должны воздействовать не только на мировые и глобальные проблемы, а на “боли”, которые непосредственно влияют на состояние и жизнь конкретного человека.
Например, то, что с каждым годом мировой океан загрязняется все больше и больше — проблема, которая “где-то там далеко” и напрямую не волнует обычного человека.
Однако, дворы жилых домов и детские площадки, заваленные мусором, — это негативный фактор, с которым ежедневно встречаются рядовые жители городов, поэтому разговор о насущной проблеме, волнующей вашу аудиторию, здесь и сейчас будет намного эффективнее.
3. Максимально визуализируйте выводы и важнейшие факты вашей презентации
Креативные и уникальные визуальные эффекты больше не являются приятным дополнением к убедительной презентации. Сегодня они стали неотъемлемой частью любого эффективного и привлекательного материала.
Кроме того, визуальные эффекты отлично подходят для объяснения сложных концепций через простые и доступные термины.
Подведите итоги вашего основного исследования с помощью диаграммы или таблицы
Наглядные дополнения, такие как таблицы, диаграммы и mind-карты, идеально подходят для подведения итогов любого исследования.
Визуализация данных и выводов с помощью диаграмм и таблиц решает проблему перегруженности восприятия аудитории. Также диаграммы помогают сделать любое утверждение более убедительным и запоминающимся.
Предположим, что вы пытаетесь убедить клиента нанять вас в качестве консультанта. Если вы можете визуально показать положительный финансовый рост других ваших клиентов, то ваши аргументы будут гораздо более убедительным, чем если бы вы упомянули несколько чисел без визуализации.
Визуальные метафоры
Используйте игру слов, каламбуры, метафоры в наиболее “загруженных” частях презентации. Для того чтобы взбодрить аудитории, привлечь внимание заскучавших и усилить воздействие выступления.
4. Не перегружайте слайды и включайте больше “воздуха” в презентацию
Не пытайтесь создавать презентацию в последний момент. Ведь когда вы спешите собрать содержание и картинки в единый материал, то на дизайн слайдов обращаете внимание только в последнюю очередь.
Профессиональный дизайн презентации должен обладать:
- Последовательными слайдами с большим количеством свободного пространства;
- Простым цветовым решением с одним контрастным цветом;
- Четким различием между заголовками и основным текстом, с шрифтами без засечек.
5. Исключите посторонние детали, чтобы сосредоточиться на основной теме
При создании продающей презентации хочется вместить каждую деталь, способную хоть немного повлиять на решение аудитории. Но перегружать слайды чрезмерной информацией не стоит, так как, напротив, можно ослабить интерес аудитории и потерять драгоценное внимание.
Задумайтесь, вы когда-нибудь жаловались, что выступление или презентация были слишком короткими? Вряд ли. Ведь мы ценим спикеров, которые могут изложить свою точку зрения быстро и лаконично.
6. Закончите презентацию убедительным призывом к действию
Лучший способ завершить выступление — это дать аудитории конкретный призыв к действию.
У людей должна быть подсказка и направление, что сейчас необходимо делать с полученной информацией. Если не попросить людей “перейти”, “написать”, “позвонить” и “откликнуться”, то вряд ли они это сделают.
#статьи
- 22 июл 2022
-
0
Большой гайд по созданию презентаций: как сделать убедительный текст, дизайн и структуру
Пошаговое руководство для профессионалов и новичков. Разбираем все этапы — от изучения целевой аудитории до оценки эффективности выступления.
Кадр: фильм «Скрытые фигуры» / Fox 2000 Pictures
Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.
Презентации нужны везде: их используют для продажи продуктов, выступлений на мероприятиях, отчётов перед руководством. Умение подготовить хорошую презентацию пригодится и предпринимателям, и менеджерам, и стартаперам, и студентам.
В этом материале Skillbox Media рассказываем, как сделать презентацию для любой цели.
Пошаговая инструкция с универсальными советами:
- зачем и как изучать целевую аудиторию презентации;
- сколько слайдов должно быть в презентации;
- как составить план и структуру презентации;
- как оформлять слайды презентации;
- как писать текст для слайдов;
- что ещё важно знать о подготовке презентации;
- как оценить эффективность презентации.
Целевая аудитория — это не все, кто будет присутствовать в зале или читать вашу презентацию. Это люди, от которых зависит результат. Они принимают решение, выделить ли бюджет на покупку вашей продукции или инвестировать ли деньги в проект.
Чтобы достичь цели с помощью презентации, важно изучить целевую аудиторию и найти к ней подход. Чем больше данных об аудитории вы соберёте, тем лучше.
«Портрет целевой аудитории должен быть полным. Учитывайте не только сферу деятельности, но и возрастную категорию. Однажды мой коллега успешно представил концепцию проекта менеджерам среднего звена, используя образ супергероя Marvel. Аудитория состояла из молодых людей не старше 30 лет. С той же динамичной презентацией он явился к топ-менеджеру старше 50 лет. Провал! Руководитель не знал, что за персонажа он постоянно видит на экране и в каком контексте соотнести его с темой презентации. Ассоциация не сыграла».
Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»
Чтобы изучить целевую аудиторию, можно сделать портрет слушателя, или карточку целевой аудитории. Портрет может быть условным, когда вы сами себе отвечаете на несколько вопросов. Или подробным, «на бумаге», когда предстоит судьбоносная презентация и вы работаете над ней в команде.
Первый вопрос, на который нужно ответить при разработке карточки, — какую выгоду аудитория получит от вашей презентации. Получат ли инвесторы перспективный товар, а покупатели — продукт, который закроет их потребности. Если конкурентов мало, на этом можно остановиться. Достаточно будет описать ваше предложение, его преимущества и пользу для целевой аудитории.
«Лучшая тактика презентации — определить систему ценностей ваших слушателей, найти атрибуты этой системы и сделать на них акцент. Знаете, как старший руководитель ценит искренность? Честно расскажите о возможных рисках».
Александр Зубрицкий,
сертифицированный проджект-менеджер (сертификат PMP)
Если конкурентов много, можно разработать более подробную карточку клиента. Описать цели и задачи, глубинные мотивы, потребности, интересы, барьеры, страхи и даже психотип аудитории по моделям Censydiam, «Психея», классификации Личко или адаптации архетипов Юнга.
Изображение: студия VisualMethod
Получить эти данные можно разными способами. Самый простой — изучить профили целевой аудитории в соцсетях, интервью и комментарии в СМИ. Более сложный — провести глубинные интервью с представителями ЦА.
Выбирать количество слайдов нужно исходя из типа презентации. Бывают презентации для чтения и презентации для выступления.
Презентацию для чтения обычно отправляют по почте. Человек сам изучает её, поэтому нужно дать ему исчерпывающую информацию: рассказать всё о продукте, проекте, компании.
Одновременно с этим презентацию нужно сделать короткой. Человек может держать фокус около десяти минут — нужно, чтобы он успел изучить информацию за это время. Чтобы заинтересовать его, можно начать с самых важных слайдов.
Универсального количества слайдов в презентации для чтения нет — всё зависит от цели, продукта, целевой аудитории. Но чем короче будет презентация, тем выше вероятность, что её прочитают до конца. Поэтому на слайдах обычно показывают самое важное: фото продукции, схему процесса, портрет аудитории проекта, прототипы. Остальное отправляют в пояснительной записке — в письме или в отдельном документе.
Важный нюанс: сетевой этикет предполагает, что файл будет весить не больше 10 МБ. Некоторые компании и почтовые сервисы не принимают письма с тяжёлыми вложениями или отправляют их в спам. Поэтому делайте презентацию лёгкой. Как уменьшить размер файла, можно прочитать здесь.
Презентация для выступления дополняет монолог спикера. Она нужна, чтобы донести самые важные мысли и показать то, о чём сложно рассказать. Дублировать в презентации всё выступление — распространённая ошибка. По данным опроса студии VisualMethod, 36% организаторов конференций сталкиваются с ней в выступлениях спикеров.
«Если текст выступления и презентации совпадает, это показатель слабой подготовки. Нахождение спикера на сцене бессмысленно — мы можем просто отправить презентацию по почте. А когда презентация создаёт мультимедийный эффект, подтверждает и иллюстрирует слова — это успех».
Дмитрий Степанов,
генеральный директор и сооснователь компании InterForum, лектор РАНХиГС по направлению организации деловых мероприятий
Изображение: студия VisualMethod
Количество слайдов в презентации для выступления зависит от его продолжительности. В среднем аудитория воспринимает данные с одного слайда на две-три минуты выступления спикера. В вашем случае может быть по-другому. Но учтите: если спикер переключает слайды слишком часто, это отвлекает всех. Аудитория сосредотачивается не на выступлении, а на слайдах, чтобы успеть всё изучить.
«Мы проанализировали известные форматы презентаций — от питчей перед инвесторами до выступлений на экономических форумах. Пришли к выводу, что самая популярная временная граница выступления — 20 минут, а общее количество слайдов не превышает десяти. Чем выше статус спикера, тем меньше слайдов, потому что основное внимание приковано к говорящему. Я рекомендую подготовить текст выступления из расчёта 120–150 слов в минуту, а уже на основе этого делать слайды, которые проиллюстрируют вашу историю».
Виктория Рындина,
сооснователь студии VisualMethod, MBA по коммуникациям
План презентации нужен, чтобы представлять, какие слайды делать и в какой последовательности их показывать. Он должен быть понятным и интересным. Расскажем, как этого добиться, и приведём пример готовой структуры.
Чтобы презентация была понятной, начните работу над планом с цели. Поймите, чего вы хотите добиться от целевой аудитории. Потом ответьте на вопросы: почему ЦА должна это сделать, какую выгоду она получит, почему она должна выбрать именно ваш продукт или проект, какие опасения у неё могут возникнуть и как можно их снять.
Ответы на эти вопросы запишите в документе. Подберите факты, которые будете использовать, — кейсы, статистику, модели, инструменты. Распределите всё на логические блоки. В итоге у вас должен получиться сценарий: заголовки, связанные в одну историю, и факты под каждый из них.
Чтобы презентация была интересна целевой аудитории, важно вызвать у слушателей эмоции. Люди принимают решение на основе фактов, но пропускают их через призму ощущений. Эмоции рождаются, когда аудитория видит развитие сюжета, интересные факты или переходы. Поэтому при создании структуры презентации можно использовать адаптированную модель «трёхактной классики».
Модель состоит из трёх элементов:
- Завязка. Интересный факт, нестандартная ситуация, вызов или проблема. Вы погружаете аудиторию в ситуацию. Эту часть презентации можно сравнить с «побуждающим событием» в кино или постановке.
- Перипетия. Это резкий поворот — рассказ об угрозе или интересной возможности. Его обычно помещают в середину презентации.
- Развязка. Финал, или окончание истории. Для презентации это выводы и рекомендации: что нужно делать, чтобы всё закончилось в пользу аудитории.
Лучше всего люди запоминают начало, конец и то, что выбивается из общей логики или вызывает сильные эмоции. Поэтому использование в середине резкого поворота позволяет удерживать внимание на протяжении всего выступления.
Структура презентации будет зависеть от цели и особенностей целевой аудитории. Задачи могут быть разными — обучить, продать, привлечь инвестиции, развлечь. Мы приведём пример универсальной структуры для продаж. Она состоит из семи модулей.
Заявочный слайд. Первый слайд, который знакомит аудиторию с презентацией или выступлением. Он должен заинтересовать зрителя, поэтому на него обычно выносят самое важное: проблему целевой аудитории, уникальное предложение или преимущества компании.
Изображение: студия VisualMethod
Содержание. Другое название модуля — план взаимодействия. Это краткое содержание презентации. Оно нужно, чтобы показать общую логику выступления. Вместо простого списка на слайде с содержанием лучше использовать подходящие по смыслу иконки, а сам план разбить на логические блоки.
Изображение: студия VisualMethod
Проблема. Это описание потребностей целевой аудитории и главной проблемы, которую поможет решить ваш продукт.
Изображение: студия VisualMethod
Аналитика. Это подтверждение того, что проблема актуальна, и демонстрация последствий: что будет, если её не решать.
Также в модуле могут быть перечислены существующие решения. Тогда рассказывают, как проблему решают разные структуры, страны, конкуренты. Это необязательно, но эти данные помогут выделить ваше предложение на фоне предложений конкурентов.
Изображение: студия VisualMethod
Перспектива. Ваше решение проблемы — как вы закроете потребности целевой аудитории и что она получит.
Изображение: студия VisualMethod
Подтверждение. В этом модуле подтверждают, что продукту можно доверять. Например, говорят о преимуществах компании, дают гарантии или показывают кейсы — как продукт уже решил проблемы других клиентов.
Изображение: студия VisualMethod
Тайминг и призыв к действию. В последнем модуле рассказывают, что нужно сделать, чтобы получить продукт. Обычно используют призывы к действию, которые можно выполнить сразу: сохранить задачу в календарь, записаться на вебинар, заказать демонстрацию, получить скидку, написать консультанту и так далее.
Изображение: студия VisualMethod
В презентации важно донести информацию до целевой аудитории как можно быстрее. Сделать это можно, если визуализировать данные, использовать крупные объекты и соблюдать базовые правила дизайна.
Визуализация упрощает восприятие. Вместо того чтобы читать или слушать текст, человеку достаточно посмотреть на объект один раз.
Эффективно будет показать фото с тем, о чём вы говорите. Если фото нет — сделать рисунок. Если это невозможно — начертить схему. Дальше по пирамиде восприятия идут буллиты, таблицы, графики, выделения объектов маркером или подчёркиванием. Чем крупнее объект, тем быстрее мозг получит сигнал.
«Визуальная история работает лучше самого классного рассказа. Особенно если нужно передать информацию ещё кому-то. Если ваша аудитория послушала презентацию и потом цитирует её руководителю, то исходная идея может быть сильно искажена. Поэтому мы визуализируем наши идеи. Партнёрам намного понятнее, чего от них хотят, когда они видят, как это будет реализовано».
Иван Живица,
PR-директор Wargaming
Крупные объекты тоже упрощают восприятие. Чтобы понять смысл одного объекта, человеку понадобится 0,25 секунды. Для сравнения — чтобы понять фразу из трёх слов, нужно уже две секунды.
Чтобы не нагружать аудиторию, лучше использовать правило: один слайд → одна мысль → один крупный объект. Оно работает, даже если на слайде много данных. Например, если вам приходится показывать сложные таблицы и графики. Можно выделить главную цифру или факт либо вынести их в заголовок.
Изображение: студия VisualMethod
Базовые правила дизайна помогают подавать информацию так, чтобы аудиторию ничего не отвлекало от чтения. Вот они:
Не больше трёх стилей оформления. Это относится в том числе к шрифтам и цветам текста. Не стоит сочетать на одном слайде выделение цветом, курсивом, полужирным и другими инструментами форматирования. Это создаёт визуальный шум.
Не больше двух читаемых шрифтов. Можно использовать один шрифт для заголовка, другой — для основного текста. Важно, чтобы оба шрифта были читаемыми. Прописной или шрифт с засечками подойдут для стилизованной презентации, но тогда текста должно быть минимум.
Текст без капса. Слова, набранные прописными буквами, воспринимаются как крик. Избегайте этого даже в заголовках.
Единое оформление всех слайдов. Лучше оформлять презентацию в фирменном стиле компании — использовать её логотип, цвета, шрифт, персонажей. Благодаря единому стилю аудитория будет воспринимать каждый слайд как продолжение предыдущего, а не отвлекаться на новый дизайн.
Контрастные цвета. Контрастные цвета противостоят друг другу на цветовом круге. Таковы, например, белый и чёрный. Если использовать цвета низкой контрастности — например, разместить красный шрифт на голубом фоне, — аудитории придётся вчитываться. Подобрать удачные сочетания можно в сервисах вроде Color Scheme.
Иерархия элементов. Важно создавать иерархию элементов исходя из их значимости — чтобы аудитория сначала смотрела на самое важное. Например, можно сделать крупный заголовок и центральное фото, а два-три буллита разместить справа на ⅓ слайда.
Изображение: студия VisualMethod
Текст должен вовлекать целевую аудиторию и быстро доносить до неё суть.
Сделать вовлекающий текст можно, если выбрать правильный tone of voice. В этом поможет портрет целевой аудитории. Оцените, как люди привыкли воспринимать информацию, и подберите интонацию, настроение, дистанцию, эмоциональность.
Например, если целевая аудитория привыкла к жаргонизмам, можно использовать их. Если общается исключительно на «вы», применяйте это обращение в тексте.
Сделать текст понятным поможет информационный стиль. Он предполагает общение на основе фактов и пользы для аудитории. Вот как сделать текст в информационном стиле:
«Подсушить». Убрать всё лишнее — вводные предложения, слова-паразиты, смысловые повторы, канцеляризмы вроде «в лучших традициях». Отказаться от информации, которая не раскрывает тему выступления, — например, от рассказа об истории компании, если он не помогает аудитории принять решение.
Конкретизировать. Исключить метафоры, эпитеты и качественные прилагательные вроде «лучший». Используйте точные данные, предоставьте факты: например, что продукт занимает первое место по объёмам продаж или получил престижную премию.
Объяснить. Рассказать всё простыми словами и сделать однозначные выводы. Непонятные аббревиатуры и термины расшифровать или заменить, если вы предполагаете, что целевая аудитория не поймёт их.
Проверить текст на соответствие информационному стилю можно в сервисе «Главред». Он находит словесный мусор и помогает сделать текст проще.
«Ещё один совет. Используйте на слайдах одни и те же термины, описывая что-то. В русском языке богатые синонимические ряды, но применять их не стоит. Если для описания софта по ходу презентации вы используете разные слова: „ресурс“, „платформа“, „информационная система“, „сервис“, то аудитория теряется в понятиях, внимание рассредоточивается».
Евгений Рындин,
арт-директор студии VisualMethod
Следуйте закону Миллера. Используйте его для заголовков и другой важной информации. Закон Миллера утверждает, что человек может сфокусироваться на семи словах. Современные эксперименты установили, что фокус держится уже на пяти словах. То есть длинные заголовки и описания фактов люди будут воспринимать с чуть большим трудом.
Используйте «правило трёх». Человеческий мозг устроен так, что нам легче воспринимать информацию, разбитую по группам. Лучше всего мы запоминаем аргументы доклада, главных героев рассказа, выводы из книги. Это можно использовать при подготовке к презентации.
«Этот принцип хорошо использовать, даже когда аргументов больше. Всегда можно найти что-то общее в них и сгруппировать. Допустим, вы рассказываете о проблемах проекта. Отметьте три основных пункта: нормативные ограничения, дефицит ресурсов, дефицит бюджета. Далее, раскрывая подробности, вы будете уверены, что аудитория сосредоточена на самом важном.
Что делать, если ключевое сообщение одно? Повторите его трижды. Объявите в начале, раскройте его смысл в середине и закрепите в конце».
Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»
Нумеруйте страницы. Эта маленькая деталь покажет, что вы ответственно подошли к делу, и поможет управлять вниманием аудитории. Если человек не знает, сколько слайдов в вашем докладе, он может промотать презентацию до конца и увидеть их в неправильной последовательности.
Если выступление очное, слушатель может отвлечься от вашего выступления. А когда вновь сосредоточится на нём, не поймёт, сколько уже пропустил. Непредсказуемость и отсутствие контроля заставит его нервничать и воспринимать информацию в напряжении.
Источник: студия VisualMethod
Репетируйте выступление. Запишите всё, что планируете сказать, и прочитайте это вслух. Ещё лучше — выступите перед кем-то, чтобы избавиться от проблем, которые могут отталкивать слушателей. Недостатком для выступления будет слишком быстрый или монотонный темп речи, опущенные в блокнот глаза, чтение со слайдов, паузы и лишние фразы.
Проверяйте технические нюансы. Спрашивайте, нужно ли вам транслировать презентацию с вашего устройства. Если да, то какой тип подключения — HDMI или VGA. Не уточните это и выберете неверный — не сможете подключиться к экрану.
Оценивайте разрешение экрана. Если готовить презентацию для одного разрешения, а показывать её в другом, шрифты и объекты могут сместиться. Чтобы избежать этого, сохраняйте презентации в формате PDF — даже если правите в последний момент.
«На заре карьеры я летела во Владивосток с презентацией, которой невероятно гордилась. Но разрешение экрана в зале для выступлений оказалось не тем, на которое я рассчитывала. Слайды выглядели совсем не так: шрифты поехали, картинки сжались — жалкое зрелище. Пришлось спешно редактировать на чужом ноутбуке. Я расстроилась, и это сказалось на всём докладе. Поэтому учитывайте все технические нюансы и опробуйте аппаратуру заранее, если это возможно».
Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»
Призывайте к действию. Слайд «Спасибо за внимание» подчёркивает, что вы завершаете общение с людьми. Лучше вместо этого призывать к действию — предложить подписаться на вас в соцсетях, задать вам вопрос по email или получить специальное предложение. Так вы продолжаете коммуникацию с аудиторией.
После демонстрации презентации важно оценить, была ли она успешной. Есть шесть способов сделать это:
- По достижению цели. Оцените, получили ли вы нужное — скачивания лид-магнита, инвестиции в проект, премию за отчёт и так далее.
- По переходам. В презентации для чтения можно оставить ссылку с UTM-меткой, в презентации для выступления — QR-код. Посмотрите, сколько переходов вы получили и что посетители делали на посадочной странице.
- По реакции аудитории. Сделайте голосование в зале или онлайн. Лучше делать его простым: например, предложите выбрать один из пяти эмоджи. Просить заполнять большую анкету не стоит — люди вряд ли захотят тратить на это время.
- По обратной связи. Можно провести опрос: сделать онлайн-форму или попросить организаторов отправить анкету участникам мероприятия. Этот способ подходит, если аудитория заинтересована в вашем выступлении.
- По упоминаниям. Можно посчитать, сколько упоминаний в СМИ и соцсетях вы получили после презентации. Для этого есть специальные сервисы: «Медиалогия», «СКАН-Интерфакс», Brand Analytics.
- По тиражированию. Если вы разместили презентацию в открытом доступе, оцените количество скачиваний.
Выбирать способ нужно исходя из целей. Например, обучающую презентацию чаще оценивают по реакции и обратной связи, продающую — по достижению цели или переходам. Можно использовать одновременно несколько способов оценки — главное, чтобы они соответствовали цели презентации.
Перед тем как сделать презентацию, нужно изучить целевую аудиторию. Это люди, от которых зависит достижение целей. Можно провести глубинное интервью или посмотреть информацию о них в открытых источниках — соцсетях и публикациях в СМИ.
Есть два типа презентации: для чтения и для выступления. Презентация для чтения должна быть такой, чтобы донести до аудитории всю информацию. Но её вес не должен превышать 10 МБ, иначе письмо с ней может попасть в спам. В презентации для выступления лучше использовать не больше 10 слайдов на 20 минут выступления.
Создание презентации лучше начинать с плана. Чтобы сделать его понятным, нужно идти от цели — решить, чего вы хотите добиться, и сделать тезисы, которые объясняют, зачем ваше предложение аудитории. Чтобы презентация была интересной, нужно вызвать эмоции — включив в план какой-то интересный или неожиданный факт.
В оформлении слайдов нужно визуализировать данные и использовать крупные объекты — так аудитории будет легче воспринимать информацию. Есть базовые правила дизайна: не больше двух шрифтов на слайд, контрастные цвета, единый стиль оформления. Также важно соблюдать иерархию, не использовать капс и больше трёх стилей оформления объектов на одном слайде.
Текст для презентации должен быть вовлекающим и понятным. Чтобы сделать его вовлекающим, нужно подстроить стиль под привычный для вашей ЦА. Понятный текст можно написать, если следовать правилам информационного стиля: убирать из текста лишнее, использовать факты вместо оценок и расшифровывать непонятное.
Есть дополнительные советы, которые помогут достичь цели презентации. Используйте закон Миллера и «правило трёх», чтобы быстрее доносить информацию. Нумеруйте страницы, репетируйте выступление и проверяйте аппаратуру заранее. Оставляйте призыв к действию на последнем слайде, чтобы не заканчивать коммуникацию с аудиторией.
Оценить эффективность презентации можно разными способами — по достижению цели, переходам, реакциям, результатам опроса, упоминаниям и тиражированию. Подбирать способ нужно, исходя из целей презентации.
- Нэнси Дуарте, «Slide:ology» — о композиции слайдов.
- Максим Ильяхов, Людмила Сарычева, «Пиши, сокращай» — о работе с текстом.
- Александр Митта, «Кино между адом и раем» — о драматургии повествования и сторителлинге.
- Барбара Минто, «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений» — о логике подачи фактов и иерархии смыслов.
Научитесь: PowerPoint + Google Презентации
Узнать больше
Независимо от того сколько раз вы выступали публично, каждый раз демонстрация презентаций коллегами, клиентами или незнакомым людям является сложным и нервным мероприятием. Особенно, если вы хотите провести убедительную презентацию.
Независимо от темы вашего выступления, в искусстве презентаций существует несколько моментов, которые улучшают восприятие и способствуют получению положительного отклика от аудитории.
Что вы должны сделать для создания убедительной презентации:
- Научиться производить положительное впечатление за первые 30 секунд своего выступления;
- Сравнивать и противопоставлять свой продукт с текущими проблемами и негативными факторами;
- Максимально визуализировать выводы и важнейшие факты презентации;
- Не перегружать слайды и включать больше “воздуха” в презентацию;
- Исключить посторонние детали, чтобы сосредоточиться на основной теме;
- Закончить презентацию убедительным призывом к действию.
Эти советы отлично подойдут для проведения конференций, семинаров и переговоров с потенциальными клиентами.
1. Лучшие 30 секунд вашего выступления
Первые 30 секунд любой презентации являются самыми важными. В этот момент слушатели максимально открыты для идей, которые спикер собирается им представить. Также аудитория возбуждена и полна энтузиазма.
Опытные спикеры стараются показать в эти 30 секунд что-то эффектное то, что точно запомнится.
Например, презентация Стива Джобса в 2007 году и слайд с заголовком “Apple изобрели телефон заново”.
В общем, постарайтесь оформить всю тему вашей презентации в один заголовок, предвосхищающий ожидания аудитории.
2. Сравните и противопоставьте свой продукт с текущими проблемами и негативными факторами
Большинство презентаций показывают информацию, стратегию и идею как решение, которое бросает вызов существующему положению вещей. Например, сравните и противопоставьте проблемы, существующие в мире, и ваш продукт или услугу, которые способны избавить мир от этого негативного фактора. Так вам удастся создать более убедительный и весомый аргумент без отрыва от реальной жизни.
Как понять и решить проблему аудитории
Чтобы влияние вашей презентации было максимально эффективным, вы должны воздействовать не только на мировые и глобальные проблемы, а на «боли», которые непосредственно влияют на состояние и жизнь конкретного человека. Например, то, что с каждым годом мировой океан загрязняется все больше и больше — проблема, которая «где-то там далеко» и напрямую не волнует обычного человека.
Однако, дворы жилых домов и детские площадки, заваленные мусором, — это негативный фактор, с которым ежедневно встречаются рядовые жители городов, поэтому разговор о насущной проблеме, волнующей вашу аудиторию, здесь и сейчас будет намного эффективнее.
3. Максимально визуализируйте выводы и важнейшие факты вашей презентации
Креативные и уникальные визуальные эффекты больше не являются приятным дополнением к убедительной презентации. Сегодня они стали неотъемлемой частью любого эффективного и привлекательного материала.
Кроме того, визуальные эффекты отлично подходят для объяснения сложных концепций через простые и доступные термины.
Подведите итоги вашего основного исследования с помощью диаграммы или таблицы
Наглядные дополнения, такие как таблицы, диаграммы и mind-карты, идеально подходят для подведения итогов любого исследования. Визуализация данных и выводов с помощью диаграмм и таблиц решает проблему перегруженности восприятия аудитории. Также диаграммы помогают сделать любое утверждение более убедительным и запоминающимся.
Предположим, что вы пытаетесь убедить клиента нанять вас в качестве консультанта. Если вы можете визуально показать положительный финансовый рост других ваших клиентов, то ваши аргументы будут гораздо более убедительным, чем если бы вы упомянули несколько чисел без визуализации.
Визуальные метафоры
Используйте игру слов, каламбуры, метафоры в наиболее «загруженных» частях презентации. Для того чтобы взбодрить аудитории, привлечь внимание заскучавших и усилить воздействие выступления.
4. Не перегружайте слайды и включайте больше “воздуха” в презентацию
Не пытайтесь создавать презентацию в последний момент. Ведь когда вы спешите собрать содержание и картинки в единую презентацию, то на дизайн слайдов обращаете внимание только в последнюю очередь.
Профессиональный дизайн презентации должен обладать:
- Последовательными слайдами с большим количеством свободного пространства;
- Простым цветовым решением с одним контрастным цветом;
- Четким различием между заголовками и основным текстом, с шрифтами без засечек.
5. Исключите посторонние детали, чтобы сосредоточиться на основной теме
При создании продающей презентации хочется вместить каждую деталь, способную хоть немного повлиять на решение аудитории. Но перегружать слайды чрезмерной информацией не стоит, так как, напротив, можно ослабить интерес аудитории и потерять драгоценное внимание.
Задумайтесь, вы когда-нибудь жаловались, что выступление или презентация были слишком короткими? Вряд ли. Ведь мы ценим спикеров, которые могут изложить свою точку зрения быстро и лаконично.
6. Закончите презентацию убедительным призывом к действию
Лучший способ завершить выступление — это дать аудитории конкретный призыв к совершению действия.
У людей должна быть подсказка и направление, что сейчас им необходимо делать с полученной информацией. Если не попросить людей “перейти”, “написать”, “позвонить” и “откликнуться”, то вряд ли они это сделают.
Большинству профессионалам приходится создавать презентацию в PowerPoint хотя бы однажды. Сегодня это такой же обязательный навык на многих должностях, как и умение общаться, вести переговоры и лидерские черты. Из-за этого важно научиться делать убедительные презентации, даже если у вас нет в этом большого опыта, вы не оратор или дизайнер. Вот шесть шагов, которые помогут вам повысить уровень вашей презентации:
Шаг 1. Узнайте, как убедительно начать презентацию в PowerPoint
Одно нужно иметь в виду, когда вы планируете презентацию, – это то, как вы ее начнете. Вам не нужно записывать начало прямо сейчас, но во время планирования презентации нужно придумать крючок.
Этот крючок имеет решающее значение, потому что с сильным началом вы можете привлечь ваших слушателей. Без него им потребуется время, чтобы воспринять то, о чем вы рассказываете. Вот некоторые черты хорошего крючка:
1. Захватите внимание аудитории
Крючок должен заставить аудиторию сосредоточиться на презентации и предвкушать то, что вы собираетесь сказать дальше. Это значит, что он должен быть кратким и точным.
2. Обратитесь к их желаниям и страхам
Также здорово начать презентацию с решения самых насущных проблем вашей аудитории. Если вы даете презентацию владельцам малого бизнеса о том, как они могут получить больше клиентов, вы можете начать с чего-то вроде:
Вы здесь, потому что в какой-то момент вы просмотрели на свои продажи и подумали: «Они могли бы быть и лучше».
Когда вы обращаетесь к основным проблемам аудитории, особенно если они вызывают эмоции, это напоминает людям о том, что поставлено на карту. Что еще более важно, вы предлагаете понять, что именно произошло.
3. Задайте вопрос
Когда вы начинаете с вопроса, ваша аудитория пытается мысленно придумать ответ. Также неплохо задать вопрос, который заставляет людей поднимать руки или взаимодействовать с вами каким-то образом, чтобы они больше участвовали в презентации. Учитывая пример выше, можно было бы спросить:
Кто из вас посмотрел на продажи в прошлом месяце и расстроился?
Если вы хотите узнать подробнее, как создать сильный крючок, можете ознакомиться с этим руководством по написанию замечательных выступлений:
Шаг 2. Поставьте аудиторию на первое место
Одна распространенная ошибка, которую делают выступающие, – то, что они сосредоточены главным образом на собственных идеях и истории. Если вы не свяжете эти вещи с тем, что нужно вашей аудитории, она может заскучать, отвлечься или, что еще хуже, даже уйти.
Чтобы этого не случилось, поставьте свою аудиторию на первое место. Прежде чем вы начнете писать свою презентацию, лучше уточнить, кто ваша аудитория и каковы ее потребности и ожидания. Когда вы пишете презентацию, задайте себе следующие вопросы:
- Зачем им ваша презентация? Что они надеются узнать? Выясните, каковы их ожидания и цели, и как ваша презентация вписывается в это. Если вы можете провести опрос или связаться с вашей аудиторией заранее, это может дать вам более конкретное представление о том, что она ищет.
- Что люди уже знают по теме и насколько они опытны в этом? Если у аудитории есть какие-либо пробелы в знаниях, будьте готовы их заполнить. Кроме того, не тратьте слишком много времени на идеи, которые слишком просты для вашей аудитории. Например, нет смысла объяснять, как использовать базовые инструменты Photoshop в аудитории с продвинутыми графическими дизайнерами.
- Как они отнесутся к вашему основному посылу? Могут ли возникнуть сомнения у вашей аудитории по поводу вашего основного посыла? Будьте готовы ответить на них во время презентации.
- Какие вопросы могут возникнуть у аудитории? Когда вы отвечаете на вопросы аудитории, это позволяет людям почувствовать, что вы с ними на одной волне. Кроме того, если после вашего выступления предусмотрена секция вопросов и ответов, то, ответив на самые распространенные вопросы во время презентации, вы даете возможность задать вам более интересные и сложные вопросы позже.
Ответы на эти вопросы помогут вам создать презентацию, которая сможет привлечь все внимание вашей аудитории.
Шаг 3. Представляйте свои идеи в виде картинок и историй
Говоря о пунктах презентации, имейте в виду старую поговорку «лучше 100 раз увидеть, чем один раз услышать». Вместо того, чтобы просто перечислять пункты, найдите способы представить их в виде метафор или историй. Это сделает самые важные идеи более понятными и запоминающимися.
Еще одно преимущество метафор и историй в том, что чем более наглядной является метафора, тем легче выбирать фотографии и графику для презентации.
Вот несколько советов, которые помогут вам придумать метафоры и истории для презентации:
1. Найдите уже существующие истории
На каждый важный пункт, о котором вы говорите, приведите исторические факты, исследования по теме или примеры из вашего собственного опыта, чтобы помочь аудитории увидеть более полную картину.
Если вы собираетесь выступать в своей компании по поводу некачественной поддержки клиентов, расскажите страшные истории из своего опыта, которые побудили вас сменить бренд. Если вы рассказываете клиенту о безопасности сайтов, обратите внимание на тематические исследования или новости о предприятиях, которые вынуждены были закрыть бизнес или потеряли клиентов из-за этого.
Вы также можете использовать исторические примеры. Такие книги, как «33 стратегии войны» Роберта Грина или «Экономный стартап» Эрика Райса, приводят исторические факты и цифры, чтобы проиллюстрировать суть. «Экономный стартап» также рассказывает истории из личного опыта Райса о запуске стартапа.
2. Вдохновитесь Голливудом
Психологические исследования показывают нам, что истории не обязательно должны быть соответствовать фактам, чтобы быть убедительными – даже вымысел или симуляция может произвести впечатление. Например, одна из наиболее эмоциональных сцен в документальном фильме «Неудобная правда» – это компьютерное изображение полярного медведя, который плавает в бесконечном океане безо льда, на котором можно передохнуть. Вы также можете использовать сцены и персонажей из популярных фильмов и телевидения, чтобы проиллюстрировать свою мысль. Важно то, что аудитория поймет вас и запомнит вашу мысль.
3. Создайте раскадровку
Думая о визуальных эффектах и историях, вы сможете создать основную раскадровку своей презентации. Это будет полезно для первоначального планирования того, как будет выглядеть ваша презентация, и не только с точки зрения фотографий и графики, а также текста и вида слайдов в готовой презентации.
Шаг 4. Выберите шаблон PowerPoint
Выбор шаблона PPT и создание слайдов – это пятый шаг в этом списке, а не первый, и не без оснований. Содержание вашей презентации должно быть на первом месте. Когда вы начинаете, легко зависнуть на выборе шаблонов, шрифтов и графики и макете элементов слайдов. Однако без качественного содержимого, которое произведет эффект на аудиторию, не имеет значения, насколько красивы ваши слайды.
Вот несколько критериев для выбора шаблона, на которые вы должны обратить внимание:
1. Уникальность
Не используйте самые распространенные шаблоны презентаций. Обычно это те шаблоны, которые идут с PowerPoint по умолчанию. Когда вы используете шаблон, который все уже много раз видели, от вашей презентации тоже не будут ожидать чего-то нового и необычного, и люди перестанут обращать на вас внимание, как только увидят первый слайд. Вместо этого выберите хорошо продуманный уникальный шаблон.
На нашем рынке GraphicRiver появились новые шаблоны PowerPoint, в разных стилях и новых вариантах дизайна на выбор. Вот несколько примеров:
2. Читабельность
Просматривая шаблоны попробуйте уменьшить их размер на экране. Можете ли вы прочитать текст без усилий? Если вы выступаете перед большой аудиторией, важно, чтобы каждый выдел текст на слайдах, особенно те, кто сидят сзади, или те, у кого плохое зрение.
3. Интересные изображения
Поскольку вы будете использовать истории и метафоры в своей презентации, лучше всего сопровождать их фотографиями, которые хорошо отражают суть. С изображениями ваша текстовая презентация не будет такой монотонной.
На PhotoDune или в нашей галерее Envato Unstock есть большая коллекция бесплатных оригинальных фотографий.
Шаг 5. Тренируйтесь и получайте отзывы
Теперь, когда вы подготовили визуальные образы и текст для презентации, пришло время попрактиковаться. Это стоит делать по нескольким причинам. Во-первых, нужно убедиться, что ваша презентация соответствует отведенному времени. Я наблюдал несколько раз, как некоторые ораторы не следили за длиной своих выступлений и занимали чужое время.
Это может повлиять и на продолжительность перерывов. Подумайте об этом, если захочется сделать свою презентацию дольше, чем она должна быть, или если вы вообще не хотите репетировать. Вам не нужно, чтобы люди возмущались вами. Вместо этого пусть ваша презентация будет компактной по времени.
Что еще более важно, репетировать нужно, чтобы получить обратную связь. Используйте эту возможность, чтобы записать себя на видео. Затем попробуйте оценить свое выступление. Понятно ли вы говорите и в хорошем ли темпе? Делаете ли вы голосом на чем-то акцент? Вы уверены в себе? Вы даже можете показать видео своим коллегам и попросить их прокомментировать его. Страшновато, но лучше, чтобы ваши ошибки увидели те, кому вы доверяете, а не люди непосредственно на самой презентации.
Во время репетиции презентации улучшайте ее на основе своих наблюдений или полученных отзывов. Нужно ли говорить медленнее? Стоит ли говорить громче? Будет ли ваша презентация более привлекательной, если вы уберете свои руки? Так вы улучшите стиль своей презентации независимо от того, насколько она ужасна была вначале.
Шаг 6. Отточите свою презентацию.
Для вашей презентации необходим хороший контент и дизайн, но его можно сделать еще лучше. Вот несколько последних штрихов:
1. Правильное выравнивание
Убедитесь, что все элементы каждого слайда хорошо выровнены. Это поддержит равновесие и симметричное расположение текста и графики. Выравнивайте один слайд за раз. Выберите все объекты на слайде. Затем на вкладке «Format» в PowerPoint выберите «Align». Это вызовет меню выравнивания. Нажмите «Align Selected Objects». Когда меню Align закроется, откройте его снова, затем выберите тип выравнивания, который лучше всего подходит для этого слайда. Например, если вы хотите, чтобы все было выровнено по центру, нажмите «Align Center».
2. Встроенные шрифты
В программе, которую вы будете использовать на презентации, может не быть тех шрифтов, которые вы использовали. Чтобы избежать таких ошибок, встройте выбранные шрифты в презентацию.
Для этого перейдите на вкладку «File», затем нажмите «Options». Когда откроется меню «Options», нажмите «Save» в меню слева. Прокрутите страницу вниз до тех пор, пока не появится флажок «Embed fonts in the file». Поставьте галочку и выберите нужную опцию. Это гарантирует, что при открытии презентации текст будет отображаться корректно, даже если в программе не будет шрифтов, которые вы использовали.
3. Экспорт слайдов
Еще один способ убедиться, что ваши слайды выглядят так, как было задумано, экспортируйте их в PDF или JPEG. Убедитесь, что вы сохранили на флешке файлы в PPT, PDF и JPG на всякий случай, если столкнетесь с проблемами по правильному отображению файлов PPT.
Повторите материал
Повторите свой материал. В конце концов, убедитесь, что вы все запомнили. Если во время презентации вы будете смотреть на слайды за своей спиной, вам будет неудобно, и это будет сбивать с толку или раздражать и вас, и вашу аудиторию.
Вся эта подготовка стоит того
Начиная с крючка, метафор и выбора нужного шаблона PPT, создать убедительную презентацию кажется непросто. Но ваша подготовка не пройдет впустую, если вы все сделаете правильно.
На самом деле, если вы не уделите этому нужное внимание, вы просто профукаете эту возможность. Потратьте время на подготовку своего посыла, контента, дизайна и выступления, и вы можете быть уверены, что ваша аудитория оценит это, и ваша презентация прозвучит убедительно.
Вы можете сэкономить время, выбрав отличный шаблон PowerPoint и быстро настроив его под свои нужды.
