Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа — образец такого документа поможет урегулировать возможные недоразумения в расчетах, если в платежное поручение закралась неточность. Почему опасно оставлять без внимания этот реквизит? Кто должен быть инициатором уточнения? В нашем материале вы найдете ответы на эти вопросы, а также сможете ознакомиться с образцом текста уточняющего письма.
В чем можно ошибиться при заполнении назначения платежа
Состав информации, отражаемой в поле «Назначение платежа», показан на схеме:
Ошибка в любом из указанных пунктов может повлечь негативные последствия как для получателя денег, так и для плательщика (судебные разбирательства и материальные издержки).
Компания 1 перечислила компании 2 платеж в сумме 661 474 руб. 22 коп., обозначив назначение платежа как «Оплата счета за материалы», хотя между контрагентами не было заключено никаких договоров на поставку материалов или иного товара.
Компания 2 посчитала, что перечисленные деньги являются арендной платой, так как арендные взаимоотношения с компанией 1 в тот момент фактически существовали.
Компании 1 через суд удалось взыскать с компании 2 в качестве неосновательного обогащения указанную сумму плюс проценты за пользование чужими денежными средствами (решение АС Тульской области от 09.06.2016 по делу № А68-10135/2015).
Приведенный пример показывает, как из-за одной фразы в назначении платежа можно понести серьезные материальные потери.
Кому и что нужно предпринять, если в назначение платежа закралась ошибка, узнайте далее.
Кто вправе исправить неверное назначение платежа в платежном поручении
Получатель средств не вправе на свое усмотрение изменять назначение платежа, он может лишь уточнить его у плательщика. У банков также нет права на самовольное изменение назначения платежа.
В итоге правом изменения назначения платежа обладает только одна сторона — плательщик (собственник денежных средств). Такое изменение должно быть составлено в письменной форме и удостоверено лицами, подписавшими платежный документ (ст. 209 ГК РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Учитывая, что процедура корректировки назначения платежа законодательством не установлена, следует принять во внимание судебную практику по этому вопросу:
Получается, что в большинстве случаев без дополнительных бумаг в подобной ситуации не обойтись.
Уточняющее письмо об изменении назначения платежа
Специальных правил, как составить письмо о назначении платежа в платежном поручении, не существует. В связи с этим компания сама решает:
- как его оформить — напечатать на компьютере или написать от руки;
- как заверить — достаточно подписи руководителя или нужна печать;
- каким способом доставить контрагенту — письмо об изменении назначения платежа можно передать с курьером, отправить почтой заказным письмом с уведомлением, переслать электронным способом и т. д.
Если уточнение назначения платежа в определенной компании или ИП происходит регулярно в силу организационных, логистических или технологических обстоятельств, можно единожды разработать шаблон такого документа и заполнять письмо с уточнением платежа по образцу.
При написании текста лучше использовать деловой стиль и придерживаться структуры официального документа. Напечатать текст можно на фирменном бланке или на обычной бумаге. В тексте кратко изложить суть вопроса. Заверяет письмо о назначении платежа руководитель или иное лицо, уполномоченное подписывать такие документы.
Как может выглядеть образец уточняющего письма о назначении платежа, смотрите ниже:
Скачать образец
Ошибки в назначении платежа могут повлечь негативные последствия. Их следует своевременно исправлять. Право на внесение корректировок есть только у собственника денежных средств — плательщика. Он может внести исправления по своей инициативе или по просьбе контрагента. Правил по оформлению письма об уточнении назначения платежа не существует. Однако составить его лучше в деловом стиле и заверить подписью руководителя или другого ответственного лица.
Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма об уточнении назначения платежа .docСкачать образец письма об уточнении назначения платежа .doc
Когда и какие возникают ошибки
Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.
Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.
При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Можно ли оспорить новое назначение платежа
Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.
Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.
Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа
Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.
Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.
При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.
Как правильно написать письмо
Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:
- название предприятия-отправителя,
- его юридический адрес,
- данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
- ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
- суть допущенной неточности
- исправленный вариант.
Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.
Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.
При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.
Как оформить письмо
Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.
Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.
Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).
Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах:
- один следует оставлять себе,
- второй передавать контрагенту,
- третий в банк плательщика,
- четвертый в банк получателя.
Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.
Как отправить письмо
Отправить такое письмо можно несколькими способами.
- лично из рук в руки,
- курьерской доставкой,
- через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
- через интернет.
В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.
Как и сколько хранить письмо
После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет. После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.
Добавить в «Нужное»
Письмо об уточнении назначения платежа контрагенту: образец
При перечислении аванса контрагенту мы в платежном поручении неправильно указали номер договора. Хотим внести исправления в назначение платежа, чтобы не было проблем с авансовым вычетом. Как правильно это сделать, чтобы избежать претензий налоговой инспекции?
Для уже исполненных платежных документов порядок изменения реквизитов законодательно не установлен. На практике делают так.
Если ошибку заметил получатель, то он должен обратиться к плательщику с просьбой о внесении изменений в платежное поручение. Cамостоятельно исправить назначение платежа он не может.
Если ошибку обнаружил плательщик, то он должен письменно известить получателя о допущенной в платежном документе ошибке, а также о том, как правильно должно быть заполнено поле «Назначение платежа», и попросить его письменно дать согласие на исправление.
«В поле “Назначение платежа” платежного поручения № 205 от 01.06.2016 ошибочно указано: “Авансовый платеж по договору поставки от 30.10.2015 № 198, в том числе НДС (18%) — 8389,83 руб.”.
Просим Вас письменно подтвердить свое согласие на изменение ошибочного назначения платежа на следующее правильное: “Авансовый платеж по договору поставки от 15.10.2015 № 164, в том числе НДС (18%) — 8389,83 руб.”».
После получения согласия получателя плательщик направляет в свой банк сообщение об изменении назначения платежа в двух экземплярах за подписью лиц, которые подписывали платежное поручение. В нем нужно указать номер, дату, сумму, получателя, наименование его обслуживающего банка и номер его расчетного счета, назначение платежа с ошибкой, которое нужно исправить, и правильное назначение. К письму прикладываются копия исправляемого платежного поручения и письменное согласие получателя на внесение исправлений.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
В АО ФК Банк,
105118, г. Москва, Шоссе Энтузиастов, 34
Сообщение об изменении назначения платежа в платежном поручении
ООО «Альфа» платежным поручением № 205 от 01.06.2016 были перечислены денежные средства в сумме 55 000,00 руб. на расчетный счет ООО «Бета» № 40702810838123459320 в Фортуна-банке г. Москвы.
В поле «Назначение платежа» вышеуказанного платежного поручения ошибочно указано: «Авансовый платеж по договору поставки от 30.10.2015 № 198, в том числе НДС (18%) — 8389,83 руб.».
Верным следует считать следующее назначение платежа: «Авансовый платеж по договору поставки от 15.10.2015 № 164, в том числе НДС (18%) — 8389,83 руб.».
Приложения:
— копия платежного поручения от 01.06.2016 № 205 (на 1 л.);
— копия письма от получателя платежа ООО «Бета», подтверждающего его согласие на изменение назначения платежа (на 1 л.).
| Генеральный директор ООО «Альфа» |  |
О.В. Колосов |
| Главный бухгалтер ООО «Альфа» |  |
И.К. Простова |
Храните переписку с контрагентом и банком вместе с платежным поручением.
Чаще всего банки соглашаются поправить назначение уже исполненного платежа. Но бывает, что банк в этом отказывает или игнорирует такую просьбу, ссылаясь на то, что он не может вмешиваться в договорные отношения клиентов. Кроме того, по закону обязательства банка по выполнению поручения на перевод денег считаются исполненными в момент зачисления денег на счет получателя. Но несмотря на это, нужно хотя бы получить отметку банка о приеме сообщения об изменении назначения платежа либо послать это сообщение в банк ценным письмом или по банковским каналам связи. Главное — уведомить банк, а как он отреагирует на это сообщение, не так уж важно.
Письмо об уточнении назначения платежа
Письмо об уточнении назначения платежа составляется плательщиком в произвольной форме (на фирменном бланке организации).
Письмо об уточнении назначения платежа необходимо написать плательщику в том случае, если была допущена ошибка в платежном поручении, либо была достигнута договоренность об изменении предмета оплаты с получателем платежа.
Данным письмом плательщик согласовывает с получателем изменение в назначении платежа. В правильном варианте получатель должен предоставить письменное согласие на изменение в платежном поручении, так как стороны находятся в договорных отношениях.
На практике письменное подтверждение от получателя платежа происходит крайне редко, стороны ограничиваются написанием только письма об уточнении назначения платежа от плательщика, иначе суд может посчитать такое изменение незаконным.
Для упрощения процесса обмена письмами со стороны, в случае продолжительных отношений друг с другом, могут заключить договор, в котором будет предусмотрено право плательщика изменять назначение платежа путем направления получателю уведомления без необходимости получать согласие.
ЗАКОН:
Получатель денежных средств не имеет права на свое усмотрение менять назначение платежа.
Банков также не имеет права на самовольное изменение назначения платежа.
Только плательщик (так как он собственник денежных средств) обладает правом изменения назначения платежного поручения (ст. 209 Гражданского Кодекса РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
ПРАВИЛЬНО:
После того, как изменение в назначении платежного поручения согласовано с получателем, плательщик должен уведомить свой банк об изменении в платежном поручении. К данному уведомлению прикладывает письменное согласие получателя, а также копию первоначального платежного поручения.
Образец письма об уточнении назначения платежа:
Скачать в формате word:
Письмо об уточнении назначения платежа
21 июня 2019
Исправляем ошибки в назначении платежа
Письмо об изменении назначения платежа — это уведомление контрагента об исправлении допущенной ошибки при оформлении перевода денежных средств. Важно оформить документ правильно, чтобы было ясно, где допущена ошибка и каким образом она исправляется. Также крайне важно соблюдать сроки хранения документа и не использовать его неоправданно часто, чтобы избежать претензий налоговых органов.
Причины и распространенные типы ошибок
Платежные поручения составляются, как правило, работником бухгалтерии или финансового отдела. При ручном заполнении документа неизбежны ошибки. Наиболее часто сотрудники ошибаются в номере договора или его дате, неверно указывают наименование оплачиваемых товаров или услуг, а при перечислении налога ошибаются в КБК и периоде оплаты. В 2019 году в связи со сменой ставки НДС с 18% на 20% участились случаи ошибок в указании ставки и суммы налога. Расскажем, как и в каких случаях составить образец письма об ошибке в назначении платежа.
Некоторые реквизиты необходимо обязательно исправить, а в некоторых случаях это не обязательно. Уточняющее письмо нужно составить в том случае, если перевод нельзя однозначно идентифицировать, то есть нельзя определить, за что и по какому основанию произведена оплата. Если ошибка не критична, уведомление об уточнении можно не составлять.
Кто и в каких случаях составляет уведомление об уточнении реквизитов платежного поручения
Письмо об уточнении составляется и направляется тем лицом, которое перечисляло денежные средства. Ведь только плательщик имеет право распоряжаться своими денежными средствами.
Если получатель денег считает, что в платежном поручении допущена ошибка, ему необходимо обратиться к плательщику и запросить исправление. Самостоятельно без разрешения плательщика учесть денежные средства по своему усмотрению получатель денег не может.
|
Ошибка |
Нужно ли исправить |
Почему |
|
Неправильный договор |
Да |
Поставщик может учесть оплату как аванс по ошибочному договору и не погасить фактическую задолженность за товары и услуги. В этом случае:
|
|
Неправильное наименование товара или услуги |
Не обязательно |
При частых ошибках или большой сумме перевода несоответствие указанного товара или услуги виду деятельности получателя может вызвать вопросы банка вплоть до блокировки счета. Лучше указывать правильное наименование товара или услуги, а при массовых ошибках их нужно все же уточнить. |
|
Ставка НДС |
Нет |
Правовых и налоговых рисков нет. Здесь могут возникнуть проблемы у плательщика при зачете НДС с аванса поставщика со стороны ИФНС, если неточность перетечет в авансовый счет-фактуру. |
Составляем исправительное письмо о назначении платежа в платежном поручении поставщику
Когда нужно произвести изменение назначения платежа в платежном поручении, письмо составляется в произвольной форме. На законодательном уровне нет утвержденного бланка.
В документе необходимо указать:
- номер и дату документа;
- данные отправителя и получателя;
- реквизиты платежного документа, в котором допущена ошибка;
- правильное наименование ошибочных реквизитов;
- подпись ответственных лиц (тех же, которые подписывали платежку).
Направить уведомление можно любым удобным способом. Получение уведомления от контрагента о поступлении письма не обязательно. Но лучше его получить, чтобы убедиться, что получатель денег внес исправления в учет.
Образец письма о правильном назначении платежа
Как исправить налоговый платеж
По уточнению налоговых платежей существуют свои правила:
- С даты перечисления прошло не более трех лет.
- Уточнение не приведет к образованию недоимки.
- Оплата поступила в бюджет.
Нельзя уточнить платеж, если плательщик ошибся в номере счета Федерального казначейства или реквизитах банка. Он считается не поступившим в бюджет, и его можно только вернуть.
Чтобы исправить ошибку в платежном поручении, необходимо составить письмо в произвольной форме, а также прикрепить к нему копию неправильной платежки.
Образец письма о неверном назначении платежа в ИФНС
Составляя уведомление, в нем необходимо указать:
- реквизиты отправителя (наименование, адрес ИНН, ОГРН);
- реквизиты налоговой инспекции;
- данные платежного документа, в котором допущена неточность;
- реквизиты, которые нужно исправить, с их правильными значениями.
Образец письма о верном назначении платежа в налоговую
Сколько нужно хранить
Рассматриваемый документ относится к первичным учетным. Для них установлен срок хранения не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ).
Можно ли оспорить изменение платежа
Иногда получатель денег не согласен с изменениями, вносимыми плательщиком. К сожалению, оспорить письмо об уточнении достаточно сложно. Делать это необходимо в судебном порядке. Желательно решить проблему путем переговоров.
При внесении изменений в назначение платежа необходимо помнить, что такие операции внимательно рассматриваются контролирующими органами. Если ИФНС усмотрит в таких письмах признаки уклонения от налогов, то могут быть предъявлены претензии: доначислены налоги и штрафные санкции. Наиболее часто вызывает вопросы предоплата по договору поставки, позднее переквалифицированная в перевод по договору займа. Здесь явно прослеживается способ ухода от уплаты НДС с аванса покупателя, и вопросы налоговой инспекции неизбежны.
Источник: https://ppt.ru/forms/platejka/pismo-ob-oshibke
