В приходном кассовом ордере допущена ошибка как ее исправить

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы в 2022 году изменился. Причина тому — в новом ФСБУ 27/2021. С его вступлением в силу один из применявшихся ранее способов правки первички стал недоступен. Смотрите, какой способ отпал, а какой остался.

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешают закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Согласно данным НПА при внесении исправлений в исходный документ, составленный на бумаге, ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуеется заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.

Пример внесения исправления в первичный учетный документ от КонсультантПлюс
При проверке требования-накладной по форме N М-11 бухгалтер ООО “Альфа” обнаружил ошибку в наименовании материальных ценностей: вместо “М-400-Д20” было ошибочно указано “М-500-А10”. В связи с этим 13.07.2022 в требование-накладную внесены исправления: зачеркнуто “М-500-А10”, внесена верная запись – “М-400-Д20”, добавлена надпись “Исправлено”, дата исправления. Исправления заверены лицами, составившими требование-накладную: Красиным О.С. и Сидоровым Р.С.
Смотрите пример правок бесплатно, оформив пробный доступ к системе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.

До вступления в силу ФСБУ 27/2021 налоговики разрешали вместо правки исходного документа оформить другой — исправительный (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/[email protected]). Порядок внесения исправлений в этом случае был подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем делали указание на то, что это исправительный документ, приводили номер и дату исходного документа, а также порядковый номер и дату исправления.

Однако сейчас этот способ применять нельзя, считает Минфин. В Информационном сообщении от 10.06.2021 № ИС-учет-33 (подп. г п. 8) ведомство говорит, что исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем составления нового (исправленного) документа не допускается.

Способ с заменой используют только для исправлений в первичных документах, составленных в электронной форме. Это прямо предусмотрено п. 20 ФСБУ 27/2021.

Удостоверьтесь, что вы соблюдаете все требования нового ФСБУ 27/2021 по документообороту с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Узнайте также, как исправлять ошибки в бухгалтерской отчетности.

21.08.2017

Сапер, согласно поговорке, ошибается лишь один раз. Для бухгалтера ошибка в большинстве случаев не столь критична. Но только если ее вовремя исправить. Как именно? Исправлять бухгалтерские ошибки следует по правилам, установленным нормативными документами. Универсального подхода к решению этой проблемы не существует. 

Обсудим способы исправления ошибок в документах, оформленных на бумажных носителях. Ошибиться можно при составлении первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности, налоговой декларации или расчета. При этом исправлению поддается не каждый документ. В некоторых случаях его придется оформлять заново. 

Первичные учетные документы 

Часть 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” допускает исправления в первичных учетных документах с оговоркой: “если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета”. 

В какие первичные документы не вносят исправления 

Сначала разберемся, в какие первичные документы вносить исправления нельзя.

Во-первых, не подлежат исправлению кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1, п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”). Иные документы, создаваемые в процессе ведения кассовых операций (например, кассовую книгу), исправлять можно. 

Помимо кассовых ордеров, недопустимо исправлять бланки строгой отчетности. Пункт 10 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 “О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники” гласит: бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный БСО перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись. 

Наконец, не допускаются ошибки в банковских документах (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Так, исправление в платежном поручении банк воспримет как нарушение целостности распоряжения на перевод денежных средств. Распоряжение с таким дефектом исполнению не подлежит (п.п. 2.1.–2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П). 

В какие первичные документы можно вносить исправления 

В иных случаях исправления в “первичку” вносить можно. На основании Федерального закона “О бухгалтерском учете” исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Между тем из данной лаконичной формулировки неясно: 

• можно ли ошибочную запись замазать корректирующим средством; 
• кто подпишет исправления в отсутствие работника, допустившего ошибку. 

Давайте разбираться. 

На основании Федерального закона “О бухгалтерском учете” (ч. 1 ст. 30) правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до принятия данного закона, применяются в части, ему не противоречащей. 

Порядок исправления ошибок в первичных документах был установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Пункты 4.1–4.3 Положения разъясняют: 

• в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются; 
• для исправления ошибки в первичных документах зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы; 
• зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное; 
• исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью “исправлено”. 

Актуальность данного порядка подтверждена письмом Минфина России от 31.03.2009 № 03-07-14/38. 

Обратите внимание 

Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547). 

А если под исправлением невозможно поставить подпись работника, составившего документ? Предположим, он уволился, заболел, находится в командировке или в отпуске. 

Нормативными документами данный вопрос не урегулирован. Поэтому способ внесения исправлений при таких обстоятельствах компания вправе разработать самостоятельно (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235). 

Так, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности…). В этот же перечень можно включить лиц, уполномоченных на подписание исправлений за отсутствующего работника. Например, можно оговорить, что исправления подписывает то же лицо, которое наделено правом подписывать аналогичные документы. 

Отдельные авторы предлагают производить исправления на основе доверенности. Но мы эту точку зрения не разделяем. Дело в том, что доверенность – инструмент гражданско-правовых отношений. Между тем трудовая функция подлежит личному исполнению (ст. 15 ТК РФ). Примечательно, что в Трудовом кодексе термин “доверенность” вообще не упоминается. Кроме того, в доверенности в качестве представителя необходимо указать конкретное лицо (п. 1 ст. 185 ГК РФ). А в ситуации прекращения трудового договора с работником это заведомо невозможно. 

Поскольку ведение бухгалтерского учета организует руководитель экономического субъекта, именно он полномочен на принятие решений о том, кто именно подпишет исправления вместо отсутствующего работника. Да и вообще: где это видано, чтобы работник самостоятельно назначал себе “заместителя”? 

Корректирующий документ

Для составления “первички” вы вправе использовать форму универсального передаточного документа (УПД). Если возникла необходимость его исправить – воспользуйтесь формой универсального корректировочного документа (УКД) на основе формы корректировочного счета-фактуры, рекомендованной ФНС России письмом от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. 

Счета-фактуры 

Порядок исправлений счетов-фактур определен постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость” (п. 7 разд. II приложения № 1). 

В зависимости от характера ошибки вам придется либо составить новый счет-фактуру – корректирующий, либо внести исправления в имеющийся. В случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Счет-фактура с внесенными в него исправлениями подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными в установленном порядке лицами.

Например, если в счете-фактуре неверно указано наименование реализуемого товара, то необходимо составить новый счет-фактуру. В противном случае налогоплательщик утрачивает право на вычет НДС (письмо Минфина России от 14.08.2015 № 03-03-06/1/47252). 

Регистры бухгалтерского учета

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 

P. S. В общем, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает. 

Источник: Бухгалтерия.ру

Сейчас актуальность вопроса о внесении исправлений в кассовые документы объясняется тем, что кассовые операции ‒ связующее звено между другими хозяйственными операциями. Чёткие расчёты способствуют высокой скорости оборачиваемости средств, своевременному их поступлению, а следовательно, эффективной работе предприятия.

Нередко бухгалтеры и кассиры задаются вопросом, можно ли вносить исправления в кассовые документы, что делать, если допущена ошибка. На эти вопросы в своей статье отвечает эксперт «ЧТОДЕЛАТЬКОНСАЛТ».

На практике кассовые операции оформляются следующими документами:

–  расходным кассовым ордером (РКО);

–   приходным кассовым ордером (ПКО).

Остальные формы по учёту кассовых операций (например, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кроме ПКО и РКО) не относятся к числу кассовых документов. Следовательно, кассовыми документами являются только расходный кассовый ордер и приходный кассовый ордер.

Часто на практике возникает вопрос, можно ли вносить исправления в кассовые документы, если допущена ошибка. Согласно подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У исправления в ПКО и РКО не допускаются.

Если исполнитель допустил ошибку при заполнении кассового приходного или расходного ордера, какие-либо исправления вносить в подобные бумаги категорически запрещается.

В РКО и ПКО не допускается наличие каких-либо закрашиваний, зачеркиваний и прочих корректировок в случае, если допущена ошибка.

Забракованный, испорченный документ не может применяться для выполнения расходной/приходной транзакции с наличностью.

Поэтому очень важно соблюдать установленные правила при оформлении кассовых документов, чтобы в итоге не допускать ошибки при их составлении. Ознакомимся с наиболее важными моментами при заполнении кассовых документов.

Кассовые операции оформляются кассовыми документами, такими как ПКО и РКО.

Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению (ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.1 п. 4, пп. 5, 6 Указания № 3210-У, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляются одним из следующих лиц (подп. 4.2 п. 4 Указания № 3210-У):

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определённым в распорядительном документе. Если заключён договор о ведении бухучёта со специализированной организацией, ПКО и РКО оформляются её должностным лицом; если такой договор заключён с физическим лицом ‒ этим физическим лицом;
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Как правильно оформить расходный кассовый ордер?

Оформляйте РКО по унифицированной форме № КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, утверждённые Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

В строке «Основание» в РКО нужно отразить содержание хозяйственной операции. Например, по данной строке может быть указано: «выдано под отчёт на командировочные расходы»; «выдано под отчёт на покупку канцтоваров»; «заработная плата за вторую половину мая 2022 г.» и т. п.

В строке «Приложение» РКО нужно перечислить номера и даты составления прилагаемых к РКО документов.

Как правильно оформить приходный кассовый ордер и квитанцию к нему?

ПКО и квитанцию к нему оформляют в одном экземпляре по унифицированной форме № КО-1.

В ПКО и квитанции к нему, в частности, нужно указать:

• в строке «Основание» ‒ содержание хозяйственной операции;
• в строке «В том числе» ‒ сумму НДС цифрами, а если операция НДС не облагается – «без налога (НДС)».

Также в ПКО в строке «Приложение» укажите номера и даты составления прилагаемых документов.

Часто возникает вопрос, можно ли выдавать квитанцию к ПКО вместо бланка строгой отчётности (БСО). Выдавать квитанцию к ПКО вместо БСО при наличных расчётах с населением за оказанные услуги вы не можете.

БСО, сформированные с использованием ККТ, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона о применении ККТ. В квитанции к ПКО, составленной по унифицированной форме № КО-1 (обязательной к применению), некоторые из них отсутствуют. Таким образом, она не может заменить БСО, поскольку не соответствует требованиям, предъявляемым к БСО.

Подписи в кассовых документах (РКО и ПКО)

Право подписи кассовых документов (ПКО и РКО) имеют главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии ‒ руководитель), а также кассир. Если руководитель самостоятельно ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы, он же эти документы и подписывает (подп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).

Образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, надо выдать кассиру для сверки с подписями на кассовых документах, оформляемых на бумажном носителе. Если руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы, образцы подписей оформлять не нужно (подп. 4.4 п. 4 Указания № 3210-У).

В расходном кассовом ордере подпись руководителя предусмотрена унифицированной формой № КО-2 наряду с подписями главного бухгалтера и кассира. Однако она обязательна только в случаях, когда главный бухгалтер (бухгалтер) отсутствует или руководитель самостоятельно ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы (подп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).

Надо ли проставлять штамп на кассовых документах (ПКО и РКО)?

Обязательно проставлять оттиск печати (штампа) необходимо только на квитанции к ПКО (подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У). Он должен содержать реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (подп. 4.4 п. 4 Указания № 3210-У). Конкретный перечень реквизитов печати (штампа) нормативно не определён. Это может быть штамп (печать) с указанием наименования организации, её ИНН, со словом «Получено».

Ставить оттиск печати (штампа) на РКО необязательно.

Порядок выдачи наличных денег из кассы организации

Выдачу наличных денег из кассы оформите РКО.

Чтобы выдать наличные деньги из кассы по РКО, кассиру необходимо сделать следующее (подп. 6.1, 6.2 п. 6 Указания № 3210-У):

• проверить в РКО:
  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии ‒ наличие подписи руководителя) в расходном кассовом ордере и её соответствие образцу (кроме случая, когда руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы);
  • соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
• проверить наличие перечисленных в РКО подтверждающих документов;
• удостовериться в том, что наличные деньги выдаются лицу, указанному в РКО (расчётно-платежной ведомости, платёжной ведомости);
• получить подпись лица, которому выдаются деньги, на РКО;
• выдать деньги получателю, указанному в РКО;

Важно! Выдавать банкноты, имеющие одно или более из повреждений, указанных абз. 6 ‒ 15 п. 2.9 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П, запрещается. Такие банкноты сдайте в банк (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).

• поставить свою подпись в РКО и приложить к нему оригинал или копию доверенности получателя денег;
• сделать запись в кассовой книге о выданных денежных средствах.

Порядок принятия наличных денег в кассу организации

Чтобы принять наличные деньги в кассу по ПКО, кассиру необходимо сделать следующее (п. 5, подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У):

• проверить в ПКО и квитанции к нему:

– наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии ‒ наличие подписи руководителя) и её соответствие образцу (кроме случая, когда руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы);

– соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

• проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО;
• пересчитать внесённые наличные деньги и сверить фактически полученную сумму с суммой, указанной в ПКО;

Важно! При приёме наличных денег кассир должен осуществлять контроль их платёжеспособности. Платёжеспособные банкноты и монета Банка России обязательны к приёму. Подробнее см. подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.

• убедившись в правильности внесённой суммы, подписать ПКО и квитанцию к нему, проставить на квитанции оттиск печати (штампа), выдать квитанцию вносителю денег;
• сделать запись в кассовой книге о принятых денежных средствах.

Какие ещё существуют формы по учёту кассовых операций (помимо ПКО и РКО)?

Формы документов по учёту кассовых операций, кроме ПКО и РКО, следующие (Постановление Правительства РФ от 18.08.1998 № 88):

Форма	Комментарий	Обоснование
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3)	Форма к применению необязательна. Она может использоваться в целях обеспечения внутреннего контроля совершаемых кассовых операций	Ч. 1 ст. 19 Закона о бухгалтерском учёте
Кассовая книга (унифицированная форма КО-4)	Форма обязательна к применению	Ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У
Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (унифицированная форма КО-5)	Форма обязательна к применению	Ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.5 п. 4 Указания № 3210-У

Поскольку перечисленные документы не являются кассовыми (в отличие от ПКО и РКО), то в них возможно внесение исправлений в случае допущения ошибки, за исключением, когда они оформлены в электронном виде и уже подписаны (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

См. дополнительную информацию:
Готовое решение: Как оформлять кассовые операции (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 05.10.2020) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» {КонсультантПлюс}
{Типовая ситуация: Кассовые документы: оформление и учёт (Издательство «Главная книга», 2022) {КонсультантПлюс}}
Готовое решение: Как учреждению оформлять кассовые операции (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
Готовое решение: Кто обязан вести кассовую книгу и как это делать (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс} 

Заключение

К кассовым документам относятся ПКО и РКО. Если допущена ошибка в кассовых документах, то исправления в ПКО и РКО не допускаются (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У). Поэтому важно ознакомиться с порядком заполнения данных кассовых документов. Остальные формы по учёту кассовых операций (журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ‒ унифицированная форма КО-3, кассовая книга ‒ унифицированная форма КО-4, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств ‒ унифицированная форма КО-5) не относятся к числу кассовых документов. Поскольку перечисленные документы не являются кассовыми (в отличие от ПКО и РКО), то в них возможно внесение исправлений, за исключением случая, когда они оформлены в электронном виде и уже подписаны (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Вопрос

Какой предусмотрен штраф для организации, если на выдачу денег из кассы не был составлен расходный кассовый орден?

Ответ

Если установят, что на какие-то выдачи из кассы нет РКО, то оштрафуют организацию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., должностное лицо ‒ на сумму от 4000 до 5000 руб. (абз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Вопрос

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу, если допущена ошибка?

Ответ

Если вы оформляете кассовую книгу на бумажном носителе (то есть ведёте её от руки или распечатываете на компьютере), то исправить записи в ней возможно. При внесении исправления укажите его дату, а также фамилии, инициалы и подписи кассира и бухгалтера (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У). Если кассовая книга ведётся в электронном виде, после её подписания внесение исправлений не допускается (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Вопрос

Как внести изменения в книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, если допущена ошибка?

Ответ

В книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, оформленную в электронном виде, запрещается вносить исправления после её подписания, что следует из подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У. В то же время если указанная книга ведётся в бумажном виде, то в неё можно внести исправления. При этом исправление в бумажной книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств должно содержать дату исправления, фамилии и инициалы кассира и старшего кассира, которые должны быть заверены подписями обоих кассиров.

Автор: старший экономист-консультант «ЧТОДЕЛАТЬКОНСАЛТ» Екатерина Дугина