Выполнение договоров как найти

Вы обязаны осуществлять контроль за тем, как поставщик исполняет свои обязательства, в силу ч. 1 ст. 101 Закона N 44-ФЗ. Для этого вы вправе в любое время в ходе исполнения контракта запрашивать у контрагента информацию о ходе выполнения им своих обязательств, а в случае необходимости — проводить проверки (ст. ст. 715, 783 ГК РФ). При этом важно не вмешиваться в хозяйственную деятельность контрагента. Например, если контрактом не предусмотрены конкретные способы выполнения работ, не давайте подрядчику указания, как именно их выполнять.

В рамках контроля полагаем целесообразным проверять:

1. своевременность исполнения обязательств контрагентом. Это важно делать на протяжении всего периода исполнения, а не только когда срок сдачи уже наступил. Но даже если в контракте установлен только конечный срок исполнения и нет этапов или графика, а вы понимаете, что работы выполняются настолько медленно, что не могут быть завершены в срок, контракт можно расторгнуть в одностороннем порядке (п. 2 ст. 715 ГК РФ).

Если ваш контрагент нарушает зафиксированные в контракте сроки, предъявите требование об уплате неустойки;

1. соблюдение способов, технологии и иных установленных контрактом требований к работам, услугам. Если вы выявите их несоответствие условиям контракта, потребуйте от вашего контрагента уплатить штраф;
2. привлечение субподрядчиков нужно контролировать в случаях, когда в контракте установлены требования или ограничения на этот счет, а именно:

• требование о привлечении субподрядчиков из числа СМП и СОНКО;
• требование представить вам информацию о субподрядчиках при дорогостоящих контрактах;
• запрет на привлечение субподрядчиков для выполнения определенных видов и объемов строительных работ.

Проверьте, соблюдает ли ваш контрагент требование о привлечении субподрядчиков из числа СМП и СОНКО (ч. 2 ст. 101 Закона N 44-ФЗ). Для этого рекомендуем запросить у контрагента информацию о привлекаемых субподрядчиках (если иной порядок не предусмотрен вашим контрактом):

• наименование, ОГРН и ИНН (Ф.И.О., ОГРИП и ИНН для индивидуальных предпринимателей). По этим данным Вы сможете проверить, есть ли сведения о субподрядчике в едином реестре СМП. Сделать это можно в специальном разделе сайта ФНС России https://rmsp.nalog.ru/;
• если субподрядчик СОНКО — сведения о видах осуществляемой деятельности. Они понадобятся вам, чтобы проверить, соответствует ли организация требованиям к СОНКО, которые установлены п. 2.1 ст. 2 Закона о некоммерческих организациях;
• данные о стоимостном объеме работ, передаваемых на субподряд, с приложением копий договоров с субподрядчиками.

Если ваш контрагент не представит запрошенную информацию или вовсе не исполнит обязанность привлечь СМП или СОНКО, вы можете потребовать уплаты штрафа (п. п. 6 и 8 Правил определения размера неустойки N 1042). Но сделать это можно лишь в случае, когда эти обязанности и ответственность за их неисполнение предусмотрены контрактом.

При исполнении дорогостоящих контрактов вы также обязаны проконтролировать привлечение субподрядчиков (ч. 23 ст. 34 Закона N 44-ФЗ). Если вы составили контракт правильно, в нем уже должна быть предусмотрена обязанность поставщика предоставить сведения обо всех субподрядчиках, если цена их договоров с вашим контрагентом составляет более 10% цены контракта. В таком случае запрашивать у контрагента информацию о субподрядчиках не нужно. Если вы не предусмотрели таких положений в контракте, рекомендуем сразу после заключения контракта все же запросить сведения и установить срок для их представления — не позднее 10 дней со дня заключения договоров субподряда.

Если ваш контрагент по дорогостоящему контракту не представит сведения о субподрядчиках, вы можете потребовать уплаты пени, но только в том случае, если такая ответственность предусмотрена в самом контракте.

Самостоятельное выполнение подрядчиком определенных видов и объемов строительных работ также нужно проконтролировать, если требование о таком их выполнении установлено контрактом. Если подрядчик это требование не соблюдает, вы можете потребовать уплаты штрафа, предусмотренного контрактом.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как действовать заказчику в ходе исполнения контракта по Закону N 44-ФЗ (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

ПРИМЕР “ПРОЦЕНТ ОТ ВЫПОЛНЕНИЯ”

---

Договорная цена контракта составляет 500 тыс. руб., а его общая сметная стоимость 400 тыс. руб. Произведенные и признанные затраты по выполненным работам на отчетную дату составили 120 тыс. руб. Тогда процент выполнения работ составляет 120/400=0,3 (30% выполнения). Это и есть степень завершенности работ, т. е. доля фактических затрат в  предполагаемых общих затратах по договору в целом (которые заказчик по условиям договора обязался возместить). Так как нам также известен общий доход по договору, мы можем рассчитать сумму дохода по выполненным работам: 30% x 500=150 (тыс. руб.). Это  рассчитанный доход, соответствующий расходам 120 тыс. руб., его обусловившим. Финансовый результат составит 150-120=30(тыс. руб.)

Общая схема расчетов признанных доходов отчётного периода выглядит так:

Эта формула используется при расчете признанного  дохода  отчетного периода с учётом коррекций первоначально рассчитанных величин общего дохода и общих затрат на величину отклонений, претензий и требований сторон, возникающих в процессе выполнения контракта.

*) Общие затраты по договору складываются из затрат текущего и предшествующих периодов плюс предстоящие предполагаемые затраты до полного завершения договора с учетом  внесенных поправок.

**) Общий доход по договору корректируется на сумму, которая в соответствии с условиями МСФО 11  п.12  увеличивает или уменьшает величину общего дохода по договору. Если влияние и тех, и других статей на величину дохода согласовано с заказчиком в текущем отчетном периоде, то внесение корректировок и расчет финансового результата, исходя из новой величины общего дохода, осуществляется, как правило,  в следующем  отчетном периоде (п.12 а) МСФО 11).

Таким образом, доход от реализации выполненных работ может быть надежно измерен, если имеется возможность точно идентифицировать и надежно измерить затраты, возмещаемые по условиям договора (для договора с фиксированной ценой) или все накопленные фактические затраты, относимые на договор (для договора  типа “затраты плюс”).

Работа с договорами – важный процесс, с которым сталкивается любая компания. Чем крупнее бизнес – тем больше контрагентов, а вместе с ними — число договоров, которые необходимо составить, согласовать и подписать. Корпорации могут заключать десятки тысяч контрактов в год, на работу с которыми выделяется большой штат юристов и тратится до 30 млн рублей. Проверить вручную такое количество документов трудозатратно, к тому же это ведет к потере времени, денег, а также допущению большого количества ошибок. 

Юристы могут тратить до половины рабочих часов на проверку и согласование контрактов. Кроме того, отказ от автоматизации договорной деятельности может стоить организации до 10% потери дохода. Вот почему большинство крупных и средних компаний заинтересованы в автоматизации процессов, связанных с заключением контрактов.

Что такое автоматизация проверки договоров

Для начала рассмотрим ключевые понятия, связанные с договорной деятельностью. Договор – это соглашение двух или более сторон между собой с целью установления, изменения или прекращения правовых отношений. Процесс работы с договором может включать до восьми этапов. Одной из ключевых стадий заключения контракта является комплексная проверка договора. Обычно этот процесс учитывает как технические аспекты работы с текстом документа (выявление ошибок, проверка реквизитов, наличия печати), так и более сложные операции – регистрация договора и перенаправление нужному сотруднику, сравнение с ранее заключенными соглашениями, определение рисков в положениях контракта, выдача рекомендаций и проверка контрагентов.

Выполнение подобных действий без специального программного обеспечения может требовать огромного количества времени и сил, ведь в процессе согласований может быть от 5 до 10 итераций правок договора – в этом случае сотруднику бывает трудно понять, какая версия контракта актуальна и какие изменения были внесены в текст документа. Кроме того, из-за путаницы специалисты часто могут выполнять двойную работу – перепроверять или использовать устаревшую версию договора, что приводит к срыву дедлайнов и ухудшению отношений с подрядчиками или заказчиками.

Какие отделы компании чаще всего работают с договорами

Практически все отделы компании так или иначе имеют дело с различными типами договоров: трудовыми контрактами, договорами поставки или подряда, соглашениями о конфиденциальности и т. д. Чаще всего с контрактами работают следующие департаменты:

Юридическая служба. В большинстве случаев работу с договорами приходится вести именно юридическому отделу. В их обязанности входит правильное составление текста документа, в котором четко прописаны ответственность и обязанности сторон, предмет договора, цена и сроки исполнения сделки. Задача хорошего специалиста – минимизировать возможные риски для предприятия. При формулировке положений контракта юрист в обязательном порядке должен учитывать внутренние регламенты компании, ранее заключенные сделки с контрагентом, судебную практику и постановления органов власти, которые могут применяться в случае возникновения споров.

Финансовая служба. Во многих случаях работа с договором требует обязательной резолюции со стороны бухгалтера или финансового директора. Эти сотрудники оценивают документ с точки зрения финансовых рисков – проверяют задолженность контрагента по кредитам и налогам, участие компании в судебных разбирательствах, выясняют случаи наложение ареста на имущество организации. Также специалисты финансового отдела следят, чтобы в договоре было четко прописано, каким способом и в какие сроки компания получит или произведет оплату, какие санкции последуют за недобросовестное исполнение тех или иных условий договора.

Закупки. Коммерческие компании тратят от 25% до 65% выручки на закупку различных товаров и услуг. С закупками также имеют дело любые органы власти: федеральные, региональные или муниципальные. Согласно №44-ФЗ заказчиком должна быть обеспечена прозрачность закупочного процесса, иначе организация может столкнуться с судебными разбирательствами и выплатой значительных штрафов. Вот почему договорную деятельность следует выстроить максимально четко – так, чтобы сотрудник в любой момент мог найти нужный документ и проследить за ходом работы с договором.

Контрактные менеджеры. Во многих организациях всеми  договорами занимается специальный отдел – контрактные менеджеры. Такой специалист контролирует заключение и исполнение контрактов, обеспечивая реализацию проекта – в срок и в рамках заложенного бюджета. Контрактный менеджер ведет коммуникацию с контрагентом, подбирает шаблон договора и согласует его с другой стороной. Стоит отметить, что он не всегда имеет юридический бэкграунд. Поэтому в процессе согласования договора специалисту необходимо обращаться к разработанным юристами компании регламентам или перенаправлять документ на экспертизу в правовой департамент.  Если в организации нет отлаженной системы учета и обмена знаниями, запросы нередко дублируются, а время на заключение сделки увеличивается.

Отдел кадров. Оформление трудовых договоров – одна из основных задач специалиста отделов кадров. Так как сотрудники постоянно растут по карьерной лестнице, переходят из одного отдела в другой, – условия договора могут часто меняться. HR-специалист должен оперативно вносить изменения в текущие трудовые договоры работников, при необходимости заключать дополнительные соглашения, отображать информацию об увольнениях и отпусках сотрудников. Без автоматизации данный процесс невозможно отстроить в крупных корпорациях, а также организациях, где наблюдается высокая текучка кадров.

Делопроизводство. Обязанность вести документооборот обычно возлагается на этот отдел компании. Однако навыков административных работников может не хватать, чтобы грамотно выстроить процесс работы с документами. Задача специалиста не только вести учет договорной деятельности (регистрировать входящие и исходящие документы), но и обеспечивать оперативный доступ к нужной информации, следить за сохранностью и хранением документов.

Автоматизация договорной деятельности: преимущества и возможности для компании

Сегодня существует достаточно широкий выбор ПО, которое автоматизирует работу с договорами. Внедрение IT-решений в договорную деятельность несет значительные преимущества для компании и создает дополнительные возможности роста и развития.

  1. Повышение эффективности работы сотрудников: сокращение расходов и потерь рабочего времени

Сокращение времени на проверку договоров позволяет использовать освободившиеся рабочие часы для решения более важных задач. Например, финансовая служба может не только проверять контрагентов, но и уделять внимание формированию финансовой стратегии организации, выработке предложений по улучшению финансовых показателей. Отдел продаж имеет возможность не только согласовывать условия очередного договора, но и посвящать время развитию и поддержанию отношений с текущими или потенциальными клиентами. Таким образом, компания сокращает издержки операционной деятельности и выделяет дополнительные ресурсы на поиск средств для развития.

  2. Предотвращение ошибок со стороны сотрудников

Минимизация ошибок – одно из ключевых преимуществ автоматизации проверки договоров. Специальное программное обеспечение помогает сотрудникам сократить число опечаток и неточных противоречивых формулировок в юридических соглашениях. Современные решения, основанные на технологиях машинного обучения, дают справку по правовым нормам, регламентирующим условия договора, подсвечивают потенциальные риски, предлагают рекомендации по исправлению текста.

  3. Комплексная аналитика по работе с договорами

Сотрудники могут отслеживать, сколько документов проверено и согласовано, какие изменения были внесены в договоры другими работниками, кто из коллег сейчас работает над документом, по каким контрактам выставлены наибольшие штрафы, сроки действия каких соглашений истекают. Статистика и отчеты по контрагентам позволяют прогнозировать и предотвращать риски, вести бизнес в соответствии с требованиями законодательства, а также различными отраслевыми стандартами, сокращать судебные издержки. Аналитика помогает структурировать деятельность линейных сотрудников, которые видят основной пул задач и могут грамотно выстроить свой рабочий график или передать документ в работу другому специалисту.

  4. Более быстрое заключение сделок

Благодаря системам проверки договоров работать с документами могут непрофильные специалисты. Они имеют возможность самостоятельно, не привлекая юристов, проверять контракты на небольшие суммы. Программа подсветит, какие узкие места содержатся в документе, разъяснит, какие положения договора критичны и какие формулировки нельзя допускать. Сокращение числа согласующих сторон позволяет уменьшить срок составления и подписания контракта.

Какие функции предлагает ПО для автоматизации проверки договоров

Системы на базе искусственного интеллекта сокращают время на проверку и согласование договоров до 70%. У сотрудника освобождается свыше тысячи часов на решение важных стратегических задач, меньше сил тратится на выполнение рутинных механических операций. Точность нахождения потенциальных рисков в подобных решениях составляет от 70 до 95%. 

Решения для автоматизации проверки договоров работают следующим образом: 

  1. Определение типа документа. Система автоматически определяет тип договора путем сравнения с другими контрактами, находящимися в базе. Ключевая информация, содержащаяся в документе, выносится в отдельную карточку (тип договора, наименование организации, срок обязательств, возможные штрафы). 

  2. Маршрутизация документа. В программе можно задать стандартизированный маршрут, который позволяет автоматически направлять договор в нужный отдел. Отправка настраивается по типу документа, предмету соглашения, контрагенту или любому другому критерию.

  3.  Выявление рисков. Инструмент подсвечивает все нестандартные формулировки, которые встречаются в тексте документа, обращает внимание на штрафы и неустойки, которые могут последовать в результате неисполнения условий контракта. 

  4. Рекомендации. Система предлагает заменить нежелательные формулировки на стандартные положения компании из корпоративных шаблонов,  осуществляя проверку контракта на соответствие внутренним регламентам.

  5. Аналитика. Для руководителей отделов всегда доступна аналитика, которая наглядно демонстрирует, количество договоров в работе, кто конкретно занимается тем или иным документом, какие контракты только заключили, а какие – исполнены. 
 

Автоматизация процесса проверки договоров в компании решает сразу несколько важных задач: улучшает процессы due diligence и compliance, минимизирует судебные риски и издержки, сокращает ошибки за счет исключения человеческого фактора. В целом помогает уменьшить издержки, повысить эффективность работы сотрудников и сделать деятельность организации более структурированной и регламентированной.

На практике достаточно часто встречается ситуация, когда компания, подписав выгодный и долгожданный контракт, вынуждена в срочном порядке искать средства на его исполнение.

Не секрет, что многие представители малого и среднего бизнеса испытывают острый дефицит оборотных средств. В то же время, далеко не каждый заказчик готов предусмотреть авансирование по контракту, полностью перекладывая проблему финансирования на плечи исполнителя. И совершенно не факт, что обслуживающий Вашу компанию банк примет Вас с распростертыми объятиями и с радостью согласится предоставить кредит. Как найти выход из этой непростой ситуации.

Как ни странно, на помощь может прийти государство. Государственная корпорация по поддержке малого и среднего предпринимательства и входящий в нее МСП Банк предлагают широкую линейку кредитов по государственной программе поддержки малого бизнеса.

Уполномоченным представителем МСП Банка является Кредитно-Страховое агентство. Наши кредитные эксперты проверят Вашу компанию на соответствие требованиям банка, помогут подготовить заявку на кредитование и отправят ее на рассмотрение в банк.

Кредиты предоставляются на льготных условиях, для целей исполнения госконтрактов (44-ФЗ) возможно кредитование без предоставления залогового обеспечения. Особые условия предлагаются для сельхозпроизводителей.

С полным перечнем кредитных продуктов МСП Банка Вы можете ознакомиться на нашем сайте.

Для участников государственных и корпоративных закупок, а также для исполнителей работ по программам капитального ремонта многоквартирных домов (44-ФЗ, 223-ФЗ, 185-ФЗ) Кредитно-Страховое агентство также может предложить беззалоговые кредиты от банков-партнеров. Позвоните нашим кредитным экспертам по контактным телефонам или оставьте заявку на сайте.

Эту же категорию исполнителей может заинтересовать онлайн факторинг. Этот финансовый инструмент позволяет быстро получить денежных средств по исполненному контракту за счет переуступки права требования компании-фактору. Условия финансирования – до 90 % от суммы исполненного контракта после подписания соглашения, оставшиеся 10 % – после перечисления средств заказчиком. В рамках соглашения о факторинге могут быть профинансированы контракты объемом от 100 тысяч до 100 млн. рублей.

Кредитно-Страховое агентство – мы готовы оказать Вам необходимую поддержку на всех этапах участия в закупках по 44-ФЗ, 223-ФЗ, 185-Ф.

Кредитно-Страховое агентство – мы делаем госзакупки доступными !