Исправление в трудовой книжке – образец 2023 года, как это сделать правильно, должен быть настольным документом кадровика в любой организации. Знать, как внести исправление в трудовую книжку, важно не только в случае, когда ляп допущен самой фирмой, но и если кто-то из сотрудников обратился с просьбой исправить ошибку своего предыдущего работодателя.
Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила
Как установлено ТК РФ, фирма-работодатель должна не только внести в трудовую книжку специалиста информацию о его приеме в штат, но и поддерживать книжку в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ). Это подразумевает также исправление ошибок в трудовых книжках – образец такого исправления представлен ниже.
Важно! С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее Правила). А трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.
Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:
- зачеркнуть неправильные и указать сведения, соответствующие действительности;
- признать какую-то из ранее сделанных записей недействительной;
- просто добавить актуальную информацию, не изменяя и не удаляя того, что было внесено в книжку ранее.
В 2023 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.
П. 7 Правил предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:
- зачеркнуть недостоверные сведения одной чертой, после чего рядом (в той же графе титульного листа) указать актуальную информацию;
- при этом слева, на внутренней стороне обложки книжки прописать, на основании какого подтверждающего документа было внесено исправление;
- ответственному кадровику поставить свою подпись под указанной на обложке книжки ссылкой, а также подтвердить достоверность информации печатью фирмы.
Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.
Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно:
.jpg)
Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 8 Правил).
Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе:
%20%D1%81%201%20%D1%81%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8F%D0%B1%D1%80%D1%8F%202021%20%D0%B3.%20%D0%B2%20%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE.jpg)
А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.
Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке
Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 12 Правил).
Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.
Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку.
Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.
Подробнее о том, как признать запись недействительной, см. в статье «Запись в трудовой книжке считать недействительной – образец».
Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец 2023
Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.
Если вам нужен образец исправления ошибочных записей в трудовой книжке, воспользуйтесь подборкой документов от КонсультантПлюс. Посмотреть их можно, нажав на изображение ниже. Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.
Итоги
ИтогиВ 2023 году исправления в трудовой книжке по образцу необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:
- Во-первых, если неточность была допущена на титульном листе (при этом ошибка выявлена не сразу при оформлении книжки), неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные.
- Во-вторых, если ошибка кроется в записи о месте работы специалиста либо его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной (посредством новой записи в книжке), после чего внести актуальную информацию.
Бумажная трудовая книжка — по-прежнему важный документ, который подтверждает рабочий стаж и трудовой опыт гражданина. Если в книжке обнаруживаются неточности, их надо исправлять, но действовать аккуратно, руководствуясь положениями закона. Расскажем об этом в статье.
На какие правила опираться при исправлении
Корректировать сведения в трудовой нужно таким образом, чтобы они отражали действительность. Например, вносить новую фамилию сотрудника, исправлять ошибки или неточности.
Правила заполнения трудовых книжек закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В двух этих документах есть все руководства по корректному заполнению книжек, внесению изменений, исправлению ошибок.
Какие ошибки чаще всего исправляют в трудовых книжках
Исправления в книжке требуются из-за оплошности специалиста, который заполнял документ, из-за изменений в персональных данных (имя, фамилия сотрудника), изменений ситуации — например, когда сотрудника восстановили на работе по решению суда.
Чаще всего встречаются такие ошибки:
- некорректное написание имени, фамилии или отчества сотрудника;
- неверные даты кадровых событий: приема на работу, перехода на другую должность или в другое подразделение, увольнение;
- неверное название должности;
- описки, грамматические ошибки.
Корректно оформленная трудовая книжка поможет сотруднику при оформлении пенсии избежать споров с Пенсионным фондом. В противном случае придется исправлять давние неточности в документе. Поэтому при заполнении книжки нужно быть очень внимательными: сверяться с документами сотрудника, а при обнаружении неточностей грамотно их исправлять.
Как правильно вносить исправления и изменения в трудовую книжку
Согласно установленным законом правилам, работодатель может изменять такие данные в книжке:
- имя, отчество, фамилию;
- день, месяц, год рождения;
- данные о полученном образовании;
- квалификацию, профессию или специальность владельца книжки;
- данные о наградах.
При этом зачеркивания допускаются только на титульном листе для исправления некорректных сведений. В остальной части книжки зачеркивания запрещены, а чтобы внести исправление, нужно признать запись неточной и внести нужные данные, заверить их подписью ответственного лица и заверить печатью организации или отдела кадров.
Вот общий алгоритм для внесения поправок в трудовые книжки и вкладыши к ним, он установлен в п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69:
- Внести порядковый номер записи.
- Указать текущие число, месяц и год.
- В следующей графе указать, какая информация прописана некорректно и на какой текст ее нужно заменить.
- В следующей графе прописать реквизиты документа или приказа, на основании которого вносится изменение.
Образец исправления в трудовой книжке 2021:
Исправление записей, сделанных другим работодателем
Если ошибка в старых записях обнаружилась во время работы на новом месте, есть два способа ее исправить:
- Исправление вносит новый работодатель, полагаясь на необходимые документы. Он может вносить изменения в любой раздел книжки по заявлению сотрудника — это делает ответственное лицо: кадровик, бухгалтер или предприниматель. Работник не обязан обращаться к прежнему работодателю за правками, тем более что порой это невозможно. Подтвердить исправления нужно документом, соответствующим ситуации: решением суда, справкой из архива и др.
- Исправление вносит прежний работодатель. В этом случае работник пишет заявление на новом месте работы с просьбой выдать ему для исправлений трудовую книжку, затем обращается к прежнему работодателю, который исправляет ошибки. Для этого вносит в книжку строки с признанием определенной записи недействительной и прописывает корректный текст.
Исправление неверных дат
Для дат нет отдельного метода исправления, так что придется точно так же делать новую запись с номером, числом, месяцем годом на момент исправления, указанием неверной записи, корректным текстом с нужными датами.
Исправление реквизитов
Иногда в книжке обнаруживаются ошибки в названии компании или в реквизитах документов. Корректируют неточность аналогично — через новую запись и внесение нужных реквизитов без ошибок.
Исправление нескольких ошибок одновременно
Если ошибки допущены в одной записи, то исправить их одной записью допустимо. Но если это ошибки в разных записях, датах, названиях и реквизитах, придется вносить в книжку отдельные записи для исправления каждой неточности.
Исправления в новой трудовой
Если работодатель или ответственное лицо допустили ошибку при заполнении свежей трудовой книжки сотрудника, придется завести новую книжку и заполнить ее. Старую испорченную книжку списывают и составляют акт о списании.
Исправление на титульнике
Это единственное место в трудовой книжке, где допускаются зачеркивания — одной ровной чертой, чтобы текст за ней остался читаемым. Рядом с зачеркнутым текстом или над ним пишут верный вариант, заверяют подписью ответственного лица и печатью.
Обычно это происходит при смене фамилии — тогда слева на внутренней стороне обложки описывают сделанное изменение, указывают реквизиты документа-основания (название, номер и дата), заверяют подписью и печатью. Документом-основанием может быть свидетельство из ЗАГСа или другие официальные бумаги.
Другой случай, когда вносятся исправления на титульнике — обнаружение ошибок в ФИО или датах, которые по невнимательности допустил специалист, заполнявший титульный лист. Если ошибки обнаружил тот же работодатель, который завел книжку — он может завести новую книжку, а испорченный бланк списать. Если ошибки увидели последующие работодатели, возможно оформление дубликата трудовой. В этом случае сведения о предыдущих рабочих местах вносят в документ не по «старой» книжке, а по официальным справкам с прежних мест работы.
Оптимально, если титульник корректирует работодатель, который заводил трудовую книжку — ведь только он точно знает, на чье имя заполнялся документ. Это поможет избежать казуса с присвоением чужой трудовой книжки. Если работодателя уже нет, работник может через суд подтвердить принадлежность книжки себе.
Если владелец книжки получил новую специальность или новое образование, в соответствующей строке ставят запятую и добавляют нужные сведения. Ссылка на документ-основание в этом случае не нужна.
Исправление данных о наградах
Обычно раздел о награждениях пуст, хотя в него полагается вносить данные о врученных грамотах, дипломах, званиях и пр. В пустой раздел иногда попадает другая информация — и тогда приходится признать ее недействительной, заверить подписью и печатью.
Исправления в дубликате трудовой
Если последняя запись в книжке об увольнении или переводе признана недействительной, то работник вправе просить о замене книжки дубликатом. В дубликат переносят все данные кроме последней некорректной записи.
Исправление орфографических ошибок и описок
Чаще всего ошибки не влияют на корректность информации — например, если перепутаны или пропущены буквы в записи об увольнении. Но если ошибка есть в названии компании, записи о приеме на работу, специальности сотрудника, у него могут быть проблемы при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может не принять текст с опечаткой, тогда работнику придется искать работодателя для исправлений или отстаивать свои права в суде.
Когда трудовую книжку признают недействительной
Есть ситуации, когда трудовая книжка признается недействительной:
- работодатель, который завел книжку, заполнил ее с ошибками — тогда он заводит новую книжку, а испорченную списывает;
- страницы в книжке склеены или вырваны;
- номер документа смазан или плохо виден;
- в книжку попали записи, которые не имеют отношения к работе гражданина;
- есть зачеркивания или замазывания с помощью «штриха» на страницах помимо титульного листа.
В этом случае придется завести дубликат книжки и перенести в него все верные сведения. Неправильные записи в дубликат не попадают.
С введением электронных трудовых книжек работодателю нужно следить за совпадением сведений в отчетах СЗВ-ТД и бумажной трудовой, если бумажная книжка сотрудника по-прежнему ведется.
Работайте с электронной книжкой, зарплатой, кадровыми документами в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам рассчитает зарплату, больничные, отпускные, напомнит о сроках начисления и выплаты, подготовит платежки и реестр по зарплатному проекту. А еще сформирует отчетность по сотрудникам для отправки через интернет. В системе также есть учет, налоги, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.
Несмотря на переход к ЭТК (электронным трудовым книжкам), многие работники предпочли продолжить ведение «бумажных» трудовых. Такой способ ведения документа не исключает возникновения ошибок при его заполнении. Как в «Трудовой книжке» сделать запись недействительной, расскажем далее и приведем примеры исправлений.
Как исправляется недействительная запись в «Трудовой книжке» (образец 2021 г.)
Заполнение трудовых книжек регламентировано Инструкцией, утв. Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 (ред. от 31.10.2016), а с 1 сентября 2021 г. ее заменит Порядок ведения трудовых, утвержденный Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.
При обнаружении в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» неточных, неверных и иных записей, признанных недействительными, недопустимо их зачеркивание, вымарывание или какое-либо иное корректирование. Исправление ошибок возможно только путем внесения исправительной записи в документ.
Чтобы неправильную запись считать недействительной, в «Трудовой книжке» новой строкой отражают следующее:
- порядковый номер записи (графа 1);
- дату внесения записи (графа 2);
- пишется фраза (графа 3): «Запись за номером… недействительна»;
- в трудовой книжке указывается (в графе 3) правильная запись;
- повторяется номер и дата приказа (или иного решения), данные из которого неправильно внесены в документ (либо указываются реквизиты приказа, согласно которому вносится новая правильная запись) (графа 4).
Аналогичным образом отражается недействительность записей в разделе «Сведения о награждениях».
Примеры исправительных записей в трудовой
Запись в «Трудовой книжке» недействительна – образец 2021 года (неправильно указана должность при приеме на работу):
|
№ |
Дата |
Сведения о приеме на работу, |
Наименование, дата |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной ответственностью «Людмила» (ООО «Людмила») |
|||||
|
6 |
12 |
07 |
2021 |
Принят в отдел продаж на должность менеджера |
Приказ от |
|
7 |
12 |
07 |
2021 |
Запись за номером 6 недействительна. |
Приказ от |
При ошибке, допущенной в указании даты приема и реквизитах документа – основания, исправление выглядит следующим образом:
|
№ |
Дата |
Сведения о приеме на работу, |
Наименование, дата |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной ответственностью «Людмила» (ООО «Людмила») |
|||||
|
11 |
31 |
07 |
2021 |
Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера |
Приказ от |
|
12 |
30 |
07 |
2021 |
Запись за номером 11 недействительна. |
Приказ от |
Нередко аннулированию подвергаются записи об увольнении работника. Это может быть связано в т.ч. с отзывом заявления работником после того, как запись в трудовую уже внесена, или при восстановлении на работе (по решению суда). Основанием для записи будет приказ работодателя о восстановлении на работе, отменяющий прежнее распоряжение. Как в этом случае запись считать недействительной в «Трудовой книжке» – образец:
|
№ |
Дата |
Сведения о приеме на работу, |
Наименование, дата |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной ответственностью «Людмила» (ООО «Людмила») |
|||||
|
9 |
05 |
02 |
2019 |
Принят в цех металлоконструкций на должность слесаря |
Приказ от |
|
10 |
07 |
06 |
2021 |
Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул) – подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Начальник отдела кадров Ильина Ильина В.М. Работник Жуков Жуков Л.Н. |
Приказ от |
|
11 |
02 |
08 |
2021 |
Общество с ограниченной ответственностью «Людмила» (ООО «Людмила») Запись за номером 10 недействительна. Восстановлен на прежней работе. |
Приказ от 02.08.2021 № 69-к |
Изменение записи об увольнении потребуется и при ошибочном указании причины увольнения. Как будет выглядеть информация, что запись в «Трудовой книжке» недействительна – образец:
|
№ |
Дата |
Сведения о приеме на работу, |
Наименование, дата |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной ответственностью «Людмила» (ООО «Людмила») |
|||||
|
1 |
12 |
03 |
2020 |
Принята в отдел планирования на должность экономиста |
Приказ от |
|
2 |
26 |
07 |
2021 |
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Начальник отдела кадров Ильина Ильина В.М. |
Приказ от |
|
3 |
26 |
07 |
2021 |
Запись за номером 2 недействительна. Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Начальник отдела кадров Ильина Ильина В.М. Работник Лосева Лосева М.К. |
Приказ от |
Неточность может быть установлена спустя какое-то время, в том числе, когда человек уже уволился и работает у другого работодателя. Внести информацию о том, что запись недействительна, в «Трудовой книжке» может не только прежний, но и новый работодатель, если ему будут предоставлены соответствующие документальные подтверждения (например, справка с прежней работы). Исправительной записи присваивается порядковый номер (нумерация после отменяющей записи также будет продолжаться в обычном порядке).
