Как составить базу данных в аксесс

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
   

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
   
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   

   Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

1. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
   
3. Заполните таблицу необходимыми значениями.
   

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
   
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
   
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
   

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
   
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = “Харьков”; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» – из какой таблицы, «WHERE Адрес = “Харьков”» – условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
   
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.
   

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = “Харьков” AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» – типы данных для соответствующих значений.

1. Кликните по кнопке «Выполнить».
2. Откройте созданную таблицу.
   

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
   

   Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.
   

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
   
6. Настройте вид макета для отчета.
   
7. Выберите подходящий стиль оформления.
   

   Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

8. Просмотрите созданный отчет.
   

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
   
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Тема 3. Создание базы
данных в Microsoft Access

Создание базы данных

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера.
Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База
данных – это файл специального формата, содержащий информацию,
структурированную заданным образом. 

База данных – это информационная
система, которая хранится в электронном виде.

Базы данных, которые организованы в виде
нескольких таблиц, называются реляционными.

Большинство баз данных имеют табличную структуру. В базах
данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру
базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Создадим комплекс программ по ведению базы данных,
используя приложение Microsoft Access. Данная программа входит в стандартный
пакет приложений Microsoft Office, поэтому является достаточно доступной для
широкого круга пользователей.

Microsoft Access – это набор инструментальных средств для
создания и эксплуатации баз данных. 

Основные возможности, которые предоставляет
Access:

•      
Проектирование базовых объектов БД – двумерных таблиц, с разными
типами данных.

•      
Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности
данных, каскадного обновления и удаления записей.

•      
Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка
данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации,
индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).

•      
Создание, модификация и использование форм, запросов и отчетов, с
помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции: o Оптимизация
пользовательского ввода и просмотра данных (формы); o Соединение
данных из различных таблиц; проведение групповых операций (т.е. операций над
группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием
вычисляемых полей; отбор данных с применением аппарата логической алгебры
(запросы);

o Составление
печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

Создание таблиц.

Таблицы – это основные объекты любой базы данных.
Они хранят все данные, имеющиеся в базе, а также саму структуру базы.

Работа с базой данных начинается с составления таблиц. Для
создания таблиц в Access существует три основных способа: 

–        
с помощью Мастера, который предлагает выбрать из уже имеющегося
стандартного набора полей нужные пользователю имена полей; 

–        
путем ввода данных, который позволяет задавать имена полей и
сразу вносить данные в таблицу; 

–        
в режиме конструктора, который позволяет пользователю задавать
имена полей и самостоятельно определять тип данных этих полей. Ввод данных при
этом осуществляется только после задания всех полей и типов в отдельно
открывающемся окне таблицы.

Ключи.

Ключевым элементом данных (ключевым полем или просто
ключом) называется такой элемент, по которому можно определить значения других
полей. Ключи строятся по одному или нескольким полям. Ключевые поля
используются для создания межтабличных связей (отношений). Различают первичный
и альтернативный ключи.

Первичный ключ – это поле или группа полей,
которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице. Таблица
может иметь только один первичный ключ.

Альтернативный ключ – это поле или группа
полей, не совпадающих с первичным ключом и уникально идентифицирующий каждую
строку в таблице. Таблица может содержать несколько альтернативных ключей.

Желательно, чтобы поле первичного ключа не было большим.
Например, в качестве личного ключа можно использовать код или табельный номер
сотрудника, а серию и номер паспорта выбрать альтернативным ключом.

Типы данных.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается
вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор
соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для
сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает
следующие типы данных: 

Текстовый – Текст или числа, не требующие проведения
расчетов, например, номера телефонов.

Поле МЕМО – Длинный текст или
комбинация текста и чисел.

Числовой – Числовые данные,
используемые для проведения расчетов.

Дата/время – Даты и время,
относящиеся к годам с 1000 по 9999, включительно.

Денежный – Денежные значения и числовые данные,
используемые в математических расчетах.

Счетчик – Уникальные последовательно возрастающие
(на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой
новой записи в таблицу.

Логический – Логические значения, а также поля,
которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE – Объект (например, электронная
таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или
другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft
Access.

Гиперссылка – Строка, состоящая из
букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. 

Мастер подстановок – Создает поле, в котором
предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего
набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра
в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Рассмотрим создание и работу с базой данных на примерах.

Пример 1. Создание базы данных.

Создадим базу данных «Аптека льготных лекарств». Сделаем таблицы
и организуем связи между ними. Создание таблиц произведем в режиме
Конструктора. В таблице «Льготники» определим ключевое поле – им будет являться
поле Код льготника. В таблице «Выдача» ключевым возьмем поле Код выдачи В
таблице «Льготный препарат» ключевым полем будет Код льготного препарата.
Ключевое поле необходимо для построения межтабличных связей. 

Таблицы в режиме конструктора:

 

                                   Рис.
1                                                                       Рис. 2

 

Рис. 3

Далее создадим межтабличные связи.

Основное назначение связи заключается в
следующих двух задачах:

1)                     
обеспечение целостности данных;

2)                     
автоматизация задач обслуживания базы.

Виды связей:

1)                      
один к одному – каждая запись одной таблицы соответствует
одной записи в другой таблице. Соотношение целесообразно использовать, если
часть данных используется нечасто. Отношение же при этом позволяет увеличивать
скорость обработки данных.

2)                      
один ко многим – каждой записи одной таблицы соответствует
несколько записей в другой таблице. Отношение используется очень часто.

3)                      
Многие к одному – нескольким записям в одной таблице
соответствует одна запись в другой таблице. Отношение аналогично предыдущему и
зависит от точки зрения пользователя или разработчика.

4)                      
Многие ко многим – нескольким записям в одной таблице
соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется
сравнительно редко и поддерживается не всеми системами разработки баз данных.

В специальном окне Схема данных
(Сервис/Схема данных, или кнопка «Схема данных» на

панели инструментов ) поместим все три
таблицы и укажем, как они будут связаны между собой. Чтобы создать межтабличную
связь, выделим в одной таблице нужное поле и перетащим это поле в поле другой
таблицы. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно
«Изменение связей», связь создается при нажатии кнопки «Создать». Как правило,
связь осуществляется через поля с одинаковыми данными. Одно из полей ключевое,
другое (в другой таблице) может быть ключевым, но может и не являться ключевым
полем. В нашей схеме получается две связи вида «один ко многим», то есть
ключевое поле одной таблицы связано с не ключевым полем другой. Другими
словами, одной записи первой таблицы соответствуем несколько записей из второй
таблицы.

Рис. 4

Далее можно перейти к заполнению таблиц данными. Заполнение
таблиц легче производить с уже созданными связями, так как в таблицах можно
просматривать все связанные данные. Это также облегчает процесс заполнения
таблиц.  Пример вложенности таблиц показан на рис. 5.

 

Рис. 5

Создание запросов.

Запросы – эти объекты служат для извлечения данных
из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов
выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию.

Запросы в Access существуют нескольких
типов:

– Запрос на выборку –
с помощью этого типа запроса можно выбрать данные из одной или нескольких
таблиц и отобразить их в виде отдельной таблицы. Выборка данных может быть как
простой, по одному условию, так и более сложной, с применением нескольких
условий и логических функций. Также возможно составление условий во временном
режиме, когда необходимо выбрать данные за какой-то период времени, в радиусе
конкретных дат.

– Запрос с параметром
– наиболее гибкий вид запроса, позволяющий получать разные результирующие
таблицы, в зависимости от введенного в специальном диалоговом окне параметра;

– Запрос на изменение,
обновление, удаление данных – запрос позволяет изменять и обновлять данные
в автоматическом режиме, без открытия самих таблиц, что существенно упрощает
работу.

– Запрос на создание
таблиц – позволяет создавать новые таблицы на основе уже существующих, а
также систематизировать данные из нескольких таблиц.

– Итоговый запрос –
группирует и систематизирует данные. Позволяет производить групповые операции с
данными таблиц (нахождение максимального значения, минимального значения,
среднего значения, суммы, количество и т.д.).

Иногда запросы могут быть комплексными, то есть
представлять собой одновременно два и более видов запросов (например, запрос с
параметром может содержать групповые операции, запрос на создание таблицы может
содержать параметр для ее создания и т.д.).

Пример 2. Простой запрос на выборку данных

Постановка
задачи: С помощью запроса создать таблицу, показывающую в
хронологическом порядке список всех льготников и те препараты, которые им
выданы.

Командой главного меню Создание / Конструктор
запросов переходим в режим построения структуры запроса. В поле таблиц
размещаем все три таблицы базы. Ниже, в строке Поле, указываем
последовательно те поля, которые будет содержать наша будущая таблица запроса:
Дата выдачи, Фамилия, Имя, Отчество, Название препарата. Имена таблиц будут
выбираться автоматически при выборе поля. Для удобства просмотра данных можно
указать для каждой колонки тип сортировки, по возрастанию или убыванию.

 

Рис. 6

Далее окно запроса закрывается и
сохраняется, ему присваивается имя. 

Просмотр результата работы запроса происходит в левой
колонке объектов, подраздел Запросы. Двойной щелчок мыши по названию запроса
откроет его в виде сформированной таблицы с данными.

Пример 3. Запрос с параметром.

Постановка
задачи: Создать запрос с параметром, который формирует список
льготников, получающих указанный препарат.  

Запрос в режиме конструктора:

 

Рис. 7

При запуске запроса сначала появляется диалоговое окно, в
которое необходимо ввести фамилию исполнителя работ. 

 

Рис. 8 

Далее при нажатии кнопки ОК получаем
результат работы запроса.

Пример 4. Запрос на выборку с заданным условием (для
логического типа данных).

Постановка
задачи: Сформировать с помощью запроса список всех льготников, которые
имеют инвалидность.

 

Рис. 9. Конструктор запроса с условием.

Пример 5. Запрос на выборку с заданным условием (для
текстового типа данных)

Постановка
задачи: Создать запрос, который формирует список льготников, получающих
препарат Инсулин.

 

Рис. 10. Конструктор запроса с условием

Пример 6. Запрос на выборку в заданном диапазоне
календарных дат

Постановка задачи: Сформировать список льготников,
получивших препараты в заданном

диапазоне дат (с 14.12.2016 по 21.01.2017)

 

Рис. 11. Конструктор запроса на выборку в диапазоне календарных дат

Пример 7. Итоговый запрос.

Итоговые запросы – это запросы, выполняющие вычисления в группах
записей. Для создания итогового запроса в окне конструктора запросов надо
выполнить команду «Групповые операции» из меню «Вид» или нажать на кнопку
«Итоги» на панели инструментов. После этого в бланке запроса появляется новая
строка «Групповая операция:». Любое поле этой строки это поле списка, который
содержит все доступные групповые операции.

Постановка
задачи: С помощью запроса определить, сколько препаратов выдано
льготникам по каждой фармакалогической группе и на какую общую сумму.

 

Рис. 12. Конструктор итогового запроса с групповыми
операциями.

Создание отчетов.

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо
печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы
или на основе запроса. Особенность отчетов и отличие их от форм заключается в
основном в том, что они позволяют легко выполнить группировку данных и подвести
итоги.

Отчеты можно создавать автоматически (Автоотчет),
автоматизированно (Мастер отчетов) и ручным проектированием (Конструктор
отчетов).

Создание отчета с использованием мастера.

Для создания отчета нужен готовый запрос или таблица,
которая содержит данные и с которой можно работать.

На вкладке Создание в главном меню выбираем кнопку Мастер
отчетов. В открывшемся окне выбираем ту таблицу или запрос, на основе которого
отчет создается. Далее, следуя указаниям Мастера, выбираем необходимые поля, их
расположение. В итоге получаем сформированный программой отчёт на основе
информации, содержащейся в таблице (запросе).

Отчет будет открыт в режиме просмотра. Обратите внимание на
содержание панели инструментов режима просмотра (она называется
«Предварительный просмотр»).

Is this article up to date?