Как составить экшн план

План действий (Action plan) в менеджменте – это инструмент планирования и контроля за выполнением планов.

В отделе продаж план действий должен применяться ежедневно – руководителем отдела для контроля за разного типа работами менеджеров; менеджерами для самоконтроля реализации мини-проектов помимо ежедневных стандартных обязанностей по работе с клиентами.

Узнайте, как применять простую таблицу плана действий для того, чтобы ваш отдел продаж шел планомерно к намеченной цели.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Что такое план действий (Action plan)?

Это обязательный элемент стратегического планирования и регулярного менеджмента. Экшн план может применяется в управлении отделами, подразделениями и проектами. А может контролировать регулярные действия по отношению к тому или иному сегменту клиентов или к тому или иному сотруднику.

План действий — обязательный элемент для того, чтобы добиться стабильного роста продаж. Любой рост — это внедрение каких-то стратегических улучшений в отделе. И эти улучшения всегда являются микро-проектами. Их приходится делать помимо стандартных обязанностей.

План действий описывает шаги или мероприятия, которые должны быть выполнены, чтобы вы смогли достичь цели.

План действий может формироваться локально, на каждую неделю, с корректировкой выполнения задач за предыдущую неделю. Разработка плана действий на следующую неделю осуществляется в пятницу.

А может быть частью глобального стратегического планирования. Цель такого плана действий — долгосрочная. И в этом случае вы формируете план действий после того, как сделали SWOT анализ, выбрали стратегию развития и сформулировали SMART цель.

Читать подробнее «SWOT-анализ в увеличении продаж»

Почему важно составлять план действий?

Без четких планов действий управление продажами неэффективно. Как и управление любой другой деятельностью в компании.

Однако очень часто составление плана действий часто воспринимается как утомительная процедура по сравнению с ранними этапами стратегического планирования (SWOT-анализ и SMART цель).

Поэтому часто Action plan игнорируется.

Как результат работа на этапах анализа и формирования целей оказывается бесполезной, хотя на нее потрачено силы и время. SMART цель остается на бумаге в виде «воздушного замка». Четкого плана действий по шагам не разработан и не контролируется.

Значит нет продвижения вперед.

Привычка составлять план действий в управлении продажами и в целом организацией подтверждает, что а) компания действительно совершает определенные действия для достижения цели и б) использует многочисленные методы проверки и оценки масштаба реализации плана действий.

План действий (Action plan) в управлении продажами обычно бывает двух видов:

1. план действий по стратегическому развитию отдела продаж;***
2. план действий по развитию клиентов.

Без плана действий (Action plan) развитие и управление продажами в компании невозможно

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): В ЧЕМ ПОЛЬЗА ДЛЯ РОПА

Если у вас сложные продажи и ваш цикл сделки превышает 2 недели, таких инструментов управления как контроль отчетности в CRM и планерки, будет недостаточно.

Особенно на стадии Account management процесса продажи при развитии ключевых клиентов продавцу нужен четкий план действий: что и когда он будет делать именно с этим клиентом для того, чтобы подвести его к сделке.

В продажах есть проектная работа: например привлечение клиентов на выставке или конференции, различного рода networking. С помощью какого инструмента менеджмента вы будете контролировать подготовку мероприятия и обработку результатов?

Если вы внедряете стратегические изменения в вашем отделе продаж, у РОПа обычно в разработке от 5 до 10 проектов: от подбора кадров до внедрения или оптимизации CRM. Как вы проконтролируете работу РОПа по усилению системы продаж?

В чем польза Action plan для руководителя?

План действий (Action plan) — это обязательный элемент ежедневного управления отделом

1. План действий структурирует рабочий день: action plan это ежедневная шпаргалка, которая наглядно демонстрирует как шаг за шагом реализуется цели одного или нескольких отделов или менеджеров;///

2. План действий является инструментом тайм менеджмента : управляет вашим временем и помогает существенно снизить временные затраты на тот или иной проект или активности.///

3. План действий существенно сокращает цикл PDCA: за счет снижения временных издержек вы быстрее проходите цикл, внедряете изменения и достигаете целей.

Читать подробнее «Цикл Деминга (PDCA): как увеличить продажи

План действий (Action plan) в обоих случаях является обязательным элементом ежедневного управления отделом.

План действий — это четкая дорожная карта вашего дня.

План действий поддерживает ваш тонус и эффективность. Он назначает вам временные рамки для каждого отдельного шага процесса. 

Вы отслеживаете прогресс, сохраняя проекты в соответствии с графиком и бюджетом.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ТРЕБОВАНИЯ

План действий должен содержать следующую информацию:

• Какое действие следует сделать;***
• Кто будет выполнять это действие;***
• Когда оно состоятся и как долго продлится;***
• Какие ресурсы (персонал, деньги, другое) необходимы для осуществления этого действия;***
• Какая коммуникация должна происходить между участниками плана (кто должен знать и что?)

Ваш план действий должен отвечать следующим требованиям:

1. Быть исчерпывающим***План действий должен содержать все необходимые действия для реализации той или иной задачи.
2. Быть понятным***План действий должен быть понятно изложен и быть доступным в изложении для менеджеров.
3. Быть релевантным***План действий должен отражать текущую работу над задачей, использовать все новые возможности и решать все появляющиеся проблемы.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ПРИМЕР

Многие CRM-системы сегодня позволяют вести контроль за реализацией задач, проектов и планов. В случае, если ваша CRM-система не имеет такого функционала, используйте таблицу Excel.

Разработка плана действий в «электронно-бумажного» виде — это первый шаг. После того, как он будет освоен, переносите шаблон в CRM.

Важно: бумажная версия плана действий стимулирует общаться с подчиненными лично. Автоматизированный план действий в CRM хуже мотивируют сотрудников на решение задач чем распечатанная таблица плана действий в Excel и личное совещание с Руководителем.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ

План действий (Action plan) для управления отделом продаж в табличной форме:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): РАЗВИТИЕ КЛИЕНТА

План действий по развитию клиентов мы используем в своих проектах по развитию отделов продаж. План формирует мероприятия по следующим направлениям:

1. Определение вероятности долгосрочного сотрудничества***Это этап квалификации клиента. В случае, если клиент сложный и собрать информации для оценки его потенциала не удалось, продавец составляет план действий для сбора нужной информации и оценки потенциального клиента.///
2. Формирование стратегии работы с ЛПР, ЛВПР и/или ГПР (группа принятия решения)***На сложных рынках решение о покупке принимает не один сотрудник. Продавец должен оценить приоритеты в системе управления клиента, цели и задачи, стратегию бизнеса и прочие факторы для того, чтобы сформулировать ценностное предложение клиенту.///
3. Утепление клиента***Действия по утеплению клиента: какие встречи и с кем из ГПР необходимо провести? Командировки, визиты на производство — все это мероприятия, необходимые для подготовки клиента к подписанию договора.///
4. Развитие ассортимента***После подписания договора необходимо разработать шаги по стратегии развития клиента с целью увеличения продаж.///
5. Развитие ресурсов***Количество требуемых ресурсов для работы особенно с ключевым клиентом может изменяться. С целью долгосрочного планирования и эффективного контроля в план действий необходимо закладывать новые данные по этому разделу.

План действий по развитию и управлению клиентом:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): 6 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ

Во многих компаниях даже собственники не умеют применять инструменты регулярного менеджмента. Ниже приводим алгоритм внедрения плана действий.

Используйте его для того, чтобы приучить сотрудников детально отчитываться и самостоятельно контролировать свои действия.

Шаг 1: Сформулируйте или выберите цель. Разработайте список мероприятий, которые на ваш взгляд должны быть сделаны для реализации цели.

Шаг 2: Поставьте менеджерам сформулировать по каждой задаче:

1. Список мероприятий, необходимых для выполнения;***
2. Период, необходимый для выполнения и количество часов, требуемых для выполнения;***
3. Ресурсы, необходимые для выполнения;***
4. Сотрудники других подразделений, участие которых требуется для выполнения.

Шаг 3: Согласуйте список мероприятий, задачи и все параметры по ним с исполнителем.

Шаг 4: Назначьте дату промежуточной проверки по выполнению задач и корректировке.

Шаг 5: Следуйте принятому расписанию промежуточной проверки выполнения задач, их корректировки и окончательной приемки.

Шаг 6: Помечайте выполненные задачи как выполненные. Закрывайте то, что сделано.

Шаг 7: Обсуждайте отложенные или просроченные задачи. Анализируйте, почему возникли препятствия или причины, по которым некоторые задачи не выполняются. Иногда они нуждаются в дополнительном сопровождении с вашей стороны или от другого сотрудника.

Используйте план действий (Action plan) для регулярного управления отделом продаж.

Эффективный план действий всегда начинается с четкой цели, замысла или намерения. Такой план призван обеспечить реализацию поставленной цели максимально быстро, комфортно и менее затратно. Правильно составленный план действий позволяет решить практически любую задачу.

План действий (action plan) — это подробный план, который описывает необходимые шаги для достижения определенной цели. Это инструмент, который содержит перечень необходимых действий, которые должны быть осуществлены для выполнения задачи или реализации проекта.

Сущность плана действий

План действий является частью стратегического плана, в котором цели уже установлены. Действия, описанные в плане действий, определяются путем разделения этих целей на ряд небольших задач, которые необходимо выполнить для завершения всего проекта в целом. В этих планах часто описываются такие детали, как характер каждого вида деятельности, соответствующие им временные рамки или сроки выполнения, лицо, ответственное за достижение ожидаемого результата, и ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.

Компании обычно применяют процедуры аудита, которые обеспечивают правильную оценку прогресса проекта в целом или индивидуально для каждого вида деятельности. В частности, создаются метрики, позволяющие оценить уровни производительности. Широко известная методика SMART (Specific — конкретный, Measurable — измеримый, Attainable — достижимый, Realistic — реалистичный и Time-based — ограниченный во времени) является универсальным инструментом для руководителей проектов по разработке адекватных показателей для каждой задачи. Контроль за выполнением этого плана действий имеет решающее значение для достижения целей компании.

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

Action plan — это неотъемлемая часть процесса стратегического планирования: он помогает улучшить планирование совместной работы. План действий также может быть использован любым человеком для разработки стратегии по достижению своих личных целей.

Компоненты плана действий включают в себя:

1. Четкое описание цели, которую планируется достичь.
2. Задачи/шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели.
3. Люди, ответственные за выполнение каждой задачи.
4. Когда эти задачи будут выполнены (сроки и этапы).
5. Ресурсы, необходимые для выполнения задач.
6. Меры по оценке прогресса.

Action plan — это не фиксированный план действий. По мере роста вашей организации и изменения окружающей среды вам придется пересматривать его и вносить соответствующие коррективы в соответствии с новыми потребностями.

Зачем вам нужен план действий?

Если реализация проекта осуществляется без разработки плана действий, то в большинстве случаев это приводит к провалу. Однажды Бенджамин Франклин сказал: «Неспособность планировать означает потерпеть неудачу».

Планирование помогает вам заранее подготовиться к предстоящим препятствиям и оставаться на верном пути. А с помощью эффективного плана действий вы можете повысить свою производительность и эффективность.

Вот некоторые преимущества плана действий:

• Он указывает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко обозначены шаги, которые необходимо предпринять, а также сроки, когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что и когда вам нужно сделать.
• Если ваши цели будут записаны и спланированы поэтапно, у вас будет повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
• С планом действий вы можете отслеживать продвижение к своей цели.
• Когда вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить в своем плане действий, вы также можете расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от их важности и доступности ресурсов.

Как составить план действий?

Составление плана действий, как правило, не представляет особых сложностей. Однако есть несколько важных аспектов, которые вы должны учесть, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Ниже приведены 6 простых шагов, которые помогут вам составить эффективный план действий.

Шаг 1: Определите свою конечную цель

Если вам не ясно, что вы хотите сделать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.

Планируете новую инициативу? Начните с определения, где вы находитесь и где хотите быть.

Решение проблемы? Проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения, прежде чем расставлять приоритеты.

Запишите (сформулируйте) свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу проанализируйте вашу цель, используя методику SMART.

Шаг 2: Перечислите шаги, которым нужно следовать

Итак, цель ясна. Теперь следует определить, что следует сделать для ее достижения.

Создайте грубый шаблон для перечисления всех задач, которые необходимо выполнить, пропишите сроки их выполнения и закрепите ответственных лиц.

Важно убедиться, что вся команда вовлечена в этот процесс и имеет доступ к документу. Таким образом, каждый будет в курсе своей роли и обязанностей в данном проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие — их легче выполнять и контролировать.

Шаг 3: Расставьте приоритеты задач и добавьте сроки

Пришло время реорганизовать список задач, расставив приоритеты их выполнения. Расстановка приоритетов особенно необходима в тех случаях, когда выполнение отдельных шагов (задач) блокирует выполнение других или когда выполнение следующего этапа невозможно без выполнения предыдущего.

Добавьте сроки и убедитесь, что они реалистичны. Проконсультируйтесь с лицом, ответственным за выполнение задачи, чтобы понять его возможности, прежде чем принять решение о сроках.

Шаг 4: Установите промежуточные этапы

Промежуточные этапы можно считать мини-целями, ведущими в конечном итоге к реализации основной цели. Преимущество добавления промежуточных этапов заключается в том, что они дают членам команды возможность видеть конкретные результаты их деятельности и помогают им оставаться мотивированными, невзирая на то, что последний срок исполнения еще далеко.

Начните с конечной цели и продвигайтесь назад, устанавливая промежуточные. Не следует устанавливать слишком длительные сроки между этапами. Лучше практиковать промежуточные этапы с интервалом в две недели.

Шаг 4: Определите необходимые ресурсы

Прежде чем начать новый проект важно убедиться, что вы располагаете всеми необходимыми ресурсами для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения (получения).

Под каждый этап вашего плана действий необходимы конкретные ресурсы, также желательно распределить бюджет проекта в разрезе всех задач, что позволит вам в последствии осуществлять его контроль и избежать перелимита.

Шаг 5: Визуализируйте свой план действий

Визуализация позволяет упростить процесс восприятия информации. Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, он должен четко отображать все элементы, которые мы определили выше — задачи, ответственные лица, сроки, ресурсы и т.п.

Этот документ должен быть доступен для всех участников проекта и должен своевременно редактироваться в процессе реализации проекта.

Шаг 6: Мониторинг, оценка и обновление

Процесс выполнения плана действий подлежит периодическому контролю — это позволяет отслеживать прогресс достижения конечной цели. Вы можете отметить уже выполненные задачи, чтобы члены вашей команды видели как продвигаются дела в проекте.

В случае нарушения сроков выполнения или частичного выполнения отдельных задач необходимо изучить ситуацию, разобраться в причинах и принять соответствующие меры.

Если в процессе реализации проекта возникла необходимость в его корректировке — своевременно вносите необходимые правки и информируйте о них всех участников проекта: сдвиг сроков, изменение приоритетов, перераспределение ресурсов и т.п.

Бизнес – это четкие цифры, планируемые действия, измеримые показатели. Это строгое понимание, что и зачем вы делаете. Вы должны дать команде направление, план действий, цель и мотивацию. Action plan – эффективный инструмент для построения бизнес-стратегии. Без него все ваши цели и KPI так и не будут выполнены.

Без строгого плана действий сотрудники неосознанно уделяют больше внимания задачам, которые им нравятся. При этом рутинная работа часто игнорируется. В результате получается, что работа со старыми клиентами приносит результат, а с новыми – не движется. Или в одном направлении план перевыполнили, а в другом – провалили.

Action Plan нужен для выполнения долгосрочных SMART-целей. Он помогает разбить большие шаги на задачи, а задачи, в свою очередь – на подзадачи. В результате у вас есть план действий на каждый день. Это эффективный инструмент для контроля продвижения по реализации целей компании. Какие возможности дает предприятию внедрение Action plan:

• помощь руководителю в постановке задач сотрудникам;
• путь работы по каждому конкретному клиенту и проекту;
• видимую оценку эффективности действий, новых инструментов, отделов и сотрудников уже сегодня, а не в конце месяца или квартала по итогам выполнения KPI.

Не путайте Action Plan с ежедневным списком задач. Стандартный to do list включает в себя только общий список задач. Он не показывает этапы выполнения работы, дедлайн, не дает возможность оценить в процентном соотношении стадию развития проекта. А из устных обсуждений на планерках многое забывается.

Целесообразно составлять Action Plan раз в неделю в удобный выбранный день и в этот же день проверять его выполнение. Также каждый день сотрудник должен давать отчет – в процентном соотношении насколько выполнена та или иная задача по проекту. Чтобы было легче посчитать эту цифру, задачи на неделю в плане нужно разбивать на подзадачи. Например, в задании четыре этапа, сотрудник выполнил за день два из них – значит, задача выполнена на 50 %.

Где составить Action Plan:

1. В CRM-системе. Плюс этого варианта в автоматизации процессов. Руководителю отделу продаж не нужно общаться с каждым сотрудников в течение дня и просить показать отметки в плане. Таблица обновляется в системе автоматически. Сотруднику нужно только ставить «галочки» напротив выполненных задач.
2. Таблица Excel. Если руководитель составит ее в Google-таблицах, у него будет также возможность заходить в течение дня в документ и смотреть скорость выполнения. Минус – нет автоматического расчета процента выполнения и других функций CRM.
3. Сделать таблицу и распечатать. Руководитель может раздавать планы на день после утреннего совещания.

Пример плана действий ниже. Поля можно менять местами, добавлять новые по необходимости. Что точно должен включать любой Action Plan:

• задачи, разделенные на этапы;
• срок, отведенный для выполнения каждой задачи;
• дедлайн сдачи результата по каждому этапу;
• назначенный на выполнение задачи сотрудник;
• колонки статуса – в CRM или онлайн-таблице сотрудник ставит галочку в поле «в процессе», когда приступил к выполнению, и перемещает ее в окно «готово» в конце;
• для долгосрочного планирования ресурсы, которые компания выделяет для решения этой задачи – финансы, инструменты, маркетинг.

Дополнительные поля – «комментарий к задаче» и «комментарий исполнителя» предназначены для личных пожеланий и замечаний участников. Например, руководитель может написать «Этап 1 – анализ продукта конкурента. Комментарий к задаче: уделить внимание производственным нюансам». А исполнитель в свою очередь: «Задачу выполнил, но не нашел конкретных цифр по такому-то вопросу».

Обратите внимание, каждый этап нужно прописывать – что конкретно должен сделать сотрудник. Дедлайны должны быть реалистичными, как бы руководителю не хотелось сократить сроки. Выполнение этапов одной задачи можно поручить разным сотрудникам. Тогда вы будете видеть, кто и за что отвечает. Сотрудники, в свою очередь, из Action Plan будут знать, кто параллельно с ними работает над задачей/ проектом.

Скрин с этой таблицы.

Такой план стоит готовить под любые цели предприятия – долгосрочный, попроектный, по работе с конкретным клиентом. Структурирование работы и деление обязанностей позволяет задействовать на одних проектах сотрудников разных отделов. Строгие дедлайны и выделенное время на решение задач позволяет внедрить эффективный тайм-менеджмет.

Основные требования для Action Plan – доступное изложение, выполнимые задачи на данный момент, реалистичные дедлайны и релевантные инструменты для реализации. Все эти пункты руководитель должен продумать до мелочей, иначе сотрудники будут отвлекаться на уточнения и просьбы внести правки в планирование.

Action Plan в постановке долгосрочных задач

Долгосрочное планирование на год – первый этап в определении квартальных и ежемесячных KPI. Action Plan позволяет добавить понедельный и ежедневный контроль. Этот инструмент поможет вам выйти из кризиса, когда нужно менять стратегию, повысить продажи, если вы наблюдаете стагнацию и уменьшение притока клиентов. При создании глобального плана на год нужно выполнить ряд подготовительных работ:

• SWOT-анализ;
• стратегия;
• определение инструментов для ее реализации;
• согласование бюджета;
• постановка SMART-цели.

SWOT-анализ позволяет эффективно исследовать внутреннюю среду вашей компании – сильные и слабые стороны (Strengths, Weaknesses); внешнюю среду – возможности и угрозы (Opportunities, Threats). Для постановки годовой SMART-цели отделу продаж нужно проанализировать внутренние бизнес-процессы, маркетинговую стратегию, конкурентов, возможные пути развития на рынке с учетом ситуации в мире.

Детальный анализ поможет разработать стратегию и понять, какие инструменты вам действительно нужны для повышения продаж. Для внутреннего аудита отдела продажа поговорите с менеджерами, узнайте, какие проблемы есть у отдела, что именно нужно сделать для повышения эффективности и запросите отчеты. Получить релевантные статистические данные и информацию о ситуации на рынке можно у консалтинговой фирмы.

На основании этого анализа можно составлять дальнейшую стратегию развития, планировать бюджет, инструменты реализации и установить ожидания по прибыли за год. Так мы подходим к постановке SMART-цели.

SMART-цель – это четко сформулированная релевантная цель. Только на первый взгляд кажется, что поставить цель проще простого. Сравните формулировки:

• повысить продажи за год;
• повысить продажи за год на 30 %;
• повысить продажи за год на 30 % с помощью внедрения технологии /наименование/ в отдел продаж. Для ее внедрения мы выделим ххх тыс. руб. Мы это делаем, потому что 67 % компаний в нашей нише внедрили эту технологию полгода назад и добились перевыполнения KPI. должны быть одними из первых. Лучшие работники получат премию в размере ххx руб. По результатам годовых отчетов мы поощрим трех лучших продажников. А также введем систему мотивации за выполнение ежеквартальных и ежемесячных планов.

Это условный пример, но он показывает главное: первая цель – размытая, а последний вариант включает конкретные шаги. SMART-цель обязательно нужно проработать для создания эффективного Action Plan отдела. Она должна быть:

• четкой – действия, кто будет делать;
• измеримой – отчетность и поэтапный показатели эффективности в цифрах;
• мотивирующей – заинтересованность команды в достижении;
• согласованной – SMART-цель должна пересекаться с другими задачами и целями, которые стоят перед отделом, и не мешать их выполнению;
• с определенным сроком – без строгих дедлайнов ничего не получится.

Как рассчитать план продаж для каждого месяца? К примеру, ожидаемый прирост прибыли за год составляет 80 млн рублей. Разделите эту сумму на 4 – столько ваш отдел продаж должен принести за квартал. Еще на 4 – необходимая сумма в месяц для достижения результата.

Когда анализ проведен и цели поставлены, можно приступить к разработке стратегии. Это и будет наш Action Plan. Определяем глобальные действия и мероприятия на год. Распределяем их по кварталам, месяцам, неделям. Недельный план делится на 7 дней. В результате у нас есть готовый план на любой день в году, нужно только вносить коррективы по ситуации, и подробный инструмент аналитики эффективности.

Главный плюс Action Plan – разделяя глобальные задачи на шаги, вы создаете поэтапный план достижения целей. Так вы не упустите ничего и точно придете к ожидаемому результату.

Зачем нужен Action Plan в работе РОПа

В сфере B2B цикл продаж не является таким быстрым, как в B2C. Клиенту нужно время, чтобы сравнить ваше предложение с предложением конкурентов и принять решение. Новый клиент надолго останется с вами, если правильно выстроить систему лояльности. Для эффективной работы менеджеру по продажам нужен четкий план действий – как работать с новым лидом, с постоянным клиентом, закрывать сделки. Причем такой Action Plan нужен по каждому конкретному клиенту и мероприятию.

Благодаря этому инструменту, руководитель отдела продаж может оценить здоровье проекта и выполнение KPI сотрудниками в любой момент времени. Польза Action Plan для РОПа:

1. Структурирует рабочий день и выводит на первый план важные задачи;
2. Является эффективным инструментом тайм-менеджмента;
3. Позволяет выразить в цифрах эффективность отдела за любой период времени.

У вас есть лиды из онлайн-каналов, а есть клиенты, которые приходят с профессиональных мероприятий – выставок, конференций. Это уже два разных сегмента. А если таких клиентов 10? По ним должна быть информация и план действий с учетом особенностей каждого из них. Элементарно ценности, цели и возможности оптового покупателя из Москвы и регионов отличаются. Также отличаются между собой представители разных поколений. Важно, какую нишу занимает клиент в сфере бизнеса, и так далее. Action Plan по каждому клиенту позволяет контролировать движение сделки.

Как внедрить Action Plan

Первая проблема, которую озвучивают предприниматели перед внедрением плана – мы не можем прогнозировать продажи из-за сезонности, кризиса, ситуации «в один день пусто, в другой – густо». Еще как можете!

При составлении долгосрочных прогнозов и целей выделите худшие и лучшие месяцы по продажам, сравните цифры. Обратитесь к статистике прошлых лет и определите сезонный рост и падение продаж. В ходе SWOT-анализа вы получите динамику роста/ падения последних месяцев, от которой можно отталкиваться и ставить реальный план в цифрах. 

Главное, на что следует ориентироваться – это расчет естественного прироста. Определите, какой прирост прибыли у вас будет, если все оставить, как есть. Добавьте к нему не более 20–30 %. Помните, план должен быть реалистичным.

Как понять, сможем ли мы выполнить желаемый план? Разбейте квартальный план по месяцам. Месячный поделите по неделям. А вот теперь спросите себя – сможет ли отдел закрыть сделки в неделю на эту сумму? Реально ли это?

Общий план для отдела продаж поделите на всех сотрудников. И установите личный план. Если менеджеров по продажам много – поделите их на группы. Поощряйте участников группы, которая выполнила или перевыполнила план. Так участники групп будут мотивированы и оказывать помощь в выполнении плана коллегам внутри группы. Если план выполняют и перевыполняют – повышайте уровень, не выполняют – убавляйте.

Без внедрения Action Plan сложно не растрачивать усилия команды впустую. Строгое планирование сокращает время на достижение целей и мотивирует. Стратегия, анализ и контроль каждого шага выведут вашу компанию из любого кризиса.