Как составить письмо с запросом цен

Выбор поставщика (подрядчика, исполнителя) начинается с изучения расценок на продукцию или услуги. Для того чтобы получить у потенциальных поставщиков актуальную информацию о ценах и прочих условиях, нужно запросить коммерческое предложение. Запрос представляет собой деловое письмо, которое составляется по определённым правилам. Расскажем, какие бывают запросы коммерческого предложения и как их составлять.

Виды запросов коммерческого предложения

Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: для закупок по 44-ФЗ и для закупок по 223-ФЗ.

Запрос по 44-ФЗ
В соответствии со статьёй 22 Закона №44-ФЗ в целях применения для определения и обоснования НМЦК метода сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) может использоваться информация о ценах товаров, работ, услуг, полученная по запросу заказчика у поставщиков (подрядчиков, исполнителей), осуществляющих поставки идентичных товаров, работ, услуг, планируемых к закупкам, или, при их отсутствии, однородных товаров, работ, услуг (в случае получения такой информации заказчиком), а также информация, полученная в результате размещения запросов цен товаров, работ, услуг в ЕИС.

В соответствии с Методическими рекомендациями, утверждёнными Приказом Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 №567, заказчику рекомендуется направить запросы о предоставлении ценовой информации не менее пяти поставщикам (подрядчикам, исполнителям), обладающим опытом поставок соответствующих товаров, работ, услуг.

Запрос КП, направляемый потенциальному поставщику (подрядчику, исполнителю), и запрос о предоставлении ценовой информации, размещаемый в ЕИС, должны быть одинаковыми по своему содержанию.

Запрос по 223-ФЗ
Запрос КП может осуществляться и для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждый заказчик определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.

Цель запроса КП — получить информацию от большего количества поставщиков (подрядчиков, исполнителей), чтобы определить оптимальное значение начальной цены договора и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар (работу, услугу). Направить запрос можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.

Требования к содержанию запроса по 44-ФЗ

Запрос КП по 44-ФЗ должен соответствовать установленной форме и содержать следующие сведения:

• полное название организации-заказчика;
• её реквизиты: адрес (почтовый и юридический), номер телефона, другие данные;
• ФИО ответственного лица, его должность и подпись;
• подробное описание объекта поставки с указанием ключевых характеристик: наименование, единица измерения, технические и иные характеристики, количество;
• условия заключения контракта — сроки и цена;
• желаемые сроки получения ответа на запрос.

Такой же схемой можно пользоваться при составлении запроса по 223-ФЗ, поскольку она содержит исчерпывающую информацию.

Выводы

1. Прежде чем размещать закупку на торговой площадке, необходимо узнать среднерыночные цены. Для этого предназначен запрос коммерческого предложения.
2. Запрос КП в сфере госзакупок строго регламентирован. Нужно соблюдать его форму и порядок подачи.
3. Запрос КП по 223-ФЗ не имеет строго определённой формы, но при составлении можно пользоваться образцом запроса по 44-ФЗ
4. Запрос КП по 44-ФЗ необходимо размещать в ЕИС. Для этого нужна электронная подпись.

Запрос коммерческого предложения – это особый тип делового письма. В большинстве случаев в письме содержится запрос на предоставление каких-либо сведений о товаре. Зачастую такие запросы делаются для уточнения информации. В этой статье вы найдете информацию о том, как правильно составить письмо – образец коммерческого предложения, сделать его более привлекательным для получателя и увеличить шансы на положительный ответ.

Не стоит путать запрос коммерческого предложения с офертой. Это абсолютно разные понятия. Цель оферты – предложение заключить сделку. Адресант сам указывает все условия, а адресат либо принимает, либо отвергает их. Целью коммерческого запроса же может являться лишь просьба о предоставлении необходимой информации.

Запрос создается на основе разнообразных буклетов, каталогов и объявлений. Этот вид делового письма в принципе имеет свободную форму, но при составлении нельзя опустить следующие моменты:

• Повод, по которому совершен запрос;
• Товар, о котором хочет узнать адресант;
• Сроки и условия выплат.

Ниже приведен план, по которому можно составить запрос коммерческого предложения. Стоит повторить, что этот вид письма имеет свободную форму, поэтому соблюдать план на 100% необязательно.

План составления запроса коммерческого предложения

Вашему вниманию предлагается план, которому принято следовать при составлении данного документа.

1. Необходимо указать данные адресата и адресанта;
2. Дата, место и исходящий номер;
3. Заголовок, из которого будет предельно ясна вся суть вопроса;
4. Вежливое обращение к адресату;
5. Основная информация (это может быть просьба или какое-либо деловое предложение);
6. Предложение сотрудничества и хорошо, если вы распишете, какую выгоду получит адресат;
7. Благодарность за предстоящий ответ;
8. Необходимо подписаться, а также указать должность, имя, фамилию, отчество.

Письмо-образец запроса коммерческого предложения

Предлагаем наглядно продемонстрировать образец запроса коммерческого предложения. В реальности, текст может быть более подробным, с указанием большего количества деталей. Образцов существует много, вот один из них:

Уважаемые господа,

Наша фирма – крупный производитель модных аксессуаров на отечественном рынке. В связи с нашими производственными нуждами, мы бы хотели приобрести у вас крупную партию фурнитуры.

Можете ли вы оформить на нашу фирму коммерческое предложение на закупку? Нашей компании нужно (необходимое количество) молний и застежек для производства. Пожалуйста, не могли бы вы дополнительно сообщить цену доставки.

С нетерпением ждем ответа.

Должность, подпись, ФИО.

Этот пример запроса коммерческого предложения можно взять за основу своего письма и оформлять его на фирменном бланке.

Возможные сценарии составления запроса

Запрос коммерческого предложения – не просто письмо, это первый шаг к успешному сотрудничеству. Сначала стоит все хорошо продумать, а уже потом переносить на бумагу. Хотя в современном мире высоко ценятся хорошее чувство юмора и оригинальность, не стоит использовать их в деловом письме.

Существуют пять сценариев, по которым можно составить такой документ. Но помните, какой бы вы сценарий не выбрали, четкие и понятные формулировки будут приветствоваться везде.

1. Запрос, совершаемый после разговора по телефону с заказчиком. Можно использовать такие фразы, как: «как мы и обещали по телефону/во время разговора с вами». Ведь вы делаете то, что обещали, не так ли? Значит, фирма заслуживает доверия. Этот прием довольно прост, но в большинстве случаев он работает.
2. Упор на главную проблему. Вы можете предложить вашему потенциальному партнеру решение его проблемы. Хорошо, если вы укажете, как ваше предложение позволит повысить производительность и доход. Вероятность того, что такое письмо заинтересует адресата, весьма велика.
3. Эффект неожиданности. Следуя этому сценарию необходимо зацепить клиента. Вы должны сделать такое предложение, отказаться от которого будет просто невозможно, так что придется подключить креативное мышление. Но нужно помнить о соблюдении делового стиля, во избежание недопонимания и конфликтной ситуации. Пожалуй, это наиболее опасный вариант сценария. Во-первых, нужно помнить о грани между креативностью и фамильярностью, а во-вторых, такой стиль может не понравиться адресату. Не стоит забывать, что все люди разные.
4. Презентация товара. К письму вы можете прикрепить несколько изображений того, что вы хотите предложить клиенту. Так он может четко представить себе, с чем он будет работать. Конечно же, чтобы повлиять на решение адресата, товар стоит представить с наиболее выгодной стороны.
5. Демонстрация предложения. Используя эту тактику лучше сразу перейти к основному вопросу. Выражаться нужно сдержанным и сухим языком, но при этом сохранять доброжелательность. Нужно дать понять клиенту, что вы заинтересованы в сотрудничестве с ним.

А как же составить хороший запрос цены?

Запрос цены составляется в том случае, когда юридическое лицо желает приобрести товары или услуги, но предварительно хочет узнать точную цену. Иногда это также называют запросом котировок. Составляя его, адресат имеет право запросить цены и в дальнейшем предложить сотрудничество нескольким компаниям.

Составляя такое письмо, следует указать точно объем товаров, которые бы вы хотели приобрести. Также можно сказать, что количество закупаемых товаров будет напрямую зависеть от предложенной цены.

Также при составлении запроса можно запросить информацию о доставке и ее стоимости, условиях оплаты и объеме контракта. В интересах поставщика – не медлить с ответом на запрос, но чтобы подстраховаться, вы можете запросить дату, когда должен быть предоставлен ответ. По сути, форма запроса цены не отличается от формы коммерческого предложения.

Не забудьте о проверке контрагента! Это, в первую очередь, нужно вам! Предварительная проверка контрагента позволяет минимизировать риски, связанные с таможней, налоговой инспекцией и банками.

В запросе котировок должны содержаться такие сведения:

• Контактные данные лица, ответственного за тендер;
• Кратно, но четко изложенные условия контракта;
• Полный список документов, которые должен предоставить потенциальный партнер;
• Код закупки;
• Необходимо также дать обоснование цены;
• Условия, на которых происходит подача заявок для участия в запросе котировок;
• По желанию можно потребовать отсутствия в списке компаний, зарекомендовавших себя как недобросовестных.

Образец письма с ценовым предложением

Письмо образец ценового предложения не сильно отличается от запроса коммерческого предложения. Но в нем обычно больше конкретики и пожеланий. Вот пример письма коммерческого предложения:

Уважаемые господа,

На протяжении трех лет наша фирма успешно занималась продажами в (необходимо указать место) в сфере одежды, как отечественных марок, так и зарубежных. В этом месяце сотрудники нашей фирмы посетили выставку (укажите дату и место), и нас очень заинтересовала представленная продукция.

Мы бы хотели заняться продажей изделий вашей компании. Если вас интересует подобное предложение, то не могли бы вы ответить на это письмо предложением о поставке.

Просим вас прикрепить характеристики всех позиций.

Мы не только продаем модную одежду по приемлемым ценам, мы также предоставляем нашим клиентам обслуживание на высшем уровне.

С нетерпением ждем вашего ответа.

C уважением, ФИО, подпись.

Заключение

Хотя и письмо запроса коммерческого предложения не имеет четкой формы, все же стоит знать алгоритм, по которому оно составляется и не забывать основных пунктов, которые необходимы, чтобы потенциальный партнер составил положительное мнение о вашей компании. Для этого также нужно обладать четкой стратегией того, как преподнести информацию в наиболее выгодном свете, чтобы решение адресата было в вашу пользу. Поэтому сначала стоит продумать все детали письма, возможно, посоветоваться с юристом, а уже после переносить на бумагу и отправлять. Также необходимо помнить о безопасности – проверке фирмы, которой вы хотите предложить сотрудничество.

 Видео

Мы предлагаем вашему вниманию видеинструкцию, которая поможет правильно составить коммерческое предложение и избежать распространённых ошибок.

Отзывы и комментарии

Поделись ссылкой в соцсети:

Как обосновать НМЦК промышленных товаров, чтобы контракт попал в квоту

Воспользуйтесь образцом запроса коммерческого предложения в статье, чтобы контракт попал в квоту. Для этого составьте и направьте такой запрос производителям отечественных товаров. Закупка войдет в отчет по квотам, только если ее НМЦК обоснована на основе ГИСП и коммерческих предложений производителей отечественного товара. Пошаговый разбор обоснования НМЦК.

В связи с началом действия в 2021 году требования об обязательной минимальной доле закупок, заказчики вынуждены закупать промышленные и радиоэлектронные товары преимущественно у отечественного производителя. Но, чтобы подготовить закупку по требованиям постановления Правительства от 03.12.2020 № 2014, необходимо в особом порядке обосновать начальную максимальную цену контракта.

Чтобы рассчитать начальную максимальную цену контракта для целей квотирования и впоследствии контракт был засчитан в ежегодный отчет по данному постановлению, воспользуйтесь пошаговой инструкцией, которую мы подготовили на основании разъяснений Минпромторга (gisp.gov.ru/news/14074908). Разъяснения размещены на официальном сайте Минпромторга 1 февраля 2021.

Пошаговая инструкция обоснования НМЦК по квотируемым закупкам

Для того чтобы обосновать НМЦК закупки по квотируемому товару, выполните последовательно шаги, которые мы приводим ниже.

Шаг 1. Найдите продукцию в реестрах, которые размещены в ГИСП.Поиск доступен по наименованию, ОГРН, ОКПД2 и ТНВЭД:
— Реестр евразийской промышленной продукции;
— Реестр промышленной продукции, произведенной на территории России;
— Единый реестр российской радиоэлектронной продукции.

Шаг 2. Отправьте запрос о цене поставщику промышленной продукции. Используйте контактные данные в карточке промышленного предприятия ГИСП. Когда направляете запрос, руководствуйтесь функциональными, техническими, качественными, эксплуатационными и иными характеристиками товаров из КТРУ.

Смотрите в образце, как правильно составить запрос на предоставление коммерческого предложения на примере поставки диктофонов по коду ОКПД2: 26.40.32.190 «Аппаратура для записи звука прочая».

ЗАПРОС о предоставлении ценовой информации на поставку диктофонов для нужд МБУ «Наука»

ООО «ЦРТ»

194044, г. Санкт­Петербург,

наб. Выборгская, д. 45, лит. Е, оф. 1­Н

ИНН/КПП 7805093681/783901001

Заказчик: Муниципальное бюджетное учреждение «Наука».

Объект закупки: Поставка диктофонов для нужд МБУ «Наука».

Сведения о товаре:

Основные условия исполнения контракта:

Адрес поставки товара: 115555, город Москва, улица Мичурина, дом 112, строение 4.

Срок поставки товара: в течение 10 дней с даты заключения контракта.

Гарантия качества: не менее двух лет с даты поставки.

Предполагаемый срок проведения процедуры закупки: май 2021 года.

Срок предоставления ценовой информации: до 20 апреля 2021 года.

Просим всех заинтересованных лиц представить свои предложения по цене поставки товара по прилагаемой форме (приложение 1) и направить их в письменной или электронной форме.

Адрес предоставления ценовой информации: Российская Федерация, 115555, город Москва, улица Мичурина, дом 112, строение 4, кабинет 3.

Адрес электронной почты для предоставления сканированных копий писем: zakupki@nauka.ru.

Контактные лица: Сергей Михайлович Власов, тел.: 8 (495) 555­55­55,
vlasov_zakupki@nauka.ru.

Информируем, что направленные предложения не будут рассматриваться в качестве заявки на участие в закупке и не дают в дальнейшем каких­либо преимуществ для лиц, подавших указанные предложения.

Настоящий запрос не является извещением о проведении закупки, офертой или публичной офертой и не влечет возникновения каких­либо обязательств заказчика.

Из ответа на запрос должны однозначно определяться цена единицы товара и общая цена контракта на условиях, указанных в запросе, срок действия предлагаемой цены, расчет такой цены с целью предупреждения намеренного завышения или занижения цены товара, страна происхождения товара.

Приложение № 1

Предложение по цене и количеству товара:

Расчет общей цены контракта:     

Срок действия предлагаемой цены:         

Ф. И. О., должность руководителя участника закупки

Директор МБУ «Наука»

Если компаний для определения НМЦК не хватает или сведения об организациях в ГИСП отсутствуют, то следует:
— зафиксировать, что нужная информация отсутствует или представлена не в полном объеме (сделать скриншот из ГИСП) в целях будущего обоснования для отчета о невыполнении установленной минимальной доли;
— направить информацию об отсутствии необходимых сведений в ГИСП в Минпромторг на почту: metod@minprom.gov.ru.

Шаг 3. Получите коммерческое предложение от поставщика либо производителя. Рассчитайте НМЦК методом сопоставимых рыночных цен по статье 22 Закона № 44-ФЗ.

Производитель товара из ГИСП может проигнорировать запрос. 

Производитель из Государственной информационной системы промышленности в произвольной форме составляет ответ на ценовой запрос заказчика в отношении квотируемого товара. Нормативно не утверждены форма и содержание такого ответа. При обосновании цены контракта рыночным методом заказчик учитывает две особенности (п. 3 постановления № 2014):
— идентичность и однородность продукции определяет по товарам из ЕАЭС и характеристикам по КТРУ;
— направляет ценовые запросы производителям, сведения о которых есть в ГИСП.
Производитель не обязан отвечать на ценовые запросы.

Определение НМЦК по квоте станет проще

Совсем скоро по квотируемым закупкам заказчики смогут определять начальную максимальную цену не только по сведениям из ГИСП, но и по рыночным ценам. То есть заказчикам легально разрешат обосновывать НМЦК по квотируемым закупкам другими способами в рамках анализа рынка. Напомним, что это может быть общедоступная информация из публичных источников либо сведения об уже исполненных контрактах без штрафов и пеней за последние три года. Согласно поправкам, заказчик при определении НМЦК на квотируемый товар должен будет ориентироваться на ценовую информацию организаций из ГИСП только в том случае, если в системе есть информация о трех и более производителях такого товара.

Когда ценовой информации по данным ГИСП недостаточно, заказчик будет направлять запрос ценовой информации иным участникам рынка или использовать из единой информационной системы сведения о цене по контрактам, которые исполнены за последние три года без санкций. К иным участникам рынка отнесены предприятия, которые обладают опытом поставок квотируемых товаров.

Сейчас при обосновании НМЦК рыночным методом заказчики принимают во внимание следующие особенности:
— учитывают товары из ЕАЭС и характеристики по КТРУ, когда определяют идентичность и однородность продукции;
— ценовые запросы направляют производителям, сведения о которых есть в ГИСП.

Такие правила прописаны в пункте 3 постановления Правительства от 03.12.2020 № 2014.

Как изменения отразятся на ежегодном отчете по квотам

Чтобы контракт вошел в квоту и был зачислен в отчет, мало обосновать начальную цену корректно. Кроме этого, вы еще обязаны провести закупку с ограничениями допуска иностранных товаров. Если не получилось закупить отечественный товар по итогам такой закупки, вносите обоснование и причину недостижения квоты в отчет. В проекте изменений постановления № 2014 Минпромторг также добавил еще один код причины — «03», по которой заказчик обосновывает в отчете, почему не достиг необходимого процента квоты (подп. «ж» п. 10 Положения о содержании и форме отчета по постановлению от 03.12.2020 № 2014).

Назначение письма на закупку товара

Письма-запросы — важная часть деловой документации. В хозяйственной деятельности они адресуются большому количеству получателей.

Цель подготовки письма::

• закупка товара;
• получение дополнительных сведений и документации;
• подготовка решений о коммерческих сделках и пр.

При сопровождении коммерческих сделок с помощью писем на закупку товара и пр. стороны запрашивают и получают следующие сведения о продукции (услугах):

• об ассортименте и стоимости;
• о качестве и технических характеристиках, наличии;
• пояснения условий покупки — вид доставки, требование о страховании;
• о способах и сроках оплаты.

Письмо о закупке товара — юридически значимый документ. К нему предъявляются следующие требования:

• наличие полного перечня реквизитов;
• соответствие с государственным регламентом, если адресован госорганам (например, запрос цен на продукцию в системе государственных закупок).

Какую форму использовать

Каждое письмо о закупке уникально, унифицированного бланка не существует. Содержание определяют:

• составитель и его позиция в ситуации;
• цель получения данных и документов, в том числе дополнительных;
• регламент, если запрос готовится в госкомпании.

Запрос о закупке товара и получении иных данных пишется от имени организации. Его готовит уполномоченный сотрудник:

• по поручению руководителя;
• в рамках исполнения должностных обязанностей.

Наиболее точно и полно пункты бланка письма-запроса описывает ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации — ‎01.06.2019). ГОСТ относит эти письма к служебным и рекомендует следующие смысловые блоки (на картинке перечислены в правой колонке):

В таблице — краткая «шпаргалка» для оформления запроса на закупку товара или получения дополнительных сведений..

Некоторые дополнительные рекомендации:

• используйте деловой язык и стиль, единый шрифт без выделений текста;
• текст делите на смысловые абзацы;
• оформляйте на бланке организации, даже если используете электронную отправку;
• доведите до адресата цель обращения или обоснуйте ее;
• при необходимости используйте ссылки на нормы закона, правовые акты, договоры и иные организационно-правовые документы;
• укажите желаемый срок получения ответа.

Образцы

Самый простой пример запроса на официальном бланке содержит наименование товара, которым интересуется покупатель, желаемые сроки поставки и запрос на получение ответа на обращение.

Если в запросе содержится просьба ознакомиться с прайсом или спецификациями на продукцию, в полученном ответе все дополнительные сведения вы найдете в виде приложений. Если ответ электронный, информацию прикрепят отдельными файлами.

Особый вид письменных обращений о закупке товара — письмо о предоставлении ценовой информации в госзакупках. Цель использования — получение сведений о стоимости. Письмо имеет свободную форму. Ниже — примерный образец, как писать запрос в организацию о получении ценовой информации.

Сколько ждать ответа

По цели и содержанию запрос поставщику о предоставлении документов требует ответа. Если письмо о закупке товара или получении дополнительной информации ушло не в госорганы, ответы рекомендуют давать:

• в соответствии с договором;
• в соответствии с локальным нормативным актом конкретной организации;
• в разумные сроки.

Значит, ответ адресата, следуя правилам делового этикета, последует в срок, включающий время на его доставку.