Как составить план проекта с вехами

Если вы любите управлять проектами (а мы надеемся, что так оно и есть), то знаете, что хорошо подготовленные планы экономят время и ресурсы. На самом деле, Институт управления проектами обнаружил, что «организации, которые инвестируют в управление проектами, снижают непроизводительные затраты в 13 раз за счёт более эффективной реализации стратегических инициатив».

Однако не все планы проектов создаются одинаково хорошо. Допустим, вы работаете над своим текущим планом. В нём есть цели, задачи, исполнители и сроки. В нём прописаны зависимые элементы и ожидаемые результаты. Вы уверены в том, что это произведение искусства планирования, которое непременно приведёт ваш коллектив к успеху. Но не забыли ли вы включить в план проекта его вехи?

Если в вашем проекте нет вех, вы оказываете себе медвежью услугу. Вехи упрощают вашу роль в качестве лидера проекта, потому что они показывают коллективу отметки, на которые ему нужно ориентироваться, а заинтересованным сторонам — прогресс в важных для них областях. Хорошая новость заключается в том, что вехи легко добавить в любой проект (даже если он уже начат) и они дают массу преимуществ.

Давайте рассмотрим, что такое вехи проекта и чем они могут быть полезны вам.

Что такое веха проекта?

Вехи обозначают определённые точки на хронологии проекта. Эти контрольные точки показывают, когда заканчиваются отдельные действия (группы действий) или когда начинается новая стадия (действие). Вы можете отделять вехи от других элементов хронологии, так как сами по себе они не отнимают время — это, скорее, дорожные указатели, помогающие не сбиться с пути.

Планировать проекты с помощью Asana

Почему вехи проекта важны?

Вехи — это мощный инструмент, позволяющий отслеживать ход реализации плана проекта. Они помогают мотивировать коллектив и держать его в курсе событий, позволяя каждому видеть шкалу прогресса и оценивать приоритеты. Кроме того, по вехам также можно контролировать сроки, определять важные даты и выявлять препятствия на пути выполнения проекта. Даже если убрать все задачи из хронологии проекта, вехи по-прежнему будут давать общее представление о его ключевых этапах или стадиях.

Читать о том, как создать план проекта, который будет вести вас правильным курсом

Вехи можно легко спутать с другими аспектами управления проектами, поэтому давайте рассмотрим их отличительные черты.

Вехи и цели

Цели — это то, к чему вы стремитесь в будущем, а вехи позволяют оглянуться на то, что вы уже сделали. Вехи — это своего рода пройденные ступени лестницы к достижению цели.

Загрузить руководство Asana по работе с целями и ключевыми результатами

Пример. Допустим, отдел маркетинга, работающий над инициативой по ребрендингу всей компании — большим проектом с множеством подвижных элементов — поставил цель завершить проект к концу третьего квартала. С помощью вех они могут отмечать выполнение ключевых решений или действий, таких как выбор цветовой палитры, создание шаблонов для дизайна, согласование плана запуска и т. п.

Вехи и стадии проекта

Вехи часто совпадают с началом и окончанием стадий проекта (первоначальное обсуждение, планирование, выполнение и завершение). Одна такая стадия может длиться неделями и даже месяцами, включать в себя множество задач, над которыми работает большой коллектив. Веха — это «галочка» за достижение некой отметки в общем прогрессе. Это событие должно быть достаточно важным, чтобы удостоиться отдельного упоминания и отчёта.

Пример. Стадия первоначального обсуждения нашего проекта по ребрендингу подразумевает под собой ряд задач, таких как создание фокус-групп для сбора идей нового брендинга и творческие собрания для обсуждения таких идей. Веха в конце этой стадии будет обозначать готовность коллектива перейти к этапу планирования.

Вехи и результаты проекта

Ожидаемый результат проекта — это конечный продукт или иной актив, тогда как веха — это момент времени. Иногда достижение вехи сопровождается получением результата.

Пример. В числе ожидаемых результатов проекта по ребрендингу могут быть утверждённое руководство по стилю в формате PDF и связанные с ним файлы логотипов. Завершение этих проектов следует выделить (и даже отпраздновать!), поэтому менеджер по маркетингу может добавить веху в честь этого достижения.

Вехи и задачи

Задачи — это строительные блоки вашего проекта, и на их завершение требуется время. У вех нет продолжительности. Они представляют собой линии на песке, которые указывают на то, что была завершена группа задач.

Пример. В проекте по ребрендингу множество малых и больших задач — создание логотипов, ведение страниц в социальных сетях и подготовка пресс-релизов. Веха может обозначать завершение группы схожих задач.

Читать о том, что такое график вех и какая от него польза

Включение вех в планы проектов

Вехи можно добавить в любой проектный план для облегчения его выполнения. Они могут оказаться особенно полезными, когда речь идёт о хронологическом графике, потому что вехи выставляются рядом с соответствующими задачами или стадиями. Определение вех помогает вам сосредоточиться на целевых датах и при необходимости корректировать план проекта.

Вехи не обязательно должны быть серьёзными! Например, вы можете планировать праздники по поводу завершения важных этапов проекта. Такой способ признания заслуг сотрудников повышает моральный дух и уровень вовлечённости коллектива.

Читать о том, как выражать свою признательность в Asana

Добавлять вехи можно к любой стадии текущего проекта, поэтому можете начать делать это, не дожидаясь начала следующего. Если у вас есть повторяющиеся проекты, то вехи также можно встроить в шаблоны уже сейчас для использования в будущем.

Как создать график вех проекта

Вехи проектов следует воспринимать как моменты времени, а не цели, результаты или задачи. Таким образом, с помощью вех следует отмечать важные контрольные точки проекта. Проанализируйте график своего проекта и отметьте на нём значимые этапы или моменты. Например, если вы планируете запуск продукта, то вехами стоит отметить окончательное согласование маркетинговых текстов, запуск веб-страницы продукта, а также начало продаж самого продукта.

ЧаВо: сколько вех должно быть в проекте?

Какое-либо конкретное число вех в проекте не предусмотрено. Некоторым проектам хватит и 2–3 вех, а в других их будет около десятка. Не стремитесь выставить строго определённое количество вех. Предусмотрите их для важных событий, которые должны произойти во время работы над проектом. Помните: вехи следует считать моментами времени, а задачи, которые выполняются для достижения вех, должны отображаться в вашем проекте иным образом.

Определение сроков достижения вех проекта

Так как вехи — это моменты времени, которые не предназначены для отслеживания ведущих к ним процессов, вам следует связывать сроки достижения вех с запуском или реализацией конкретных инициатив. Например, если вы планируете виртуальное мероприятие, веха должна быть приурочена ко дню его начала. Её не следует привязывать к подготовительной работе. Вехи обозначают важные моменты хода работ по проекту и помогают оценивать его успешность.

Примеры вех проекта

Веха обозначает важный момент времени. С помощью вех в проектах можно выделять такие события, как достижение значимого результата, завершение предварительной подготовки проекта, согласование окончательного плана, сбор требований, одобрение дизайна, завершение стадии проекта и многого другого.

Давайте рассмотрим четыре примера того, как вехи могут работать на ваш коллектив.

1. Выделяйте критически важные задачи. Эти задачи непременно должны быть выполнены к определённому сроку, иначе проект застопорится. К ним можно отнести согласование творческой концепции для маркетинговой кампании.

2. Выделяйте завершение этапа или стадии. Это может быть завершение большого объёма работ, например составление бюджетных смет для каждого подразделения компании в целях планирования проекта.

3. Сделайте центром внимания важное событие или результат. К подобным событиям или результатам можно отнести расширение офисного пространства компании и начало перемещения туда сотрудников.

4. Сконцентрируйтесь на достижении целей и ключевых результатов. К подобным целям и ключевым результатам можно отнести получение запланированного квартального объёма выручки от недавно запущенного продукта.

Планировать проекты с помощью Asana

Отчётность по вехам проекта

Определение вех — это хорошее начало, но вы не получите всех преимуществ, пока не начнёте отслеживать их достижение и готовить по ним отчёты. Вехи являются отличным инструментом представления отчётности и обмена информацией с заинтересованными сторонами, которым не нужны новости по конкретным задачам. Такая картина «широкими мазками» позволяет с первого взгляда понять, какие стадии были завершены, идёт ли проект по графику на пути к будущим вехам и насколько близко вы находитесь к своей цели. При этом всегда можно углубиться в детали и просмотреть задачи, привязанные к вехам? чтобы посмотреть, за счёт каких этапов и исполнителей была достигнута веха, или распознать препятствия, которые могут встретиться на пути.

Отслеживание вех позволяет анализировать самую важную работу и видеть истинное состояние проектов, предоставляя при этом информацию о ходе работ по проекту, которой можно уверенно поделиться. Проверьте, поддерживает ли ваш инструмент для управления проектами обновления статуса с отчётами по вехам, чтобы можно было держать коллег и заинтересованные стороны в курсе достижений коллектива и ближайших вех.

Читать о том, какие преимущества даёт управление проектами

Совет: что делать, если вы не достигли целей, связанных с вехой

Иногда коллектив будет срывать сроки достижения вехи. Так бывает, и в зависимости от важности данной вехи, это может существенно замедлить прогресс и привести к задержке реализации инициативы или запуска продукта.

Если вы не достигли цели по вехе, оглянитесь вместе с коллективом на проделанную работу, чтобы понять, почему это произошло. Может быть, веха была некорректно запланирована или оказалась слишком амбициозной? Посмотрите на задачи и результаты, которые лежат в основе этой вехи. Были ли задержки там? Зачастую при наличии большого количества подвижных элементов бывает трудно понять, что и когда происходит. Чтобы предотвратить подобные ошибки в будущем, подберите себе инструмент управления проектами с визуальной составляющей. Тогда у вас будет возможность отображать свои проекты графически с помощью хронологий, календарей и канбан-досок.

Читать о трёх способах визуализации плана проекта: хронология, календарь и доска

Как не надо делать: подводные камни вех

Определение вех — это искусство, а не наука. Здесь нет «правильных» и «неправильных» методов. Как бы то ни было, вам следует принимать во внимание частые ошибки, с которыми сталкиваются коллективы, когда только начинают пользоваться вехами:

• Создание слишком большого количества вех. Количество нужных вам вех зависит от размера и масштабов инициативы. Избегайте ориентации на фиксированное количество вех только потому, что вам «так нравится». Вместо этого обращайте внимание на главные задачи, которые необходимо выполнить коллективу, чтобы успешно завершить проект.

• Использование вех в качестве задач. Вехи должны представлять момент времени. Задачи же используются, чтобы отслеживать работу по достижению вех. Поэтому вехами следует обозначать время, когда должна быть завершена некая группа задач.

• Отделение вех от остальной работы. Лучший способ соблюдать сроки и успешно сдавать проекты — это управление всей своей работой из единого центра. Проверьте, позволяет ли ваше средство управления проектами работать с задачами, расставлять вехи и получать наглядное представление о проекте в одном месте.

Читать о семи распространённых причинах разрастания объёма и о том, как их избежать

Теперь можно перейти к определению вех

Теперь, когда вы знаете, что такое вехи проекта, они могут оказать положительное влияние на планирование и выполнение ваших проектов, а также подготовку отчётности по ним. Считайте их одним из инструментов на поясе для управления проектами — причём этим конкретным инструментом вам придётся пользоваться довольно часто. Как только вы добавите вехи в свой процесс планирования, вам больше никогда не захочется разрабатывать планы проектов без них.

Вы готовы начать планирование проектов с применением вех? Тогда вам понадобится правильное средство управления проектами. Попробуйте Asana — это лидер на рынке и лучший инструмент управления работой для вашего коллектива.

Планировать проекты с помощью Asana

Что такое вехи проекта и зачем они нужны

Вехи — контрольные точки в проекте, которые помогают команде отслеживать прогресс и двигаться в нужном направлении. Например, вехой можно считать момент, когда компания подписала с клиентом договор о сотрудничестве. Этому событию предшествовали долгие переговоры, презентация продукта, согласование бюджета — и вот проект наконец переходит на следующий этап.

Понятие «веха» (по-английски — milestone) пришло из Древнего Рима. Там инженеры устанавливали на обочинах дорог колонны, на которых указывали расстояние до ближайших городов или перекрёстков. Такие столбы называли мильными камнями, они служили дорожными указателями и помогали людям ориентироваться на местности. Похожую роль выполняют вехи в управлении проектами, только они показывают, какой путь уже пройден и сколько времени на это потребовалось.

Вехи позволяют решать несколько задач:

— Контролировать дедлайны, чтобы понимать, на какой стадии находится работа, успевает ли команда выполнить задачи к запланированной дате.

— Замечать узкие места и устранять ошибки до того, как они повлияют на реализацию всего проекта.

— Отчитываться перед людьми, которые заинтересованы в результате работы. Например, заказчику необязательно знать, что происходит на каждом промежуточном шаге. Но важно держать его в курсе, показывать, что в проекте всё идёт по плану.

— Вдохновлять коллег, отмечать их вклад в развитие проекта каждый раз, когда завершается один ключевой этап и начинается другой. Можно вместе отпраздновать это событие — так вовлечённость команды будет расти.

Вехи определяют в процессе планирования проекта, так же как и цели, задачи или этапы. Чтобы не перепутать эти понятия, разберёмся, в чём особенность каждого из них.

Чем отличаются вехи от целей, задач и этапов проекта

Проекты создают с определённой целью — это итоговый результат, к которому стремится команда. Например, сделать мобильное приложение или разработать новую функциональность к уже существующему продукту. Когда результат достигнут, проект считают завершённым.

Чтобы прийти к цели в запланированные сроки, её нужно декомпозировать: разбить на этапы и задачи. Вехи могут совпадать с началом и окончанием важных периодов: подписанием документов или решением о создании MVP, минимально жизнеспособного продукта. Но у них нет продолжительности: это маркеры, которые показывают, какой путь уже преодолела команда, а что ещё предстоит сделать. В то время как этап может длиться несколько недель или даже месяцев.

Задачи — небольшие действия, на выполнение которых запланировано ограниченное время. Внутри каждого этапа есть много задач и исполнителей, которые за них отвечают. Веха может показывать, что команда выполнила группу задач и готова переходить к следующей стадии проекта.

Как определить вехи проекта

Даже если при планировании команда не включила вехи — не страшно. Их можно добавить на любой стадии. Конкретного количества вех, которое должно быть в плане, нет. Лучше опираться на логику и решить, какие шаги в проекте влияют на результат.

Вот критерии, которые помогут выявить вехи:

— Дата завершения этапа или конкретной задачи влияет на итоговый срок. Если она двигается, меняется тайминг проекта.

— Выполнение задачи указывает на прогресс в работе.

— Людям, которые заинтересованы в результате проекта, важно знать о завершении этой стадии.

— Проект не получится закончить, если не выполнить эту задачу.

Совет: когда определяете вехи, старайтесь не располагать их далеко друг от друга. Это демотивирует команду: участники не увидят прогресса в работе и не будут понимать, что происходит с проектом. 

Добавлять вехи часто тоже не стоит, иначе они потеряют ценность, а завершение задач превратится в рутину. Хорошая практика — устанавливать между вехами интервал в две недели, если проект длится несколько месяцев.

Вехи позволяют следить, как развивается проект, вовремя обнаруживать проблемы и устранять их до того, как они негативно повлияют на результат. С помощью графика вех удобно визуализировать план проекта и подмечать, где произошла ошибка и почему.

Как создать график вех

Способы визуализации могут быть разными. Это зависит от того, какие инструменты использует компания: например, вертикальные и горизонтальные таймлайны, канбан-доску или диаграмму Ганта.

Подготовить график вех помогут следующие шаги.

1. Сформулировать цель проекта. Можно использовать метод SMART, согласно которому цель должна быть:

— конкретной;

— измеримой;

— достижимой;

— соответствующей основной стратегии проекта;

— ограниченной по времени.

2. Разбить цель на этапы и задачи. Установить для них сроки начала и окончания. Лучше заложить больше времени и подстраховаться на случай непредвиденных трудностей. В процессе работы всегда возникают ошибки, которые тормозят проект. Поэтому важен запас времени.

3. Определить вехи. Решить, какие события влияют на итоговый результат работы и что команда считает контрольными точками проекта.

4. Изобразить результаты на графике. Выбрать один из инструментов визуализации и разместить на нём цели, этапы, задачи и вехи, которые установили на предыдущих шагах.

5. Добавить необходимые документы. Где это требуется, внести на график документы, заметки, комментарии, которые помогут сотрудникам из разных отделов эффективнее работать над проектом и не тратить лишнее время на поиск информации.

Когда график готов, его нужно показать всем участникам проекта. Так они поймут, какие задачи и за какое время предстоит решить, чтобы достичь основной цели. К тому же сотрудники могут скорректировать план, если заметят ошибки или несостыковки.

Например, отдел маркетинга обнаружил, что на исследование рынка и определение целевой аудитории заложено слишком мало времени. Дедлайн необходимо сдвинуть, а значит, изменятся сроки и для следующих задач. Важно поделиться графиком вех с командой до того, как план проекта согласуют и презентуют заинтересованным лицам — руководству компании или клиенту. Это спасёт коллектив от конфликтов в будущем.

Вехи – прекрасный ориентир не только для вас, но и для команды, работающей над проектом. Чтобы этот инструмент был эффективным, нужно грамотно его визуализировать и дать доступ всем сотрудникам. Что же все-таки представляют из себя вехи и как выстроить графики, отображающие их? Разбираемся в нашей статье.

Продуктивный ликбез: что такое вехи и зачем они вам

Эксперты проектного менеджмента Клиффорд Ф. Грей и Ларсен У. Эрик дали вехе свое определение – в английском языке она называется milestone. Так принято обозначать значимые события – легко определяемые и важные точки для контроля проекта. 

Правильно отмеченные этапы помогут вам избежать ошибок, которые чаще всего совершают в проектах. Не выделяйте вехи только на основе дат, указанных в планах выполнения задач, руководствуйтесь логикой. Не нужно выставлять и строго определенное количество. Предусмотрите их только для важных событий. Подготовительные работы и задачи обозначайте по-другому, а вот какой-либо запуск и этапы подготовки к нему станут прекрасными вехами. 

Допустим, ваш отдел маркетинга работает над ребрендингом. Это огромный проект, который включает в себя множество подвижных элементов. Стоит цель – завершить проект к концу года. С помощью вех можно отметить ключевые решения и действия: выбор новой цветовой палитры, создание шаблонов для дизайна и логотипа, согласование плана запуска и т. п.

Вехи – это контрольные точки. Отмечая даты стартов и точки принятия решений, они помогают не только с соблюдением сроков, но и с внешними проверками, отчетами по бюджету или представлением основных результатов.

Это может показаться странным, но вехи должны быть сложными, с возможностями неудачного исхода. К ним стоит относиться как к новому опыту и возможности скорректировать вводные, чтобы в итоге они привели к успешной реализации.

Представьте свой проект как миссию запуска человека на Луну. Например, Ranger III, беспилотный зонд, который должен был изучать поверхность луны, промахнулся на 35 000 километров. Отрицательный результат – это возможность проанализировать ошибки и потом их избежать.

Планируя вехи, важно соблюдать баланс между простыми и сложными этапами, а успешное их достижение будет мотивировать и вдохновлять всю команду. Причем самое интересное, что вы можете добавить вехи в любой ваш проект, когда он находится на любой из своих стадий. 

Расставляя вехи, обращайте внимание на:

1. Частоту. Вехами обозначают не завершение каждой задачи, а только значительные события.
2. Распределение во времени. Находящиеся на большом расстоянии друг от друга вехи не вдохновят команду: достижений придется ждать слишком долго. Однако и близко расположенные этапы не приносят пользы – они быстро превращаются в рутину. Для проектов длительностью в несколько месяцев будет нормой располагать вехи с интервалами примерно в две недели.
3. Контроль. Вехи включаются в план проекта и обязательно отслеживаются.
4. Отчетность. Нужно фиксировать невыполнение вехи в срок, чтобы вовремя переоценить ресурсы и все-таки завершить важное событие.

Зачем визуализировать вехи

Если вы не завершили веху, то необходимо понять, почему это произошло. Для этого назначьте совещание со всеми сотрудниками и задайте вопросы:

• Была ли веха запланирована корректно?
• Были ли задержки при выполнении задач, входящих в этот этап?

В случае, когда у вас довольно большое количество подвижных элементов, бывает трудно понять, где допущена ошибка и что было упущено из виду. Чтобы избежать такой ситуации, нужно представлять весь проект в виде графика вех. Визуализация, тем более если она сделана при помощи какого-либо инструмента управления проектами, наглядно покажет, в каком месте и что пошло не так. Важно полностью отображать проекты графически: хронологиями, календарями или канбан-досками. 

Как создать график вех: 7 шагов к визуализации

Нельзя составить график вех, пока не будет четкой структуры и композиции всех необходимых действий для достижения целей проекта. Нужно составить список всех задач в управляемой структуре или диаграмме, а после – расставить вехи в ключевых местах. Давайте пошагово разберемся, как это сделать.

Шаг 1. Определить цели проекта

Прежде чем вы создадите диаграмму вех, определите цель проекта. Нужно, чтобы ваша команда точно знала, над чем она работает и почему это важно для достижения итогового результата. Далее установите сроки: даты старта и завершения. 

Представим себе ситуацию: вы запускаете проект по слиянию компаний. Главная цель – успешно объединить две компании. Дата начала – объявление проекта по слиянию внутри компании, дата окончания – глобальное мероприятие, посвященное произведенному слиянию.

Шаг 2. Создать список задач

Распишите задачи, которые приведут вас к цели. Они должны быть расставлены в хронологическом порядке, привязаны к датам или диапазонам дат.

В задачу слияния компаний будут включены: создание внутреннего информационного бюллетеня, совещание для ответов на вопросы сотрудников, пресс-конференция для объявления о слиянии, планирование глобального мероприятия и т. д.

Шаг 3. Определить основные вехи

Легко спутать веху с результатом, но различия есть. Результат – что-то осязаемое, например отчет или продукт. Веха более концептуальна и отмечает контрольную точку, над которой ваша команда может работать.

Определите, является этап вехой или нет, ответив на следующие вопросы:

1. Влияет ли эта задача на крайний срок?
2. Указывает ли ее выполнение на прогресс?
3. Должны ли все заинтересованные в успешном исходе проекта стороны рассмотреть эту задачу?
4. Может ли проект быть завершен без этой задачи?

Если вы ответили утвердительно на все вопросы, кроме последнего, то это веха.

Чтобы разработать проект слияния, вы должны сначала классифицировать каждую инициативу:

• Создание внутреннего информационного бюллетеня для объявления о слиянии – задача.
• Рассылка информационного бюллетеня – задача.
• Объявление сотрудникам о слиянии – веха.

Шаг 4. Создать временную шкалу

Собираем пазл: превращаем задачи, цели, вехи, результаты и этапы в график. Проверьте, насколько реалистичны временные рамки, которые вы обозначили для каждого элемента головоломки.

Визуализируйте любым удобным способом полученные результаты. Однако легче всего воспользоваться специальным инструментом. К примеру, в Asana можно просто загрузить данные в инструмент «Хронология» – и график автоматически выстроится. Причем если вы уже создали диаграмму этапов в Excel, то можете импортировать CSV-файл сразу в систему.

В проекте по слиянию компаний есть задачи или вехи, которые не могут быть начаты, пока не завершены другие. Обновленные логотипы явно понадобятся раньше, чем вы сможете отправить пресс-релиз. Чтобы работать без перебоев, нужно визуализировать эти зависимости на временной шкале.

Шаг 5. Поделиться временной шкалой

Построенным графиком нужно поделиться со всей командой, а потом скорректировать с учетом внесенных сотрудниками правок. Только так можно максимально избежать проблем и успешно достичь целей проекта.

Например, вы поделились графиком вех с менеджером по коммуникациям, и он обнаружил, что времени, выделенного на подготовку внутренних сессий вопросов и ответов, недостаточно. Тогда вы сможете своевременно поправить график, чтобы не вызвать негатив внутри компании и не затормозить ход слияния.

Шаг 6. Добавить документацию

Нужно фиксировать любые документы, заметки и соответствующие сообщения, связанные с проектом, добавлять их в соответствующие задачи и этапы. Ваша диаграмма вех никогда не будет завершенной – это инструмент управления проектом, который необходимо модифицировать.

Фиксация информации на временной шкале даст команде представление о том, что было сделано, находится в процессе или еще только предстоит осуществить.

Команда маркетинга фиксирует новый логотип на временной шкале. Все остальные сотрудники при необходимости легко находят и используют его. 

Шаг 7. Делиться достижениями

Когда вы достигнете какой-либо вехи на временной шкале, то обязательно отпразднуйте со всей командой, которая приложила к этому усилия. Даже просто заказать пиццу в офис – прекрасное завершение одной из вех. Кроме того, достижение значимых событий – прогресс для проекта, не лишним будет поделиться им со всеми заинтересованными сторонами.  

Глобальное мероприятие, посвященное слиянию двух компаний, прошло. Все отлично провели время, а генеральный директор отметил, что очень доволен достигнутыми результатами. Отпразднуйте эту веху, предоставив всей команде выходной в понедельник, чтобы отдохнуть и зарядиться впечатлениями перед стартом нового.

Заключение

Если вы используете в своей работе вехи, то визуализируйте их, отслеживайте достижение и не забывайте прикреплять соответствующую документацию при завершении определенных событий.

Благодаря этому инструменту вы всегда будете в курсе:

• Какие стадии были завершены.
• Успешно ли идет выполнение проекта и сколько еще этапов до достижения финальной цели.
• За счет каких этапов и чьих действий была достигнута веха, а в случае провала – в чем причины.

Отслеживание вех позволит заинтересованным лицам быть в курсе всех работ по проекту и вовремя реагировать на проблемы, которые могут помешать успешному достижению цели. Важно: прежде чем активно использовать вехи в работе, проверьте, поддерживает ли ваш сервис для управления проектами визуализацию и модификацию всех значимых этапов работ.

После построения
иерархической структуры работ и
структурной схемы организации проекта
появляется возможность проставить и
согласовать с заказчиком основные этапы
проекта (вехи). Именно по этим этапам
заказчик будет контролировать ход
исполнения проекта.

Веха –
событие или дата в ходе осуществления
проекта. Веха используется для отображения
состояния завершенности тех или иных
работ. В контексте проекта менеджеры
используют вехи для того, чтобы обозначить
важные промежуточные результаты, которые
должны быть достигнуты в процессе
реализации проекта. Последовательность
вех, определенных менеджером, часто
называется планом по вехам. Даты
достижения соответствующих вех образуют
календарный план по вехам.

Таким образом,
на этом этапе определяются основные
опорные точки, т.е. те результаты и сроки,
которые жестко контролируются руководством
и которые менеджер проекта менять не
имеет права без согласования с заказчиком.
Пример построения плана по вехам дан
на Рис. 7.

Рис.
7. План проекта по вехам.

Ключевые
вехи проекта (Project
Milestones) – ключевые события проекта,
свершение которых является необходимым
и достаточным условием, определяющим
достижение основных результатов проекта.

План по
вехам (Milestone
Plan, Milestone Schedule) – графическое или табличное
представление взаимосвязанных ключевых
вех проекта с указанием сроков их
наступления и ответственных за выполнение
этих сроков.

Задача
управления проектом по временным
параметрам состоит в построении и
оптимизации календарного графика
проекта, основанного на оценках времени,
необходимого для выполнения работ с
учетом их взаимосвязей и ресурсных
ограничений.

В
сложных проектах количество работ и
ограничений, которые должны быть
представлены в календарном плане,
измеряется тысячами, а иногда и десятками
и сотнями тысяч. Например, детальный
календарный план строительства атомной
электростанции включает более 30 тысяч
работ и более 70 тысяч различных
ограничений.

В
этих условиях возникает необходимость
формирования более простых представлений
для календарных планов, которые решали
бы следующие задачи:

• делали
  бы очевидным цели, задачи и результаты
  проекта;

  • давали
    бы простое, четкое и наглядное
    представление о логике событий в
    проекте;

  • обеспечивали
    бы конкретность требований к мобилизации
    ресурсов на достижение промежуточных
    и конечных целей.

Роль
такого представления выполняет план
ключевых событий проекта или план по
вехам, используемый для определения
основных временных параметров проекта:

• концептуальной
  последовательности работ и принципиальных
  взаимосвязей между ними;

• укрупненных
  оценок продолжительности крупных
  этапов, определения директивных сроков
  (если таковые имеются) и ограничений;

• определения
  ключевых событий и соответствующих им
  контрольных дат.

Задачи
календарных планов:
• Делать очевидным цели, задачи и
результаты • Давать простое, четкое
и наглядное представление о логике
событий в проекте • Обеспечивать
конкретность требований к мобилизации
ресурсов на достижение промежуточных
и конечных целей.

План
по вехам используется для определения
основных временных параметров проекта:
• Концептуальной последовательности
работ и принципиальных взаимосвязей
между ними • Укрупненных оценок
продолжительности крупных этапов,
определения директивных сроков и
ограничений • Определения ключевых
событий и соответствующих контрольных
дат.

Практические
рекомендации по построению плана по
вехам: • Составляется
«с конца», начиная с события успешного
завершения проекта. • Последовательно
слой за слоем формулируются все
предшествующие события, «необходимые
и достаточные» для наступления каждого
из последующих событий. • Каждому
событию ставится в соответствие время
его наступления, ответственный и критерий
подтверждения наступления. • План
по вехам должен быть по возможности
легко обозримым (1–2 страницы) • В
качестве событий целесообразно
использовать моменты начала и/или
завершения работ, представленных в
структурной декомпозиции работ.
• Целесообразно ограничиваться
верхними уровнями декомпозиции. • Сроки
достижения вех должны быть согласованы
со всеми участниками. • Достижение
каждой из контрольных точек должно быть
спланировано и скоординировано в
детальных календарных планах.

Составление
плана по вехам.
План по вехам — графическое или табличное
представление взаимосвязанных ключевых
вех проекта с указанием сроков их
наступления и ответственных за выполнение
этих сроков.

Составляется
«с конца», начиная с события успешного
завершения проекта (достижения цели,
получения результата). Последовательно
формулируются все предшествующие
события, «необ­ходимые и достаточные»
для наступления каждого из последующих
событий. Каждому событию ставится в
соответствие время его наступ­ления,
ответственный и критерий подтверждения
наступления.

План
по вехам должен быть легкообозримым
(не более 1—2 стра­ниц). Такая лаконичность
в крупных проектах не всегда достижима.
В качестве событий целесообразно
использовать моменты
начала и/или завершения работ,
представленных в структурной декомпози­ции
работ. Учитывая ограниченный объем
плана по вехам, целесооб­разно
ограничиваться верхними уровнями
декомпозиции.

Сроки
достижения вех должны быть согласованы
со всеми участ­никами. После этого
каждая из вех становится контрольной
точкой и должна быть включена в план
контроля и отчетности проекта для
руководства. Достижение каждой из
контрольных точек должно быть спланировано
и скоординировано в детальных календарных
планах, разрабатываемых на основании
плана по вехам исполнителями.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Когда дело доходит до завершения любого проекта, вы должны знать, как пройти от начала до конца. Хотя это может показаться простым или все дело в рутинной работе, правда в том, что вехи являются наиболее важным элементом. Да, вы должны выполнять возложенные на вас обязанности в проекте. И вы должны иметь в виду конечную цель. Однако, если вы не устанавливаете вехи на протяжении всего проекта, вам будет сложно поддерживать требуемый темп или определять, на правильном ли вы пути. Вот тут-то и появляются вехи проекта. Давайте посмотрим, что означает веха в управлении проектами, и типичные примеры вех.

Что такое вехи проекта?

Вехи проекта — это конкретные задачи, которые должны быть выполнены для проекта в течение определенного временные рамки. Это точки на временной шкале, когда вы ожидаете, что будет завершена некоторая измеримая степень работы, которую можно передать менеджеру проекта или даже клиенту. Вехи должны быть более значительными, чем мелкие дела, которые вы выполняете ежедневно. Это потому, что они стремятся сообщить вам, завершите ли вы проект в срок.

‍Что такое веха в управлении проектами?

Веха — это определяющий момент в жизненном цикле проекта, который используется для отслеживания прогресса в достижении конечной цели. Веха в управлении проектами служит маркером даты начала или окончания проекта, внешних оценок или входных данных, проверок бюджета, представления основных результатов и т. д. Это точка отсчета, которая обозначает важное событие или точку разветвления решения в рамках проекта.

Почему этапы проекта важны?

Вехи гарантируют, что ваша команда движется в правильном направлении. Но это не все.

Вот несколько дополнительных вещей, которые вы можете сделать с вехами:

• Создайте хороший план проекта и структуру.
• Следите за ходом проекта.
• Определите потенциальные узкие места.
• Определите, когда проект будет завершен.

Последний пункт полезен, когда вам нужно ответить на любимый вопрос вашей заинтересованной стороны: «Вы уже закончили?» ”

Как установить вехи проекта

Как вы относитесь к созданию вех проекта? Это потребует подробного изучения всеобъемлющей цели проекта, а также работ, которые его составляют. Что нужно сделать, чтобы признать проект успешным? Составьте список окончательных результатов, которые вы должны произвести, а также сроки, которые были установлены. Возможно, вы захотите установить более ранний крайний срок, чем согласованный, чтобы дать себе некоторую свободу действий в случае осложнений.

Затем запишите все важные задачи, которые необходимо выполнить по дороге, чтобы уложиться в срок. Каковы основные обязанности, которые указывают на то, что вы на правильном пути? Это вехи проекта. У вас может быть один документ каждый месяц для краткосрочного проекта и один раз в квартал для долгосрочного проекта. Идея состоит в том, чтобы иметь конфигурацию, подходящую для проекта, над которым вы работаете.

Имейте в виду, что веха не обязательно должна быть отдельным действием. Это может быть группа дел, или это может быть завершение дизайнерской составляющей проекта или доработка чертежей. Вашей вехой может быть что угодно. Наиболее важной особенностью является то, что это имеет решающее значение для завершения проекта и покажет, находитесь ли вы на правильном пути или нет.

Кто создает веху проекта в управлении проектами?

Когда дело доходит до создания контрольных точек проекта, необходимо вовлекать различные заинтересованные стороны. Во-первых, поговорите с клиентом о том, чего он действительно хочет от проекта. Они определят конечный результат, а вы двое (и, возможно, босс или менеджер) определите крайний срок для этого окончательного результата. Это поможет вам спланировать все, что нужно сделать за это время, и начать процесс определения вех.

Вы также должны обсудить с клиентом любые промежуточные результаты что они желают. Они могут захотеть, чтобы вы предоставили небольшие обновления во время проекта. У них могут быть другие результаты, которые они хотели бы видеть, пока вы работаете над проектом. В любом из этих сценариев эти типы документов и обновлений будут вехами, которые вы хотите выделить и обеспечить выполнение, чтобы ваш клиент был удовлетворен. У них могут быть сроки, которые вы и клиент или вы и ваше руководство согласовываете заранее.

На что обратить внимание при создании вехи в управлении вашим проектом

Когда дело доходит до вех проекта, нужно помнить несколько вещей. Вы должны следить за каждой из этих вещей, чтобы оставаться на правильном пути и цели. Если вы не учтете все эти факторы при создании диаграммы и временной шкалы, у вас могут возникнуть серьезные проблемы, когда придет время выполнять окончательный проект. Вы можете обнаружить, что не выполняете задачи вовремя, что будет неприемлемо для вашего руководства или клиентов.

№1. Зависимости

Зависимости — это первое, что следует учитывать при установлении сроков и контрольных точек проекта. Везде, где один из членов вашей команды или одна из ваших небольших команд зависит от другого, является потенциальным источником проблем. Это место, где может быть задержка при передаче, в результате чего следующая команда или отдельный человек не смогут выполнить поставленную перед ними задачу. Это то, что нужно иметь в виду при создании вехи.

№ 2. Задержки, которые находятся вне вашего контроля

Когда мы говорим о задержках, не зависящих от вас, мы имеем в виду проблемы с получением материалов или предметов у сторонних продавцов. Эти проблемы могут возникать по разным причинам и в любой момент при настройке и выполнении проекта. Вы можете столкнуться с чем-то неправильным или вообще не получить. Могут быть сложности с поставщиками или даже с доставкой вещей к вам. Вы должны учитывать каждый из этих факторов при разработке вех.

№3. Задержки команды

Задержки в команде — это то, что происходит внутри вашей команды. Например, если кто-то заболел или ваша команда объявила забастовку. Есть множество способов, которыми люди в вашей команде могут намеренно или непреднамеренно замедлить процесс, и вы должны быть готовы к любой возможности. В команде всегда будут определенные вещи, которые вы не можете контролировать, или замедления, которые вы не можете объяснить, но по большей части вы можете создать буферы, чтобы справиться с ними.

№ 4. Изменения в клиенте

Пока вы работаете над проектом, всегда есть вероятность, что ваш клиент внесет изменения по ходу дела. Вы должны убедиться, что вы готовы к любым изменениям, которые они могут запросить, и что ваши вехи обновлены, чтобы отразить это. Если клиент вносит изменения в одну из вех, сообщите им, как это повлияет на другие вехи и общий срок. Лучше стараться как можно дольше оставаться на правильном пути, но это не всегда достижимо. Четко разъясняйте клиентам последствия их корректировок для проекта.

№ 5. Сроки больше, чем ожидалось

Вся ваша команда предоставит вам сроки и оценки того, сколько времени займут различные аспекты проекта. Лучшее, что вы можете сделать, это включить буфер в эти регионы, чтобы быть готовым к любым дальнейшим задержкам. То, что, как вы думали, займет неделю, может занять две недели, а то, что, как вы думали, займет один день, может занять несколько дней или больше. Выделите дополнительное время для каждой работы, чтобы не отстать, если что-то пойдет не так, как планировалось.

№ 6. Непредвиденные потребности

Вы можете начать работу над своим проектом только для того, чтобы узнать, что есть дополнительные требования, которых вы не ожидали. Может быть, вы думали, что сможете обойтись тем планом, который у вас есть, только для того, чтобы узнать, что он не работает. Или, возможно, вы ожидали, что клиент предоставит определенный элемент для проекта, но он этого не сделал. Все эти непредвиденные потребности повлияют на вашу способность выполнять поставленные задачи, что означает освобождение дополнительного пространства.

Каковы некоторые примеры контрольных точек проекта?

Теперь, когда вы знаете, что такое вехи управления проектом, давайте рассмотрим несколько примеров событий, которые обычно используются в качестве вех проекта:

Вот пять типичных примеров контрольных точек проекта:

1. Утверждение проекта
2. Изучите требования
3. Утверждение дизайна
4. Вехи для каждого этапа проекта
5. Требуется окончательное разрешение.

Давайте рассмотрим каждый пример контрольной точки проекта более подробно:

Пример №1 контрольной точки проекта: утверждение проекта

Обычно это первая важная веха в жизненном цикле проекта.

Когда важная заинтересованная сторона проекта или высшее руководство одобряют проект, это дает команде проекта зеленый свет, чтобы начать работу над ним.

Пример № 2 контрольной точки проекта: обзор требований

Для этой важной вехи вы должны обсудить план проекта со своими клиентами и определить, что потребуется для проекта.

Как только все это будет принято, вы можете начать работу над проектом.

Пример № 3 основных этапов проекта: утверждение проекта

Теперь вы выполнили все требования проекта. Отличная работа.

Однако настало время создать дизайн проекта и показать его заказчику или заинтересованному лицу.

К сожалению, они, скорее всего, предоставят вам много информации и выкрикивают эти три ужасные фразы… «сделай это еще раз»

И когда им это в конце концов понравится и они одобрят его (после миллиона попыток!), вы достигли еще одной важной вехи.

Пример № 4 этапа проекта: этапы этапа проекта

Ваш проект сейчас идет полным ходом, и ваша команда усердно работает над разработкой и реализацией предложенного решения.

С другой стороны, работа над проектом — это не просто одно продолжительное занятие.

Проект обычно делится на этапы, такие как «этап разработки» и «этап тестирования».

Мы используем вехи в датах «начала» и «окончания» каждого этапа, чтобы четко различать эти этапы.

Разве это не удобно?

Пример № 5 этапа проекта: окончательное утверждение

Учти это:

Ваша команда завершила сборку продукта, и после тщательного тестирования и проверки вы, наконец, готовы.

Но пока не слишком волнуйтесь.

Вы все равно должны передать его основные заинтересованные стороны.

Если проект соответствует стандартам, ваши заинтересованные стороны физически предлагают свое одобрение. (Возможно, не буквально.)

Ваша команда может, наконец, поднять бокал за завершение проекта; Вы достигли последнего рубежа!

Эти вехи применимы к любому проекту, независимо от отрасли. Однако, как руководитель проекта, вы можете создавать контрольные точки проекта, которые помогут вам в планировании, выполнении и отслеживании хода выполнения проекта.

Заключение

Когда дело доходит до этого, вехи проекта — это то, что заставляет вас и ваш проект двигаться вперед. Они несут ответственность за помощь вам в достижении ваших целей и предоставлении результатов вашему клиенту. Это элементы, которые дадут вам знать, правильно ли ваши сотрудники выполняют свою работу, и позволят вам уложиться в сроки. Тем не менее, важно быть готовым к проблемам на этом пути. Вы можете следовать примерам вех проекта, чтобы создать веху для своего проекта. Знание того, как настроить этапы и спланировать их, поможет вам и вашей команде лучше подготовиться.

Основные этапы проекта: часто задаваемые вопросы

Какова продолжительность вехи?

Вехи обычно не имеют продолжительности; однако для некоторых этапов может потребоваться один. Например, предположим, что ваш проект имеет веху утверждения после фазы, и вы знаете, что процедура утверждения займет неделю.

Что такое веха проекта в управлении проектами?

Вехи в управлении проектами используются для обозначения даты начала или окончания проекта, внешних оценок или входных данных, проверки бюджета, представления основных результатов и т. д.

Статьи по теме

1. Стратегия поддержки продаж: простое руководство по построению эффективной стратегии
2. КАК ПРИВЛЕЧЬ ИНВЕСТОРОВ В ВАШ БИЗНЕС [Основное руководство]
3. Что такое управление рисками проекта? Этапы создания плана оценки рисков
4. Управление содержанием проекта: примеры определения и плана управления содержанием