Как составить профиль работы

В подборе сотрудников нет волшебной таблетки, но есть инструменты, которые помогают делать это быстрее и качественнее. Один из таких инструментов — профиль должности. Он пригодится не только на этапе составления вакансии и отбора кандидатов, но и для оценки действующих сотрудников.

В статье разобрались, зачем составлять профиль должности, что в нем писать и с кем его согласовывать. А еще собрали типичные ошибки при составлении и рассказали, как оценить эффективность документа.

Вы узнаете

👉 Что такое профиль должности и зачем он нужен

👉 Что входит в профиль должности

👉 Где применяется профиль должности

👉 Как составить профиль должности

👉 Типичные ошибки при работе над профилем должности

👉 Как оценить эффективность профиля должности

👉 Примеры профилей должности

Что такое профиль должности и зачем он нужен

Профиль должности — это описание идеального сотрудника для конкретной должности. Профиль помогает эйчару оценивать действующих работников, рекрутеру  — искать подходящих кандидатов, а заказчику — понимать, какой специалист ему нужен.

Профиль может быть ситуативным и методическим:

На мой взгляд, профили нужно составлять во всех компаниях, но не для всех должностей. В первую очередь они нужны для подбора сотрудников с большим влиянием на бизнес и высокой ответственностью за результат. То есть сделать профиль для разработчика важнее, чем для офис-менеджера. Но здорово, если у компании есть ресурсы на создание документа для обеих должностей.

Что входит в профиль должности

1. Хард-скиллы сотрудника. Например, для разработчика нужно прописать, какие языки программирования, фреймворки и базы данных он должен знать.
2. Софт-скиллы сотрудника. Так, менеджеру по продажам важна коммуникабельность, а юристу — внимание к мелочам.
3. Опыт работы. Лучше не просто написать «‎опыт работы 5 лет», а указать, на какой должности работал идеальный кандидат, что делал и за что отвечал. Это упростит оценку релевантности опыта.
4. Личностные особенности сотрудника: пол, возраст, страна проживания, готовность к переезду или переработкам и другие параметры. В вакансиях нельзя прописывать эти требования: они дискриминируют кандидатов. Иногда заказчики указывают странные требования — их тоже можно написать в этом блоке. Например, один мой заказчик попросил не смотреть кандидатов по имени Сергей: на тот момент в отделе уже работали три Сергея.
5. Результаты работы на должности — какие изменения должны произойти в бизнесе благодаря работе сотрудника. Лучше, если показатели выражены в метриках, но иногда результаты звучат как задачи — например, «‎создать отдел продаж»‎.
6. Задачи на испытательный срок. Чтобы оценить результаты сотрудника, эффективнее обратиться к зафиксированным и согласованным задачам на испытательный срок, чем судить по ощущениям.
7. Зарплатная вилка и бонусы. Стоит прописать диапазон оклада, размер и условия выплаты премии. Кандидаты часто задают вопрос о доходе — вы должны быть готовы на него ответить. 
8. Метод оценки кандидатов — это может быть тестовое задание, кейс, тестирование, а иногда достаточно интервью с руководителем. Метод оценки зависит от должности, но лучше заранее согласовать его с заказчиком, чтобы подготовить кандидатов к этому этапу отбора.

Профиль — гибкий инструмент, а не шаблон на десятилетия. Поэтому в структуру документа можно добавлять новые блоки или убирать ненужные.

Где применяется профиль должности

В подборе сотрудников — самое частое применение. Профиль похож на заявку на вакансию, но более детальную. 

В анализе неудач подбора. Профиль — фундамент успешного подбора, но не волшебная таблетка от неподходящих кандидатов. 

Если сотрудник не прошел испытательный срок, можно вернуться к требованиям профиля и предположить, какие критерии не учли при выборе кандидата. Например, работник уволился из-за рутины. Тогда лучше сделать пометку, что кандидат должен быть готов к монотонным задачам.

В составлении задач на испытательный срок. Если в профиле подробно расписаны ожидаемые результаты работы сотрудника, то из них будет легко сформировать список задач на испытательный срок.

В оценке сотрудников. Навыки и зоны ответственности действующего сотрудника можно соотнести с профилем его должности. Так верхнеуровнево получится понять, насколько работник подходит для этой роли, успешно ли справляется с задачами и сможет ли взять на себя дополнительную нагрузку. 

Например, в компании растет штат и руководителям нужно координировать работу большего количества сотрудников. Чтобы понять, справятся ли менеджеры с новой нагрузкой, стоит оценить их руководящий потенциал. Для этого надо проверить, насколько хорошо развиты компетенции, указанные в профилях для их должностей: ‎коммуникабельность, ответственность, умение разрешать конфликты. 

В создании должностных инструкций. Блоки об обязанностях и требованиях к сотруднику можно перенести в должностную инструкцию. Это сократит время разработки инструкций и сделает их работающим инструментом, согласованным с целями бизнеса.

В согласовании зарплат. Если в профиле подробно расписаны задачи и навыки сотрудника, проще согласовать оклад: заказчик сразу увидит, за что специалист будет получать деньги.

Как составить профиль должности 

Чаще всего документ составляют перед поиском сотрудника. Для однотипных должностей описания навыков и качеств можно копировать, если работники должны обладать одинаковыми компетенциями и будут выполнять одни и те же задачи.

Этап 1: запрос технического задания у заказчика 

Рекрутер отправляет заказчику шаблон профиля. Заказчик должен заполнить его так, как понимает, этого будет достаточно. 

Обычно половина того, что пишет заказчик, меняется на втором этапе — после вопросов рекрутера.

Если заказчик не знает, какими навыками должен обладать сотрудник, на помощь приходит рекрутер. В первую очередь рекрутеру нужно разобраться, на какую должность нужен работник, чем он будет заниматься и как от его работы зависит бизнес. Опираясь на опыт закрытия аналогичных вакансий, рекрутер может предположить, какие харды и софты‎ ‎пригодятся на вакантной должности. 

Так, менеджеру по продажам нужно часто проводить презентации для клиентов и партнеров. В блок хард-скиллов стоит добавить владение техниками продаж, умение работать в CRM. В блок софт-скиллов — умение держаться на публике, хорошо поставленную речь, открытость и эмпатию. Если нужен самостоятельный специалист, стоит прописать требование к опыту работы. 

Также профиль можно «‎списать» с действующего сотрудника, если новый специалист будет выполнять аналогичные задачи. Этого эталонного сотрудника можно даже привлечь к составлению описания: он лучше всех знает, какие знания пригодятся в работе и чем он занимается чаще всего.‎ 

Этап 2: встреча с заказчиком 

Можно встретиться в офисе или созвониться в зуме — формат неважен. Главное — уточнить формулировки из шаблона, который заполнил заказчик. По моему опыту, мало кто заполняет все поля идеально: часто в требованиях встречаются абстрактные формулировки вроде «стрессоустойчивость» или «коммуникабельность». 

Проблема общих формулировок в том, что каждый человек вкладывает в них свой смысл. Если не разобраться, что конкретно подразумевал заказчик, будет сложно найти кандидата, который ему подойдет.

Если после обсуждения появился большой список хард- и софт-скиллов, нужно договориться с заказчиком о приоритете компетенций. Советую распределить навыки и качества на две группы: критичные и некритичные. От вторых можно отказаться, если кандидат идеально подходит по критичным параметрам.

Этап 3: согласование профиля должности

Важно показать заказчику итоговый вариант. Перечитав его, он может отказаться от каких-то требований, что-то добавить или изменить зарплату. Процесс согласования зависит от ваших договоренностей: кто-то носит документ на подпись, а кому-то достаточно «‎ок» в телеграме. 

Согласование не снимает с рекрутера ‎ответственность за подбор, но уравновешивает ее между ним и заказчиком.

Типичные ошибки при составлении профиля должности

Скопировать структуру у другой компании. У каждой компании свой подход к подбору и оценке кандидатов, поэтому и содержание документа должно быть разным. Одним для подбора достаточно прописать только ‎харды‎ и софты сотрудника, другие дополнительно указывают требования к совместимости кандидата с корпоративной культурой. 

Составить слишком общее описание. Одно и то же качество сотрудника рекрутер и заказчик могут воспринимать по-разному. А любое недопонимание — это возможная ошибка в подборе. Поэтому совет простой: уточнять и переспрашивать. 

Заполнять профиль без заказчика. Каким бы опытным ни был рекрутер, ему не обойтись без помощи заказчика: только он точно знает и может объяснить, чем должен заниматься сотрудник и на какие бизнес-показатели будет влиять. 

Не согласовать профиль с заказчиком. Если заказчик финально не утвердил документ, в будущем он может отказаться от своих слов. Поэтому важно продумать процесс согласования и объяснить заказчикам, что профиль — это не отписка, а техническое задание на поиск сотрудника.

Как оценить эффективность профиля должности

Нужно ответить на 3 вопроса:

1. Сколько предложенных рекрутером кандидатов отклоняет заказчик? Если рекрутер разобрался в профиле должности, то он понимает, кто нужен заказчику. Тогда количество отклоненных кандидатов будет минимальным.
2. Появляются ли дополнительные вопросы в процессе подбора? Если рекрутер постоянно уточняет у заказчика требования по вакансии или не может ответить на вопросы кандидата на интервью, это тревожный симптом. В такой ситуации нужно вернуться к профилю должности и еще раз подробно обсудить его с заказчиком.
3. Как долго закрывается вакансия? Понимание требований к кандидатам ускоряет подбор. Так что увеличение скорости найма — хороший показатель эффективности. 

Иногда даже с подробным профилем должности не удается найти подходящих кандидатов. Тогда профиль стоит пересмотреть:

• увеличить зарплату — если нужен редкий специалист с высоким уровнем ответственности;
• снизить требования — уменьшить пул задач или скорректировать запросы к опыту и знаниям.

Если оба варианта невозможны, то остается только продолжать искать. Я считаю, что практически любого специалиста можно найти — это только вопрос времени.  

Примеры профилей должности

Я уже говорила, что каждая компания сама определяет структуру документа — единственно верного варианта нет. Поэтому покажу два образца для одной должности.

Выводы

1. Профиль должности — описание идеального сотрудника для конкретной должности.
2. Чаще всего профиль создают для подбора кандидатов, но также используют для анализа неудач подбора, определения задач на испытательный срок, написания должностных инструкций, согласования зарплаты для нового специалиста и оценки действующих сотрудников.
3. Нет идеального шаблона профиля — каждая компания определяет его структуру сама. В документ могут входить такие блоки:

• хард-скиллы сотрудника,
• софт-скиллы сотрудника,
• требование к опыту работы,
• личностные особенности сотрудника,
• ожидаемые результаты работы,
• задачи на испытательный срок,
• зарплатная вилка и бонусы,
• методы и этапы оценки кандидатов.

4. Чтобы составить профиль, нужно получить от заказчика все вводные: чем будет заниматься новый сотрудник, какие навыки и качества ему для этого нужны, сколько будет зарабатывать. На встрече с заказчиком важно уточнить общие формулировки и согласовать готовый вариант документа.

5. Типичные ошибки при составлении профиля:

• скопировать его у другой компании,
• составить слишком общее описание,
• заполнять без заказчика,
• не согласовать с заказчиком.

6. Не всегда удается найти сотрудника, который бы подходил под профиль. Тогда стоит снизить требования или увеличить зарплату.

В прошлых статьях мы определили Этапы разработки системы корпоративного обучения. Также мы рассмотрели более подробно 1-й этап – Постановка целей и первичный аудит и начали рассматривать 2-й этап – Разработка требований к персоналу. В той статье обсудили принцип построения компетенций, но при этом не затронули составление Профиля должности. А это очень важный компонент корпоративной системы обучения и развития персонала.

Итак, что же такое Профиль должности? Профиль должности – это документ, содержащий требования к профессиональным компетенциям для эффективного выполнения должностных обязанностей.

Частая ошибка во многих компаниях, что этот документ составляется только для «галочки». Это, как часто происходит с должностной инструкцией – возиться и составлять под свои нужды не охота, или не понимают всей важности данного документа и просто копируют из интернета, но по факту никто ее не придерживается. Т.е. документ вроде есть, потому что должен быть, а толку от него нет.

Если честно, раньше я тоже так делала… В других компаниях правильные профили должности не были нужны для работы, никто не хотел их придерживаться, толком не вникал в смысл этого, соответственно я и делала их лишь для «галочки», потому что не люблю работу в «корзину». Ведь если твой труд и знания по факту никому не нужны – то зачем особо и стараться? Как говорится – что хотело руководство, то и получало.

Однако теперь я работаю в совершенно другой компании и наконец-то могу реализовывать себя как профессионал по полной. И это действительно ценится руководством. Поэтому в этот раз я подошла к вопросу составления Профиля должности со всей внимательностью и ответственностью.

Профиль должности должен составляться для каждой должности в компании.

Для начала потренируйтесь на тех должностях, по которым чаще всего ищите новых сотрудников, а затем переходите на все остальные. Почему так? Потому что при активном подборе персонала Вы будете менять Профиль в процессе подбора кандидатов и доведете его до совершенства быстрее, чем по тем позициям, по которым редко возникает потребность в новых кадрах. Тем самым Вы набьете руку на их составлении и затем сможете с легкостью составить Профили должности по остальным позициям.

Совет: для составления рабочего Профиля должности привлеките в помощники руководителя этой должности и лучшего сотрудника, работающего в этой должности – это поможет Вам более точно описать обязанности, цели и компетенции.

Из чего же состоит Профиль должности?

Профиль должности включает в себя следующие обязательные пункты:

• Наименование должности
• Место в структуре компании
• Подчинение
• Цель должности
• Обязанности
• Набор компетенций, необходимых для выполнения должностных обязанностей
• Шкала оценки компетенций

Теперь рассмотрим каждый пункт подробнее и, для примера, составим Профиль должности Менеджера по продажам.

1. Наименование должности – это обязательный атрибут. Рекомендуется, чтобы наименование соответствовало Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. В нашем случае это Менеджер по продажам.
2. Место в структуре организации. Обычно это наименование отдела, в котором числится данная должность. Например: Отдел продаж.
3. Подчинение. В данном пункте указываются следующие моменты: Кому подчиняется, Кто находится в подчинении и с какими отделами взаимодействует. Пример для Руководителя отдела продаж: Подчиняется Коммерческому директору, Генеральному директору. В подчинении менеджеры по продажам, секретарь, старшие менеджеры, директора магазинов. У Менеджера по продажам в нашей компании нет сотрудников в подчинении – значит так и запишем: Подчиняется руководителю отдела продаж. В подчинении нет сотрудников. Смежные отделы: бухгалтерия, служба доставки, служба сервиса, служба рекламаций.
4. Цель должности. Это один из самых важных пунктов в Профиле должности. На основании него определяются должностные обязанности и компетенции, а также уровень их владения. Цель должности – это собственно смысл существования данной должности в компании. Для менеджера по продажам это будет, как не банально звучит, продажа! Для бухгалтера – порядок в документации, счетах и отчетах. Для Руководителя отдела продаж – соответственно, выполнение планов по продажам и тд. Если нет цели должности, то возникает вопрос в целесообразности ее существования в компании – зачем держать людей, которые не приносят никакой пользы? Поэтому настоятельно рекомендую сначала продумать тщательно этот пункт и только потом двигаться дальше.
5. Обязанности. Исходя из Цели должности прописываем, что сотрудник на данной должности должен делать, чтобы достичь исходной цели. Не путайте только с Должностной инструкцией. Должностная инструкция – это более развернутый документ, где прописаны функциональные, должностные обязанности, права, ответственность и прочее. Должностная инструкция составляется на основании Профиля должности и в Профиле мы прописываем основные направления деятельности – а в Должностной инструкции конкретные функции.
6. Набор компетенций. Здесь мы прописываем компетенции, которые необходимы для выполнения Обязанностей и достижения конечной цели, указанных выше. Компетенции делятся, как вы уже знаете из предыдущей статьи, на Личностные, Ключевые и Специальные. В прошлой статье мы выводили компетенции для менеджера по продажам и теперь заносим их в Профиль должности.
7. Шкала оценки компетенций. Что это такое? Это уровень владения компетенциями на каждом уровне развития. Например, Менеджер по продажам у нас проходит 4 уровня развития:

1. Вступительный уровень 0 (до 1 месяца) – сотрудник обладает определенными личностными характеристиками и не обладает необходимыми знаниями (т.е. минимальный порог приема в компанию)

2. Начальный уровень 1 (от 1 месяца до полугода) – уровень специальных компетенций ниже требуемого – обладает начальными (общими) знаниями по товару, уже может работать в паре с опытным Менеджером, решать основные стандартные задачи

3. Средний уровень 2 (от полугода до 1 года) – Уровень специальных компетенций соответствует ожидаемым. Сотрудник в силах решать все стандартные задачи, работать в одиночку, решать нестандартные вопросы при помощи более опытных сотрудников, обладает уверенными знаниями о товаре и услугах

4. Уровень профессионала 3 (свыше 1 года) – Компетенции сотрудника выше нормы. Сотрудник уверенно владеет навыками, способен самостоятельно решать нестандартные ситуации, помогает коллегам в трудовой деятельности, обладает глубокими знаниями товара. Может претендовать на должность Старшего менеджера.

Далее проставляем в Профиле должности соответствующий Уровень по каждой компетенции – и на основании этого при проверке владениями теми или иными компетенциями при приеме на работу или аттестации персонала можно легко определять соответствие сотрудника тому или иному уровню по своей должности.

А теперь полностью пропишем наш Профиль должности для Менеджера по продажам:

МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ (уровень 3*)

Отдел: Розничные продажи

Подчиняется: Старшему менеджеру, Руководителю розницы

Смежные отделы: Сервисная служба, Бухгалтерия

Цель должности: Продажа товара и услуг

Обязанности:

● Выявление потребности у клиента

● Подбор оптимальных вариантов

● Разъяснение технических моментов по товару и услугам

● Оформление договоров и прием денег за услуги и товар

● Прием претензий от клиента

● Совершение звонков клиентам

● Работа с кассовым аппаратом

● Выполнение планов по продажам

● Поддержание чистоты в торговом зале

● Соблюдение дресс-кода компании

Профессиональные знания:

● Товар

● Услуги

● Регламенты взаимодействия в компании

● О компании

● Стандарты компании

● Расчет по замерному листу

● Работа с прайсами

● Работа с 1С

● Работа с кассой

Профессиональные навыки:

● Технология продаж

● Умение найти подход к любому клиенту

● Технология общения по телефону

● Улаживание конфликтных вопросов

Личные качества:

● Честность

● Целеустремленность (нацеленность на достижение результатов)

● Активная жизненная позиция

● Желание работать с людьми

● Стрессоустойчивость

● Обучаемость

● Ответственность

● Не бояться брать на себя ответственность

Требования к кандидатам:

● Грамотная речь (отсутствие ненормативной лексики, слов паразитов)

● Навык общения (должен свободно находить общий язык, умение грамотно и лаконично излагать свои мысли)

● Высшее или средне-специальное образование

● Желательно какой-либо опыт работы в продажах или с людьми

* Соответственно для Уровней 1 и 0 – требования будут немного ниже. Например, для уровня 0 (вступительный минимум) – достаточно соответствовать пунктам Личные качества и Требования к кандидатам. Для Уровня 1 – уже обязательно соответствовать Профессиональным знаниям и Навыкам на начальном уровне (основные знания). Для Уровня 2 – Профессиональные знания и навыки должны быть на среднем-высоком уровне.

В следующей статье подробнее рассмотрим разработку системы оценки персонала. Но прежде чем к нему переходить – сначала сделайте хороший рабочий Профиль должности!

Как составить и оформить профиль должности

Автор: Ombm Дата: 19 Июль 2018

Чтобы составить профиль должности, сначала сделайте анализ работы по должности и соберите другие данные, которые позволят учесть особенности корпоративной культуры и рабочей среды.

После этого определите место должности в структуре организации и опишите функционал должности. Когда поймете функционал, определите требования к опыту и навыкам и критерии оценки результативности данной должности.

На основании этой информации составьте список профессиональных компетенций, личных характеристик и формальных требований, которые необходимы для эффективной работы по должности. Далее выберите инструменты оценки данных критериев.

На последнем этапе соберите и оформите, в произвольной форме, всю информацию в единый документ – профиль должности.

Что такое профиль должности

Профиль должности – документ, в котором пропишите:

• наименование и место должности в организационной структуре организации;
• профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения работы по должности;
• компетенции должности;
• критерии оценки результативности работы;
• биографические данные сотрудника: возраст, пол, образование, опыт;
• личностные качества, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей;
• инструменты и перечень вопросов для оценки, чтобы в дальнейшем проверить соответствие сотрудников или соискателей профилю должности.

Для чего разрабатывают и используют профиль должности

Профиль должности используют для:

• подбора и оценки кандидатов;
• оценки персонала;
• определения целей и планирования обучения сотрудников;
• формирования кадрового резерва;
• планирования карьеры сотрудников.

В каждом направлении информацию из профиля используют, чтобы понять особенности должности и требования к сотруднику, который сможет максимально эффективно выполнять ее функционал.

Какие учитывать факторы при разработке профиля должности

При составлении профиля должности учитывайте:

• особенности корпоративной культуры, ценности организации и стиль руководства;
• особенности работы и среды, в которой она выполняется;
• компетенции, требуемые на данной должности.

Какие различают подходы разработки профиля

При профилировании должностей используют два похода:

• ситуативный подход. Профиль должности создают по мере необходимости, в ограниченное время. Например, при срочном закрытии новой вакансии. Перечень обязанностей и требований формируют из общих пунктов как заготовку для создания полноценного профиля;
• методический подход. Профиль должности создают комплексно, в него включают полное описание структуры должности, ее особенности, функционал, зоны ответственности, компетенции, необходимые для качественного выполнения рабочих задач, личностные характеристики сотрудника. Этот подход требует гораздо больше времени и внимания. Но такой профиль уже можно использовать для всей системы управления персоналом, например, не только для подбора, но и для оценки сотрудников.

Какие различают этапы формирования профиля должности

Чтобы разработать профиль должности:

• сделайте анализ ситуации и соберите данные;
• определите место должности в общей структуре организации;
• определите функционал должности;
• определите требования к опыту и навыкам;
• составьте перечень профессиональных компетенций;
• опишите личные характеристики;
• опишите формальные требования;
• определите критерии оценки результативности работы;
• определите инструменты оценки;
• документально оформите и утвердите профиль должности.

Учтите, что количество этапов разработки профиля в каждой организации может быть разным. На это влияют подход к разработке профиля, специфика должности и организации в целом, опыт и знания специалистов, которые формируют профиль.

Как собрать информацию для разработки профиля должности

Чтобы разработать профиль, сделайте анализ:

• особенностей работы по должности;
• бизнес-процессов, в которые включен сотрудник, чей профиль составляют;
• стратегических целей и планов развития организации;
• требований профстандарта по должности, если такой утвержден.

Для анализа ситуации:

• изучите нормативные документы организации, в которых описана роль сотрудника и его функционал;
• проведите интервью или опрос с оцениваемым сотрудником, непосредственным руководителем сотрудника и его коллегами, если такие есть;
• понаблюдайте за сотрудником во время его работы;
• попросите сотрудника провести анализ своей работы, ее результата и подготовить письменное заключение об уровне выполнения задач;
• сделайте анализ дневника сотрудника или рабочих журналов, если такие есть.

Сделайте анализ полученной информации. Цель анализа – выделить конкретные стандарты поведения, которые помогают лучшим сотрудникам получать максимальный результат работы, а также разработать требования к должности для соответствия ее целям и задачам организации.

Как определить место должности в структуре организации

Чтобы определить место должности в структуре организации, ответьте на вопросы:

• кому подчиняется сотрудник;
• с кем взаимодействует сотрудник по работе, кто его внутренние и внешние клиенты;
• кто подчиняется сотруднику?

Изучите нормативные документы организации, в которых зафиксирована структура организации и место конкретной должности: должностные инструкции, трудовые договоры, штатное расписание и т. д.

Сделайте анализ информации, результат оформите в виде схемы или, для рядовых должностей, сразу внесите в бланк профиля должности. Бланк составьте в произвольной форме.

Как определить функциональные обязанности сотрудника, чтобы составить его профиль

После анализа собранной информации подробно опишите функционал должности, который позволит четко и однозначно понять, какие обязанности выполняет сотрудник в рамках своей должности и существующих бизнес-процессов.

Сначала опишите шесть-семь основных обязанностей должности, которые сотрудник выполняет более 50 процентов рабочего времени. Затем по убыванию – остальные задачи. Если для должности утвержден профстандарт, используйте формулировки из него.

Как определить требования к опыту и навыкам

Зная функционал должности, требования профстандарта и сложность задач сотрудника, определите, что важнее на этой должности: обладать определенным опытом, навыками, качествами или моделями поведения. Например, для сотрудника на руководящую должность на первом месте стоит требование к опыту руководства группой людей, далее – качества и модели поведения, а для вакансии специалиста, который обслуживает клиентов, наиболее важны качества и модели поведения, при этом соискатель может вообще не обладать опытом работы в данной сфере.

Самостоятельно определите важность и приоритетность опыта перед качествами и моделями поведения. При этом учтите требования профстандарта к опыту и навыкам данной должности. В дальнейшем используйте данные критерии отбора на собеседовании.

Как разработать компетенции должности

Сформируйте для одной должности от 7 до 15 компетенций, которыми должны обладать сотрудники для эффективного выполнения поставленных задач. Выделите из них пять-семь наиболее важных компетенций. Для этого перечислите самые сложные рабочие задания данной должности и те компетенции, которые потребуются, чтобы выполнить каждое из этих заданий, или проранжируйте компетенции по значимости.

Когда перечень приоритетных компетенций готов, разработайте для каждой индикаторы поведения. Индикаторы описывают поведение сотрудника и дают возможность измерить наблюдаемые проявления компетенций. Индикаторы различают по интенсивности и масштабности проявлений. На основании этих различий разработайте шкалу измерения компетенций. Количество уровней шкалы компетенций определите самостоятельно.

Как разработать перечень личных характеристик для профиля должностей

Включите в перечень личностных характеристик только те свойства, которые могут оказывать на деятельность сотрудника значительное влияние. Подумайте, какие качества помогают сотруднику быть эффективным на данной должности. Спросите коллег сотрудника, чей профиль составляют, что они больше всего ценят в нем, что мешает ему в работе. Можете сначала составить общий список личностных качеств и далее отметить в нем наиболее важные качества для данной должности. Проранжируйте выделенные.

Алгоритм определения личных характеристик для профиля аналогичен алгоритму при составлении заявки на подбор.

Как определить формальные требования к должности для профиля

Формальные требования к сотрудникам включают в себя информацию о поле, возрасте, образовании и требуемом опыте работы. Чтобы получить эти сведения, сделайте анализ профстандарта по должности, данных успешных сотрудников в должности, для которой делают профиль, и требования, которые заявил непосредственный руководитель оцениваемых, если такой есть.

Учтите требования трудового законодательства (ст. 64 ТК РФ) и не допускайте отказа в работе на основании несоответствия формальным требованиям.

Как определить критерии оценки деятельности сотрудника

На последнем этапе работы с профилем должности определите критерии оценки деятельности сотрудника на данной должности.

Критерии оценки разделяют по разным основаниям, среди которых выделяют группы:

• общеорганизационные критерии – применимые ко всем сотрудникам организации, например: своевременность, полнота выполнения обязанностей и т. д., и специализированные критерии, которые соответствуют определенному рабочему месту, виду деятельности;

• количественные критерии – оценка труда на основе достигнутых результатов, и качественные критерии – индивидуальные характеристики сотрудника и качества его работы;
• объективные критерии – стандарты качества и производительности, и субъективные критерии – показатели, которые оцениваются на основании мнений и оценок экспертов;
• интегральные критерии – когда в одном показателе учитывают или сочетают информацию, полученную в результате оценки различных характеристик работы и рабочего поведения, и простые критерии – когда оценивают отдельные аспекты работы или рабочего поведения, например уровень производительности или отсутствие опозданий на работу.

Как выбрать инструменты оценки соответствия сотрудника профилю должности

Когда определили и описали все требования к должности, а также разработали критерии оценки результата труда, составьте список оптимальных методов и инструментов, с помощью которых вы сможете оценить данные требования и критерии работы. Перечень оптимальных методов оценки выберите в зависимости от целей оценки, знаний и навыков человека, который будет оценивать, специфики деятельности организации и т. д.

Разбейте методы оценки на две группы: для работающего персонала и для кандидатов.

При оценке соискателя на свободную должность по профилю должности используйте, например, анализ резюме, собеседование, профессиональное тестирование, деловые и ролевые игры, рекомендации, практическое задание и т. д.

Чтобы упростить выбор инструмента, определите, какие действия выполняет сотрудник, какими знаниями и опытом он должен обладать для успешного выполнения этих действий. На основании требований к знанию и опыту выберите инструмент, который позволит их выявить. Например, секретарь должен быстро и грамотно составлять документы. Чтобы оценить данный навык, используйте пробное задание – дайте кандидату задание в ограниченное время составить конкретный документ: письмо, приказ, служебную записку и т. д.

для должности: менеджер по подбору персонала

Читайте также – Как составить требования к сотрудникам

Если вам нужно создать сайт, продвинуть сайт в ТОП 10, или вести рекламные кампании, обращайтесь к нашим специалистам.

Когда приходится подбирать персонал, можно ориентироваться на принятые стандарты (образование, опыт), а можно разработать свои. В этом поможет профиль должности. В нем содержатся не только требования к образованию и стажу, но также личные качества, профессиональные умения. 

Благодаря такому документу вы увеличиваете шансы найти эффективных работников и сможете уволить тех, кто не показывает нужный результат.

Что такое профиль должности, для чего он нужен

Это внутренний документ, в котором отражены профессиональные и личные качества кандидатов. Там прописывается должность, биографические требования, ключевые компетенции и т.д. Позже мы подробно на примере рассмотрим, что входит в профиль.

Документ поможет отобрать кандидатов, так как в нем прописаны критерии хорошего работника, на которые нужно ориентироваться. Он также поможет в проверке штатных специалистов: соответствуют они занимаемой должности или нет. Если нет, то чему нужно уделить внимание, обучить, чтобы повысить эффективность.

Профили должности – своеобразный компас в руках HR-специалиста. С помощью него менеджер понимает, в каком направлении двигаться, систематизировано подходит к подбору, оценке и развитию кадров предприятия.

Еще одна задача, которую решает профиль, – это определение зоны ответственности. Например, в компании есть два маркетолога. В их задачи входит анализ рынка, анализ конкурентной среды, подготовка плана продаж, работа с клиентами и т.д. Начальник не сказал, кто чем именно должен заниматься, поэтому маркетологи то вместе берутся за одну и ту же задачу, то игнорируют другую. Часто возникают конфликты: каждый утверждает, что работает больше и лучше. Если бы в компании был профиль на каждого маркетолога, то сразу было бы ясно, кто чем занимается. 

Обратите внимание! Благодаря четкому пониманию функциональных обязанностей можно сформировать справедливую заработную плату для сотрудника.

Разработка профиля должности: особенности

Профиль бывает ситуативный и методический.

Ситуативный используется, когда срочно требуется разработать профиль. Например, компания расширяется и открывает собственный отдел продаж. Открыть его нужно уже вот-вот, поэтому срочно разрабатывают документ и ищут кандидатов в отдел. Такой документ получается неполным и в дальнейшем требует доработки.

Методический – это комплексный подход к разработке: когда руководители компании заранее продумывают свою стратегию развития и на основе этого понимают, какие специалисты нужны организации. 

Обратите внимание! Для разработки следует привлекать целую рабочую группу из HR-менеджера, руководителя отдела персонала и даже рядовых работников.

Для разработки профиля должности специалисты проходят следующие этапы:

1. Анализ корпоративной культуры организации. Например, в большинстве компаний одни из главных ценностей – это надежность и порядочность. То есть все сотрудники организации должны быть верны слову, дорожить деловой репутацией фирмы, уважать друг друга. При разработке корпоративной культуры нужно отталкиваться от миссии и стратегии развития организации.
2. Анализ обязанностей сотрудников всех должностей. Один HR-менеджер здесь не справится, необходимо подключать руководителей подразделений, чтобы они рассказали о специфике своей работы. Тогда менеджер сможет составить список знаний и умений, которые нужны для эффективного выполнения работы.
3. Разработка модели главных профессиональных и личных компетенций кандидатов. Тут два пути: опираться на чужой опыт или разработать собственную модель. Для второго варианта нужно отобрать несколько работников с высокими, средними и низкими показателями работы. Далее провести с ними интервью, возможно – понаблюдать за работой, выявить их показатели поведения. Они и есть компетенция. Показатели можно распределить на категории «важно», «желательно».
4. Составление биографических требований (пол, возраст, образование, стаж).
5. Оформление профиля должности и его согласование. 

Может показаться, что это слишком затратное мероприятие. Однако его нужно провести: оно будет приносить плоды в виде продуктивных кадров еще многие годы. Со временем, конечно, придется вносить небольшие корректировки в документ.

Пример профиля специалиста

Давайте рассмотрим пример профиля инженера по технической безопасности.

Чтобы внедрить документ, его необходимо согласовать с директором компании и с руководителями подразделений. Важно, чтобы потом не возникло разногласий из-за описанных требований к должности или уровня оплаты труда.

Когда документ будет утвержден специалистами, его можно применять для поиска нового сотрудника и для оценки штатных.