Как составить распоряжение в лаборатории

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Этапы издания приказов и распоряжений

Инициирование издания приказа или распоряжения

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Подписание приказа или распоряжения

Регистрация приказа или распоряжения

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году^14,15 .

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Например, ООО «Компания» Имя и должность автора документа Должность указывают так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должность.

Например, генеральный директор ООО «Компания» Петров П. П. Вид документа «Приказ» или «Распоряжение» Номер документа Указывают номер, который присвоен при регистрации документа Дата Должна соответствовать дате подписания или издания документа Населенный пункт Нужно указать город или другой населенный пункт, в котором издан документ Заголовок То, о чем пойдет речь в документе.

Например, приказ «Об утверждении штатного расписания» Подпись руководителя Руководитель ставит подпись, а расшифровку печатают в документе Контроль за исполнением приказа или распоряжения Чтобы назначить сотрудника, который будет отвечать за исполнение документа, последним пунктом в тексте указывают фамилию и должность ответственного.

Например: «Контроль за исполнением возложить на начальника отдела Петрова П. П.»

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».

Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».

Коротко

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник

07. Организация работ в электроустановках по распоряжению.

При необходимости продолжения работы, при изменении условий работы или состава бригады распоряжение должно отдаваться заново.

При перерывах в работе в течение одного дня повторный допуск осуществляется производителем работ.

7.2. Распоряжение отдается производителю работ и допускающему. В электроустановках, не имеющих местного оперативного персонала, в тех случаях, когда допуск к работам на рабочем месте не требуется, распоряжение отдается непосредственно работнику, выполняющему работу.

7.3. Работы, выполнение которых предусмотрено по распоряжению, могут по усмотрению работника, выдающего распоряжение, проводиться по наряду.

7.4. Распоряжение допускается выдавать для работы поочередно на нескольких электроустановках (присоединениях).

7.5. Допуск к работам по распоряжению должен быть оформлен в журнале учета работ по нарядам и распоряжениям.

Неотложные работы, для выполнения которых требуется более 1 часа или участие более трех работников, включая работника из оперативного и оперативно-ремонтного персонала, осуществляющего надзор в случае выполнения этих работ ремонтным персоналом, должны проводиться по наряду в соответствии с требованиями Правил.

Допуск к работам в электроустановках должен быть осуществлен после выполнения технических мероприятий по подготовке рабочего места, определяемых работником, выдающим распоряжение.

7.8. В электроустановках напряжением выше 1000 В допускается выполнять по распоряжению работы на электродвигателе, от которого кабель отсоединен и концы его замкнуты накоротко и заземлены; на генераторе, от выводов которого отсоединены шины и кабели; в РУ на выкаченных тележках КРУ, у которых шторки отсеков заперты на замок, а также работы на нетоковедущих частях, не требующие снятия напряжения и установки временных ограждений.

7.9. Допускается выполнение работ по распоряжению в электроустановках напряжением до 1000 В, кроме работ на сборных шинах РУ и на присоединениях, по которым не исключена подача напряжения на сборные шины, а также на ВЛ с использованием грузоподъемных машин и механизмов. Работы по обслуживанию сети наружного освещения выполняются по распоряжению с применением механизмов при выполнении условий, предусмотренных пунктом 38.76 Правил.

7.10. В электроустановках напряжением до 1000 В, расположенных в помещениях, кроме особо опасных и в особо неблагоприятных условиях в отношении поражения людей электрическим током, работник, имеющий группу III и право быть производителем работ, имеет право работать единолично.

7.11. При монтаже, ремонте и эксплуатации вторичных цепей, устройств релейной защиты, измерительных приборов, электроавтоматики, телемеханики, связи, включая работы в приводах и агрегатных шкафах коммутационных аппаратов, независимо от того, находятся они под напряжением или нет, производителю работ разрешается по распоряжению отключать и включать вышеуказанные устройства, а также опробовать устройства защиты и электроавтоматики на отключение и включение выключателей с разрешения оперативного персонала.

7.12. В электроустановках напряжением выше 1000 В одному работнику, имеющему группу III, по распоряжению допускается проводить:

7.13. По распоряжению единолично уборку коридоров ЗРУ и электропомещений с электрооборудованием напряжением до и выше 1000 В, где токоведущие части ограждены, имеет право выполнять работник, имеющий группу II. Уборку в ОРУ имеет право выполнять один работник, имеющий группу III.

7.14. На ВЛ по распоряжению могут выполняться работы на проводящих частях (частях электроустановки, на которых не исключено появление напряжения в аварийных режимах работы, например: корпус электрической машины), не требующих снятия напряжения, в том числе:

7.15. Одному работнику, имеющему группу II, разрешается выполнять по распоряжению следующие работы:

7.16. При выполнении работ по распоряжениям, выдаваемым оперативным персоналом подчиненному оперативному персоналу в смене, записи о начале, окончании работ, мероприятиях по подготовке рабочего места, характере работы и составе бригады выполняются только в оперативных журналах.

Источник

Чем отличается приказ от распоряжения?

Понятия «приказ» и «распоряжение» в деловых инструкциях и в обиходе воспринимаются часто как синонимы. Однако такой подход является спорным – между этими документами есть различия. Разберемся, в чем они состоят и почему при наличии сходства приказ и распоряжение взаимозаменяемыми во многих случаях считать нельзя.

Термины и разграничения

Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.

Действующие нормативно-правовые документы не содержат четкого определения этих понятий и их разграничения. Они есть, к примеру, в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», увидевшем свет в 1974 году. Многие формулировки словаря, касающиеся финансовых и организационных реалий экономики, на сегодняшний день устарели, но, взяв их за основу, можно получить такие определения.

Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом. Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.

Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера. Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников. Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.

На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.

Как применять документы

Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.

Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:

Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжением может оформляться краткосрочное возложение обязанностей на члена трудового коллектива, во время отпуска основного сотрудника. На практике эти два документа воспринимаются часто идентично и в организациях имеют равную силу действия.

Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.

С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.

Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:

Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.

Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.

Источник

Образец распоряжения руководителя

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3 :

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

Момент оформления реквизита

1.1 наименование организации оформлять не надо, присутствует на бланке 1.2 наименование вида документа оформлять не надо, присутствует на бланке 1.3 место составления или издания документа оформлять не надо, присутствует на бланке 1.4 дата документа оформляется после подписания в момент регистрации документа 1.5 регистрационный номер документа оформляется после подписания в момент регистрации документа 1.6 заголовок к тексту оформляется при подготовке проекта документа 1.7 текст документа оформляется при подготовке проекта документа 1.8 визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа) полностью оформляются во время согласования проекта документа 1.9 подпись полностью оформляется во время ­подписания документа 1.10 в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак) 6 оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

2.1 отметка о контроле оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело

3.1 отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу. ».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера , меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера , не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа . Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

Источник

Классификация и иерархия документации
Управление нормативными документами внутреннего происхождения:

• Планирование выпуска
• Разработка и оформление
• Утверждение, регистрации и издание
• Ознакомление сотрудников
• Пересмотр и внесение изменений
• Проверка и актуализация
• Хранение и архивирование
• Резервное копирование и восстановление

Управление нормативными документами внешнего происхождения

В этой статье мы рассмотрим, как лаборатория должна управлять документами (внутренними и внешними), относящимися к выполнению требований ГОСТ ISO/IEC 17025.

Прежде всего отметим, что основной принцип подхода к документации лаборатории на основе стандартов ISO — это процессный подход (более эффективное достижение желаемого результата), который обеспечивается, когда соответствующие ресурсы и деятельность направляются на основе представления деятельности в виде процесса.

Документация лаборатории требует управления, которое включает следующие виды деятельности, формирующие единый процесс:

• планирование выпуска документов;
• разработку и оформление документов в соответствии с установленными потребностями и требованиями процедуры, принятой в лаборатории;
• согласование документов;
• утверждение и регистрацию документов;
• ознакомление персонала лаборатории с документами;
• хранение документов;
• резервное копирование и восстановление документов;
• предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение актуальных версий документов;
• внесение изменений в документы;
• вывод документов из обращения.

Вернуться к содержанию

Нормативная документация, регламентирующая работу лабораторий, включает в себя следующие «типовые» виды:

• организационно-распорядительная;
• корреспонденция (переписка);
• юридическая;
• кадровая;
• нормативно-техническая.

Для эффективной работы системы качества важно определить виды документации лаборатории и состав документов, входящих в каждый из них. С этой целью могут применяться различные инструменты:

• реестры документации;
• описи;
• структуры документов.

Однако чаще используется номенклатура дел лаборатории — это документ, который определяет состав документации, ее структуру, подразделения и должностных лиц, ответственных за ведение каждого конкретного документа, а также сроки хранения документации. Таким образом, номенклатура дел связывает уровни иерархии и виды документации.

Номенклатура составляется на основе нормативного документа — «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Номенклатура содержит весь перечень документации испытательной лаборатории.

Документы лаборатории могут размещаться на любом носителе (бумажном и электронном), исходя из интересов и потребностей. Документация может состоять из 5 уровней:

Уровень	Тип документов
1	Политика в области качества, Руководство по качеству
2	Документированные процедуры, правила, положения
3	Инструкции
4	Записи
5	Нормативно-правовая документация

Вернуться к содержанию

Планирование выпуска документов

Планирование выпуска документов — это определение потребности в разработке документов или их актуализации. Планирование производится на основе результатов следующих событий:

• изменение требований документов системы менеджмента;
• внутренние аудиты;
• изменение Политики в области качества;
• изменение организационной структуры лаборатории;
• замена, добавление или исключение отдельных требований документа по результатам его применения в лаборатории.

По результатам анализа потребности в разработке документов принимается решение о разработке нового документа или новой редакции существующего документа.

Вернуться к содержанию

Документация, уточняющая отдельные процедуры или виды деятельности, должна разрабатываться на основании планов, графиков или приказов (распоряжений).

При разработке документов определяется:

• назначение документа;
• область применения;
• порядок работы по процедуре;
• ответственный разработчик документа;
• должностные лица, исполнители, с которыми будет согласован документ;
• срок разработки документа.

В процессе создания документа разработчик уточняет:

• документы, на основании которых разрабатывается новый документ;
• документы, подлежащие пересмотру или отмене в случае принятия разрабатываемого документа;
• взаимосвязь с другими действующими документами;
• ресурсы для выпуска нового документа;
• ответственность и полномочия лиц, необходимые для исполнения требований разрабатываемого документа;
• степень конфиденциальности разрабатываемого документа;
• срок введения его в действие.

Процесс разработки документации, как правило, проводится в следующей последовательности:

• организация разработки;
• разработка проекта документа;
• согласование с заинтересованными лицами и подразделениями;
• сбор и обработка отзывов;
• разработка окончательной редакции;
• оформление документа;
• утверждение документа.

Разработанный проект документа не должен иметь внутренних несоответствий и противоречий, когда требования одной части документа противоречат другой. Текст документа должен быть лаконичным, четким, точным, логически не противоречивым, не допускающим различных толкований. Сведений, содержащихся в документе, должно быть достаточно для его эффективного использования в соответствии с областью его применения персоналом, для которого данный документ является обязательным для применения в своей деятельности.

Вернуться к содержанию

Каждый новый документ, подготовленный для использования, должен пройти проверку и утверждение.

После проверки и всех согласований документ утверждается, ему присваивается идентификационный номер, документ регистрируется, издается приказ (распоряжение) о введении документа в действие и документ публикуется.

Идентификация документов нужна для удобства поиска, удобства использования, учета и хранения. Идентификация документов СМК осуществляется с использованием буквенных и цифровых обозначений.

Регистрации подлежат все документы. Ответственный за учет и актуализацию НД регистрирует документ в Журнале учета документов и копий документов. Оригинал документа помечается соответствующей надписью, выполненной рукописно или в виде штампа «Оригинал».

Рабочие версии документов обращаются внутри лаборатории в виде копий. При регистрации на копию ставят штамп «Копия верна». Оригинал документа имеет Лист учета и выдачи копий документа, фиксирующий движение всех официальных копий. При актуализации документов изменения в учтенные копии должны быть внесены согласно Листу учета копий документов. Регистрацию и обслуживание зарегистрированных копий осуществляет ответственный за учет и актуализацию нормативной документации.

После опубликования документа менеджер по качеству знакомит персонал лаборатории с документами, описывающими СМК (с их изменениями или отменой), под роспись в Листе ознакомления.

При необходимости с сотрудниками может быть проведено внутреннее обучение по применению изложенных в документе положений.

Вернуться к содержанию

Изменение или дополнение документов может проводиться по инициативе всего персонала, работающего с документами. Инициатор изменения в письменном виде или устно сообщает менеджеру по качеству о причинах изменения.

Пересмотр и изменения осуществляются периодически или по мере необходимости при обнаружении в процессе функционирования системы качества существующих недостатков.

С целью предотвращения использования утративших силу или устаревших документов особое внимание уделяется своевременному обновлению документов, т. е. внесению в них изменений и дополнений.

Пересмотр документов проводится один раз в год (в случае если не вносились изменения) на основании сведений, получаемых от персонала лаборатории. В результате пересмотра документ может:

• остаться неизменным,
• быть отменен,
• включить внесенные изменения.

Вернуться к содержанию

Проверка действующих документов проводится не реже 1 раза в 12 месяцев и может осуществляться в ходе проведения внутренних аудитов. Во время проверки проверяется:

• соответствие документации требованиям законодательства и нормативных документов;
• соответствие обозначений, структурного построения и содержания документа;
• использование точных и однозначных определений и понятий;
• однозначное и правильное распределение ответственности, полномочий и выполнения деятельности;
• достаточность детального описания процесса и объема документирования для доказательства правильности протекания процесса.

Процедура проверки внутренних и внешних документов включает в себя оценку:

• сроков действия документов;
• актуальности их содержания;
• физического состояния.

По итогам проверки могут быть приняты решения:

• о необходимости переработки документа (внесения в него изменений);
• о разработке нового документа (новой редакции документа);
• о сохранении документа в действии без изменений;
• о необходимости восстановления документа путем копирования, тиражирования или покупки нового экземпляра внешнего документа;
• об отмене действия и изъятии документа.

Ведение внешнего фонда нормативной документации обеспечивает:

• своевременное обновление фонда нормативной документации и приобретение необходимых для этого документов;
• оперативное информирование специалистов об утвержденных стандартах и изменениях к ним.

Вернуться к содержанию

Рабочие копии документов хранятся на местах у сотрудников, получивших копию и зарегистрированных в Листе учета копий. Эти сотрудники несут ответственность за сохранность копий и доступность этих документов для сотрудников их подразделений.

По истечении срока действия, в случае отмены документа в результате разработки нового документа или введения новой редакции документ изымается из обращения. Отмененный документ идентифицируется надписью от руки или штампом «Отмена» с указанием даты отмены и подписью.

При отмене документа все его зарегистрированные копии должны передаваться в архив. Факт сдачи в архив фиксируется в Акте сдачи документов в архив, а документы регистрируются в Журнале учета архивных документов.

Резервные копии документов по СМК на электронном носителе хранятся в виде файлов с ограниченным допуском. Они могут размещаться на сервере лаборатории или на USB-флэш-носителях, которые хранятся в сейфе.

После разработки новых документов или их редакции информация копируется в электронном виде и размещается на сервере лаборатории или на USB-флэш-носителе вместе с соответствующими изменениями и дополнениями.

При необходимости восстановления документа информация с сервера лаборатории или USB-флэш-носителя переносится на компьютер и распечатывается.

Данные результатов испытаний и результаты внутрилабораторного контроля хранятся в электронном виде в файлах с ограниченным допуском либо в базе данных компьютеров, идущих в комплекте с приборами, на местах проведения испытаний. Данные в электронном виде сохраняются в течение года. В конце года данные архивируются с помощью программ-архиваторов и хранятся в компьютерной базе.

Данные результатов испытаний на бумажных носителя (распечатки, ведомости) хранятся на местах, в шкафах с ограниченным доступом.

Вернуться к содержанию

Документация внешнего происхождения, включающая в себя нормативные документы по стандартизации (регламенты, международные, региональные и национальные стандарты других стран, государственные стандарты РФ, отраслевые стандарты, методические указания и пр.), законодательные акты (законы РФ и постановления правительства), не подлежит разработке, согласованию и утверждению внутри лаборатории.

Законодательная документация (законы РФ, нормативно-правовые акты правительства РФ и другие правоустанавливающие документы) поступает в лабораторию из периодических изданий и с официальных сайтов с последующей актуализацией.

Информацию о действующих и отменённых внешних нормативных документах при отсутствии в лаборатории информационных систем «Гарант-Сервис СЦ», «Техэксперт» и т.п. сотрудники лаборатории могут получать на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (РОССТАНДАРТ): www.gost.ru.

Для того чтобы убедиться, что стандарты, которые имеются в наличии на бумажном или электронном носителе, имеют статус «Действующий» при обращении к ним работник проводит «экспресс-проверку» статуса документа согласно последовательности действий:

1) Зайти на сайт Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (РОССТАНДАРТ) www.gost.ru.

2) Во вкладке «Стандарты и регламенты» выбрать один из следующих каталогов:

• каталог национальных стандартов Российской Федерации (ГОСТ Р),
• каталог межгосударственных стандартов (ГОСТ) или
• каталог международных стандартов ИСО и МЭК.

3) Произвести поиск по:

• обозначению (номеру) стандарта или
• наименованию стандарта (ключевым словам).

4) По значению графы «Статус» определить статус проверяемого стандарта (например, действует или заменен).

При необходимости использования того же стандарта на следующий день работник снова проводит экспресс-проверку статуса, чтобы быть уверенным в его актуальности.

В качестве контрольного экземпляра документа может выступать только оригинал документа, приобретенного официальным путем, на бумажном или электронном носителе.

В качестве рабочего экземпляра нормативной документации может выступать только копия контрольного экземпляра, выполненная на бумажном носителе. Лаборатория должна проводить учет копий и актуализацию фонда нормативной документации.

В случае отмены или замены нормативной документации на документе делается отметка «Отмена» с указанием даты отмены.

Отмененные или замененные нормативные документы подлежат изъятию и передаче в архив с последующим уничтожением.

Отмененные или замененные документы могут использоваться в качестве справочной литературы. Для этого они должны соответственно маркироваться и храниться отдельно от действующей нормативной документации.

Вернуться к содержанию

Ссылка на источник

1.  Блог “Лаборатория_” на Яндекс.Дзен, статья “Управление документацией“.
2. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения” (скачать pdf).

УТВЕРЖДАЮ
Директор
ФГУ “Центр экологического
контроля и анализа”
Министерства природных ресурсов
Российской Федерации
Г.М.ЦВЕТКОВ
4 сентября 2003 года

ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ РАБОТЕ В АНАЛИТИЧЕСКИХ ЛАБОРАТОРИЯХ
(ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПНД Ф 12.13.1-03

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. На работу в химико-аналитические лаборатории принимаются лица не моложе 18 лет, прошедшие медицинское освидетельствование для решения вопроса о возможности работы в лаборатории.

1.2. Вновь поступающие на работу допускаются к исполнению своих обязанностей только после прохождения вводного инструктажа о соблюдении мер безопасности, инструктажа на рабочем месте и после собеседования по вопросам техники безопасности.

1.3. Прохождение инструктажа обязательно для всех принимаемых на работу независимо от их образования, стажа работы и должности, а также для проходящих практику или производственное обучение.

1.4. Периодический инструктаж должен проводиться на рабочем месте дважды в год.

1.5. При переводе сотрудника на новые виды работ, незнакомые операции, перед работой с новыми веществами, а также в случае нарушения работником правил техники безопасности проводится внеплановый инструктаж.

1.6. Проведение всех видов инструктажа регистрируется в журнале (Приложение 1).

1.7. Распоряжением по лаборатории в каждом рабочем помещении назначаются ответственные за соблюдение правил техники безопасности, правильное хранение легковоспламеняющихся, взрывоопасных и ядовитых веществ, санитарное состояние помещений, обеспеченность средствами индивидуальной защиты и аптечками первой помощи с необходимым набором медикаментов (Приложение 6).

1.8. Проведение вводного инструктажа, контроль выполнения правил техники безопасности во всей лаборатории и ведение журнала инструктажа осуществляет назначенное начальником лаборатории должностное лицо, в подчинении которого находятся ответственные рабочих помещений.

1.9. Все работающие в лаборатории должны быть обеспечены необходимой спецодеждой и средствами индивидуальной защиты [10].

2. СРЕДСТВА ИНДИВИДУАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ

2.1. При работе в химической лаборатории необходимо надевать халат из хлопчатобумажной ткани.

2.2. При выполнении работ, связанных с выделением ядовитых газов и пыли, для защиты органов дыхания следует применять респираторы или противогазы и другие средства защиты.

2.3. При работе с едкими и ядовитыми веществами дополнительно применяют фартуки, средства индивидуальной защиты глаз и рук.

2.4. Для защиты рук от действия кислот, щелочей, солей, растворителей применяют резиновые перчатки [12, 14].

На перчатках не должно быть порезов, проколов и других повреждений. Надевая перчатки, следует посыпать их изнутри тальком.

2.5. Для защиты глаз применяют очки различных типов, щитки, маски [15].

3. ПРАВИЛА ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ В ЛАБОРАТОРИИ

Все помещения лаборатории должны соответствовать требованиям пожарной безопасности по ГОСТ 12.1.004-91 и иметь средства пожаротушения по ГОСТ 12.4.009-83.

3.1. Лаборатория должна быть оснащена пожарными кранами (не менее одного на этаж) с пожарными рукавами. В каждом рабочем помещении должны быть в наличии огнетушители и песок, а в помещениях с огнеопасными и легковоспламеняющимися веществами – дополнительные средства пожаротушения (п. 5.3.2).

3.2. В помещении лаборатории на видном месте должен быть вывешен план эвакуации сотрудников в случае возникновения пожара.

3.3. Распоряжением по лаборатории из числа сотрудников назначается группа (3 – 5 человек), которая организует все противопожарные мероприятия, получив инструктаж местной пожарной команды.

3.4. Все сотрудники лаборатории должны быть обучены правилам обращения с огне- и взрывоопасными веществами, газовыми приборами, а также должны уметь обращаться с противогазом, огнетушителем и другими средствами пожаротушения, имеющимися в лаборатории.

3.5. В помещениях лаборатории и в непосредственной близости от них (в коридорах, под лестницами) запрещается хранить горючие материалы и устанавливать предметы, загромождающие проходы и доступ к средствам пожаротушения.

3.6. Курить разрешается только в отведенном и оборудованном для этой цели месте.

Курить в помещениях лаборатории строго запрещается!

3.7. Без разрешения начальника лаборатории и лица, ответственного за противопожарные мероприятия, запрещается установка лабораторных и нагревательных приборов, пуск их в эксплуатацию, переделка электропроводки.

3.8. Все нагревательные приборы должны быть установлены на термоизолирующих подставках.

3.9. Запрещается эксплуатация неисправных лабораторных и нагревательных приборов.

3.10. После окончания работы необходимо отключить электроэнергию, газ и воду во всех помещениях.

3.11. Каждый сотрудник лаборатории, заметивший пожар, задымление или другие признаки пожара обязан:

– немедленно вызвать пожарную часть по телефону;

– принять меры по ограничению распространения огня и ликвидации пожара;

– поставить в известность начальника лаборатории, который в свою очередь должен известить сотрудников, принять меры к их эвакуации и ликвидации пожара.

4. ПРАВИЛА ЭЛЕКТРОБЕЗОПАСНОСТИ В ЛАБОРАТОРИИ

Все помещения лаборатории должны соответствовать требованиям электробезопасности при работе с электроустановками по ГОСТ 12.1.019-79.

4.1. Все электрооборудование с напряжением свыше 36 В, а также оборудование и механизмы, которые могут оказаться под напряжением, должны быть надежно заземлены.

4.2. Для отключения электросетей на вводах должны быть рубильники или другие доступные устройства. Отключение всей сети, за исключением дежурного освещения, производится общим рубильником.

4.3. В целях предотвращения электротравматизма запрещается:

– работать на неисправных электрических приборах и установках;

– перегружать электросеть;

– переносить и оставлять без надзора включенные электроприборы;

– работать вблизи открытых частей электроустановок, прикасаться к ним;

– загромождать подходы к электрическим устройствам.

4.4. О всех обнаруженных дефектах в изоляции проводов, неисправности рубильников, штепсельных вилок, розеток, а также заземления и ограждений следует немедленно сообщить электрику.

4.5. В случае перерыва в подаче электроэнергии электроприборы должны быть немедленно выключены.

4.6. Запрещается использование в пределах одного рабочего места электроприборов класса “0” и заземленного электрооборудования.

4.7. Категорически запрещается прикасаться к корпусу поврежденного прибора или токоведущим частям с нарушенной изоляцией и одновременно к заземленному оборудованию (другой прибор с исправным заземлением, водопроводные трубы, отопительные батареи), либо прикасаться к поврежденному прибору, стоя на влажном полу.

4.8. При поражении электрическим током необходимо как можно быстрее освободить пострадавшего от действия электрического тока, отключив электроприбор, которого касается пострадавший. Отключение производится с помощью отключателя или рубильника.

4.9. При невозможности быстрого отключения электроприбора необходимо освободить пострадавшего от токоведущих частей деревянным или другим не проводящим ток предметом источник поражения.

4.10. Во всех случаях поражения электрическим током необходимо вызвать врача.

5. ПРАВИЛА БЕЗОПАСНОГО ХРАНЕНИЯ ХИМИЧЕСКИХ РЕАКТИВОВ

5.1. Общие положения

5.1.1. Лабораторные запасы реактивов должны храниться в специально оборудованных, хорошо вентилируемых, сухих помещениях (складах) согласно разработанной в лаборатории схеме размещения реактивов.

5.1.2. При размещении реактивов на складах следует неукоснительно соблюдать порядок совместного хранения пожаро- и взрывоопасных веществ. Не разрешается совместное хранение реактивов, способных реагировать друг с другом с выделением тепла или горючих газов. Запрещается также совместно хранить вещества, которые в случае возникновения пожара нельзя тушить одним огнетушащим средством.

5.1.3. Запрещается расфасовывать сыпучие вещества на складе.

5.1.4. Основным правилом при хранении и отборе реактивов является предохранение их от загрязнения.

5.1.5. На всех склянках с реактивами должны быть этикетки с указанием названия, квалификации и срока годности [13].

5.1.6. Реактивы, которые нельзя хранить в стеклянной таре, помещают в тару из материалов, устойчивых к действию данного реактива. Например, плавиковую кислоту и щелочи хранят в бутылях из полиэтилена.

5.1.7. Реактивы, разлагающиеся или изменяющие свои свойства под действием света (например, диэтиловый эфир, пероксиды, соли серебра), хранят в склянках из темного или желтого стекла.

5.1.8. Гигроскопические вещества и вещества, окисляющиеся при соприкосновении с воздухом, должны храниться в герметичной таре. Для герметизации пробок используют парафин.

5.1.9. Отработанные реактивы необходимо сливать в отдельные склянки для последующей переработки или передачи в организации, занимающихся утилизацией химических веществ.

Сливать концентрированные кислоты, щелочи, ядовитые и горючие вещества в канализацию запрещается!

5.2. Хранение химических реактивов в лаборатории

5.2.1. В рабочих помещениях допускается хранить нелетучие, непожароопасные и малотоксичные твердые вещества и водные растворы, разбавленные кислоты и щелочи, в количествах, необходимых для анализов.

5.2.2. Концентрированные кислоты в объеме не более 2 куб. дм хранятся в стеклянной посуде с притертыми стеклянными крышками или пластмассовыми пробками в эксикаторе или стеклянной емкости с крышкой в вытяжном шкафу. Для лучшей герметичности надевают резиновые колпачки.

5.2.3. Концентрированные растворы щелочей хранят в вытяжном шкафу, отдельно от кислот, в полиэтиленовой таре. Вместе с щелочами хранится аммиак.

5.2.4. Хранение легковоспламеняющихся жидкостей (ЛВЖ) допускается в толстостенных, снабженных герметичными пробками бутылях, вместимостью не более 1 куб. дм, особо опасные ЛВЖ – в объеме не более суточной потребности (таблица 1). Бутыли с ЛВЖ помещают в специальные металлические ящики вдали от источников тепла и окислителей (хлоратов, нитратов, азотной кислоты, перекиси водорода, перманганатов).

Таблица 1

ПРЕДЕЛЬНО ДОПУСТИМЫЕ ОБЪЕМЫ (ЛВЖ), РАЗРЕШЕННЫЕ К ХРАНЕНИЮ В РАБОЧИХ ПОМЕЩЕНИЯХ

5.2.5. Четыреххлористый углерод и хлороформ хранят в нижнем отделении вытяжного шкафа.

5.2.6. Склянки с концентрированным бромом хранят в коробке или полиэтиленовой банке с листовым асбестом в закрывающемся сейфе. Бромная вода хранится в склянках с колпачками, за неимением последних допускается хранение в эксикаторе с притертой крышкой в вытяжном шкафу.

5.2.7. Органические вещества с резким раздражающим запахом (пиридин, изоамиловый спирт и др.) хранятся в склянках, хорошо закрытых пробками с резиновыми колпачками.

5.2.8. Металлическая ртуть и другие ядовитые вещества (Приложение 3) хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) в строгом соответствии с инструкциями по их хранению.

5.2.9. Едкие вещества (железо треххлористое, йод, триэтаноламин, валериановая, пропионовая и др. органические кислоты) хранятся в стеклянной посуде с притертыми пробками в металлическом ящике под вытяжным шкафом. Для лучшей герметичности на пробки надевают резиновые колпачки.

5.3. Правила хранения пожароопасных реактивов

К пожароопасным относятся огнеопасные, самовоспламеняющиеся (Приложение 4) и взрывоопасные (Приложение 5) вещества.

5.3.1. Запасы пожароопасных реактивов должны храниться в изолированных, хорошо вентилируемых помещениях вдали от отопительных приборов и прямых лучей солнца.

5.3.2. Помещения для хранения пожароопасных веществ должны быть оснащены противопожарными средствами: порошковыми огнетушителями, сухим песком, лопатами, ведрами, листовым асбестом, кошмой, суконными одеялами и рукавицами.

Тушение пожара водой и воздушно-механической пеной недопустимо!

5.3.3. В местах хранения пожароопасных реактивов запрещено размещать посторонние предметы и мебель, загромождающие доступ к средствам пожаротушения.

5.3.4. Хранение пожароопасных веществ допускается в строго соответствующей таре, имеющей этикетки с точным наименованием вещества и надписью “Огнеопасно” (“Взрывоопасно”).

5.3.5. Совместное хранение в одном помещении самовоспламеняющихся, огнеопасных и взрывоопасных веществ не допускается. При отсутствии отдельных помещений допускается хранение небольших количеств (10 – 15 г) вышеназванных веществ в одном помещении, но в отдельных, плотно закрывающихся железных шкафах.

5.3.6. Не разрешается также совместно хранить вещества, которые способны при своем взаимодействии вызывать образование пламени или выделять большое количество тепла. Так, щелочные металлы и белый фосфор нельзя хранить с элементарными бромом и йодом, сильные окислители (бертолетову соль, марганцевокислый калий, перекиси) – с восстановителями (углем, серой, крахмалом, фосфором) и т.п.

6. ПРАВИЛА БЕЗОПАСНОЙ РАБОТЫ С ХИМИЧЕСКИМИ ВЕЩЕСТВАМИ

6.1. Общие положения

При работе в химической лаборатории необходимо соблюдать требования техники безопасности по ГОСТ 12.1.007-76 “Вредные вещества. Классификация и общие требования безопасности”.

6.1.1. При работе с химическими реактивами в лаборатории должно находиться не менее двух сотрудников.

6.1.2. Приступая к работе, сотрудники обязаны осмотреть и привести в порядок свое рабочее место, освободить его от ненужных для работы предметов.

6.1.3. Перед работой необходимо проверить исправность оборудования, рубильников, наличие заземления и пр.

6.1.4. Работа с едкими и ядовитыми веществами, а также с органическими растворителями проводится только в вытяжных шкафах.

6.1.5. Запрещается набирать реактивы в пипетки ртом, для этой цели следует использовать резиновую грушу или другие устройства.

6.1.6. При определении запаха химических веществ следует нюхать осторожно, направляя к себе пары или газы движением руки.

6.1.7. Работы, при которых возможно повышение давления, перегрев стеклянного прибора или его поломка с разбрызгиванием горячих или едких продуктов, также выполняются в вытяжных шкафах. Работающий должен надеть защитные очки (маску), перчатки и фартук.

6.1.8. При работах в вытяжном шкафу створки шкафа следует поднимать на высоту не более 20 – 30 см так, чтобы в шкафу находились только руки, а наблюдение за ходом процесса вести через стекла шкафа.

6.1.9. При работе с химическими реактивами необходимо включать и выключать вытяжную вентиляцию не менее чем за 30 минут до начала и после окончания работ.

6.1.10. Смешивание или разбавление химических веществ, сопровождающееся выделением тепла, следует проводить в термостойкой или фарфоровой посуде.

6.1.11. При упаривании в стаканах растворов следует тщательно перемешивать их, так как нижний и верхний слои растворов имеют различную плотность, вследствие чего может произойти выбрасывание жидкости.

6.1.12. Во избежание ожогов, поражений от брызг и выбросов нельзя наклоняться над посудой, в которой кипит какая-либо жидкость.

6.1.13. Нагревание посуды из обычного стекла на открытом огне без асбестированной сетки запрещено.

6.1.14. При нагревании жидкости в пробирке держать ее следует отверстием в сторону от себя и от остальных сотрудников.

6.1.15. Ни при каких обстоятельствах нельзя допускать нагревание жидкостей в колбах или приборах, не сообщающихся с атмосферой.

6.1.16. Нагретый сосуд нельзя закрывать притертой пробкой до тех пор, пока он не охладится до температуры окружающей среды.

6.2. Работа с кислотами и щелочами

6.2.1. Работа с концентрированными кислотами и щелочами проводится только в вытяжном шкафу и с использованием защитных средств (перчаток, очков). При работе с дымящей азотной кислотой с удельной плотностью 1,51 – 1,52 г/куб. см, а также с олеумом следует надевать также резиновый фартук.

6.2.2. Используемые для работы концентрированные азотная, серная, соляная кислоты должны храниться в вытяжном шкафу в стеклянной посуде емкостью не более 2 куб. дм. В местах хранения кислот недопустимо нахождение легковоспламеняющихся веществ.

Разбавленные растворы кислот (за исключением плавиковой) также хранят в стеклянной посуде, а щелочей – в полиэтиленовой таре.

6.2.3. Работа с плавиковой кислотой требует особой осторожности и проводится обязательно в вытяжном шкафу. Хранить плавиковую кислоту необходимо в полиэтиленовой таре.

6.2.4. Переносить бутыли с кислотами разрешается вдвоем и только в корзинах, промежутки в которых заполнены стружкой или соломой. Более мелкие емкости с концентрированными кислотами и щелочами следует переносить в таре, предохраняющей от ожогов (специальные ящики с ручкой).

6.2.5. Концентрированные кислоты, щелочи и другие едкие жидкости следует переливать при помощи специальных сифонов с грушей или других нагнетательных средств.

6.2.6. Для приготовления растворов серной, азотной и других кислот их необходимо приливать в воду тонкой струей при непрерывном помешивании. Для этого используют термостойкую посуду, так как процесс растворения сопровождается сильным разогреванием.

Приливать воду в кислоты запрещается!

6.2.7. В случае попадания кислоты на кожу пораженное место следует немедленно промыть в течение 10 – 15 минут быстротекущей струей воды, а затем нейтрализовать 2 – 5% раствором карбоната натрия.

6.2.8. Пролитую кислоту следует засыпать песком. После уборки песка место, где была разлита кислота, посыпают известью или содой, а затем промывают водой.

6.2.9. Пролитые концентрированные растворы едкого натра, едкого калия и аммиака можно засыпать как песком, так и древесными опилками, а после их удаления обработать место слабым раствором уксусной кислоты.

6.2.10. Использованную химическую посуду и приборы, содержащие кислоты, щелочи и другие едкие вещества, перед сдачей на мойку необходимо освободить от остатков и обязательно ополоснуть водопроводной водой.

6.3. Работа с легковоспламеняющимися жидкостями (ЛВЖ)

К работе с ЛВЖ и другими пожароопасными веществами допускаются сотрудники, изучившие Инструкции по технике пожарной безопасности и прошедшие соответствующий инструктаж.

6.3.1. Перед работой с ЛВЖ необходимо проверить наличие и подготовить к использованию первичные средства пожаротушения.

6.3.2. Запрещается производить какие-либо работы с ЛВЖ вне вытяжного шкафа!

6.3.3. Перегонку и нагревание низкокипящих огнеопасных жидкостей следует проводить в круглодонных колбах, установленных на банях, заполненных соответствующим теплоносителем (вода, масло, песок). Для нагревания бань следует пользоваться электроплитками только с закрытыми нагревательными элементами.

Проводить отгонку ЛВЖ на плитках с открытой спиралью запрещается!

6.3.4. При перегонке ЛВЖ необходимо постоянно следить за работой холодильника.

6.3.5. Запрещается нагревать на водяных банях вещества, которые могут вступать в реакцию с водой со взрывом или выделением газов.

6.3.6. Лабораторные установки, в которых проводилось нагревание ЛВЖ, разрешается разбирать только после остывания их до комнатной температуры.

6.3.7. В случае пролива или воспламенения ЛВЖ необходимо выключить все электронагревательные приборы, а при необходимости обесточить лабораторию отключением общего рубильника. Место пролива ЛВЖ следует засыпать сухим песком, а затем собрать его деревянным или пластиковым совком. Применение металлических совков запрещается.

6.3.8. Необходимо строго следить за тем, чтобы емкости с ЛВЖ не оказались рядом с нагретыми предметами и не освещались прямыми солнечными лучами, т.к. внутри герметично закрытой емкости создается давление, что может вызвать разрушение стеклянной бутыли.

6.3.9. При заполнении стеклянных бутылок ЛВЖ “под пробку” при повышении температуры на 5 – 10 градусов может произойти разрушение бутыли. Для предотвращения этого ЛВЖ не доливают в бутыли примерно на 10%.

6.3.10. Перекисные соединения требуют такой же осторожности в обращении, как и другие пожароопасные вещества. В процессе работы с ними недопустимо разогревание перекисей выше температуры их разложения.

6.3.11. Обязательным условием работы с перекисными соединениями является соблюдение чистоты рабочего места, приборов и посуды.

6.3.12. Для тушения органических перекисей следует применять воду, для неорганических – сухой песок, порошковые составы и углекислотные огнетушители.

6.4. Работа с ртутью

6.4.1. Применение металлической ртути допускается только в тех случаях, когда она не может быть заменена другими, безвредными для здоровья веществами.

6.4.2. Для работы с ртутью должны быть выделены отдельные, изолированные от остальных помещения, оборудованные вытяжной вентиляцией и специальными столами. Столы должны быть покрыты линолеумом без швов и иметь борта высотой 2 см, посуда с ртутью устанавливается на противнях. Объем стеклянной тары для ртути должен быть не более 0,5 куб. дм.

6.4.3. Все работы с ртутью проводятся в вытяжном шкафу!

6.4.4. При работе нужно стремиться максимально сокращать открытую поверхность ртути, чтобы уменьшить площадь, с которой она испаряется.

6.4.5. Работы с мелкими ртутными приборами, в которых ртуть хорошо изолирована, допускается проводить в общих лабораторных помещениях на специально выделенных и соответственно оборудованных столах.

6.4.6. Для исключения выделения паров ртути все отверстия приборов, содержащие металлическую ртуть, закрываются стеклянными или резиновыми пробками или колпачками.

6.4.7. Для предупреждения соприкосновения ртути с металлами и образования амальгамы металлические части оборудования, контактирующие с ртутью, покрывают масляной краской или лаком.

6.4.8. Ртутные аппараты нельзя располагать непосредственно у дверей, окон, а также вблизи отопительных приборов или нагреваемых поверхностей.

6.4.9. Хранение неиспользуемой и поврежденной ртутной аппаратуры в рабочих помещениях запрещается.

6.4.10. В помещениях, где имеются ртутные приборы, не реже двух раз в год (один раз обязательно летом) должен производиться анализ воздуха на содержание паров ртути. При обнаружении превышения ПДК необходимо прекратить работу и провести дегазацию помещения.

6.4.11. Следует быть крайне осторожным при работе с солями ртути. Особо опасны соли двухвалентной ртути.

6.4.12. Разлитую ртуть собирают механически при помощи пипеткис грушей или медной (луженой) пластины, затем засыпают загрязненную поверхность элементарной серой или промывают хлорной известью или 1%-ным раствором перманганата калия, подкисленного соляной кислотой (5 куб. см H_4 Cl на 1 куб. дм 1%-го раствора KMnO ).

6.4.13. Для лучшей очистки от ртути посуду после промывания хромовой смесью и тщательного ополаскивания следует промывать 2,5%-ным раствором йода в 30%-ном растворе йодистого калия.

6.4.14. Отработанную ртуть хранят под слоем обезвоженного керосина.

Выливать ртуть в канализацию запрещается!

6.4.15. Сотрудники лаборатории, работающие с ртутью, должны быть обеспечены халатами без карманов, застегивающимися сзади и перчатками.

Спецодежда этих сотрудников должна храниться отдельно и меняться не реже одного раза в неделю.

6.4.16. После работы с ртутью следует тщательно вымыть руки теплой водой с мылом.

6.5. Работа с твердыми веществами

6.5.1. Все сухие реактивы необходимо брать фарфоровыми ложками, шпателями.

Брать реактивы незащищенными руками запрещается!

6.5.2. При взвешивании твердых веществ всегда надо пользоваться какой-либо тарой. Недопустимо насыпать вещества непосредственно на чашку весов.

6.5.3. Работы с ядовитыми и вредными твердыми веществами следует проводить только в вытяжном шкафу и со всеми мерами предосторожности.

6.5.4. Необходимо проявлять осторожность при смешивании твердых веществ (особенно органических), т.к. образующаяся пыль может быть взрывчатой. Запрещается смешивать сухие реактивы вблизи включенных электронагревательных приборов.

6.5.5. Работу с порошкообразными веществами для предотвращения их распыления нужно проводить в таких местах, где нет сквозняков или сильного движения воздуха.

6.5.6. Просыпавшийся на стол реактив нельзя всыпать обратно в ту же банку, где он хранится.

6.5.7. Работы с щелочными металлами следует проводить в вытяжном шкафу на чистом и сухом месте, применяя минимальные их количества и пользуясь защитными очками и резиновыми перчатками.

Во избежание воспламенения щелочных металлов нельзя допускать попадания на них воды.

6.5.8. С пожароопасными реактивами следует работать вдали от огня и работающих нагревательных приборов.

6.6. Работа с ядовитыми газообразными веществами

6.6.1. Работу с ядовитыми газообразными веществами проводят обязательно в вытяжном шкафу.

6.6.2. Перед работой необходимо проверить силу тяги в вытяжном шкафу. При плохой или недостаточной тяге работать с ядовитыми газообразными веществами запрещено.

6.6.3. При работах с ядовитыми газообразными веществами необходимо иметь наготове противогаз.

7. ЭКСПЛУАТАЦИЯ БАЛЛОНОВ И СОСУДОВ, РАБОТАЮЩИХ ПОД ДАВЛЕНИЕМ И ВАКУУМОМ

7.1. При работе со сжатыми и сжиженными газами необходимо строго следовать инструкции по безопасной эксплуатации баллонов и сосудов, работающих под давлением и вакуумом. Инструкция должна быть вывешена на рабочем месте.

7.2. Приказом по лаборатории назначается специально подготовленный сотрудник, ответственный за исправное состояние сосудов, работающих под давлением.

7.3. К обслуживанию сосудов и баллонов, работающих под давлением, допускаются сотрудники, прошедшие инструктаж и собеседование по вопросам безопасной работы с сосудами высокого давления. Периодическая проверка знаний персонала осуществляется не реже одного раза в год.

7.4. Баллоны, содержащие сжатые газы (аргон, водород, метан, кислород), допускается устанавливать в специально отведенном месте, исключающем скопление людей, надежно укрепив в вертикальном положении на расстоянии не менее 1 м от отопительных приборов и не менее 5 м от источника тепла с открытым пламенем.

В помещении лаборатории допускается устанавливать баллоны с инертными газами (гелий, азот, аргон).

7.5. Газ из баллона должен расходоваться через поверенный редуктор, предназначенный для данного газа. Камера низкого давления редуктора должна иметь манометр и пружинный предохранительный клапан, отрегулированный на разрешенное давление в емкости, в которую перепускается газ.

Отбор газа из баллона без редуктора запрещается!

7.6. Перед присоединением редуктора следует убедиться в отсутствии на всех деталях следов жира и грязи, а также в наличии исправной прокладки под накидной гайкой.

7.7. Запрещается подтягивать какие-либо детали, предварительно не сбросив давление газа в редукторе. Не разрешается ремонтировать редуктор, установленный на баллоне, и вентиль.

7.8. Запрещается оставлять без присмотра баллон с незакрытым вентилем или с неослабленным регулировочным винтом редуктора.

7.9. При достижении в баллоне остаточного давления 0,1 – 0,15 мПа необходимо прекратить работу, закрыть вентиль, снять редуктор, навернуть заглушку на штуцер вентиля. Выпускать газ из баллона запрещается.

7.10. При наличии повреждений корпуса (трещин, вмятин, выпуклостей) или вентиля, запотевания в сварных швах, течи в заклепочных и болтовых соединениях, разрыва прокладок или по истечении срока очередного освидетельствования пользоваться баллоном запрещается.

7.11. При транспортировке и установке баллонов следует оберегать их от нагревания, толчков, ударов, падений. Транспортируют баллоны только на тележках или носилках.

7.12. В случае замерзания следует отогревать вентиль или редуктор горячей чистой водой, поливая ею ткань, обернутую вокруг вентиля.

Применять для отогревания открытый огонь или пар запрещается!

7.13. Эксплуатацию баллонов следует немедленно прекратить при:

– повышении давления в сосуде выше допустимого;

– обнаружении повреждений корпуса и соединений;

– неисправности манометра и невозможности определить давление другими приборами;

– возникновении пожара.

7.14. При обслуживании лабораторных приборов и сосудов, работающих под давлением, необходимо пользоваться предохранительными масками, очками или другими приспособлениями.

8. ПРАВИЛА ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ В ГИДРОБИОЛОГИЧЕСКОМ ОТДЕЛЕ

8.1. В помещении гидробиологического отдела не должно содержаться токсичных паров, газов и других агрессивных сред, а также следов обработки помещений инсектицидами, пестицидами и проч.

8.2. Работать в гидробиологической лаборатории следует исключительно в спецодежде (халатах), при необходимости пользоваться резиновыми перчатками, головными уборами, респираторами.

При работе с едкими жидкостями следует надевать поверх халата клеенчатый передник, при возможности разбрызгивания жидкости – предохранительные очки.

8.3. При работе необходимо поддерживать чистоту рабочего места: не допускать разбрызгивания или попадания сточных вод на поверхность стола, оборудование, одежду, своевременно мыть бывшие в употреблении стеклянные предметы.

8.4. Необходимо следить за состоянием кожи на лице и руках, раны и ссадины смазывать йодом.

8.5. С целью исключения переутомления и порчи зрения при микроскопировании следует обратить особое внимание на правильное устройство местного освещения в отделе.

8.6. Проводить микроскопирование следует попеременно то одним, то другим глазом, не закрывая неработающий глаз.

8.7. Фильтровальная бумага и вата, бывшие в употреблении при работе со сточными водами и отходами, должны ежедневно сжигаться.

8.8. После окончания работ необходимо провести влажную уборку рабочих поверхностей и продезинфицировать руки.

9. ПЕРВАЯ ПОМОЩЬ ПРИ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЯХ В ЛАБОРАТОРИИ

О несчастном случае пострадавший или очевидец обязан немедленно поставить в известность начальника лаборатории, который должен организовать первую помощь пострадавшему и вызвать врача.

При работе в химической лаборатории наиболее вероятны следующие виды повреждений:

– отравления;

– ранения;

– ожоги.

9.1. Вещества, вызывающие ОТРАВЛЕНИЯ и средства первой помощи при различных отравлениях представлены в таблице 2.

Таблица 2

ПЕРВАЯ ПОМОЩЬ ПРИ ОТРАВЛЕНИЯХ

9.2. При РАНЕНИЯХ (порезах) необходимо в первую очередь удалить из раны осколки, остановить кровотечение, промыть рану 2%-ным раствором перманганата калия или спиртом и забинтовать. В случае загрязнения раны ее следует обработать пероксидом водорода. При обильном кровотечении из раны на конечности необходимо выше раны наложить давящую повязку, кровотечение из ран на других частях тела останавливают тугим перевязыванием раны стерильной марлей. При сильном кровотечении необходимо вызвать врача.

9.3. ОЖОГИ делятся на термические и химические.

9.3.1. Причиной термических ожогов могут быть прикосновение незащищенными руками к раскаленным или сильно нагретым предметам лабораторного оборудования, воспламенение легковоспламеняющихся или горючих жидкостей.

9.3.2. Химические ожоги возникают от действия на кожу различных химических веществ, главным образом кислот и щелочей.

9.3.3. Виды ожогов и средства первой помощи представлены в таблице 3.

Таблица 3

ПЕРВАЯ ПОМОЩЬ ПРИ ОЖОГАХ

Приложение 1
(рекомендуемое)

ЖУРНАЛ ИНСТРУКТАЖА ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ

Приложение 2
(рекомендуемое)

ПОМЕЩЕНИЯ ЛАБОРАТОРИИ

Химическая лаборатория должна соответствовать санитарным нормам СНиП 535-81 и иметь следующие изолированные помещения:

1. Аналитический зал – помещение для выполнения работ по подготовке проб к анализу и его проведения. Помещение должно быть оборудовано вытяжной вентиляцией, водопроводом, раковиной и канализацией. Окраска стен масляная или клеевая, полы – линолеум.

2. Весовая – комната для размещения аналитических и технических весов. В комнате должны поддерживаться постоянные температура и влажность. Стены – капитальные, исключающие вибрации пола, стен и подставок.

3. Гидробиологическая – специально оборудованное помещение для гидробиологического и токсикологического анализа.

4. Дистилляторная – изолированное помещение для установки оборудования для получения дистиллированной, бидистиллированной и деионизированной воды. Помещение должно быть оборудовано водопроводом и канализацией, стены облицованы кафельной плиткой, полы – линолеум.

5. Приборная – помещение для лабораторных приборов и выполнения измерений. Оборудование помещения должно соответствовать требованиям эксплуатации установленных в нем приборов.

6. Ртутная – комната, предназначенная для работ с ртутью, ее соединениями и приборами с ртутным заполнением. Оборудуется в соответствии с правилами эксплуатации помещений, предназначенных для проведения работ с ртутью.

7. Термическая – помещение для проведения работ, связанных с озолением, сжиганием, прокаливанием, сплавлением, оборудованное муфельными печами, вытяжными и сушильными шкафами. Стены должны быть облицованы керамической плиткой, полы – линолеум.

8. Моечная – помещение для мойки лабораторной посуды с наличием горячей и холодной воды и канализации из кислото-устойчивого материала. Моечная должна быть оборудована специальными моечными столами, один из которых с вытяжным шкафом для удаления вредных, сильно пахнущих веществ и промывания посуды кислотами и хромовой смесью.

9. Инженерная – комната для обработки результатов анализов и хранения документации.

10. Складские помещения – не менее двух изолированных сухих помещений для хранения запаса химических реактивов, материалов и инвентаря, оборудованные в соответствии с правилами их хранения и складирования.

Содержание вредных веществ в воздухе рабочих помещений не должно превышать значений, приведенных в ГОСТ 12.1.005-88 [3].

Приложение 3
(справочное)

КЛАССИФИКАЦИЯ ЯДОВИТЫХ ВЕЩЕСТВ

Приложение 4
(справочное)

ПЕРЕЧЕНЬ
ПОЖАРООПАСНЫХ ВЕЩЕСТВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЛАБОРАТОРИИ

Огнеопасные (легковоспламеняющиеся и горючие) вещества – вещества, воспламеняющиеся от действия на них открытого огня или от нагревания, должны храниться в условиях, исключающих влияние высоких температур, а также контакт с самовоспламеняющимися реактивами.

Алюминон

Амилацетат, этилацетат

Ароматические соединения (бензол, толуол, ксилол)

Ацетальдегид

Ацетон

Гексан

Диоксан

Диметилглиоксим

Диметилсульфид

Калий надсернокислый

Камфора

Кислоты масляная, муравьиная, салициловая, уксусная

Кремний

Лигроин

Масла органические

Метилизобутилкетон, метилэтилкетон

Натрий гидросернокислый

Нафталин

Нитролаки, нитроэмали

Нитроцеллюлоза

Пиридин

Пиробензол

Селен

Сера

Сероуглерод

Скипидар

Спирты (этиловый, метиловый, бутиловый, амиловый и др.)

Стирол

Углеводороды (бензин, газолин, керосин и др.)

Уротропин

Фосфор красный

Эфиры (петролейный, диэтиловый, амиловый и др.)

Самовоспламеняющиеся вещества – вещества, способные самопроизвольно воспламеняться без действия на них открытого огня или нагревания. Взаимодействуя с воздухом, водой и горючими веществами, они способны образовывать взрывчатые смеси, поэтому даже временно нельзя оставлять их на хранение вместе с другими реактивами.

Азотнокислые аммоний, барий, калий, натрий, кальций

Алюминиевая пудра

Аммониты

Бром

Калий, натрий, кальций металлические <1>

Калий марганцовокислый

Кальция карбид

Кислоты азотная, серная, плавиковая, хлорсульфоновая

Магния порошок

Металлоорганические соединения

Оксиды кальция, хрома, серебра

Тетрил

Уголь древесный

Фосфор белый (желтый)

Фосфористые натрий, кальций

Хлораты калия, натрия, кальция, магния

Хлорная известь

Цинковая пыль

<1> Щелочные металлы хранят под слоем обезвоженного керосина или масла без доступа воздуха в толстостенной, тщательно закупоренной таре и в металлических ящиках с плотно закрывающимися крышками, стенки и дно которых выложены асбестом.

Приложение 5
(справочное)

ПЕРЕЧЕНЬ
ВЗРЫВООПАСНЫХ ВЕЩЕСТВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЛАБОРАТОРИИ

Взрывоопасные вещества – вещества, способные разлагаться со взрывом от внешнего теплового или электрического источника, от удара, трения, детонации, контакта с другими веществами.

Взрывоопасные вещества хранятся обособленно от других в изолированном отсеке помещения в исправной таре, специально предназначенной для этих целей.

Азотная кислота и ее соли:

Азиды

Бертолетова соль

Боргидрид натрия

Дипикриламин

Карбиды меди, серебра, ртути

Нитроглицерин

Пероксиды натрия, калия, бария

Перхлораты

Пикриновая кислота

2,4,6-Тринитротолуол

Взрывоопасные смеси

Твердые вещества с водой:

Амид натрия

Бромид алюминия

Карбиды щелочных и щелочноземельных металлов

Хлорсульфоновая кислота

Щелочные и щелочноземельные металлы

Смеси газов:

Ацетилен с воздухом или кислородом

Водород с воздухом или кислородом

Метан с воздухом или кислородом

Хлор с водородом

Приложение 6
(рекомендуемое)

СОСТАВ ЛАБОРАТОРНОЙ АПТЕЧКИ

Амилнитрит

Бинт стерильный

Борная мазь

Вазелиновое масло

Валерьяновая настойка

Валидол

Вата стерильная

Грелка

Жгут для остановки кровотечения

Известковая вода

Йод, 5% раствор

Калий марганцовокислый, 10% раствор

Кальций хлористый, 2% раствор

Касторовое масло

Кислородная подушка

Кислота борная

Кислота лимонная

Кислота уксусная, 5% раствор

Кордиамин

Крахмал

Натрий двууглекислый, 5% раствор

Натрий серноватисто-кислый, 1% раствор

Натрий сернокислый

Натрий фосфорноватисто-кислый

Натрий хлористый, 10% раствор

Нашатырный спирт

Норсульфазол

Магний сернокислый

Магния оксид

Мазь от ожогов

Медь сернокислая, 1% раствор

Перекись водорода, 3% раствор

Растительное масло

Сернокислое окисное железо

Сода питьевая

Спирт этиловый

Таннин

Фталазол

Хлорная известь или хлорамин, 0,1% раствор

Шины Крамера

Приложение 7
(справочное)

НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

1. ГОСТ 12.0.004-90. Организация обучения работающих безопасности труда. Общие положения.

2. ГОСТ 12.1.004-91. Пожарная безопасность. Общие требования.

3. ГОСТ 12.1.005-88. ССБТ. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны.

4. ГОСТ 12.1.007-76. Вредные вещества. Классификация и общие требования безопасности.

5. ГОСТ 12.1.010-76. Взрывобезопасность. Общие требования.

6. ГОСТ 12.1.041-83. Пожаровзрывобезопасность горючих пылей. Общие требования.

7. ГОСТ 12.1.044-89. Пожаровзрывоопасность веществ и материалов. Номенклатура показателей и методы их определения.

8. ГОСТ 12.4.009-83. Пожарная техника для защиты объектов.

9. ГОСТ 12.4.010-75. Рукавицы специальные.

10. ГОСТ 12.4.011-89. Средства защиты работающих.

11. ГОСТ 12.4.021-75. Системы вентиляционные. Общие требования.

12. ГОСТ 12.4.103-83. Одежда специальная защитная, средства индивидуальной защиты ног и рук.

13. ГОСТ 3885-73. Реактивы и особо чистые вещества. Правила приемки, отбор проб, фасовка, упаковка и маркировка.

14. ГОСТ 20010-93. Перчатки резиновые технические. Технические условия.

15. ГОСТ Р 12.4.013-97. Очки защитные. Общие технические условия.