Выдаем историческую справку организации
“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2017, N 5
Историческая справка организации – документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.
Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.
Примечание. См. статью “Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика” на с. 15 журнала N 1, 2017.
Когда и для чего нужна историческая справка
Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО “Мелодия”, а уволился из ООО “Симфония”. Или пришел работать в ООО “Энергия”, которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО “Атом”, а еще через некоторое время ОАО “Атом” превратилось в ПАО “Атом”. Вариантов может быть множество. Все подобные “неожиданности” в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.
Таким образом, историческая справка требуется:
- при подготовке архивных справок и выписок;
- передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.
Историческая и архивная справки: как не перепутать
Историческая и архивная справки – это два разных документа.
Историческая справка – это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.
Архивная справка – это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.
Примечание. См. статью “Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок” на с. 36 журнала N 4, 2016.
Составляем историческую справку
Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:
- Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее – Правила-2015).
- Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее – Основные правила).
Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.
Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (ниже).
Схема. Историческая справка
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Историческая справка ¦
L-----------------------------------T-----------------------------------
--------------------------+-------------------------¬
------------+-----------¬-------------+-----------¬-------------+----------¬
¦ Раздел 1 ¦¦ Раздел 2 ¦¦ Раздел 3 ¦
¦ ¦¦ ¦¦ ¦
¦ История ¦¦ История фонда ¦¦ Характеристика ¦
¦ фондообразователя ¦¦ ¦¦ документов фонда ¦
LT-----------------------LT------------------------LT-----------------------
¦----------------------¬ ¦-----------------------¬ ¦----------------------¬
¦¦ Содержание раздела ¦ ¦¦ Содержание раздела ¦ ¦¦ Содержание раздела ¦
¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦
¦¦История организации ¦ ¦¦- объем документов; ¦ ¦¦- разновидности ¦
¦¦со ссылками на ¦ ¦¦- крайние даты ¦ ¦¦документов; ¦
¦¦соответствующие ¦ ¦¦документов; ¦ ¦¦- особенности ¦
¦¦законодательные и ¦ ¦¦- степень сохранности ¦ ¦¦формирования единиц ¦
¦¦иные нормативные ¦ ¦¦документов; ¦ ¦¦хранения и их ¦
¦¦акты: ¦ ¦¦- даты передачи ¦ ¦¦систематизации; ¦
¦¦- даты образования, ¦ ¦¦документов на ¦ ¦¦- наличие документов,¦
¦¦переименования, ¦ ¦¦постоянное хранение ¦ ¦¦выходящих за ¦
L+реорганизации, ¦ L+ ¦ L+хронологические ¦
¦ликвидации; ¦ ¦ ¦ ¦границы деятельности ¦
¦- ведомственная ¦ ¦ ¦ ¦фондообразователя; ¦
¦принадлежность; ¦ ¦ ¦ ¦- состав справочного ¦
¦- структура и ¦ ¦ ¦ ¦аппарата к фонду; ¦
¦функции, их ¦ ¦ ¦ ¦- место хранения ¦
¦изменения; ¦ ¦ ¦ ¦документов по личному¦
¦- название ¦ ¦ ¦ ¦составу ¦
¦организации- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предшественника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------- L----------------------- L---------------------- Подробнее ...
